چگونه در اکسل توابع را به سرعت بنویسیم؟

فرمولهای Excel در دسته های مختلفی دسته بندی شده اند که برای کارهای ریاضی، مالی، آماری و کار با رشته های متنی و کار با داده های زمان و …. به کار می روند.
توابع ریاضی مشتمل است بر انواع و اقسام توابع مثلثاتی، قدر مطلق، تقسیم باقیمانده، توان، مجموع مربعات و ….
توابع متنی در اکسل  شامل جستجو در یک متن، حذف و جایگزینی بخشی از یک متن و …. می باشد. توابع آماری برای محاسبه واریانس، انحراف از معیار و کلی چیزهای دیگر که آرزویشان را داریم هم وجود دارد برای داشتن پیش زمینه ذهنی سعی کنید حتماً سری به لیست این فرمولهای بزنید تا در مواقع لزوم از امکانات تعبیه شده در  استفاده کنید. تابع نویسی از یک علامت = شروع می شود به محض وارد کردن یک علامت مساوی در یک خانه خالی Excel می فهمد مقدار این خانه یک داده تنها نیست بلکه باید آنرا حساب کند.
وقتی نیاز به یک تابع را احسای می کنید به عنوان نخستین سؤال این پرسش مطرح می شود که از کجا تابع مورد نظر خود را بیاییم؟
ممکن است شما دقیقاً بدانید می خواهید چه کاری انجام دهید ولی اطلاعی نداشته باشید که آیا در اکسل توابع مورد نیاز شما پیش بینی شده است یا خیر؟ از کجا بدانیم تابعی که مورد نیاز ما است کجاست؟ شاید هم تابعی را چند ماه پیش به کار برده اید ولی هم اکنون آنرا فراموش کرده اید. فرض کنید می خواهید میزان بازپرداخت ماهانه برای یک وام 180 هزار دلاری را که ظرف ده سال با بهره 6 درصد باید بازپرداخت شود محاسبه کنید. کافی است در خط فرمول قرار بگیرید و دکمه function insert را بفشارید و در آنجا عبارت مورد نظر خود را در بخش جستجو وارد کنید. یا حتی می توانید نوع تابع مورد نظر خود را از بخش category انتخاب نموده و در لیست مربوطه تک تک روی اسامی هر یک از توابع بایستید و تعریف آنرا بخوانید. مثلاً تابع PMT همان تابعی است که ما بدنبال آن هستیم و در تعریف آن آورده شده است، محاسبه میزان باز پرداخت ماهانه برای وام با اقساط ثابت و بهره ثابت با انتخاب این تابع کادری باز می شود که آرگومانهای تابع را از ما دریافت می نماید.
قبل از این کار با کلیک روی گزینه This Topic Help on می توانید نکات راهنما در مورد این تابع را بخوانید. در این راهنما syntax یا به عبارتی فرم دقیق تابع و مشخصات آرگومانهای ورودی آن آورده شده است و همچنین یک مثال کامل از یک نمونه کاربرد تابع ذکر شده است. که می توانید این مثال را کپی کرده و در فایل خود بچسبانید و نحوه کار آن را ببینید.
پنجره ای که آرگومانهای تابع را دریافت می کند به تفکیک مقادیر ورودی تابع ما را نشان داده است و منتظر می ماند شما مقدار هر یک از وارد نمایید. در اینجا می توانید به هر یک از این آرگومانها یک مقدار عددی یا آدرس یک خانه تخصیص دهید. آرگومانهایی که ارائه مقدار آنها ضروری است با رنگ مشکی تیره مشخص شده اند و حتماً باید مقدارشان را مشخص کنید. بقیه آرگومانها مقدارشان اختیاری است و اگر معلوم نکنید به صورت پیش فرض به آنها مقدار داده می شود.
در کادر مقابل هر آرگومان که قرار بگیرید در پایین ترین بخش صفحه تعریفی از ویژگیها و مشخصات این آرگومان آورده می شود.
تابع 5 PMT(Pate. Noper.Pv.type)‌آرگومان دریافت می دارد که سه تای اول آن اجباری هستند و دو تای آخری اختیاری.
برای محاسبه اقساط ماهانه وام ده ساله 180 هزاردلاری با بهره 6 درصد در بخش Rate که نشانگر بهره است مقدار 12/6% را باید وارد کنید. بهره 6 درصد سالیانه برای هر ماه معادل نیم درصد است.
توجه داشته باشید که نرخ سود را باید ماهانه وارد نمود نه سالانه. آرگومان Noper مبین تعداد کل اقساط وام است که در اینا معادل 12*10=120 خواهد بود. Pv هم نشانگر کل میزان وام دریافتی بدون در نظر گرفتن بهره و معادل 180000 است. با فشردن دکمه ok نتیجه کار در کاربرگ شما پدیدار می شود ($.79. 19) یعنی شما هر ماه تقریباً هزار و هفتاد و نه دلار باید بپردازید. چون این مقدار را باید بپردازید و به اصطلاح حسابداری پرداختنی است در داخل پرانتز به عنوان یک عدد منفی – و با رنگ قرمز نشان داده می شود.
مراحلی که در بالا توضیح دادیم برای وقتی است که شما خود تابع و یا آرگومانهای آنرا به درستی نمی شناسید. ولی در دفعات بعدی که نام تابع را به خاطر می آورید کافی است در داخل خود کاربرگ نام تابع را وارد نمایید. بدیهی است باید محتوای خانه ای که قرار است از طریق یک تابع محاسبه شود با یک علامت مساوی شروع شود. اکسل با نشان دادن نوشته هایی با زمینه زرد رنگ به نام tips به شما راهنمایی های لازم را در خصوص ترتیب و مشخصات آرگومانها می نماید. آرگومان جاری که در حال وارد نمودن آن هستید پررنگ تر دیده می شود. پارامترهایی که مقدار دادن به آنها اختیاری است در داخل کروشه نشان داده می شوند.                                                                                                 امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز استفادهکنید.