پیدا کردن سطرهای تکراری و حذف آنها در اکسل

در برخی موارد داده‌هایی که در اکسل فراخوانی می‌کنید در بعضی از سطرها تکراری هستند. داده‌های تکراری حجم و فضای زیادی از فایل اکسل شما را اشغال می‌کنند. مدت زمان محاسباتی صفحاتی با داداه‌های تکراری نیز زیاد است. پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها به صورت دستی، در مواجهه با فایل هایی که حجم انبوهی از داداه‌ها را در خود دارند، کار طاقت و فرسا و بعضاً ناممکنی است. استفاده از ابزارهای اکسل و چند ابزار اختصاصی، شما را در این امر یاری خواهد کرد. این فرایند در دو مرحله پیدا کردن و حذف کردن انجام  می‌شود.

برای افرادی که با داده‌های حجیم یا پایگاه‌های داده کار می‌کنند، یکی از کنترل‌ها، پیدا کردن سطرهای تکراری و حذف آنها است. مقادیر تکراری در میان داده‌های شما، به دلایل مختلفی ظاهر می‌شوند. اگر می‌خواهید در میان کل داده‌هایتان مقادیر تکراری را پیدا کنید، باید مطمئن شوید که در کدام ستون ها باید مقادیر غیر تکراری وجود داشته باشد. تکراری بودن مقادیر در تمامی ستون ها همیشه خطا محسوب نمی‌شود. از چندین روش گفته شده می‌توانید یکی را برای انجام کارتان انتخاب کنید. روش‌های گفته شده تقریباً متفاوت از هم بوده و هرکدام دارای محاسن و معایب خاص خود است.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها با تابع داده DATA FUNCTION

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• نیاز به حذف سریع داده‌های تکراری از کل جدولتان دارید.
• اگر داده‌های تکراری به صورت اتوماتیک و بدون اینکه شما آنها را ببنید حذف شوند، مشکل ساز نخواهد بود.
• داده‌های بسیار زیادی دارید که پیدا کردن چشمی و حذف دستی آنها بسیار طاقت فرسا است

استفاده از این روش بسیار ساده و راحت است. عیب این روش این است که قبل از حذف، نمی‌توانید هیچ گونه آنالیزی بر رو داده‌ها انجام دهید. وقتی کل محدوده را انتخاب کنید و از این تابع استفاده کنید، تابع از شما خواهد پرسید که بر اساس کدام ستون می‌خواهید سطرهای تکراری حذف شوند. اگر فقط یک ستون انتخاب کنید، تابع بدون توجه به مقادیر دیگر ستون ها، هر سطری که در آن ستون خاص داده تکراری داشته باشد را به کل حذف می‌کند. اگر چندین ستون را انتخاب کنید، تابع سطرهایی را که در تمامی ستون های انتخابی، دقیقاً همان مقادیر را داشته باشند حذف خواهد کرد.

در این پنجره اگر تیک My data has headers را بزنید، اکسل از عنوان ستون های شما در کادر مربوط به Columns استفاده خواهد کرد. در کادر Columns تمامی ستون هایی که باید تکراری بودن مقادیر آنها بررسی شود، لیست شده است. پس از اتمام عملیات، اکسل تعداد سطرهای تکراری و غیر تکراری را اعلام خواهد کرد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با قالب بندی شرطی

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• حجم داده هایتان کم است و در صورت نیاز می‌توان  با کنترل چشمی و به صورت دستی داده‌های تکراری را حذف کرد.
• اگر می‌خواهید قبل از حذف داده‌های تکراری، آنها را آنالیز کنید، و بر روی آنها کنترل داشته باشید.
• داده‌ها بسیار پیچیده هستند و برای تشخیص داده‌های تکراری از غیر تکراری قالب بندی شرطی کمکتان خواهد کرد

با استفاده از قالب بندی شرطی می‌توانید سطرهایی با داده های تکراری را به راحتی پیدا کرده و قالب آن را به دلخواه خود تغییر دهید. برای این منظور محدودهای که در آن داده‌های سطرها تکراری هستند را انتخاب کنید. از منوی HOME به زیر منوی Styles رفته در بخش Conditional Formatting کلیک کنید. در منوی باز شده قسمت Highlight Cells Rules را انتخاب کنید و در این قسمت به Duplicate Values بروید. در پنجره باز شده اگر مقدار Duplicate را انتخاب کنید، داده‌های تکرای قالب بندی خواهند شد و اگر Unique را انتخاب کنید، داده‌های بدون تکرار قالب بندی می‌شوند. قالب موردن نظرتان را از سمت راست و از منوی کره‌کره‌ای انتخاب کنید یا در Custom Format قالب دلخواه خود را تعریف کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از جدول های پاشنه‌ای

