ایجاد فرمت های عددی (دلخواه) اکسل
قبل از به کار بردن این هک (روش) بهتر است بببینیم که فرمت های خانه در Excel چگونه در نظر گرفته می شوند. برنامه ی Excel، یک فرمت خانه را به عنوان داشتن این چهار بخش (از چپ به راست) در نظر می گیرد: اعداد مثبت، اعداد منفی، مقادیر صفر و مقادیر متن. هر بخش با یک نقطه و ویرگول (;) جدا شده است.
وقتی یک فرمت دلخواه عددی را ایجاد می کنید، لزومی ندارد هر چهار بخش را مشخص کنید. به عبارت دیگر، اگر فقط دو بخش را مشخص کنید، بخش اول برای اعداد مثبت و مقادیر صفر و بخش دوم برای اعداد منفی در نظر گرفته می شود. اگر فقط یک بخش را مشخص کنید، تمامی بخش های عددی از همان یک بخش پیروی می کنند. مقادیر متن تنها زمانی تغییر می کند که هر چهار بخش را مشخص کرده باشید؛ بخش متنی از آخرین قسمت استفاده می کند.
تنها کلمه ی number (عدد) را به معنی فرمتهای دلخواه به کار رفته برای داده های عددی استفاده نکنید. فرمت های عددی در متن هم به کار می روند.
فرمت عددی دلخواه نشان داده شده در شکل 11، فرمت پولی (ارزی) استاندارد Excel است که مقادیر منفی پولی را با رنگ قرمز نشان می دهد. ما با اضافه کردن یک فرمت مجزا برای مقادیر صفر و یک فرمت دیگر برای مقادیر متنی، آن را تغییر (modify) داده ایم. اگر یک مقدار مثبت را برای مقدار پولی وارد کنید، Excel آن را به شکلی در می آورد که یک ویرگول های جدا کننده به ازای هر سه عدد و دو عدد دهگانی ی اعشاری (deciaml) برای آن نشان داده شود. همین تغییرات برای اعداد منفی نیز انجام می شود با این تفاوت که آن ها به رنگ قرمز خواهند بود. مقدار صفر بدون علامت واحد پولی بوده و دو مقدار دهگانی را نشان خواهد داد. اگر متنی را در یکخانه وارد کنید، برنامه ی Excel بدون توجه به درستی متن وارد شده، عبارت «No Text Please» را نشان می دهد.
توجه به این نکته اهمیت دارد که فرمت کردن مقدار یک خانه بر روی مقدار صحیح اساسی آن اثر نمی گذارد. برای مثال، یک عدد دلخواه در خانه A1 وارد کنید. روی این خانه کلیک راست کرده و سپس مسیر Format Cells → Number → Custom را دنبال و فرمت مورد نظر در ابتدای این قسمت را انتخاب کرده و «Hello» را (به همراه علامت های «») در آن تایپ و روی OK کلیک کنید.
اگرچه این خانه عبارت Hello را نشان می دهد اما شما می توانید مقدار صحیح آن را با انتخاب خانه و مشاهده ی نوار فرمول (Formula bar) یا فشار دادن F2 ببینید. اگر این خانه را مرجع قرار دهید، برای مثال =A1+20، خانه ی مورد نظر نیز از فرمت ایجاد شده پیروی می کند. اگر این خانه (A1) را با تعداد دیگری از خانه های دارای فرمت استاندارد Excel به عنوان مرجع قرار دهید، برای مثال =SUM(A1:A10)، خانه ی مورد نظر باز هم از فرمت ایجاد شده پیروی می کند. فرآیند برنامه ی Excel به این ترتیب است که خانه ی مورد نظر را در فرمت خانه (های) ارجاع داده شده قرار می دهد. اگر یک خانه های متفاوت با فرمت های مختلف ارجاع داده شده باشند، فرمت ایجاد شده تسط کاربر مقدم است.
این نشان می دهد که Excel همیشه یک مقدار صحیح و نه مقدار نمایش داده شده را برای محاسبات استفاده می کند. این مطلب می تواند در شرایطی مانند زمانی که Excel محاسباتش را بر اساس خانه های فرمت شده برای قسمت های دهگانی (decimal) اندک یا بدون قسمت های دهگانی انجام می دهد، غافلگیر کننده باشد. برای مشاهده ی این مطلب، عدد 1٫4 را در خانه های A1 و A2 وارد کرده، هر دو خانه را برای نشان دادن قسمت های دهگانی فرمت کرده و سپس =A1+A2 را در یک خانه قرار دهید. بدون شک نتیجه 3 خواهد بود چرا که Excel آن را گِرد می کند.
