وارد کردن داده در Excel

در واقع درنرم افزار اکسل  هر سلول را با نام ستون و شماره سطر می شناسیم و در قسمت name box اسم هر سلول انتخاب شده را می نویسد.

وقتی که سلول در حال انتخاب است، هرچیزی که روی کیبورد تایپ کنید بلافاصله در سلول انتخابی نوشته می شود.

مثلا جمله زیر را تایپ می کنیم: آموزش ورود اطلاعات در نرم افزار اکسل.

برای تأیید آن می توان کلید Enter را زده و یا در نوار ابزار بالا از این قسمت طبق شکل زیر آن را تأیید کرد.

البته اگر از نوشتن آن منصرف شده باشیم می توانیم، کلید X یا Cancel و یا کیبورد، کلید ESC را فشار دهی

ویرایش متن در excel

سلول متنی را انتخاب کرده و می خواهیم که کلمه نرم افزار را حذف کنیم. ستون A را به اندازه اطلاعات داخل آن باز می کنیم.

حال به سراغ نوار فرمول می آییم. توسط این نوار می توانیم به راحتی اطلاعات درون سلول ها را مدیریت کنیم. پس با کمک درگ کردن، کلمه نرم افزار را در نوار فرمول انتخاب کرده و با زدن کلید Deleteآن را حذف می کنیم و سپس کلید Enter را می زنیم.

و یا می توان درون سلول 2 بار کلیک کرده و هر قسمتی را که بخواهیم از متن مورد نظر حذف کنیم.

پس 2 روش راحت برای ویرایش متن در سلول را یاد گرفتیم و با کلیک روی سلول تغییراتی را که اعمال کرده بودیم را تثبیت می کنیم.

جا به جایی بین سلول ها

زمانی که می خواهید اطلاعات درون سلول ها را وارد کنید جابه جا شدن بین سلول ها بسیار مهم است. وقتی که می خواهید از یک سلول به سلول دیگر بروید باید موس را روی آن کلیک کنید.

خوب توجه کنید. می خواهیم شروع به وارد کردن اطلاعات در سلول کنیم.

یک فاکتور فروش برای فروش سیستم کامپیوتر درست می کنیم. با ساختن این فاکتور فروش اطلاعات قبلی را تا حدی مرور می کنیم.

1. در سلول A1 2 بار کلیک می کنیم و می نویسیم فاکتور فروش.
2. حالا با کلیک و درگ تا سلول F1 آن را می آوریم و با استفاده از گزینه Merge & Center این سلول ها را یکی می کند.

3. حال به سراغ سلول A2 می رویم. اکنون می توانم با موس روی آن کلیک کنم و یا در کیبورد، کلید Enter را فشار دهم.

در حالی که روی سلول A1 قرار گرفته اید با زدن کلید Enter به A2 می آیید. البته می توانید از کلید جهت دار  Arrow key down هم استفاده کنید. (منظور کلید جهت دار پایین روی کیبورد است.)

در سلول A2 ، شماره فاکتور را تایپ کنید. دوباره کلید Enter را زده و می نویسیم: نام مشتری.

و دوباره Enter را زده و کلمه ردیف را تایپ می کنیم.

حال می خواهیم به سراغ سلول B4 برویم. این بار از کلید Tab استفاده می کنیم و یا از Arrow Key (کلید جهت دار سمت چپ) و اکنون درون سلول (لیست قطعات) را تایپ می کنیم.

حالا در سلول C4 می نویسیم: مدل قطعه

به همین ترتیب قیمت هر قطعه، تعداد و جمع را وارد می کنیم.

به سلول B5 آمده و در این سلول می نویسیم: 1

به سلول B5 رفته و می نویسیم: مادربرد.

به همین ترتیب این سلول ها را پر می کنیم. بعد از سلول B13، 2 سطر خالی در نظر می گیریم و در سلول B20 هزینه اسمبل را وارد می کنیم. این فاکتور فروش را  تا سطر 24 پر کردیم و در درس های آینده بیشتر در مورد آن بحث خواهیم کرد.

اگر بخواهیم به سطر اول اطلاعاتمان دسترسی پیدا کنیم کافی است از کلید ترکیبی Ctrl+Home استفاده کنیم. و اگر بخواهیم به سلول آخری که اطلاعات در آن وارد شده است یعنی به سطر 24 برویم باید از کلید Ctrl + End استفاده کنیم.

