وارد کردن اطلاعات خارجی به اکسل

برنامه اکسل قادر است داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون همچون نرم افزار Access و Word و یا صفحات وب و پرونده های متنی را در برگه ها وارد و فعال کند. در این درس علاوه بر یادگیری درج این منابع اطلاعاتی در برگه ها، با برخی از گزینه های زبانه Insert همچون درج جدول، درج تصویر، درج نمادهای ریاضی و درج اشکال در اکسل آشنا می شویم.

درج یا قرار دادن اطلاعات در جدول
از آنجا که یک صفحه گسترده به طور کلی خود یک جدول است، شاید درج جدول در یک صفحه گسترده چندان ضروری به نظر نرسد. اما گاهی لازم است بخش هایی از صفحه گسترده را با جدول هایی تفکیک کنید. این جدول ها را می توان رنگ بندی کرد تا نمایش اطلاعات به شیوه راحت تری باشد.
برای درج یک جدول ابتدا باید ستون هایی که می خواهید آنها را در جدول درج کنید را انتخاب کنید. سپس از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در تصویر زیر سلول های G7 تا H14 انتخاب شده اند.

اکنون از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که سوال «Where is the data for your table» به معنای «داده های شما برای جدول کجاست؟» از شما پرسیده می شود. در همین پنجره سلول های G7 تا H14 نوشته شده است. با کلیک بر روی دکمه OK جدول شما ایجاد می شود.

همانطور که در تصویر فوق می بینید، زبانه مخفی Design به زبانه های موجود در اکسل اضافه شده است. گزینه های این زبانه برای ویرایش جدول درج شده به کار می رود. مثلا از گزینه های بخش Table Styles برای تفکیک رنگی سلول ها و از گزینه های بخش Table Styles Optionبرای متمایز کردن سلول های داخلی با یکدیگر استفاده می شود.

درج تصویر و اشکال گرافیکی در excel
برای درج تصویر در یک سند اکسل از زبانه Insert بر روی گزینه Picture کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که می توانید تصویر مورد نظرتان را از حافظه کامپیوتر انتخاب و با کلیک بر روی دکمه OK آن را در سند درج کنید. همچنین برای درج اشکال گرافیکی، از زبانه Insert، بر روی گزینه Shape کلیک کرده و سپس یکی از اشکال موجود را انتخاب کنید.

درج نمادها در اکسل
برای درج انواع نمادهای موجود در اکسل، ابتدا از زبانه Insert گزینه Symbols را انتخاب کنید. سپس نماد مورد نظرتان را انتخاب کرده و در پایان بر روی دکمه Insert از پنجره باز شده کلیک کنید. در این صورت نماد انتخاب شده در سلول مورد نظر درج می شود.

وارد کردن اطلاعات خارجی به برگه ها
همانطور که پیشتر گفته شد، اکسل می تواند داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون و یا صفحات وب و پرونده های متنی در برگه ها فعال کند. برای وارد کردن اطلاعات از منابع خارجی، از گزینه های بخش Get External Data از زبانه Data استفاده می کنیم.
فرض کنید می خواهیم یک فایل متنی را که در حافظه کامپیوتر ذخیره شده، در برگه اکسل وارد کنیم. برای این کار از گزینه From Text استفاده می کنیم.

وارد کردن یک فایل متنی در اکسل، در سه مرحله انجام می شود. در این مراحل می توان تنظیماتی را پیش از درج اطلاعات انجام داد. پس از انتخاب فایل متنی مورد نظر (Test) بر روی گزینه Import کلیک می کنیم.

در پنجره فوق که مرحله اول وارد کردن فایل های متنی قلمداد می شود، داده ها را کنترل می کنیم و با کلیک بر روی گزینه Next، وارد مرحله دوم می شویم.
در مرحله دوم می توانیم از عبارت های موجود برای جدا کردن ستون های فایل متنی استفاده کنیم. در فایل متنی درج شده در تصویر زیر، کاراکتر Space یا فاصله بین حروف و اعداد درج شده که می تواند به عنوان جدا کننده ستون در اکسل استفاده شود.

با کلیک بر روی گزینه Next وارد مرحله سوم می شویم. در این مرحله می توانیم هر ستون را انتخاب کرده و نوع داده های آن را مشخص کنیم.

پس از پایان کار، بر روی دکمه Finish کلیک کنید. در این صورت پنجره محاوره ای Import Data باز می شود که آدرس سلولی که قرار است اولین داده را در خود جای دهد در آن نشان داده می شود. با کلیک بر روی دکمه OK اطلاعات متنی در اکسل درج می شود اما پیش از آن می توانید آدرس نخستین سلول را تغییر دهید.

مخفی کردن سطرها، ستون ها و برگه ها در اکسل
گاهی اوقات و در پروژه هایی که از جداول تو در تو استفاده می کنید، لازم است که سطرها، ستون ها و یا برگه ها را مخفی کنید تا حجم زیاد اطلاعات باعث سردرگمی شما نشود. البته پس از مخفی کردن، می توان آنها را مجددا آشکار کرد. برای مخفی کردن سطر، ستون و یا کاربرگ ها، ابتدا باید سطر، ستون و یا کاربرگ مورد نظر را انتخاب کرده، سپس از زبانه Home و از بخش Cells بر روی گزینه Format کلیک کنید.
از منوی باز شده، گزینه Hide and Unhide را انتخاب کنید. در مقابل این گزینه و در بخش نخست آن، سه عبارت Hide Rows و Hide Columns و Hide Sheets قرار دارد که به ترتیب برای مخفی کردن سطر، ستون و برگه به کار می رود.

آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها برای آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها مراحل بالا را طی کنید، اما در آخرین مرحله و به جای انتخاب گزینه های مخفی کردن (Hide) گزینه های در آوردن سطرها، ستون ها و برگه ها از حالت مخفی (Unhide) را انتخاب کنید تا سلول ها مجددا آشکار شوند.