چرا باید از گانت چارت در اکسل استفاده کنیم؟

باید حواستان به همه توپ‌ها باشد و بدانید که چه موقع هر یک از آنها را بگیرید. اگر موفق به گرفتن حتی یکی از آنها نشوید، تمام اجرای شما خراب می‌شود.

مدیریت پروژه هم همین‌طور است. برای اینکه پروژه با موفقیت به پایان برسد، باید تعداد زیادی از فعالیت‌ها را کنترل کنید و اطمینان حاصل کنید که تمامی آنها طبق برنامه انجام خواهد شد.

اگر در مهلت زمان معین کار را به انجام نرسانید یا کاری را خارج از برنامه تمام کنید، این امر تاثیرات جانبی بر روند پروژه خواهد گذاشت. برای مثال، مدت زمان انجام پروژه یا هزینه اجرای آن بیشتر خواهد شد. در نتیجه اطلاع یافتن از کارهایی که باید انجام شود و پی بردن به زمان مشخص اتمام هر یک از آنها با یک نگاه اجمالی، بسیار سودمند است. 

گانت چارت این اطلاعات را به‌صورت بصری انتقال می‌دهد و نمای کلی از تمامی فعالیت‌های دخیل در پروژه به‌همراه ترتیب انجام آنها مطابق با یک مقیاس زمانی ارائه می‌دهد. این امر امکان مرور فوری پروژه و ایجاد ارتباط میان وظایف را فراهم می‌کند و زمان موعد پروژه‌ها را نیز نشان می‌دهد. 

در این آموزش  نگاهی به این موضوع خواهیم داشت که چرا گانت چارت‌ها سودمند هستند و اینکه چطور می‌توانید آنها را به کار گیرید تا پروژه‌های خود را سازماندهی کنید.

تاریخچه این ابزار

در اواخر سال 1800، یک مهندس لهستانی به نام کارل آدامیک نمودار گردش کار تصویری ایجاد کرد که نام آن «هارمونوگرام» بود.

حدود سال 1910، هنری گانت، مهندس و مشاور مدیریتی، مفهوم کار آدامیک را بسط داد. چارت او برای سوپروایزرهای تولید کننده طراحی شده بود تا ببینند که آیا کارشان طبق برنامه، جلوتر از برنامه یا عقب‌تر از آن است و این موجب پیدایش این ابزار شد که ما امروزه از آن استفاده می‌کنیم.

چرا باید از گانت چارت استفاده کنیم؟ 

هنگامی که شما گانت چارتی را تنظیم می‌کنید، باید تمام وظایفی را که در پروژه دخیل هستند، در نظر بگیرید. در راستای روند کار مسوول انجام هر یک از وظایف، مدت زمان انجام آن و مشکلات احتمالی که گروه ممکن است با آنها رو به رو شود را مشخص کنید.

این تفکر جزئی به شما کمک می‌کند تا خاطر جمع شوید که برنامه شما قابل اجرا است و افراد مناسب برای هر یک از پروژه‌ها انتخاب شده‌اند و همچنین قبل از مواجه شدن با مشکلات بالقوه، راه‌های پیشگیری آنها را پیدا کرده‌اید. گانت چارت‌ها همچنین به شما کمک می‌کنند تا روی جنبه‌های کاربردی پروژه تمرکز کنید. مانند حداقل زمانی که برای کار مورد نیاز است یا اینکه کدام یک از وظایف باید قبل از شروع سایر فعالیت‌ها تکمیل شوند. علاوه‌بر آن شما می‌توانید از آنها برای شناسایی راهی شاخص استفاده کنید؛ مانند ترتیب وظایفی که باید تک به تک کامل شوند تا پروژه به موقع انجام شود. در آخر می‌توانید از گانت چارت برای مطلع نگه داشتن گروه و اسپانسر خود از پیشرفت کار استفاده کنید. بطور ساده چارت را به روز‌رسانی کنید تا تغییرات برنامه و تاثیرات ضمنی آنها را نشان دهید یا از آن برای اطلاع‌رسانی وظایف تکمیل شده استفاده کنید.

ساخت یک گانت چارت درEXCEL

برای ساخت گانت چارت برای پروژه خود، مراحل زیر را انجام دهید: 

قدم اول: وظایف ضروری را شناسایی کنید. 

در صورتی که به تمامی فعالیت‌های مورد نیاز برای اتمام یک پروژه یا مراحل اولیه پروژه اشاره نشود، گانت چارت اطلاعات مفیدی ارائه نخواهد داد.

برای شروع، لیستی از تمامی این فعالیت‌ها تهیه کنید. اگر نیاز دارید تا این فعالیت‌ها را تصدیق کنید از یک ساختار تفکیکی استفاده کنید. سپس برای هر وظیفه نزدیک‌ترین تاریخ شروع و مدت زمان تقریبی آن را یادداشت کنید. لیست شما می‌تواند مشابه جدول (1)باشد:

مثال:

سازمان شما مزایده ساخت «نرم‌افزار خدماتی» جدیدی را برنده شده است و شما مسوول پروژه هستید. شما تصمیم می‌گیرید که از گانت چارت برای ساماندهی فعالیت‌های ضروری استفاده کنید و زمان کلی تقریبی برای تحویل پروژه را نیز محاسبه کنید. 

