ایجاد فایل جدید در اکسل

روش اول: کلیک بر روی آیکون New

روش دوم: Ctrl + N (یک Book خالی) Blank Work Book – Task Pam ظاهر می شود – New – File

بستن یک Book باز:

روش اول: کلیک بر روی آیکون Close موجود در انتهای نوار منو

روش دوم: File – Close

ممکن است با بستن یک فایل ظاهر شود که می پرسد می خواهید فایل را ذخیره کنید یا نه اگر No را بزنید فایل را دخیره نمی کند. آن را می بندد. اگر Yes را بزنیم فایل را ذخیره می کند و آن را می بندد که در درسهای بعد با ذخیره کردن فایل آشنا می شویم.

خروج از محیط Excel:

1- کلیک بر روی آیکون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File – Exit

3- Alt+f4
ذخیره کردن Book ایجاد شده
1- به یکی از سه روش زیر Save را انتخاب می کنیم:
الف) Icon Save

ب) File – Save

ج) Ctrl+ S
2- پنجره ای باز شده که شامل قسمتهای زیر است:

الف) در سمت چپ صفحه تابلوی دیده می شود که برای دسترسی سریع به قستهای اصلی Win، مثل My Computer , My Document, Desktop است. کافی است بر روی گزینه مورد نظر کلیک کرده تا در صفحه سفید رنگ مقابل محتویات آن پوشه را ببینیم.

ب) Save in: در این قسمت مسیر ذخیره مکردن فایل را مشخص می کنیم، به طور پیش فرض فایلها در My Document ذخیره می شوند.

ج) File Name: نام فایل را تایپ می کنیم. به طور پیش فرض فایلها با اسامی Book1، Book2 و … ذخیره می شوند.

د) Create New Folder: ممکن است بخواهیم فایل ها را در پوشه جدیدی قرار دهیم برای این کار ابتدا یا Save in مسیر مورد نظر را انتخاب کرده سپس برروی این آیکون کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود و نام پوشه را می خواهد. نام پوشه را تایپ کرده و Ok می کنیم. پس از انجام تنظیمات بالا بر روی دکمه Save پنجره کلیک می کنیم.

ذخیره کردن Book ذخیره شده با نام دیگر  در excel:

در منوی File علاوه بر Save گزینه save as هم وجود دارد. تفاوت این دو گزینه چیست؟

برای بار اول ذخیره سازی یک Book این در هیچ تفاوتی با هم ندارند. بر روی هر کدام که کلیک کنیم پنجره Save as باز می شود. ولی برای دفعات بعد (بعد از اینکه Book را ذخیره کردیم) اگر Save را انتخاب کنیم، دیگر پنجره ای باز نمی شود، و تغییرات بر روی فایل با همان نامی که انتخاب کرده ایم ذخیره می شود ولی اگر Save as را انتخاب کنیم مجدداً پنجره Save as باز شده و می توانیم فایل را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا با نام دیگر و در مسیر دیگر ذخیره کنیم.

تذکر: وقتی فایلی را با نامی ذخیره می کنیم این فایل در نوار عنوان ظاهر می شود.

ذخیره کردن Book روی دیسکت:

برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیکست باید در پنجره Save as، در قسمت Save in،:3.5 floppy A را انتخاب کنیم.

ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب:

اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی File

2- انتخاب گزینه as a web page save

نکته:

در این حالت فایل با پسوند.htm ذخیره می شود.
بازسازی  Recovery Documentدر اکسل
اگر Excel با مشکلی مواجه شود، در صدد ذخیره کردن کارپوشه های باز در هنگام برخورد با مشکل بر می آید در این حالت اگر دوباره اکسل را شروع کنیم پنجره Document Recovery باز شده و کلیه کارپوشه هایی که باز بوده اند را نمایش می دهد. کافی است بر روی کارپوشه مورد نظر کلیک کرده تا باز شود. در مقابل نام کار پوشه دو عبارت ممکن است دیده شود:
1- [Recover]: اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که Excel موفق به ذخیره کردن فایل شده است.

2- [original] اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که این فایل، فایل با آخرین نسخه ذخیره شده است. و Excel در هنگام بروز مشکل آن را ذخیره نکرده است زیرا یا بعد از آخرین ذخیره، تغییری نکرده است و یا تغییرات انجام شده ولی نتوانسته ذخیره کند.

تذکر: ممکن است با هر دو عنوان فایل دیده شود می توانیم حالت Recovery را باز کرده و با فایل اصلی مقایسه کنیم و سپس ذخیره کنیم.
باز کردن صفحه ذخیره شده  در اکسل
می خواهیم فایلی را که قبلا ذخیره کرده ایم دوباره بیاوریم برای این کار:
1- پنجره Open را به یکی ار روشهای زیر باز می کنیم:

الف: Icon Open

ب: File – Open

ج: Ctrl + o

2- پنجره ای باز می شود که پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهای زیر است:

الف: Look in در این قسمت مسیری که فایل را در آن ذخیره کرده ایم انتخاب می کنیم.

ب: Icon View: کلیک بر روی این Icon منویی ظاهر می شود که حالتهای مختلف نمایش فایلها و پوشه های موجود در مسیر انتخاب شده را نمایش می دهد و شامل حالت های زیر است:

1- Thumbnails: این حالت مناسب فایلهای تصویری بوده و تصویر را نمایش می دهد.

2- Tiles: پوشه ها و فایلهای موجود را به صورت کاشی وار در دو ستون نمایش می دهد.

3- Icons: پوشه ها و فایلهای موجود را در 6 ستون نمایش می دهد.

4- List: پوشه ها و فایلهای موجود را در 15 سطر نمایش می دهد.

5- Details: پوشه ها و فایلهای موجود را با جزئیاتشان نمایش می دهد. در حالتهای قبل فقط نام فایلها نمایش داده می شود ولی در این حالت علاوه بر نام فایل، سایز آن، نوع و تاریخ ویرایش آن نمایش داده می شود.

6- Properties: با انتخاب این گزینه پنجره ی Open به دو تابلو تقسیم شده در تابلو سمت چپ نام فایل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصیات فایل مثل شخص ایجاد کننده آن، تاریخ تغییرات، نام کمپانی و … نمایش داده می شود.

7- Preview: پیش نمایش از فایل، نمایش داده می شود.

نکته:

برای بعضی از فایلها با انتخاب این گزینه در تابلو سمت راست پیام Preview not available نمایش داده می شود. برای رفع این مشکل باید بر روی فایل باز عملیات زیر را انجام دهیم:

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عملیات بالا، مجددا برروی آیکن Save، کلیک کنید.

تذکر: در صورتی که بخواهیم هر روز از کار پوشه ای استفاده کنیم و بخواهیم به طور خودکار با باز کردن Excel این کار پوشه باز شود و کافی است آن را در پوشه XL start قرار دهیم. این پوشه در هنگام نصب Excel ساخته می شود و مسیر آن یکی از دو مسیر زیر است.

C:/document and setting\ئی که در آن هستیم User \application data \ یا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start