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• می‌خواهید لیستی از داده‌های بدون تکرار ایجاد کنید.
• در لیست اصلی داده‌هایتان دنبال داده‌های تکراری هستید و می‌خواهید مطمئن شوید که، همه داده‌ها غیر تکراری هستند.
• وجود داده‌های تکراری نادرست نیست و قصد جمع بندی و خلاصه کردن آنها را دارید

اگر می‌خواهید از داده‌های موجود به سرعت ستونی از داده‌های غیر تکراری تولید کنید، استفاده از جدول پاشنه‌ای مناسب است. برای ایجاد یک جدول پاشنه‌ای، از منوی INSERT به زیر منوی Tables رفته و روی Pivot Table کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کنید. OK نمایید تا جدولتان ایجاد شود. به طور پیش فرض جدول در برگه‌ای جدید ایجاد خواهد شد، اگر می‌خواهید جدولتان در همان برگه داده‌ها ایجاد شود، دکمه رادیویی Existing Worksheet را انتخاب کرده و سلول مورد نظر، برای درج جدول را انتخاب کنید. اگر داده‌های شما در جای دیگری به غیر از برگه فعلی قرار دارد، دکمه رادیویی Use an external data source  را انتخاب نموده و آنها را فراخوانی کنید.

 پس از ایجاد جدول پاشنه‌ای، از قسمت Choose filed to add report عنوان ستونی که اضافه کرده‌اید را به قسمت ROWS درگ کنید.                                                                                                      با تنظیم Value Filed Settings بر روی شمارنده، تعداد داده‌های تکراری را می‌توانید مشاهده کنید.

تنظیمات بیشتر بر روی جداول پاشنه‌ای در اکسل

بعضاً جدولی دارید که در آن وجود داده‌های تکراری به معنی نادرست بودن آنها نیست و شما قصد دارید با جمع بندی داده‌های تکراری، حجم داده ها را به حداقل برسانید. برای مثال در لیست خرید آرماتور برای یک کارگاه ساختمانی، خرید‌ها در چندین تاریخ مختلف اتفاق افتاده است و در هر یک از تاریخ ها چندین شماره آرماتور خرید شده است. تکراری بودن شماره آرماتور‌ها در کل جدول یا تکراری بودن تاریخ ها به منزله نادرست بودن داده‌ها نیست. جمع بندی این اطلاعات با جداول پاشنه‌ای به راحتی امکان پذیر است.

در یکی از جدول‌ها تعداد دفعات خرید شده از هر شماره آرماتور نشان داده می‌شود. و در جدولی دیگر، در تاریخ‌های مشخص، تعداد شماره آرماتور، تعداد بندیل‌ها و وزن کل خریداری شده نمایش داده می‌شود. به نظر می‌رسد با استفاده از اطلاعات خام گزارشات سودمند تری به دست آورده ایم!

در این تکنیک بدون اینکه سطری حذف شود، سطرهای تکراری و تعداد آن مشخص شده است. به خاطر داشته باشید که در استفاده از جداول پاشنه‌ای، اساساً یک مجموعه داده‌های جدید ایجاد می‌کنید. بنابراین اگر واقعاً می‌خواهید داده‌های اصلی را ویرایش کنید، از روش های دیگری استفاده کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از مرتب کردن داده ها Data Sort

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• تعداد داده‌هایتان کم است و می‌توانید با کنترل چشمی آنها را حذف کنید.
• می‌خواهید سطرهای تکراری را ببنید، آنالیز کنید و قبل از حذف، تکراری بودن آنها را تایید کنید.
• نوع داده‌هایتان ساده است و می‌توانید تکراری بودن آنها را تشخیص بدهید. (داده هایتان 15 رقمی و ترکیبی از عدد و حرف نیست!)

مرتب کردن داده‌ها از سریع ترین روش های پیدا کردن و حذف سطرهای تکراری در اکسل است. فرض کنید داده‌هایتان ساده و تعدادشان کم است، به سرعت آنها را مرتب کنید و تکراری ها را حذف نمایید. اگر داده‌هایتان پیچیده است از این روش استفاده نکنید و به سراغ قالب بندی شرطی بروید.

برای مرتب کردن داده‌ها، کل داده‌هایتان را انتخاب کرده و از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Sort کلیک کنید. در پنجره باز شده در قسمت Column ستونی را که می‌خواهید بر اساس آن مرتب سازی کنید، انتخاب نماید. OK کنید داده‌هایتان مرتب خواهند شد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از فیلتر پیشرفته Advanced Filter

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• فقط می‌خواهید داده‌های بدون تکرار را مشاهده کنید.
• قصد ندارید داده‌های تکراری را حذف کنید و پنهان کردن آنها کافی است.

