عیب یابی وکنترل خطاها در فرمول های اکسل

در اکسل تمام فرمول ها بدون نقص نمی باشند و وقتی که خطا داشته باشند،  با ظاهر کردن یک مثلث سبز رنگ در گوشه سمت چپ و بالای سلول فرمول و یک پیغام خطا، به شما اطلاع می دهد.                         آموزش اکسل امروز را با یک  مثال آغازمی کنیم.                                                                                   ممکن است مقدار یا عملگر، آدرس سلول یا تابع را غلط وارد کرده باشید. اولین کاری که در هنگام مشاهده مقدار خطا باید انجام دهید این است که فرمول و آدرس های بکار رفته را بررسی کنید ولی در برگه های کاری پیچیده، همیشه پیدا کردن فرمول یا آدرس نادرست، آسان نیست. از ابزارهای بررسی Excel برای پیدا کردن اشتباهات خود استفاده کنید. می توانید خط های ردیابی را نمایش دهید که آدرس های مرجوعی (آدرس هایی که در فرمول به آنها اشاره شده است) و وابسته ها (آدرس هایی که در یک سلول دیگر به آنها ارجاع می شود مانند آدرس هایی که در فرمول بکار می روند) را پیدا می کنند.

نوار ابزار Formula Auditing را باز کنید  

 وقتی که خطاها رخ می دهند، یکی از قدرتمند ترین ابزارها برای اصلاح آنها، نوار ابزار Formula Auditing است. برای باز کردن آن، از منوی Tools، گزینه Formula Auditing و بعد گزینه Show Formula Auditing Toolbar را انتخاب کنید.

خطاها را مرور کنید 

 برای بررسی هر سلولی که با مثلث خطا مشخص شده است، روی دکمه Error Checking در نوار ابزار Formula Auditing کلیک کنید،Excel اولین سلول خطا را متمایز می کند و گزینه هایی برای اصلاح آنها در اختیار شما قرار می دهد.

خطا را اصل

 در اینجا، Excel متوجه شده است که یک سلول از فرمولی استفاده می کند که با فرمول‌های سلول‌های پیرامون، متفاوت است. این ممکن است یک خطا باشد یا نباشد. اگر بخواهید می توانید به Excel بگویید که این خطا را نادیده بگیرد. برای این کار، روی دکمه Ignore Error کلیک کنید. ولی، این یک خطاست. بنابراین روی Copy Formula from Above کلیک کنید. با کلیک کردن روی Edit in Formula Bar خودتان می توانید فرمول را تغییر دهید.

 خطاهای بعدی را نیز اصلاح کنید 

 Excel، سلول خطای بعدی را متمایز می کند. گزینه مورد نظر را از کادر محاوره ای Error Checking انتخاب کنید. آنقدر ادامه دهید تا تمام خطاها را مشاهده کنید. وقتی که Excel خطاها را بررسی می کند، یک پیغام نشان می دهد. روی Ok کلیک کنید.

آدرس های مرجوعی را دنبال کنید 

تمام اشتباهات، منجر به خطا نمی شوند. اگر چیزی درست به نظر نرسد، (مانند میانگین فروش) می توانید با نمایش دادن آدرس های مرجوعی فرمول، مقادیر مورد استفاده در آن را ردیابی (دنبال) کنید. روی سلولی که می خواهید ارزیابی کنید کلیک کنید و بعد روی دکمه Trace Precedents کلیک کنید. اگر لازم باشد، دوباره روی این دکمه کلیک کنید تا مقدار این سلول ها را دنبال کنید

 فلش‌های ردیابی را نمایش می دهد که به منبع های فرمول اشاره می کنند و به شما کمک می کنند تا خطا را دنبال کنید. در اینجا، من اشتباهاً جمع کل در ستون G را در محدوده هایی که در تابع AVERAGE بکار بردم وارد کردم! بعد از اینکه خطا را پیدا کردید، اصلاحات لازم را انجام دهید و با کلیک کردن روی Remove All Arrows، فلش های ردیابی را حذف کنید.

*توجه*

 استفاده از Trace Error

اگر یک مثلث سبزرنگ، وجود خطا در فرمولی که تایپ کرده اید را نشان دهد، با بردن اشاره گر ماوس به سمت چپ سلول و متمایز کردن دکمه Trace Error، کلیک کردن روی فلشی که ظاهر می شود و انتخاب یکی از گزینه ها می توانید فوراً آن را بررسی کنید.

ردیابی وابسته ها

با کلیک کردن روی یک سلول و کلیک کردن روی دکمه Trace Dependents درنوار ابزار Formula Auditing می توانید بررسی کنید که آیا مقدار آن سلول در یکی از فرمول ها استفاده شده است یا خیر و چگونه.

ارزیابی فرمول

برای ارزیابی یک فرمول، روی دکمه Evaluate Formula در نوار ابزار Formula Auditing کلیک کنید تا یک کادر محاوره ای باز شود که شما را در تک تک قسمت های فرمول جلو می برد. برای محاسبه قسمت خط کشی شده فرمول، روی Evaluate کلیک کنید. هر اندازه که لازم است روی Evaluate کلیک کنید.