ترفندهای کاربردی در اکسل

با وجود اینکه برنامه‌های صفحه گسترده فراوانی وجود دارد ولی به دلیل آشنایی بیشتر با، اکسل یکی از شاخ صترین برنامه‌های این حوزه به شمار میرود. اگر آشنایی زیادی با اکسل ندارید یا چندان در عمق آن فرو نرفته‌اید، قطعا نکات و ترفندهایی که در ادامه این مطلب بیان می کنیم میزان بهره وری شما را افزایش خواهد داد، بنابراین توصیه می کنیم تا انتهای مطلب را با دقت بالا مطالعه کنید.

نکته مهم قبل از شروع آموزش:

کاربران Excel 2016 در صورت مواجه شدن با خطاهای مختلف در هنگام وارد کردن فرمولها، توصیه می شود قبل از باز کردن اکسل فرمت فعلی نوشتار ویندوز را به English تغییر دهید. (با سرچ Region در ویندوز 10 و 8 به این بخش دسترسی خواهید داشت):

انتخاب یکجای همه سلولها در اکسل

انتخاب دسته‌ای از سلولها در اکسل کاری ندارد، روی سلولهای مورد نظر کلیک و درگ می کنید. اما اگر بخواهید همه سلولها را انتخاب کنید چه؟ دو روش وجود دارد، یا از کلیدهای ترکیبی Ctrl A در ویندوز و یا Command A در مک استفاده کنید یا بر روی سلول کوچکی که در گوشه بالا سمت چپ یا راست وجود دارد کلیک کنید.

رنگی کردن ردیفها در EXCEL

صفحات گسترده مخصوصا آنهایی که اطلاعات زیادی دارند به راحتی ممکن است خوانایی‌شان کاهش پیدا کند. پیدا کردن اطلاعات در این صفحات به هم ریخته برای کاربران راحت نیست. دنبال کردن فیلدهای مرتبط با یک ردیف سخت خواهد شد و مسائلی از این دست. در این شرایط با قالب‌بندی و دادن استایلهای رنگی به جدول تا حدود زیادی می توانید بروز این مشکلات را کاهش دهید.

برای شروع، منطقه موردنظر را هایلایت کنید (یعنی با درگ کردن، محدوده جدول را انتخاب کنید، می توانید با ترفند قبلی کل صفحه گسترده را انتخاب کنید)، اکنون همانطور که در تب home هستید همانند تصویر روی دکمه Formatting Conditional کلیک کرده و سپس New Rule را انتخاب کنید

بر روی منوی کشویی style در پنجره ظاهر شده کلیک کرده و گزینه Classic را برگزینید.

بعد از این کار، پنجره دیگری ظاهر می شود که بایستی Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کنید. با استفاده از این گزینه می توانید با تعریف فرمول به صورت خودکار آن سلولهایی که بایستی استایل داده شوند را تعیین کنید.

برای مثال این فرمول را وارد و رنگ مورد نظر را انتخاب کنید تا سطرها یک درمیان رنگ شوند:

=MOD(ROW(),2)

نمایش و یا مخفی کردن سطرها

گاهی اوقات شاید بخواهید تعدادی از سطرها یا ستونها را مخفی کنید. برای اینکار روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود، سپس کلیک راست کرده و Hide را انتخاب کنید.

ستون یا سطر مخفی شده با یک خط عموی یا افقی سبز نمایش داده می شود تا از وجود آن مطلع باشید.

برای خارج کردن از حالت مخفی، سطرها/ستونهای پیش و پس آن سطر/ستونی که مخفی است را انتخاب و با کلیک راست و انتخاب Unhide این کار را انجام دهید.

البته برای نمایش مجدد سطرها و ستونهای مخفی شده می تواند با انتخاب کل سطرها و Unhide نیز اقدام کنید.

نحوه استفاده از VLOOKUP  در اکسل

گاهی لازم داریم اطلاعات یک سلول خاص را به دست بیاوریم. مثلا لیستی از کالاها داریم و میخواهیم قیمت یک محصول را با وارد کردن کد آن محصول در بخشی دیگر از صفحه گسترده نمایش دهیم.