ابزار فیلتر برای پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل، به انتخاب شما، تنها برخی از داده‌ها را پنهان خواهد کرد. توجه داشته باشید، که فیلتر پیشرفته صرفاً داده‌هایی که در کل یک سطر غیر تکراری هستند را نشان خواهد داد. به عبارت دیگر تنها سطرهایی که کل داده‌هایشان تکراری است، پنهان خواهند شد.

برای اعمال فیلتر پیشرفته بر روی داده‌ها، از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Advanced کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کرده و دکمه رادیویی Unique records only را بزنید. OK کنید. اگر می‌خواهید داده‌های اصلی بدون تغییر باقی بماند، دکمه رادیویی Copy to another location را بزنید تا اکسل داده‌هایتان را به جای دیگری کپی کرده و سپس فیلتر نماید.

معیار انتخاب ستون های بررسی سطرهای تکراری در اکسل

در برخی جداول به مانند جدول متره آرماتور فونداسیون، تکراری بودن شماره آرماتور ها به خودی خود، بی معنی است، یا تکراری بودن شماره آرماتور با شماره ردیف نیز کاملاً بی معنی است. ولی پیدا کردن سطرهایی که به طور همزمان شماره آرماتور و طول آرماتور تکراری دارند، مهم است.

پیدا کردن سطرهای تکراری می‌تواند بر اساس داده‌های یک ستون، دو ستون یا کل محدوده باشد. اگر کل داده‌های یک محدوده از یک جنس باشند (مثلا نام شهر، نام ماه سال، نام افراد، شماره ملی، شماره پرسنلی و …)، انتخاب کل محدوده معنی دار خواهد بود. ولی در جداولی به مانند جدول ذکر شده، که داده‌های هر ستون از یک جنس هستند، باید بر اساس ستون های خاص سطرهای تکراری را پیدا کرد.

در مواردی که تکراری بودن ترکیب دو یا چند ستون اهمیت دارد، برای پیدا کردن سطرهای تکراری از توابع ترکیب استفاده کنید. تابع CONCATENATE یک تابع ترکیب متنی است. در این مورد خاص شماره آرماتور با طول آرماتور را ترکیب کرده و در یک ستون کمکی بسازید.

ستون کمکی را انتخاب کرده و با قالب بندی شرطی، سطرهای تکراری برای آن ستون را مشخص نمایید.  پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل به این روش نیازمند کار بیشتر بر روی داده‌ها است و برای داده‌هایی با حجم زیاد توصیه نمی‌شود.

سطرهایی که داده‌های تکراری دارند را می‌توان در هم ترکیب کرد. بدین معنی که اگر شماره و طول آرماتور ها یکسان است، می‌توان تعداد آرماتورهای این دو سطر را با هم جمع کرده و داده‌های دو سطر را تنها در یک سطر نوشت. در ردیف 1 آرماتور با شماره 10 و طول 248 سانتیمتر با ردیف 9 تکراری است. تعداد آرماتور ردیف 1 و ردیف 9 را جمع کرده (135=23+112) و کلاً در یک سطر بنویسید.

برنامه اکسل قادر است داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون همچون نرم افزار Access و Word و یا صفحات وب و پرونده های متنی را در برگه ها وارد و فعال کند. در این درس علاوه بر یادگیری درج این منابع اطلاعاتی در برگه ها، با برخی از گزینه های زبانه Insert همچون درج جدول، درج تصویر، درج نمادهای ریاضی و درج اشکال در اکسل آشنا می شویم.

درج یا قرار دادن اطلاعات در جدول
از آنجا که یک صفحه گسترده به طور کلی خود یک جدول است، شاید درج جدول در یک صفحه گسترده چندان ضروری به نظر نرسد. اما گاهی لازم است بخش هایی از صفحه گسترده را با جدول هایی تفکیک کنید. این جدول ها را می توان رنگ بندی کرد تا نمایش اطلاعات به شیوه راحت تری باشد.
برای درج یک جدول ابتدا باید ستون هایی که می خواهید آنها را در جدول درج کنید را انتخاب کنید. سپس از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در تصویر زیر سلول های G7 تا H14 انتخاب شده اند.

اکنون از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که سوال «Where is the data for your table» به معنای «داده های شما برای جدول کجاست؟» از شما پرسیده می شود. در همین پنجره سلول های G7 تا H14 نوشته شده است. با کلیک بر روی دکمه OK جدول شما ایجاد می شود.

