چگونگی ردیابی تغییرات و ثبت توضیحات در اکسل

ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل را فعال می کنید، هر سلولی را که ویرایش کنید، هایلایت می شود و حاشیه ای در اطراف آن ظاهر می شود. در این وضعیت انتخاب هر سلول باعث می شود تا تاریخچه تغییرات آن را بتوانید مشاهده کنید. این ویژگی شما و سایر کسانی را که بر روی فایل اکسل کار می کنند را قادر می سازد تا قبل از اینکه سلولی را ویرایش کنند، بتوانند مروری بر روی تغییرات آن داشته باشند، و حتی ممکن است این مرور منجر به تجدید نظر شما بگردد.                                                                                                               

خاطرتان باشد، برخی از موارد هستند که اکسل نمی تواند آنها را ردیابی کند. در آموزش دیگری به این موارد خواهیم پرداخت.

اگر برگه اکسل شما دارای جدول باشد نمی توانید از ویژگی ردیابی تغییرات استفاده کنید. برای حذف جدول آن را انتخاب کنید، و سپس از تب Design دستور Convert to Range را انتخاب کنید.

روش فعال کردن ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل

➊ در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید، سپس از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.



➋ پنجره Highlight Changes نمایان می شود. گزینه Track changes while editing را تیک بزنید. گزینه Highlight changes on screen را هم بررسی کنید، اگر تیک نداشت آن را هم حتما تیک بزنید. سپس بر روی OK کلیک کنید.



➌ اگر اکسل پیغام زیر را دارد OK کنید.



➍ در حال حاضر ویژگی ردیابی تغییرات فعال شده است. بعد از این هر سلولی را که ویرایش کنید یک حاشیه در اطراف آن نمایان می شود و همینطور یک مثلث کوچک در آن سلول نمایان می شود. اگر چندین نفر بر روی فایل اکسل کار می کنند تغییرات هر شخص به رنگ متفاوتی در خواهد آمد.

➎ یکی از سلولهای مورد ویرایش قرار گرفته را انتخاب کنید تا بتوانید خلاصه ای از تغییرات انجام شده روی آن را ببینید. در مثال زیر، ما مقدار سلول D14 را تغییر داده ایم.

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات اکسل را فعال می کنید، فایل اکسل شما بصورت اتوماتیک به حالت اشتراک گذاری می رود. فایل های به اشتراک گذاری شده، طراحی شده اند تا چندین کاربر بصورت همزمان بتوانند روی یک فایل اکسل کار کنند، مثلا در محیط یک شبکه. اگرچه، شما می توانید این ویژگی را روی کامپیوتر شخصی خود نیز فعال کنید.

روش فهرست کردن تغییرات در یک برگه اکسل جداگانه

شما این امکان را دارید که تغییرات انجام شده در یک برگه اکسل را در برگه جداگانه دیگری مشاهده کنید، این ویژگی را تاریخچه تغییرات می نامند. تاریخچه تمام چیزهایی را که در برگه اکسل شما تغییر یافته اند را لیست می کند، این شامل مقدار قبلی سلولها و مقدار جدید سلولها می شود.

➊ برگه اکسل خود را ذخیره کنید.

➋ در تب Review، بر روی دستور Track Changes کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.



➌ صفحه Highlight Changes نمایان می شود. گزینه List changes on a new sheet را تیک بزنید و سپس ok کنید.



➍ تغییرات اعمال شده در یک برگه که نامش History می باشد فهرست می گردند.

برای حذف تاریخچه از فایل اکسل شما می توانید فایل اکسل را مجددا ذخیره کنید و یا گزینه List changes on a new sheet را که در بالا تیک زدید، اینبار بدون تیک کنید.

مرور تغییرات در اکسل

وقتی ردیابی تغییرات در اکسل فعال باشد، تغییراتی که در فایل اکسل داده می شوند در واقع صرفا پیشنهادات تغییر هستند، که باید مورد پذیرش واقع شوند. از طرف دیگر، مولف اصلی فایل اکسل، یعنی کسی که آن را ایجاد کرده است، ممکن است برخی تغییرات را نپذیرد و آنها را رد کند.

روش مرور ردیابی تغییرات در اکسل

➊ در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید، سپس از کادر باز شده گزینه Accept/Reject Changes (پذیرش یا رد تغییرات) را انتخاب کنید.



➋ اگر به شما هشدار ذخیره سازی داده شد، فایل اکسل خود را ذخیره کنید.

