رنگی کردن خودکار خانه ها در اکسل

فرض کنید معلمی هستید که می خواهید با استفاده از کاربرگ های برنامه اکسل، نمرات دانش آموزان را کنترل کنید. به این صورت که نمرات خوب از نمرات متوسط و ضعیف به راحتی قابل تفکیک باشند. باید دید برای این امر چه کار باید بکنید؟  با این اموزش اکسل می توانید از قالب بندی شرطی یا conditional formatting در excelاستفاده نموده و تغییرات مختلفی را در ظاهر یک سلول,g (Cell)، بر اساس مقدار آن، ایجاد نمایید.
با قالب بندی شرطی قادر خواهید بود برای هر سلول، سه شرط تعیین کنید که با فرمت فعلی آن سلول، مجموعاً چهار شرط می شود. با اعمال هر شرط، می توانید نوع فونت، خطوط حاشیه، و نوع سایه گذاری (shading) هر سلول را تعیین کنید که البته این تغییرات، شامل فرمت عددی و نوع چیدمان سلول نمی شود. برای استفاده از قالب بندی شرطی، باید شروطی را انتخاب کنید که با مقادیر false و true قابل ارزیابی باشند.                                                                                                                                                    مثلا جمله "آیا عدد بزرگ تر از 10 است؟" را می توان با false یا true ارزیابی کرد.
اما جمله "مقدار عدد چقدر است؟" به این روش قابل ارزیابی نیست. بدین ترتیب، اگرنتیجه شرط، true باشد، تغییرات در سلول  انجام می شود وگرنه تغییری در آن ایجاد نخواهد شد. همچنین می توان به ترتیب تا سه شرط برای یک سل تعیین کرد که اگر شرط اول، ارزش true داشت، تغییرات انجام شده و بقیه شرط ها نادیده گرفته خواهند شد.
حال می خواهید رنگ هر سلول  را بر اساس نمره موجود در آن، تعیین کنید. بدین صورت که خانه های دارای نمره کمتر از 50 به رنگ قرمز، بین 50 و 65 به رنگ سبز، بین 65 و 75 به رنگ بنفش، و نمرات بالاتر از 75، به رنگ آبی درآیند.
برای این کار، ابتدا رنگ فونت کلیه سل های حاوی نمرات را آبی کنید. سپس آن ها را انتخاب نموده و در منوی Format، روی Conditional Formating کلیک کنید. در پنجره باز شده، کادر اول را در حالت Cell Value Is باقی بگذارید. از کادر دوم، گزینه less than را انتخاب و در کادر روبه روی آن، عدد 50 را تایپ کنید. سپس دکمه Format واقع در سمت راست را کلیک کرده ودر زبانه Font، رنگ قرمز را برای اعداد کمتر از 50 انتخاب نمایید. با زدن OK، به کادر قبلی برگشته ودکمه Add در پایین صفحه را کلیک کنید.
می توانید تا سه شرط را برای هر سل تعیین کنید.
حالا برای تعیین شرط دوم، کادر مقابل Cell Value Is را به less than، و در کادر روبه روی آن، عدد 65 را بنویسید. سپس دکمه Format را زده و در کادر باز شده، رنگ سبز را انتخاب کنید. یک بار دیگر بر روی Add کلیک کنید و شرط آخر را نیز بدین ترتیب تعیین نمایید: در کادر اول Cell Value Is، در کادر دوم less than، و در کادر روبه روی آن، عدد 75 را تایپ کنید. سپس دکمه Format را کلیک کرده و برای این شرط، رنگ بنفش را انتخاب نمایید. اگر دقت کنید، می بینید که دکمه Add بعد از اعمال سومین شرط، غیر فعال می شود. چرا که شما نمی توانید بیش از سه شرط برای یک سل تعیین کنید. OK را بزنید و نتیجه را ملاحظه نمایید.
راه ساده تر آن است که قالب بندی های مورد نظرتان را به صورت یکجا بر تمامی سل ها اعمال کنید. اما اگر خواستید، می توانید بااستفاده از دکمه FormatPainter، قالب های شرطی و فرمت اولیه یک سلول را به سلول های دیگر کپی نمایید.
در ضمن برای این که در آینده بدانید قالب بندی های شرطی بر روی کدام یک از سلول های کاربرگتان اعمال شده است، از منوی Edit، گزینه Go To را کلیک و در کادر باز شده، دکمه Special را کلیک کنید. در پنجره باز شده، دکمه رادیویی Conditional Formats را علا مت زده و OK کنید. با این کار کلیه سلول  های دارای قالب بندی شرطی، با رنگ جداگانه نمایش داده می شوند.
می توانید فرمتی را روی یک سطر با توجه به تعداد یک سلول خاص، اعمال نمایید.
همچنین می توان فرمت یک ردیف را بر اساس داده های یک سلول در آن ردیف تعیین کرد. فرض کنید شماره ستون ها را در ردیف یک می نویسید، نام دانش آموزان را در ستون A، و نمره آن ها را نیز در ستونB. کلیه سلول ها از خانه 2 A تا آخرین آن ها در ستون B را انتخاب کنید. از مسیر Format / ConditionalFormatting در لیست اول، گزینه Formula Is و در لیست دوم، شرط 50>2= را نوشته و رنگ متن را نیز تنظیم کنید. با استفاده از دکمه Add، شروط دوم و سوم را به ترتیب 65> B2 $= و 75 > 2 B $= تعیین نمایید. برای کنترل مجدد تغییرات هر سلول، ابتدا سل A2 را انتخاب کنید و به مسیر Format / Conditional Formatting بروید.
این سلول بر اساس مقدار موجود در سلول B2 تغییر خواهد کرد. فرمت سل A3 نیز براساس سلول B3 تغییر خواهد نمود و به همین ترتیب تا آخر. بخش B$ فرمول برای مقایسه دوبه دو بین ستون ها تنظیم می شود تا بتواند تغییرات هر ردیف را به طور جداگانه انجام دهد. همچنین می توانید از شرط Formula Is برای دیگر ردیف ها نیز استفاده کنید. مثلاً بعد از انتخاب ردیف های موردنظر از فرمول های (Mod(Row(),2= و ((Not(Mod(Row(),2= استفاده نمایید. برای این که به جای ردیف ها، در ستون ها تغییرات ایجاد کنید، در فرمول آن ها به جای () Row از () Column استفاده نمایید. اگر هم خواستید، می توانید در شروط ایجاد شده در ردیف های دیگر، از تغییراتی مانند رنگ و سایه گذاری نیز استفاده کنید.

استفاده از فرمول های پیچیده تر در ایجاد تغییرات شرطی، امکانات قوی تری را در اختیار شما قرار می دهد. مثلاً برای این که در محدوده B2:B50 اعدادی که بیش از یک بار آمده اند مشخص شوند، می توان در جلو لیست Formula Is فرمول 1