همانطور که در تصویر فوق می بینید، زبانه مخفی Design به زبانه های موجود در اکسل اضافه شده است. گزینه های این زبانه برای ویرایش جدول درج شده به کار می رود. مثلا از گزینه های بخش Table Styles برای تفکیک رنگی سلول ها و از گزینه های بخش Table Styles Optionبرای متمایز کردن سلول های داخلی با یکدیگر استفاده می شود.

درج تصویر و اشکال گرافیکی در excel
برای درج تصویر در یک سند اکسل از زبانه Insert بر روی گزینه Picture کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که می توانید تصویر مورد نظرتان را از حافظه کامپیوتر انتخاب و با کلیک بر روی دکمه OK آن را در سند درج کنید. همچنین برای درج اشکال گرافیکی، از زبانه Insert، بر روی گزینه Shape کلیک کرده و سپس یکی از اشکال موجود را انتخاب کنید.

درج نمادها در اکسل
برای درج انواع نمادهای موجود در اکسل، ابتدا از زبانه Insert گزینه Symbols را انتخاب کنید. سپس نماد مورد نظرتان را انتخاب کرده و در پایان بر روی دکمه Insert از پنجره باز شده کلیک کنید. در این صورت نماد انتخاب شده در سلول مورد نظر درج می شود.

وارد کردن اطلاعات خارجی به برگه ها
همانطور که پیشتر گفته شد، اکسل می تواند داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون و یا صفحات وب و پرونده های متنی در برگه ها فعال کند. برای وارد کردن اطلاعات از منابع خارجی، از گزینه های بخش Get External Data از زبانه Data استفاده می کنیم.
فرض کنید می خواهیم یک فایل متنی را که در حافظه کامپیوتر ذخیره شده، در برگه اکسل وارد کنیم. برای این کار از گزینه From Text استفاده می کنیم.

وارد کردن یک فایل متنی در اکسل، در سه مرحله انجام می شود. در این مراحل می توان تنظیماتی را پیش از درج اطلاعات انجام داد. پس از انتخاب فایل متنی مورد نظر (Test) بر روی گزینه Import کلیک می کنیم.

در پنجره فوق که مرحله اول وارد کردن فایل های متنی قلمداد می شود، داده ها را کنترل می کنیم و با کلیک بر روی گزینه Next، وارد مرحله دوم می شویم.
در مرحله دوم می توانیم از عبارت های موجود برای جدا کردن ستون های فایل متنی استفاده کنیم. در فایل متنی درج شده در تصویر زیر، کاراکتر Space یا فاصله بین حروف و اعداد درج شده که می تواند به عنوان جدا کننده ستون در اکسل استفاده شود.

با کلیک بر روی گزینه Next وارد مرحله سوم می شویم. در این مرحله می توانیم هر ستون را انتخاب کرده و نوع داده های آن را مشخص کنیم.

پس از پایان کار، بر روی دکمه Finish کلیک کنید. در این صورت پنجره محاوره ای Import Data باز می شود که آدرس سلولی که قرار است اولین داده را در خود جای دهد در آن نشان داده می شود. با کلیک بر روی دکمه OK اطلاعات متنی در اکسل درج می شود اما پیش از آن می توانید آدرس نخستین سلول را تغییر دهید.

مخفی کردن سطرها، ستون ها و برگه ها در اکسل
گاهی اوقات و در پروژه هایی که از جداول تو در تو استفاده می کنید، لازم است که سطرها، ستون ها و یا برگه ها را مخفی کنید تا حجم زیاد اطلاعات باعث سردرگمی شما نشود. البته پس از مخفی کردن، می توان آنها را مجددا آشکار کرد. برای مخفی کردن سطر، ستون و یا کاربرگ ها، ابتدا باید سطر، ستون و یا کاربرگ مورد نظر را انتخاب کرده، سپس از زبانه Home و از بخش Cells بر روی گزینه Format کلیک کنید.
از منوی باز شده، گزینه Hide and Unhide را انتخاب کنید. در مقابل این گزینه و در بخش نخست آن، سه عبارت Hide Rows و Hide Columns و Hide Sheets قرار دارد که به ترتیب برای مخفی کردن سطر، ستون و برگه به کار می رود.

آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها برای آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها مراحل بالا را طی کنید، اما در آخرین مرحله و به جای انتخاب گزینه های مخفی کردن (Hide) گزینه های در آوردن سطرها، ستون ها و برگه ها از حالت مخفی (Unhide) را انتخاب کنید تا سلول ها مجددا آشکار شوند.