➌ یک صفحه ظاهر می شود. اول مطمئن شوید که گزینه When تیک خورده باشد و در کادر مقابل آن گزینه Not yet reviewed انتخاب شده باشد. حالا OK کنید.



➍ یک صفحه ظاهر می شود. به ازاء هر تغییری که در فایل اکسل داده شده است شما می توانید پذیرش (Accept) و یا رد کردن (Reject) را انتخاب کنید. اکسل بصورت اتوماتیک تک تک تغییرات را به شما نشان می دهد تا شما همه را بررسی کنید.



➎ حتی بعد از مرور تغییرات و تایید یا رد آنها، همچنان ردیابی تغییرات در برگه شما نمایان می باشد. برای اینکه آنها را نبینید می توانید ویژگی ردیابی تغییرات را غیر فعال کنید. در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.



➏ یک پنجره باز می شود. گزینه Track changes while editing را بدون تیک کنید و ok کنید.



➐ دکمه Yes را کلیک کنید تا عملیات عیر فعال کردن ردیابی تغییرات صورت پذیرد و همینطور فایل اکسل شما از حالت اشتراک گذاری خارج شود.

برای اینکه تمامی تغییرات انجام شده را بصورت یکجا تایید و یا رد کنید، گزینه های Accept All برای پذیرش کلی و همینطور Reject All برای رد کردن کلی می توانند به شما کمک کنند.

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات را خاموش می کنید، تمامی ردیابی های موجود در برگه اکسل شما از بین می روند. شما دیگر قادر نخواهید بود تا تغییرات را مرور، تایید و یا رد کنید، در عوض کلیه تغییرات اعمال شده بصورت اتوماتیک پذیرفته می شوند. بنابراین هر گاه که می خواهید گزینه ردیابی تغییرات در اکسل را غیر فعال کنید، حتما یکبار تغییرات را مرور کنید و سپس این گزینه را غیر فعال کنید.

نقش اکسل در رد یابی تغییرات وثبت توضیحات

گاهی وقتها، ممکن است بخواهید بجای ویرایش یک سلول برای آن توضیحاتی را درج کنید که در واقع بازخوردها نسبت به آن را نمایش می دهد. اگر چه این ویژگی درج توضیحات برای سلولها معمولا با ویژگی ردیابی تغییرات همراه است، اما برای استفاده از آن الزامی ندارید که ردیابی تغییرات را فعال کنید.

افزودن توضیحات در اکسل

➊ سلولی را که قصد درج توضیحات برای آن را دارید، انتخاب کنید. در اینجا ما سلول D17 را انتخاب می کنیم.



➋ در تب Review دستور New Comment را کلیک کنید.



➌ یک کادر برای وارد کردن توضیحات نمایان می شود. توضیحاتتان را تایپ کنید، سپس در هر جایی به غیر از داخل کادر توضیحات کلیک کنید تا کادر توضیحات بسته شود.



➍ توضیحاتی که تایپ کرده اید به سلول اضافه می شود. وقتی یک سلول دارای توضیحات باشد در سمت راست و بالای آن یک مثلث قرمز کوچک نمایان می شود.



➎ اگر سلول را دوباره انتخاب کنید توضیحات را خواهید دید.

ویرایش توضیحات در اکسل

➊ ابتدا سلول دارای توضیحات را انتخاب کنید.

➋ در تب Review بر روی دستور Edit Comment کلیک کنید.



➌ کادر توضیحات نمایان می شود. توضیحات مورد نظرتان را وارد کنید و سپس در هر جایی از صفحه به غیر از کادر توضیحات کلیک کنید.

نمایش یا مخفی کردن توضیحات در اکسل

➊ ابتدا تب Review و سپس دستور Show All Comments را انتخاب کنید. اجرای دستور Show All Comments باعث می شود تا همه توضیحات نمایان شوند.



➋ برای مخفی کردن توضیحات مجددا بر روی همان دستور Show All Comments کلیک کنید تا همه توضیحات مخفی شوند.

همچنین اگر هر سلول را انتخاب کنید دستور Show/Hide Comment توضیحات مربوط به آن را نمایان یا مخفی می کند.

 حذف توضیحات درEXCEL

➊ ابتدا سلولی که دارای توضیحات باشد و قصد حذف توضیحاتش را دارید انتخاب نمایید. در اینجا ما سلول E13 را انتخاب می کنیم.


➋ حالا ابتدا تب Review و سپس دستور Delete را در گروه Comments کلیک کنید.



➌ توضیحات مربوطه حذف می گردد.