با دقت نگاه کنید. روی سلول C21 کلیک می کنیم و با استفاده از کلیدهای جهت دار بالا، هر بار به سلول بالایی می رویم.

می بینیم که این سلول ها خالی هستند تا سلول شماره C4.

اگر بخواهیم مستقیم به سلول C4 برویم و تک تک این خانه های خالی را انتخاب نکنیم، می توانیم همراه با زدن این فلش رو به بالای دکمه Arrow key کلید کنترل را نگه داریم. حالا دیگر سلول های خالی انتخاب نمی شوند و مستقیما به سلول C4 می رویم. و با زدن کلید +Ctrl جهتدار رو به پایین می توانیم دوباره به سلول C21 برویم.

پس با زدن و نگه داشتن کلید Ctrl می توانیم به سلول هایی برویم که در آنها اطلاعات وارد کرده ایم.

اگر اطلاعاتی که وارد می کنیم بسیار زیاد باشد و مجبور باشیم آنها را صفحه به صفحه ببینیم می توانیم از کلید Page+Up و page down هم استفاده کنیم. با زدن این دو کلید می توانیم تمام اطلاعاتمان را در اکسل، به صورت صفحه به صفحه ببینیم.

ذخیره  کردن فایل اکسل

حالا می خواهیم با هم فاکتوری که ساخته ایم را ذخیره کنیم. به منوی Office  رفته و روی save کلیک می کنیم. بلافاصله پنجره save as برای ما باز می شود. در این قسمت ما به تمام قسمت های هارددیسک دسترسی داریم و می توانیم محل ذخیره سازی را مشخص کنیم. در قسمت File name می توانیم نام مورد نظر را وارد نماییم.

نام این فایل را فاکتور می گذاریم و با کلیک روی دکمه  Save، این فایل را ذخیره می کنیم و پنجره save as هم بسته می شود.

حال شما نام فایل را می توانید در قسمت Title bar اکسل (نوار عنوان) آن مشاهده کنید

انواع داده ها در اکسل

در اکسل داده بسیار مهم داریم. داده های عددی و داده های متنی.

اگر به یاد داشته باشید، راجع به داده های عددی صحبت شد. داده های عددی هم انواع مختلفی دارند. برخی از آنها به شما نشان داده شد.

انواع داده های عددی عبارت اند از: تاریخ، زمان، کسر، درصد و اعشار. حال به سراغ این فاکتور می رویم.

در سلول D5 می خواهیم قیمت یک قطعه را وارد کنیم. مثلا قیمت 200000 تومان (2000000  ریال) را در اینجا وارد می کنیم.

و سپس دکمه Enter را می زنیم.

این دقیقا مانند یک عدد معمولی وارد می شود. در سلول D6، آمده و روی علامت $ در زبانه Home و ریبون Number کلیک می کنیم.                                                               

حالا دوباره روی D6 رفته، عدد 2000000  را وارد می کنیم و در نهایت بدین شکل در خواهد آمد.

الان این عدد را به صورت یک مبلغ یا واحد پول به اکسل معرفی کردیم که واحد آن دلار است و البته 2 تا صفر اضافه شده است که توسط شکل زیر آن را حذف می کنیم.

حال روی سلول کلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.

البته راه های دیگری هم برای دسترسی به این پنجره وجود دارد. برای مثال روی سلول کلیک کرده و به ریبون Number رفته و روی $ کلیک کرده و سپس گزینه More Accounting Formatsرا انتخاب می کنیم و وارد پنجره Format Cells می شویم.

و یا در ریبون Number ، روی فلش کنار آن طبق شکل زیر کلیک کرده و در Format Cells گزینه Currency را انتخاب می کنیم.

سپس در قسمت Symbol ، Persian ریال را انتخاب کرده به شکل زیر و Ok می کنیم.

راستی باید حواسمان به Decimal Places باشد که اعشار را مشخص می کند.من آن را روی صفر می گذاریم. البته می توانیم ان را روی 1 قرار دهیم و در سلول اکسل که وارد می کنیم آن را به تومان بنویسیم.