درنرم افزار اکسل برای رسم توابع  مثلثاتی می توان از روزش های زیر استفاده کرد.      

برای این کار ابتدا در ستون A از Sheet1 مقادیز زاویه ها را به فاصله 10 تا 360 وارد می کنیم. (می توانید به دلخواه فواصل زاویه ها را کم یا زیاد کنید) 

در حالت پیش فرض مقدار زاویه در اکسل در واحد رادیان محاسبه می شود. مثلاً می دانیم که سینیوس زاویه 30 درجه برابر 0٫5 می باشد اما اگر فرمول را به صورت =sin(30) بنویسیم نتیجه عدد -0٫98803 خواهد شد. این مقدار برابر سینیوس زاویه 30 رادیان می باشد.

 ما در اولین مرحله این زوایا را به واحد درجه تبدیل می کنیم و سپس نمودار را بر اساس آن رسم می کنیم.

برای تبدیل رادیان به درجه به این شکل عمل می کنیم. R*pi()/180=D یعنی مقدار رادیان را در عدد پی که تقریباً برابر (3٫14) ضرب کرده و بر 180 تقسیم می کنیم. (اگر از مقدار 3٫14 به جای عدد پی استفاده کنیم مقادیر بدست آمده با مقادیر واقعی اختلاف اندکی خواهند داشت)

در این آموزش ما قصد داریم با استفاده از مقادیر یک کامبو باکس بین نمودارهای سینوس و کسینوس تغییر وضعیت دهیم. یعنی با انتخاب کلمه سینوس از لیست پایین افتادنی نمودار سینوس را رسم کنیم و با انتخاب کلمه کسینوس نمودار کسینوس جایگزین نمودار سینوس شود.

برای این منظور از سربرگ Developer یک کامبوباکس را در یک سلول دلخواه قرار می دهیم.

تذکر: سربرگ Developer در حالت پیش فرض فعال نیست، برای قرار دادن آن در نوار ابزار مطابق تصویرهای زیر عمل نمایید

برای قرار دادن کامبوباکس، پس از انتخاب بر روی قسمتی از صفحه کلیک کرده و کلید چپ موس را نگهداشته و به یک سمت بکشید. بر روی کامبو باکس راست کلیک کرده و Format control را انتخاب می کنیم. در پنجره تنظیمات و در قسمت Input range  محدوده  C2:C3 که در این مثال در آنها عبارت "سینوس و کسینوس " نوشته شده است را انتخاب می کنیم. و در قسمت Cell link یک سلول مثل C4 را انتخاب می کنیم. (سلول لینک با انتخاب سینوس عدد 1 و با انتخاب کسینوس عدد 2 را نمایش می د

اکنون با استفاده از اولین دستور IF که در سلول مقابل اولین زاویه یعنی سلول B2 نوشته می شود، اگر عدد سلول لینک شده به کامبوباکس 1 باشد مقدار سینوس و اگر عدد 2 باشد مقدار کسینوس زاویه محاسبه می گردد و نمودار بر اساس این مقدار رسم می گردد.

فرمول نوشته شده به این شکل می باشد.  

((IF($C$4=1,SIN(A2*3.14/180),COS(A2*3.14/180=

برای بقیه زوایا این فرمول را تا مقابل زاویه 360 رادیان کپی می کنیم

برای رسم نمودار، ابتدا محدوده داده های جدول (مقادیر ستون B که براساس درجه هستند) را انتخاب کرده و از سربرگ Insert از گروه Chart یکی از انوع نمودار Scatter را انتخاب می کنیم.

