ساخت لیست خودکار (AutoFill) در اکسل

هنگامی که قصد داشتید مجموعه‌ای از داده‌ها را با ترتیب منطقی پشت سر هم درج کنید می‌توانید از قابلیت لیست خودکار استفاده کنید

هر نوع داده‌ای که دارای ترتیب منطقی باشد این قابلیت را دارد که به صورت خودکار در سلول‌های اکسل درج شود، فرض کنید می‌خواهیم اعداد زوج 0 تا 30 را به صورت خودکار در اکسل درج کنیم، برای این کار باید مراحل زیر را طی کنیم:

• ابتدا داده‌ی اول و دوم را در سلول‌های دلخواه به ترتیب بنویسید (یعنی اعداد 0 و 2)
• حال این دو عدد را به کمک ماوس انتخاب کنید (درگ و دراپ کردن)
• مربع کوچکی در انتهای بخش انتخاب شده ظاهر شده است (قسمت پایین سمت چپ) که اگر ماوستان را بر روی آن قرار دهید نشانگر ماوس به صورت علامت + نمایش داده می‌شود.
• ماوس را در این قسمت قرار داده و به سمت پایین درگ کنید (کلیک کرده و همزمان ماوس را به سمت پایین حرکت دهید) مشاهده می‌کنید که سلول‌ها به ترتیب دوتایی و به صورت خودکار پر می‌شوند
• همانگونه که گفتیم داده‌هایی دارای ترتیب منطقی باشند این قابلیت را دارند که به صورت خودکار توسط اکسل تکمیل شوند،
• رای اینکه به چیزی مشابه با مثال‌های بالا دست یابید کافیست دو داده‌ی اول را بنویسید و طبق مراحل توضیح داده شده عمل کنید تا اکسل به طور خودکار لیست مورد نظر شما را آماده کند، نمونه‌ای از لیست‌های خودکار ساخته شده توسط اکسل را در مراحل زیر می‌بینید.
• نوشتن داده‌های مورد نظر و انتخاب آن‌ها (همانگونه که می‌بینید می‌توانیم چندین نوع داده‌ی مختلف نیز درج کنیم)
• برای درج لیست، به روش گفته شده در مراحل قبل ماوس را تا محل مورد نظر درگ می‌کنیم.

• در پایان تمام داده‌ها به صورت خودکار درج می‌شوند.

  برخی از داده‌ها به صورت پیش‌فرض در اکسل موجود نیستند (مثلا حروف البفا) اگر قصد دارید داده‌ای مانند حروف الفبا را به صورت خودکار در اکسل درج کنید باید برای آن یک لیست دلخواه (Custom List) ایجاد کنید.

  ایجاد لیست خودکار دلخواه در اکسل

  برای ساخت یک لیست خودکار در اکسل مراحل زیر را طی کنید:

  • وارد سربرگ File شوید.
  • وارد قسمت Option شوید.
  • از سمت چپ گزینه‌ی Advanced را انتخاب کنید.
  • حال در قسمت General بر روی گزینه‌ی …Edit Custom Lists کلیک کنید.

  • در نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل این گزینه در آدرس زیر قرار دارد:

    Tools → Option → Custom List (Tab) → New List

    با انجام این مراحل پنجره‌ای مانند تصویر زیر برای شما باز خواهد شد:

    • برای ایجاد لیست جدید در ابتدا گزینه‌ی NEW LIST را برگزینید.
    • حال در قسمت List entries داده‌های مورد نظر خود را به ترتیب وارد کنید، هر داده را در یک خط بنویسید (پس از نوشتن هر یک از داده‌ها اینتر بزنید)

    به عنوان مثال می‌خواهیم یک لیست جدید از حروف الفبای انگلیسی ایجاد کنیم، برای این منظور حروف الفبا را به ترتیب از حرف A تا Z در بخش List entries می‌نویسیم

     

    پس از درج داده‌ها بر روی گزینه‌ی Add کلیک می‌کنیم تا اطلاعات در لیست ثبت شوند و در نهایت نیز بر روی OK کلیک می‌کنیم.

    با انجام این مراحل می‌توانیم حروف الفبا را نیز به ترتیب و به صورت خودکار در اکسل درج کنیم.