پنجره را Ok کرده و واحد پول به ریال تبدیل شد. سپس ما می توانیم داده های عددی مختلفی را داشته باشیم. ولی فعلا با واحد پول کار کردیم و در درس های بعدی سراغ داده های عددی دیگر نیز می رویم.

انتقال و کپی برداری از داده ها

این درس بسیار مهم است و اگر آن را خوب یاد بگیرید، در کار با اکسل به شما کمک خواهد کرد. کپی کردن اطلاعات داخل سلول ها خیلی راحت است و روش های مختلفی هم برای آن وجود دارد. کلیک راست کرده و گزینه Copy در سلولی که هستیم را انتخاب کرده بلافاصله فرم ظاهری D6 دور این سلول تغییر کرده. به شکل زیر:

سپس روی مثلا سلول G6 رفته و گزینه paste را انتخاب می کنیم. به صورت زیر:

حال شما آن عدد را به صورت  # (Number sign) می بینید. قبلا هم گفته شد که دلیل آن به خاطر این است که عرض سلول از داده کمتر است که می توان عرض آن را افزایش داد.

با دقت نگاه کنید.

خط چین شکل 75  هنوز از دور سلول حذف نشده است. ما می توانیم هر جای دیگری که بخواهیم برویم و آن را paste کنیم.

و یا می توانیم به جای یک سلول، به وسیله درگ کردن چندین سلول را انتخاب کنیم. و سپس دستور Paste را صادر کنیم.

داده کپی شده در تمام سلول های انتخاب شده مشاهده می شود. طبق شکل زیر:

کلید ترکیبی ctrl+Z را می زنیم تا کپی هایی که گرفتیم از بین بروند.

نکته: لازم نیست که کلید Paste را انتخاب کنیم.  روی گوشه سمت چپ سلول ایستاده و دکمه Enter را زده و می بینیم که اطلاعات در اینجا کپی شده و دیگر از دور سلول D6 هم خبری نیست.

اما بین این دو روش یک تفاوت عمده وجود دارد.

هنگامی که Copy کرده و دستور  Paste (Ctrl+V) را انتخاب می کنیم، یک آیکون به نام Paste Option کنار آن به شکل زیر باز می شود.

حالا روی آیکون paste option کلیک می کنیم.

ولی در حالتی که سلول را Enter می کردیم این آیکون ظاهر نمی شد.

کاربردهای آن:

1. Keep Source Formatting: محتویات و اطلاعات سلول کپی شده را به سلول انتخابی انتقال می دهد.

2. Match Destination Formatting: فقط داده کپی می شود و فرمت آن سلول کپی نمی شود.

3. Formatting Only:  این بار به جای محتویات فقط فرمت آن سلول کپی شده در اینجا منتقل می شود.

  Paste کردن مواجه نشویم، این بار وقتی که در سلولی دستور Pasteنکته: برای اینکه با گزینه ای مثل # هنگام 

را صادر می کنیم، گزینه Keep Source Columns With را انتخاب می کنیم.

عرض این سلول با عرض سلول کپی شده در واقع یکی شد.

اما گزینه بعدی در Paste Option ، بسیار جالب و کاربردی است. این بار چند سلول را انتخاب می کنیم و دستور Paste را صادر می کنیم تا محتویات سلول D6 در آنها کپی شود.

حالا این بار گزینه Link Cells را انتخاب می کنیم.

به ظاهر که تغییری دیده نشد. حالا روی سلول D6 آمده و روی آن کلیک می کنیم و کلید Enter را زده و محتویات آن را تغییر می دهیم.

به محض زدن Enter محتویات آن سلول ها نیز تغییر می کند.

حالا کار دیگری انجام می دهیم. روی سلول D6 کلیک راست می کنیم.

Format Cells را انتخاب کرده و General در قسمت Category را انتخاب می کنیم و آن را به فرمت یک سلول معمولی تبدیل می کند.

برای انتقال سلول ها از سلولی به سلول دیگر هم می توان از دستور Cut استفاده کرد و هنگامی که اطلاعات را در سلول مورد نظر Paste کنیم، از سلول اول به سلول مورد نظر انتقال پیدا می کند.

