نتنظیم فرمت های عددی در اکسل

در  کاربرگهای مختلف در اکسل باید به نسبت نوع داده ای که کاربر درون کاربرگ وارد می نماید بخشهای مختلف جدول یا کاربرگ خود را فرمت بندی نماییم.

این موضوع هم به بهتر شدن ساختار کاربرگ کمک کرده و هم خطای انسانی را در جهت وارد کردن اطلاعات کم خواهد کرد.

به طور مثال در هنگام وارد کردن مواردی مانند مبالغ پولی در صورتی که کاربر خود اقدام به وارد کردن واحد مورد نظر کند باعث ایجاد خطا در کاربرگ خواهد شد اما اگر فرمت لازم تنظیم شده باشد در هنگام  وارد کردن مقدار پولی توسط کاربر  به صورت اتوماتیک واحد  پولی وارد شده که این واحد چون در ساختار اکسل ایجاد شده در محاسبات بعدی خطایی ایجاد نمی نماید.

مثال برای این موارد زیاد می باشد اما بهتر است به سراغ تنظیمات قالب بندی خانه ها برویم

. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم:

ابتدا محدوده مورد نظر خود را  که دارای یک فرمت یکسان هستند در اکسل انتخاب می  نماییم به طور مثال در یک کاربرگ فاکتور محدوده تعداد کالا را انتخاب نموده ایم.

سپس با یکی از روش های زیر عمل می نماییم.

روش اول:

1- انتخاب منوی Format از تب home
2- انتخاب گزینه Cells format

روش دوم:

بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و از منوی باز شده گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.

روش سوم:

فشردن کلیدهای ctrl 1

با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای Tab های مختلفی است بر روی تب number کلیک می نماییم

و به نسبت داده درون سلول یکی از فرمت های عددی ذیل را انتخاب و تنظیم می نماییم.

• General

  این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان می دهد.

• Number 

   

  یا عدد مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر می شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

  1. – Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.

  2. – Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود.یا به رنگ قرمز.یا سیاه با علامت منفی. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند.)

  3. – Use 1000 Separator: با انتخاب این گزینه اعداد وارد شده از سمت راست سه رقم سه رقم با علامت کاما (,) جدا می نماید.

      

• Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

  1. Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.

  2. Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

  3. – Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

      

• Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در منتهاالهیه سمت چپ آن نوشته می شود. تفاوت عمده آن با currency در این است که بخش Negative Number در این فرمت وجود ندارد چون در حسابداری ماهیت اعداد هستند که باعث کاهندگی آن ها می شود نه منفی بودن آنها به طور مثال هزینه ها اعداد مثبتی هستند که بخاطر ماهیت آنها از درآمد کسر می شوند نه بخاطر منفی بودن آنها

   

• Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد. و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم.

در این فرمت دو امکان فعال می باشد

• انتخاب منطقه جغرافیایی یا location وجود دارد و با انتخاب منطقه جغرافیایی مورد نظر فرمتهای مختلف در بخش بعدی فعال می گردد

• در بخش TYPE با انتخاب منطقه جغرافیایی در بخش location انواع فرمت تاریخی در این بخش فعال شده و به دلخواه می توانید یکی از آنها را انتخاب نمایید 

   

6. Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد

   در این قالب بندی نیز 2 امکان در دسترس می باشد.

• انتخاب منطقه جغرافیایی یا location  که با انتخاب منطقه جغرافیایی مورد نظر فرمتهای مختلف در بخش بعدی فعال می گردند

• در بخش TYPE با انتخاب منطقه جغرافیایی در بخش location انواع فرمت زمان  در این بخش فعال شده و به دلخواه می توانید یکی از آنها را انتخاب نمایید

  
  7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

باامکان انتخاب تعداد اعشار در بخش decimal places

نکته

در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

7. Fraction: مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند

8. Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد

   باامکان انتخاب تعداد اعشار در اک در بخش decimal places

    

8. Text: مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آنرا محاسبه نمی کند

    

10. Special

    در بعضی منااطق جغرافیایی بعضی از اعداد دارای قالب بندی خاصی می باشند  مانند کد پستی، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی).

    که با انتخاب منطقه جغرافیایی خاص از بخش location در صورتی که آن منطقه فرمت بندی خاصی برای موارد گفته شده وجود داشته باشد در بخش type فعال شده و می توانید آن را انتخاب نمایید.

• Custom: در صورتی که فورمت های گفته شده پاسخ گوی نیاز های ما نباشند می توانیم در این بخش با استفاده از علائم و نشانه های قابل شناسایی برای اکسل فرمت های دلخواه خود را ایجا نموده یا فرمت انتخاب شده را تغییر دهیم.

  مثال در صورتی که در واحد پولی ریال قصد تغییر واخد به تومان را داشته باشیم بعد از انتخاب واحد ریال و تایید آن در سلول دوباره با فعال کردن پنجره format cells   و انتخاب گزینه custom  می توانیم کد نوشته شده برای واحد ریال را مشاهده نموده و به راحتی کلمه ریال را به تومان تغییر دهیم.