می توانید ظاهر نمودار را به دلخواه تغییر دهید

فرمولهای Excel در دسته های مختلفی دسته بندی شده اند که برای کارهای ریاضی، مالی، آماری و کار با رشته های متنی و کار با داده های زمان و …. به کار می روند.
توابع ریاضی مشتمل است بر انواع و اقسام توابع مثلثاتی، قدر مطلق، تقسیم باقیمانده، توان، مجموع مربعات و ….
توابع متنی در اکسل  شامل جستجو در یک متن، حذف و جایگزینی بخشی از یک متن و …. می باشد. توابع آماری برای محاسبه واریانس، انحراف از معیار و کلی چیزهای دیگر که آرزویشان را داریم هم وجود دارد برای داشتن پیش زمینه ذهنی سعی کنید حتماً سری به لیست این فرمولهای بزنید تا در مواقع لزوم از امکانات تعبیه شده در  استفاده کنید. تابع نویسی از یک علامت = شروع می شود به محض وارد کردن یک علامت مساوی در یک خانه خالی Excel می فهمد مقدار این خانه یک داده تنها نیست بلکه باید آنرا حساب کند.
وقتی نیاز به یک تابع را احسای می کنید به عنوان نخستین سؤال این پرسش مطرح می شود که از کجا تابع مورد نظر خود را بیاییم؟
ممکن است شما دقیقاً بدانید می خواهید چه کاری انجام دهید ولی اطلاعی نداشته باشید که آیا در اکسل توابع مورد نیاز شما پیش بینی شده است یا خیر؟ از کجا بدانیم تابعی که مورد نیاز ما است کجاست؟ شاید هم تابعی را چند ماه پیش به کار برده اید ولی هم اکنون آنرا فراموش کرده اید. فرض کنید می خواهید میزان بازپرداخت ماهانه برای یک وام 180 هزار دلاری را که ظرف ده سال با بهره 6 درصد باید بازپرداخت شود محاسبه کنید. کافی است در خط فرمول قرار بگیرید و دکمه function insert را بفشارید و در آنجا عبارت مورد نظر خود را در بخش جستجو وارد کنید. یا حتی می توانید نوع تابع مورد نظر خود را از بخش category انتخاب نموده و در لیست مربوطه تک تک روی اسامی هر یک از توابع بایستید و تعریف آنرا بخوانید. مثلاً تابع PMT همان تابعی است که ما بدنبال آن هستیم و در تعریف آن آورده شده است، محاسبه میزان باز پرداخت ماهانه برای وام با اقساط ثابت و بهره ثابت با انتخاب این تابع کادری باز می شود که آرگومانهای تابع را از ما دریافت می نماید.
قبل از این کار با کلیک روی گزینه This Topic Help on می توانید نکات راهنما در مورد این تابع را بخوانید. در این راهنما syntax یا به عبارتی فرم دقیق تابع و مشخصات آرگومانهای ورودی آن آورده شده است و همچنین یک مثال کامل از یک نمونه کاربرد تابع ذکر شده است. که می توانید این مثال را کپی کرده و در فایل خود بچسبانید و نحوه کار آن را ببینید.
پنجره ای که آرگومانهای تابع را دریافت می کند به تفکیک مقادیر ورودی تابع ما را نشان داده است و منتظر می ماند شما مقدار هر یک از وارد نمایید. در اینجا می توانید به هر یک از این آرگومانها یک مقدار عددی یا آدرس یک خانه تخصیص دهید. آرگومانهایی که ارائه مقدار آنها ضروری است با رنگ مشکی تیره مشخص شده اند و حتماً باید مقدارشان را مشخص کنید. بقیه آرگومانها مقدارشان اختیاری است و اگر معلوم نکنید به صورت پیش فرض به آنها مقدار داده می شود.
در کادر مقابل هر آرگومان که قرار بگیرید در پایین ترین بخش صفحه تعریفی از ویژگیها و مشخصات این آرگومان آورده می شود.
تابع 5 PMT(Pate. Noper.Pv.type)‌آرگومان دریافت می دارد که سه تای اول آن اجباری هستند و دو تای آخری اختیاری.
برای محاسبه اقساط ماهانه وام ده ساله 180 هزاردلاری با بهره 6 درصد در بخش Rate که نشانگر بهره است مقدار 12/6% را باید وارد کنید. بهره 6 درصد سالیانه برای هر ماه معادل نیم درصد است.
توجه داشته باشید که نرخ سود را باید ماهانه وارد نمود نه سالانه. آرگومان Noper مبین تعداد کل اقساط وام است که در اینا معادل 12*10=120 خواهد بود. Pv هم نشانگر کل میزان وام دریافتی بدون در نظر گرفتن بهره و معادل 180000 است. با فشردن دکمه ok نتیجه کار در کاربرگ شما پدیدار می شود ($.79. 19) یعنی شما هر ماه تقریباً هزار و هفتاد و نه دلار باید بپردازید. چون این مقدار را باید بپردازید و به اصطلاح حسابداری پرداختنی است در داخل پرانتز به عنوان یک عدد منفی – و با رنگ قرمز نشان داده می شود.
مراحلی که در بالا توضیح دادیم برای وقتی است که شما خود تابع و یا آرگومانهای آنرا به درستی نمی شناسید. ولی در دفعات بعدی که نام تابع را به خاطر می آورید کافی است در داخل خود کاربرگ نام تابع را وارد نمایید. بدیهی است باید محتوای خانه ای که قرار است از طریق یک تابع محاسبه شود با یک علامت مساوی شروع شود. اکسل با نشان دادن نوشته هایی با زمینه زرد رنگ به نام tips به شما راهنمایی های لازم را در خصوص ترتیب و مشخصات آرگومانها می نماید. آرگومان جاری که در حال وارد نمودن آن هستید پررنگ تر دیده می شود. پارامترهایی که مقدار دادن به آنها اختیاری است در داخل کروشه نشان داده می شوند.                                                                                                 امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز استفادهکنید.