وقتی که یک سلول در حال انتخاب است و موس را روی حاشیه آن می آوریم، فلش به فلش 4 جهته تبدیل می شود که هنگامی که آن را درگ کنیم می توانیم به هر سلولی که بخواهیم انتقال دهیم. البته این طور نیست که فقط 1 سلول انتخاب شود.

می توانیم چند سلول را انتخاب کنیم و آنها ا انتقال دهیم. به شکل زیر:

خاصیت ویژه سلول ها در پر کردن داده 

یک صفحه جدید ایجاد می کنیم.

حالا مثلا در سلول D1 کلیک می کنیم و شروع به وارد کردن یک سری از اطلاعات می کنیم.

روزهای هفته را به ترتیب می نویسیم.

حالا اگز یک روز تکراری مثل شنبه را در سلول دیگری بنویسیم، دیگر نیازی به نوشتن کامل نیست و اکسل آن را برای ما می آورد.

در واقع اکسل خودش برای وارد کردن داده به ما کمک می کند.

راه دیگر کپی کردن داده های یک یا چند سلول استفده از Fill handle است.

ما الان به سراغ یک سلول می آییم که شنبه را در آن نوشته ایم و روی آن کلیک می کنیم.

حال می خواهیم از سلول شنبه درست در کنار خودش یک کپی تهیه کنیم.

به گوشه سمت راست سلول انتخابی خوب نگاه کنید. یک مربع کوچک را می بینید. ما موس را روی آن آورده و خواهیم دید که شکل موس تغییر می کند.

اگر آن را درگ کنیم و به سمت راست بکشیم، محتوای آن سلول به سلول های بعدی کپی می شود.

به این قابلیت Autofill گفته می شود.

به محض اینکه موس را رها کنیم یک آیکون کوچک به نام Autofill Options ظاهر می شود.

این آیکون 3 گزینه دارد:

1. Copy Cells: یعنی کل محتویات سلول کپی شود.

2. Fill Formatting Only: تنها فرمت آن در سلول کناری اش کپی می شود.

3. Fill Without Formatting: فقط محتویات سلول کپی می شود و دیگر فرمت آن سلول کپی نمی شود.

ما با کمک Autofill می توانیم چند تا سلول هم کپی کنیم. هیچ فرقی نمی کند.

اما کار اصلی آن چیز دیگری است که معمولا از آن استفاده کرده و بسیار هم کاربردی است.

خوب نگاه کنید. این بار ما شروع به نوشتن روزهای هفته به انگلیسی می کنیم.

Mon را در یک سلول تایپ می کنیم و به سمت پایین درگ کرده و خواهیم دید که یک گزینه به نام   Fill Series، اضافه می شود.

اعداد به ترتیب و پشت سر هم قرار می گیرند.

ممکن است این سؤال پیش بیاید که چرا این اتفاق در مورد روزهای هفته به فارسی رخ نداد.

جواب: Autofill در مورد داده های عددی عمل می کند و آنها را به ترتیب قرار می دهد.

اما در مورد داده های دیگر ما باید آن داده ها را به ترتیب به اکسل معرفی کنیم.

یا در واقع یک سری را خودمان در اکسل درست کنیم.

ساختن یک سری یا لیست در اکسل یسیار راحت است.

برای ساختن یک لیست من به سراغ منوی Office آمده و طبق شکل زیر ادامه می دهیم.

پنجره Excel Options باز می شود.

سپس سراغ کلید Edit Custom lists آمده و روی آن کلیک می کنیم تا پنجره Custom Lists برایمان باز شود.

در این پنجره قسمت سمت چپ، 4 لیست مشخص است که روزهای هفته و ماه های سال هستند و یک گزینه به نام New List ، که پیش فرض در حال انتخاب است. ما سمت راست شروع به نوشتن لیست روزهای هفته به فارسی می کنیم.

سپس دکمه Add را زده و به قسمت Custom Lists اضافه می کنیم. و سپس ok را می زنیم.

و پنجره excel option را هم کلیک می کنیم.

حالا وقتی که روی یک سلول در اکسل، شنبه را تایپ می کنیم با درگ کردن می بینیم که به ترتیب روزهای هفته را برای ما نشان می دهد.

پس ما بسیار راحت توانستیم در اکسل یک لیست بسازیم.

این لیست ها برای بسیاری از کارها استفاده می شوند و می توانیم از آنها کمک بگیریم.