کلیه فعالیت‌هایی را که باید انجام شوند و زمان تقریبی برای انجام هر یک از آنها را تخمین بزنید.

* قدم دوم: شناسایی ارتباط میان وظایف 

گانت چارت ارتباط میان وظایف در یک پروژه را نشان می‌دهد. برخی از وظایف باید قبل از شروع وظایف دیگر تکمیل و برخی از وظایف نمی‌توانند قبل از وظایف دیگر به پایان برسند. برای مثال اگر در حال تهیه یک بروشور هستید، باید طراحی را قبل از صفحه بندی آن برای چاپ، به پایان برسانید. 

این وظایف، وظایف «زنجیری» یا «خطی» نامیده می‌شوند. 

شما مجبور نیستید این وظایف را به ترتیب انجام دهید، اما ممکن است گاهی لازم باشد برخی از آنها زودتر به پایان برسند. برای مثال طراحی بروشور شما می‌تواند قبل از ویرایش متن شروع شود. (اگرچه شما نمی‌توانید طراحی را تا زمان تکمیل شدن متن، به پایان برسانید.)

مشخص کنید که کدام یک از وظایف موازی و کدام یک زنجیره‌ای هستند. کجا وظایف به یکدیگر وابسته هستند و ارتباط آنها را یادداشت کنید. این کار درک عمیق‌تری از چگونگی سازماندهی پروژه به شما داده و کمک می‌کند تا زمانبندی وظایف روی 

گانت چارت را آغاز کنید.

نکته:

در گانت چارت سه رابطه اصلی بین وظایف زنجیره‌ای وجود دارد:

* پایان به شروع: وظایف نمی‌توانند قبل از به پایان رسیدن وظایف قبلی (مرتبط) به پایان برسند. اگرچه، می‌توانند بعدا شروع شوند. 

* شروع به شروع: وظایف نمی‌توانند قبل از شروع وظیفه قبلی شروع شوند. اگرچه می‌توانند بعدا شروع شوند. 

* پایان به پایان: وظایف نمی‌توانند قبل از به پایان رسیدن وظیفه قبلی به پایان برسند.

* نوع چهارم، شروع به پایان، بسیار نادر است.

تذکر 1: 

وظایف می‌توانند بطور همزمان زنجیره‌ای و موازی باشد- برای مثال، دو وظیف (ب و پ) وابسته و وظیفه‌ای دیگر (الف) است و ممکن است بطور همزمان به پایان برسند. وظیفه (ب) که به‌دنبال وظیفه (الف) انجام می‌شود، زنجیره‌ای و با توجه به وظیفه (ت) موازی است.

تذکر 2:

برای کاهش زمان تحویل، باید تا آنجایی که ممکن است به‌صورت موازی کار کنید. همچنین باید گستره پروژه را تا حد ممکن کوچک نگه دارید. (جدول شماره 2) 

* قدم سوم: وارد کردن اطلاعات

می‌توانید به‌صورت دستی گانت چارت بکشید یا از نرم‌افزارهای تخصصی مانند Gantto، Matchware و Microsoft Project استفاده کنید. برخی از این نرم‌افزارها قابلیت این را دارند که شما و همکارانتان بطور همزمان و از هر نقطه‌ای به آنها دسترسی پیدا کنید. 

می‌توانید از الگوهای گانت چارت موجود در اکسل استفاده کنید یا برای نمونه‌های بیشتر در اینترنت جست‌وجو کنید.

* قدم چهارم: پیشرفت چارت 

همگام با پیش رفتن پروژه، چارت نمو می‌کند. برای مثال، در این مثال اگر تضمین کیفیت ماژول‌های هسته‌ای مشکلی را آشکار کند، در نتیجه شما آموزش را به تاخیر می‌اندازید و پیشرفت سیستم مدیریت اطلاعات را متوقف می‌کنید.

گانت چارت را برای انعکاس تغییرات به محض وقوع به روز‌رسانی کنید. این به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ها، گروه و اسپانسر خود را به‌روز نگاه دارید.                                                                   

نکات کلیدی

گانت چارت‌ها برای برنامه‌ریزی و زمانبندی پروژه‌ها سودمند هستند. این امر به شما کمک می‌کند تا مدت زمان انجام پروژه را ارزیابی کنید، منابع مورد نیاز را شناسایی کنید و ترتیب تکمیل وظایف را برنامه‌ریزی کنید. آنها همچنین برای مدیریت ارتباط میان وظایف سودمند هستند. گانت چارت‌ها همچنین برای به تصویر کشیدن پیشرفت پروژه،کاربردی هستند. می‌توانید به‌سرعت دریابید که تا کنون در مهلت مقرر چه کارهایی انجام شده است و در صورتی که پروژه عقب‌تر از برنامه است، آن را به زمانبندی معین شده برسانید.