=COUNTA(value1,[value2],...)

=COUNTA(a,100,ش)

=COUNTA(range)

=COUNTA(B2:B10)

=COUNT(value1,[value2],...)

=COUNT(range)

3- توابع COUNTIF و COUNTIFS: شمارش شرطی در اکسل 

=COUNTIF(range, criteria)

=COUNTIF(B2:B7,200)

=COUNTIF(B2:B7,E2)

=COUNTIF(B2:B7,">200")

=COUNTIF(E2:E7,")

=COUNTIF(E2:E7,">"&B7)

=COUNTIF(E2:E7,"&B7)

=COUNTIF(B2:B25,"Excel")

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1,[criteria_range2, criteria2]…)

=COUNTIFS(E2:E7,100,E2:E7,300)

=SUM(COUNTIF(E2:E7,{100,300}))

=COUNTIF(E2:E7,100)+COUNTIF(E2:E7,300)

=COUNTBLANK(range)

هنگام فرمول ­نویسی، با یک اشتباه کوچک به جای نمایش نتیجه فرمول با پیغام خطا مواجه می­شویم. اکسل برای محاسبه فرمول، ابتدا آن را بررسی می­کند و اگر اشکالی در آن باشد و نتواند نتیجه را نمایش دهد، با توجه به نوع خطا، یکی از علائم جدول پایین را نشان می­دهد که با توجه به توضیحات جدول و دلیل مربوطه، می­توان خطا را رفع کرد .                                                                                                                                                                                                                                                                                    

برای یافتن سل­های دارای خطا در یک کاربرگ اکسل، گزینه Find & Select در قسمت Editing منوی Home انتخاب و از منوی باز شده، گزینه Go to Special برگزیده می­شود. از پنجره نمایش­یافته، گزینه Formulas  و از گزینه­ های آن Errors انتخاب می­شود. سپس، با فشردن دکمه Ok به اولین سلول  دارای خطا منتقل می­شویم.

مایکروسافت اکسل به گونه ای طراحی شده است که می تواند از توابع حسابداری همچون بودجه بندی، آماده کردن گزارش های مالی و ایجاد ترازنامه استفاده نماید. این نرم افزار توابع پایه  و توابع متعدد زیادی دارد که می توان با آن محاسبات ریاضیاتی را انجام داد. نرم افزار اکسل برای حسابداری همچنین می تواند از افزونه های مختلفی برای انجام فعالیت های متفاوت همچون مدلسازی و پیش بینی امور مالی پشتیبانی کند. ادغام و یکپارچه سازی داده های اکسل با داده های خارجی به شما کمک می کند اطلاعات مالی را ایمپورت یا اکسپورت کنید.

بودجه بندی و وضعیت امور مالی در اکسل:

مایکروسافت اکسل دارای قالب هایی برای ایجاد بودجه بندی و امور مالی است. همین امر به شما کمک می کند امور مالی و حسابداری خود را به خوبی انجام دهید. علاوه بر این، می توانید قالب های بودجه بندی و امور مالی بیشتری را دانلود کنید تا بتوانید کارهای پیشرفته تری را با آن انجام دهید.  اگر می خواهید بودجه یا صورت های مالی پیچیده تر و سفارشی تری ایجاد کنید، می توانید قالب های موجود را سفارشی سازی کنید یا از عناصر موجود دوباره استفاده نمایید. همچنین می توانید یک قالب را از نو بسازید و از عملکرد آن استفاده کنید.

صفحات گسترده:

انجام محاسبات خطی یکی از وظایف اصلی حسابداران است. صفحات گسترده اکسل نیز به گونه ای طراحی شده است که شامل داده ها در فرمت جدول مانند است و از محاسبات خطی و جمع پشتیبانی می کند. داده هایی که در  نرم افزار اکسل وجود دارد را می توان دوباره مرتب کرده و مورد استفاده قرار داد.همین امر باعث شده است اکسل بیشتر از سایر ابزارهای موجود برای حسابداری انعطاف پذیر باشد.  علاوه بر این شما می توانید نمودارهایی را از داده های موجود در صفحات گسترده ایجاد کنید و تجربه ای برای کاربر بسازید که غنی از رسانه های مختلف است. همچنین می توانید از افزونه های مخصوص اکسل برای حسابداری و داده کاوی و ایجاد مدل های پیش بینی فروش استفاده کنید.

