تجزیه و ترکیب متن سلول ها در اکسل

درنرم افزار اکسل  می توانیم  محتویات  سلول را به چند قسمت تقسیم کنید و در سلول‌های دیگری قرار دهیم و یا بالعکس می توانیم محتویات چند سلول را ترکیب کنید و در یک سلول قرار دهید. این کار براحتی در اکسل قابل انجام است. در ادامه آموزش ترفندها همراه باشید تا با نحوه انجام این کار آشنا شوید.

تجزیه متن یک سلول به چند سلول در اکسل

برای تجزیه محتویات یک سلول دو روش وجود دارد:

• نوشتن فرمول
• ابزار Text To Columns

 قبل از بیان این قسمت، نیاز است تعدادی از توابع متنی توضیح داده شود.

•  تابع Find:

این فرمول درون متن مورد جستجو موقعیت آغاز یک کاراکتر (حرف، عدد و کلمه) را پیدا می کند. لازم به ذکر است که هر فاصله (space) نیز یک کارکتر محسوب می شود.

=FIND(find_text , within_text , start_num)

این فرمول 3 آرگومان (پارامتر یا شیء) دارد:

1-   find_text (آرگومان 1): متنی که بایستی جستجو شود این متن می تواند یک حرف یا یک کلمه یا متن باشد.

2-  within_text (آرگومان 2): متنی که در آن به جستجو خواهیم پرداخت. این متن نیز می‌تواند یک حرف یا یک کلمه یا متن طولانی باشد.

3-   Start_num (آرگومان 3): نقطه آغاز جستجو است و در آرگومان 2 مشخص می کنیم که از چندمین کاراکتر شروع به جستجو کند که دراین صورت کاراکترهای قبلی جستجو نخواهند شد. این آرگومان از یک شروع و تا تعداد کارکتر موجود در آرگومان 2 می‌تواند باشد.

درصورتیکه عدد صفر یا عددی بیش از تعداد کارکتر موجود در آرگومان 2 به آن اختصاص یابد خطای #VALUE! را نشان خواهد داد.

اگر متن مورد جستجو (آرگومان 1) در متن قابل جستجو (آرگومان 2) موجود نباشد خطای #VALUE! را خواهیم دید.

• تابع :Search

=Search(find_text , within_text , start_num)

تمامی آرگومانها و همچنین عملکرد تابع  Searchبا تابع Find یکسان است و تنها تفاوتشان این است که تابع Find به بزرگی یا کوچکی حرف حساس است ولی تابع Search اینگونه نیست. 

• تابع Right:

=RIGHT(text,num_chars)

این تابع تعداد مشخصی از آخرین کاراکترهای یک رشته متنی را استخراج می‌کند (متن انگلیسی از سمت راست و متن فارسی از سمت چپ).

آرگومان text: این آرگومان، متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و می تواند ارجاع به یک سل و یا نوشتن متن باشد.

آرگومان Num_chars: تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از انتهای رشته متن استخراج شود.

• تابع Left:

=LEFT(text,num_chars)

این تابع تعداد مشخصی از اولین کاراکترهای یک رشته متنی را استخراج می‌کند (متن انگلیسی از سمت چپ و متن فارسی از سمت راست).

آرگومان text: این آرگومان، متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و می تواند ارجاع به یک سل و یا نوشتن متن باشد.

آرگومان Num_chars: تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از ابتدای رشته متن استخراج شود.

• تابع Mid:

=MID(text,start_num,num_chars)

این تابع تعداد مشخصی از کاراکترهای یک رشته متن را با توجه به موقعیت شروع در رشته متن و تعدادی که شما مشخص می‌کنید، استخراج می کند. ورودی اول رشته متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید، ورودی دوم موقعیت اولین کاراکتر و ورودی سوم تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از متن خارج کنید.