 مشاهده می کنید که هر محصول در ستون Item یک کد منحصر به فرد دارد و قیمت معادل آن نیز در ستون price بیان شده، ما میخواهیم تابعی تعریف کنیم تا کاربر بتواند با وارد کردن کد محصول (در سلول جلوی Enter item)، قیمت متناظر آن را در سلول پایین (جلوی Price) نمایش دهد. برای این کار در سلول جلوی Price جایی که میخواهید نتیجه نمایش داده شود این فرمول را وارد کنید:

=vlookup(I3,B2 11,3)

آرگومان اول یعنی مقداری که باید جستجو کنم را از کدام سلول دریافت کنم (در اینجا چون در سلول مقابل Enter Item مقدار وارد می شود یعنی I3)، آرگومان دوم محدوده جستجو را درخواست می کند و آرگومان سوم ستونی که باید مقدار آن استخراج و نمایش داده شود.

روش ساختن لیستهای کشویی

اگر میخواهید مقادیر ورودی را برای کاربران محدود کنید، منوهای کشویی راه حل خوبی برای این کار هستند. یک سلول خالی را انتخاب کنید، از تب Data و مطابق تصویر Data Validation را برگزینید. در تب Settings پنجره ظاهر شده گزینه List را انتخاب کنید، اکنون با انتخاب سلولهایی که مقادیر مورد نظر شما در آن است آیتمهای این لیست را تامین کنید. مراحل کار به صورت تصویری:  

نمایش صفرهای ابتدایی اعداد

اکسل به صورت پیش‌فرض در هنگام وارد کردن اعدادی مثل 0001 صفرهای ابتدایی آن را حذف می کند، برای ممانعت از این کار کافی است تا یک علامت نقل قول تکی (‘) در ابتدای عدد اضافه کنید. مثلا 0001’

ادغام کردن مقادیر

بعضی اوقات لازم دارید تا مقادیر چند سلول مختلف را با یکدیگر ادغام و به صورت واحد نمایش دهید. به عنوان مثال در تصویر ذیل اگر بخواهیم مقادیر سه فیلد Last name، FirstName و position را کنار هم بیاوریم از این فرمول استفاده می کنیم:

=concat(C6,B6,D6)

متاسفانه تابع Concat بین مقادیر فاصله نمی‌اندازد، برای حل این مشکل باید خودتان به صورت دستی فاصله خالی به این تابع اضافه کنید، به این صورت:

=concat(C6,” “,B6,” “,D6)

جهت تکرار فرمول برای سایر ردیفها کافی است تا علامت آبی گوشه پایین سمت راست سلولی که در آن فرمول بالا را وارد کردیم به سمت پایین درگ کنید. این کار باعث کپی شدن هوشمند فرمول برای سایر ردیفهای جدول خواهد شد.

نمایش متنهای طولانی در سلولها در اکسل

در حالت پیش‌فرض وقتی متنی طولانی وارد یک سلول می کنید، اگر محتوای مورد نظر بیشتر از اندازه سلول باشد روی سلولهای دیگر کشیده می شود که ظاهر خوشایندی ندارد. برای حل این مشکل روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده و Format Cells را بزنید، در تب Alignment گزینه Wrap Text را انتخاب و ok کنید. طول و عرض سطر مورد نظر را نیز می توانید به دلخواه خود تغییر دهید. مراحل کار به صورت تصویری:

نمایش تب Developer

این تب به صورت پیش فرض در اکسل مخفی است، اگر نیاز داشته باشید تا کارهایی مثل نوشتن ماکروها را تجربه کنید به وجود این تب نیاز خواهید داشت، برای نمایش آن اگر اپلی هستید مطابق تصویر پنجره Preference را باز کنید و Ribbon & Toolbar را کلیک کنید و اگر ویندوزی هستید از منوی فایل و انتخاب Options و انتخاب Customize Ribbon اقدام کنید.

در پنجره ظاهر شده کافی است تیک Developer را بزنید تا تب نمایش داده شود.