اصول کار با Validation کنترل اعتبار داده های ورودی در اکسل

Excel قادر است اعتبار  (درستی) داده ها را در هنگام ورود آنها، کنترل کند. این در صورتی است که پیش از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، شرایط اعتبار را تعریف کرده باشید.

برای کنترل اعتبار داده های ورودی مراحل زیر را طی کنید:

1-    سلولها موردنظر را انتخاب کنید.
2-    در تب Data روی دکمه Data Validation کلیک کنید.
3-    از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید.

4-    کادر Data Validation باز می شود با استفاده از این کادر می توانید شرایط مجاز ورود داده ها، پیغام های ورودی و پیغام های خطا را تعریف کنید.

تعریف شرایط مجاز
برای تعریف شرایط مجاز، از تب Settings استفاده می شود. گزینه Allow در این قسمت، لیستی از شرایط مختلف ارائه می دهد

پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow دامنه مجاز را با استفاده از عملگرهای مقایسه ای لیست Data تعیین کنید

شناسایی اصول کار با Print Area  و کنترل Page Break
تعیین ناحیه چاپ

از آنجا که معمولاً اطلاعات زیادی در Sheet وارد می شود و در بسیاری از موارد مایل به چاپ کل این اطلاعات نیستیم، می توانیم بخش موردنظر را بعنوان ناحیه چاپ به Excel معرفی کنیم. به این ترتیب کلیه تنظیمات چاپ روی این قسمت انجام می شود. برای تعیین ناحیه چاپ، مراحل زیر را طی کنید:
1-    ناحیه موردنظر را انتخاب کنید.
2-    در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Print Area کلیک کنید. منویی با دو گزینه باز می شود.

3-    گزینه Set Print Area را انتخاب کنید.
حذف ناحیه چاپ
برای حذف ناحیه چاپ تعیین شده (لغو عملیات فوق)، از منوی Print Area گزینه Clear Print Area را انتخاب کنید.
ایجاد کنترل  Page Breakدر اکسل
همانطور که میدانید هر  Sheet قادر به نگهداری حجم وسیعی از اطلاعات است که ممکن است در قالب چندین برگه کاغذ به چاپ رسد Excel بطور خودکار اطلاعات هر Sheet را بر طبق ابعاد کاغذ تعیین شده صفحه بندی می کند. یعنی بخشی از اطلاعات که در کاغذ اول جا نگیرد، در کاغذ دوم چاپ خواهد شد. مرز بین این صفحات توسط Page Break مشخص می شود.

1-  سلولی را که بعنوان اولین سلول صفحه دوم درنظر داریم انتخاب می کنیم. در این مثال باید سلول حاوی روزهای کارکرد انتخاب شود.
2-  در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Breaks کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Insert Page Break را انتخاب می کنیم به این ترتیب در این محل یک Page Break جدید ایجاد می شود.

حذف Page Break
برای حذف Page Break (های) ایجاد شده، ابتدا سلول اول صفحه دوم را انتخاب می کنیم تا مشخص شود که قصد حذف کدام Page Break را داریم. سپس از منوی Breaks گزینه Remove Page Break را انتخاب می کنیم و  گزینه Reset All Page Breaks کلیه Page Break های موجود را حذف می کند.
شناسایی اصول تنظیم حاشیه و جهت صفحات در اکسل
منظور از حاشیه صفحه، فضای خالی اطراف صفحه است که اطلاعاتی بر روی آن چاپ نمی شود. اندازه این فضا توسط کاربر قابل تعیین است. برای تعیین حاشیه صفحات یک Sheet در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Margins کلیک کنید این منو سه حاشیه از پیش تعیین شده را نشان می دهد

یکی دیگر از تنظیمات مهم صفحه، تعیین جهت صفحه است. صفحات یک Sheet هم به صورت عمودی و هم به صورت افقی قابل چاپ می باشند. برای تعیین جهت صفحه، در تب Page Layout  گروه Page Setup روی دکمه Orientation کلیک کنید گزینه Portrait کاغذ را عمودی و گزینه Landscape آن را افقی می کند.

شناسایی اصول تغییر اندازه کاغذ Print Scale در excel
یکی از عوامل تاثیرگذار در صفحه بندی Sheet اندازه کاغذ است Excel بطور پیشفرض اندازه کاغذ را با کاغذ Letter منطبق می کند. برای تغییر این پیش فرض از دکمه Size در تب Page Layout گروه Page Setup استفاده می کنیم.

مقیاس چاپ نیز قابل تغییر است. پیشفرض این مقدار 100 درصد بوده و با تغییر آن به راحتی می توانید اطلاعات را بزرگتر یا کوچکتر از اندازه واقعی چاپ کنید. برای این منظور از کادر Scale  

در تب Layout Page استفاده کنید.

شناسایی اصول استفاده از پیش نمایش چاپ
مشاهده پیشنمایش چاپ در اکسل

پیش از چاپ Sheet بهتر است پیش نمایشی از آن را مشاهده کرده و تنظیمات انجام شده را کنترل کنید. برای این منظور از قابلیت Print Preview استفاده می کنیم. روی دکمه Office کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Print و از زیرمجموعه های آن، گزینه و از زیرمجموعه های آن، گزینه را انتخاب کنید.

پس از انتخاب این گزینه Excel وارد محیط پیش نمایش چاپ شده و صفحه اول چاپی را نشان می دهد در این محیط، تنها تب Print Preivew وجود دارد که امکاناتی جهت دسترسی به Page Setup تنظیم حاشیه، مشاهده سایر صفحات و... ارائه می دهد برای خارج شدن از محیط Print Preview در تب Print Preview روی دکمه Close Print Preview کلیک کنید.

چاپ  Sheet
برای چاپ فایل از گزینه Print استفاده می کنیم. روی دکمه Office کلیک کرده و از زیرمجموعه های Print گزینه Print را انتخاب کنید.