• تابع Len:

=LEN(text)

این تابع تعداد کاراکترهای یک رشته متن را محاسبه می‌کند. اگر بین کلمات یک رشته متن فاصله وجود داشته باشد، این تابع هر فاصله را به عنوان یک کاراکتر می شمارد.

تجزیه متن یک سلول از طریق نوشتن فرمول در excel

با استفاده از فرمولهایی که در بالا توضیح داده شد می توان محتوای یک سلول را تجزیه نمود. ممکن است دو حالت پیش آید:

• حالت اول اینکه تعداد کاراکترهایی که قرار است از ابتدا، انتها یا میان یک رشته متنی استخراج شود معلوم و ثابت باشد.
• حالت دوم اینکه این تعداد از پیش مشخص نباشد. برای حالت دوم می توان مثال نام و نام خانوادگی را در نظر گرفت که تعداد کاراکترهای نام یا نام خانوادگی افراد مختلف، از قبل معین نیست

در تصویر زیر نحوه انجام این کار برای حالت اول نشان داده شده است.

در تصویر زیر نیز نحوه جدا کردن نام و نام خانوادگی نشان داده شده است. همانطور که در این تصویر دیده می شود چند تابع درون تابعی دیگر نوشته شده است.
برای جدا کردن نام، از تابع LEFT استفاده می‌شود به طوریکه برای ورودی دوم این تابع (تعداد کاراکترهای مورد نظر که قرار است استخراج شوند یعنی تعداد کاراکترهای نام) تابع FIND نوشته می‌شود. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد از آن کم می گردد تا موقعیت آخرین حرف نام مشخص شود.
برای جدا کردن نام خانوادگی، تابع MID بکار گرفته می شود. برای ورودی دوم این تابع (موقعیت اولین کاراکتر نام خانوادگی) از تابع FIND استفاده می‌گردد. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد به آن اضافه می‌گردد تا موقعیت اولین حرف نام خانوادگی تعیین شود. برای ورودی سوم تابع MID می‌بایست به طریقی مشخص شود که از اولین حرف نام خانوادگی به بعد چه تعداد کاراکتر باید استخراج شود. این کار به راحتی با استفاده از تابع LEN امکانپذیر است.

تجزیه متن یک سلول از طریق ابزار Text to columns در اکسل

در اینجا نیز ممکن است همان دو حالت پیش آید.

برای حالت اول که تعداد کاراکترهای مورد نظر برای استخراج ثابت و معین هستند به طریق زیر عمل کنید:

1. سلول‌هایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
2. از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
3. در مرحله 1 از 3، گزینه Fixed Width را انتخاب نمایید.
4. در مرحله 2 از 3، بوسیله کلیک کردن در نقاطی که می خواهید کاراکترها از یکدیگر جدا شوند، ستونها را تجزیه کنید.
5. در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید

 برای حالت دوم، به منظور جدا کردن نام و نام خانوداگی به طریق زیر عمل کنید:

1. سلولهایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
2. از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
3. در مرحله 1 از 3، گزینه Delimited را انتخاب نمایید.
4. در مرحله 2 از 3، گزینه Space را انتخاب کنید.
5. در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید

ترکیب چند سلول در یک سلول در اکسل

برای این کار می توان به دو روش عمل نمود:

روش اول) در روش اول از کاراکتر & بین محتوای سلول‌ها استفاده می شود. فرض کنید می خواهیم نام و نام خانوادگی که در سلولهای جداگانه درج شده اند را در یک سلول ترکیب کنیم. برای اینکه فاصله ای نیز بین نام و نام خانوادگی درج شود، فاصله را داخل گیومه قرار دهید و به فرمول بیفزایید. در تصویر زیر چگونگی انجام این کار نشان داده شده است.

روش دوم) از تابع CONCATENATE استفاده می‌شود. ورودی های این تابع داده‌هایی است که باید با یکدیگر ترکیب شوند. برای مثال زیر این تابع سه ورودی دارد؛ ورودی اول نام، ورودی دوم یک فاصله و ورودی سوم نام خانوادگی می باشد.