حذف فاصله‌های اضافی در ابتدا، وسط و انتهای متن در اکسل

یکی از مشکلاتی که کاربران اکسل در هنگام کار با متون با آن مواجه می‌شوند وجود فاصله اضافی در ابتدا، وسط و یا انتهای متن می‌باشد. برای مثال اگر در سلولی کلمه “علی” و در سلول دیگر کلمه “علی ” (همراه با یک فاصله اضافی در انتهای کلمه) ثبت شده باشد، اکسل مقادیر درج شده در این دو سلول را متفاوت در نظر می‌گیرد. این فواصل اضافی را براحتی می‌توان حذف کرد. در ادامه مطلب با آموزش امروز  همراه باشید تا با نحوه انجام اینکار آشنا شوید.

قبل از آشنایی با روش‌های حذف فواصل اضافی، باید به این نکته اشاره کرد که منظور ما از "فاصله اضافی"، تمام فاصله‌ها نیست. مثلا در عبارت " احمد اکبری"، فاصله قبل از نام اضافی است اما بین نام و نام خانوادگی اضافی نیست. یا در عبارت "علی  محمدی"، بین نام و نام خانوادگی دو فاصله وجود دارد که یکی از آن‌ها اضافی است و یکی دیگر باید باشد. بنابراین روش‌هایی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌شود تنها فواصل اضافی و ناخواسته را حذف می‌کنند.

حذف فواصل اضافی را به چهار بخش تقسیم می‌کنیم:

• حذف تمامی فواصل اضافی در ابتدا، وسط و انتهای متن در اکسل
  

1- با استفاده از تابع Trim

اگر هدفتان حذف تمامی فواصل اضافی در ابتدا، وسط و انتهای متن باشد، آسان‌ترین و سریع‌ترین روش برای حل مشکل فوق استفاده از تابع Trim می‌باشد. کلمه Trim به معنی بریدن شاخ و برگ‌های اضافی و هرس کردن می‌باشد. در اکسل از این تابع برای حذف فواصل ناخواسته و اضافی در ابتدا، وسط و انتهای یک متن استفاده می‌شود.

مثلاً فرض کنید در یک ستون اکسل اسامی دانش آموزان یک کلاس را وارد کرده و در حین تایپ کردن به طور ناخواسته در ابتدا، وسط و یا انتهای اسامی فاصله اضافی درج کردید. در هنگام مرتب سازی (Sort) اسامی بر اساس حروف الفبا می‌بینید که اسامی به صورت صحیح مرتب نشده‌اند و از آنجایی که فاصله از نظر کامپیوتر به عنوان یک کاراکتر ذخیره می‌شوند، آن اسامی که دارای فاصله اضافی در اول اسم باشند در ابتدای لیست قرار می‌گیرند. اگر حجم اطلاعات زیاد باشند تشخیص و حذف فواصل اضافی کار آسانی نخواهد بود. برای انجام این کار از تابع Trim به شکل زیر استفاده می‌کنیم.

=Trim(text)

کلمه داخل پرانتز (text) می‌تواند آدرس یک ناحیه و یا یک متن باشد. اگر از متن استفاده شود باید آن را داخل علامت " " قرار دهیم.

تذکر مهم: پس از استفاده از تابع Trim، با حذف اطلاعاتی که دارای فواصل اضافی هستند نتایج تابع Trim نیز از بین خواهد رفت، چون این نتایج، به مقادیر اولیه وابسته هستند. در نتیجه لازم است ابتدا نتایج حاصل از فرمول را کپی کنید.

در یک سلول خالی راست کلیک کنید و گزینه paste Special را انتخاب نمایید.

در پنجره ظاهر شده گزینه Values را تیک بزنید و در پایان بر روی Ok کلیک کنید.

اکنون می‌توانید اطلاعات اولیه را حذف کنید.

توجه: اگر با استفاده از تابع Trim فاصله‌ها حذف نشد از تابع زیر استفاده کنید:

=TRIM(SUBSTITUTE(text,CHAR(160),CHAR(32)))

یا

=TRIM(SUBSTITUTE(text,CHAR(160)," "))

عبارت (CHAR(160 بیانگر کاراکتر فاصله نشکن است که در معرفی شده است.

2- با استفاده از ابزار Kutools for Excel

• حذف فواصل اضافی در ابتدای متن

استفاده از تابع Trim در بخش قبل تمامی فواصل اضافی در یک متن را حذف می‌کند. اما ممکن است کاربری بخواهد فقط فواصل اضافی در ابتدای متن را حذف کند. برای انجام اینکار 3 راه وجود دارد:

1- با استفاده از فرمول:

با فرض اینکه متنی که می‌خواهید فواصل اضافی ابتدای آن حذف شود در سلول A1 باشد با کپی فرمول زیر در یک سلول خالی، عملیات حذف انجام می‌شود:

=REPLACE(A1,1,FIND(LEFT(TRIM(A1),2),A1)-1,"")

در فرمول فوق از توابع Replace،Find،Left و Trim استفاده شده است که نحوه استفاده از تابع Left در اینجا و دو تابع Replace و Find در اینجا شرح داده شده است و نحوه کار با تابع Trim هم که در بالا ارائه شده است.

2- با استفاده از ماکرو:

کلیدهای Alt + F11 را فشار دهید یا از تب Developer قسمت code گزینه Visual Basic را انتخاب کنید. پنجره Microsoft Visual Basic ظاهر می‌شود. در این پنجره از تب Insert گزینه Module را انتخاب نمائید.

• حذف فواصل اضافی در انتهای متن

1- با استفاده از ماکرو:

2- با استفاده از ابزار Kutools for Excel

• حذف فواصل اضافی در ابتدا و انتهای متن، بدون تغییر در وسط متن

1- با استفاده از ابزار Text To Columns (در هر بار اجرا قابلیت حذف فواصل اضافی در سلول‌های یک ستون را دارد.)

ابتدا ستون مورد نظرتان را انتخاب کنید. سپس از تب Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید. در گام اول گزینه Fixed Width را انتخاب نمایید و روی دکمه Next کلیک کنید. در گام دوم فلش‌های عمودی را با استفاده از ماوس به انتهای متون سلول‌ها منتقل کنید و روی دکمه Finish کلیک نمایید.