 داده های خارجی:

شما می توانید داده ها و اطلاعات مورد نیاز خود را از منابع مختلفی وارد اکسل کنید. این قابلیت برای کارهای حسابداری همچون به دست آوردن داده های فروش، داده های بانکی و داده های مالی بسیار مهم است. چنین داده هایی را می توان قبل از ایمپورت کردن در پایگاه داده های مختلف و فرمت های متفاوت ذخیره کرد. همین امر باعث می شود دسترسی به داده ها از نواحی مختلف کسب وکار بدون ورود داده های اضافی امکان پذیر باشد.

ادغام و یکپارچه سازی:

 EXCEL را می توان با نرم افزارهای حسابداری محبوب یکپارچه کرد. به عنوان مثال شما می توانید از ویزاردی که در بسته نرم افزار حسابداری محبوبتان وجود دارد برای استفاده از صفحات گسترده اکسل بهره مند شوید.

نرم افزار  اکسل این امکان را فراهم می‌کند که داده‌ها را به صورت یک شکل به نمایش درآوریم. این ابزار مایکروسافت امکان درج فایل PDF را فراهم می‌آورد.

کلیک – فرض کنید یک لیست از محصولات داریم که می‌خواهیم همراه با توضیحات دیگری درباره محصول و مشخصات آن به اشتراک بگذاریم. در این مورد اکسل می‌تواند کمک بزرگی به ما کند. به نظرتان چگونه می‌توان آن را انجام داد؟
شما باید اطلاعات مربوط به هر محصول را در یک فایل PDF داشته باشید و نام محصولات را در یک ستون قرار دهید و فایل‌های PDF را در یک ستون دیگر قرار دهید. به این صورت مساله قابل حل است. در این آموزش اکسل پیشرفته، روش انجام کار را مشاهده می‌کنید.

درج فایل PDF در صفحه اکسل
به تب Insert بروید و در گروه Text بروی Object کلیک کنید.

در جعبه محاوره‌ای Object، در تب Create New، زیر قسمت Object Type گزینه Adobe Acrobat Document را انتخاب کنید. برای انجام این کار نیاز دارید که Adobe Acrobat را از قبل بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. در غیر این صورت در لیست Object Type این گزینه را مشاهده نخواهید کرد.
ممکن است شما نرم‌افزارهایی که امکان باز کردن و خواندن فایل PDF را فراهم می‌کند بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. می‌تواند آن را انتخاب کنید. مطمئن باشید که گزینه Display as Icon را انتخاب کرده باشید.

گزینه Ok را انتخاب کنید و یک جعبه محاوره‌ای باز می‌شود. فایل PDF موردنظرتان را انتخاب کنید و گزینه Open را کلیک کنید. اکنون فایل PDF باز می‌شود و شما باید آن را ببندید.
اکنون فایل PDF به اکسل اضافه شده است. می‌توانید آن را درگ کنید و یا تغییر اندازه دهید. این مراحل را برای درج سایر فایل‌های PDF تکرار کنید.

تنظیم فایل PDF در سلول اکسل
می‌توان اندازه فایل PDF را به گونه‌ای که کاملا متناسب با سلول باشد تغییر داد. فایل PDF مخفی نمی‌شود و با سلول‌های دیگر فیلتر نمی‌شود. یک راه وجود دارد که می‌توان مطمئن شد که فایل متناسب با سلول‌ باشد.

بر روی فایل درج شده راست کلیک کنید و Format Object را انتخاب کنید. اگر چندین فایل PDF دارید، می‌توانید همه فایل‌ها را انتخاب کنید، راست کلیک کنید و در آخر Format Object را انتخاب کنید.

جعبه‌ Format Object را باز کنید. تب Properties را انتخاب کنید و گزینه Move and size with cells را انتخاب کنید. Ok را کلیک کنید.

تغییر نام فایلPDFPDF
اگر توجه کرده باشید، فایل PDF همان نام پیش‌فرض خود را دارد. شما می‌توانید نام دیگری به فایل بدهید.

برای تغییر نام بر روی فایل PDF راست کلیک کنید و گزینه Convert را انتخاب کنید.

در جعبه Convert بر روی Change Icon کلیک کنید.

در جعبه متن Caption نامی که مدنظرتان است را تایپ کنید و Ok را انتخاب کنید.

اکنون نامی که به فایل اختصاص داده‌اید را مشاهده می‌کنید.