در Excel گزینه ای به نام «Precision as Displayed» (به همان دقت نمایش داده شده) وجود دارد که می توانید آن را با دنبال کردن مسیر Office button → Excel Option → Advanced (برای نسخه های قبل از 2007، با استفاده از مسیر Tools → Options → Calculation) پیدا کنید اما باید توجه داشته باشید که این گزینه برای همیشه مقادیر ذخیره شده در خانه ها را از بالاترین دقت (15 رقم) به هر فرمت دیگر نشان داده شده، از جمله قسمت های دهگانی، تغییر می دهد. به بیان دیگر، یک بار که تیک آن فعال و تایید شد، راه برگشتی وجود نخواهد داشت (می توانید امتحان کنید اما اطلاعات دقت اضافی برای همیشه از بین رفته است).
فرمت پیش فرض (default) برای هر خانه، General است. اگر عددی را در یک خانه وارد کنید، برنامه Excel به صورت خودکار، مناسب ترین فرمت از نظر تنظیمات خودش را در نظر می گیرد. برای مثال، اگر 10% را در یک خانه وارد کنید، Excel آن خانه را به صورت درصد فرمت می کند. در بیشتر موارد Excel درست حدس می زند اما مواردی هم پیش می آید که مجبور به تغییر تنظیمات بشوید.
نقش اعداد در اکسل
وقتی از Format Cells استفاده می کنید، وسوسه نشوید که یک فرمت چپ، راست یا افقی مرکزی را انجام دهید! پیش فرض Excel این است که اعداد از راست به چپ و حروف از چپ به راست باشند. اگر این پیش فرض ها را تغییر ندهید، با یک نگاه می توانید متنی یا عددی بودن داده ی یک خانه را تشخیص دهید. همانطور که در مثال ابتدایی دیدیم، به نظر می رسد A1 متنی باشد اما در حقیقت شامل یک عدد است. هر بخش از یک فرمت داده شده، از کد های فرمت کردن خودش استفاده می کند. این کد ها، Excel را مجبور می کنند تا داده ها را مطابق خواسته ی شما نمایش بدهد. بنابراین، برای مثال، فرض کنیم، می خواهیم اعداد منفی داخل پرانتز و تمام اعداد مثبت، منفی و صفر، با دو رقم دهگانی نشان داده شوند. برای این کار از این فرمت استفاده کنید:
0٫00_ ;(-0٫00)
اگر می خواهید اعداد منفی قرمز باشند، از این فرمت استفاده کنید:
0٫00_ ;[Red](-0.00)
به استفاده از براکت در کد توجه کنید. این کد به Excel می گوید که اعداد را با رنگ قرمز نمایش بدهد.
شما می توانید از کدهای مختلفی در بخش های فرمت مورد نظرتان استفاده کنید. جدول های 1 تا 5 که از مدارک رسمی Microsoft انتخاب شده اند، این کد ها را تشریح می کنند. جدول 1، کدهای فرمت کردن، جدول 2، کد های متن، جدول 3، کدهای تاریخ، جدول 4، کدهای زمان و جدول 5، برخی کدهای مختلف دیگر را فهرست کرده است.
لازم است توجه ویژه ای به آخرین نوع کد های فرمت کردن لیست شده در جدول 5 داشته باشیم: عملگر های مقایسه ای. فرض کنیم می خواهیم از فرمت 0٫00_ ;[Red](-0.00) برای نشان دادن اعداد منفی کمتر از -100 به رنگ قرمز و داخل براکت استفاده کنید. برای این کار از کد زیر استفاده کنید:
0٫00_ ;[Red][
کد های [Red] [
اغلب، کاربران می خواهند مقادیر دلار را با حروف نشان دهند. برای انجام این کار، از فرمت زیر استفاده کنید:
0 «Dollars and».00 «Cents»
با استفاده از این فرمت، برای مثال، عدد 55٫25 به شکل
55 Dollars and.25 Cents
نشان داده می شود. اگر می خواهید اعداد را به دلار و سنت تبدیل کنید،
می توانید از یک فرمت تغییر داده شده برای نمایش کلمات Low، Average یا High (به معنی پایین، متوسط و بالا) در کنار اعداد وارد شده استفاده کنید. به سادگی از کد فرمت زیر استفاده کنید:
[20]»High»* 0;»Average»* 0
به استفاده از * توجه ویژه ای داشته باشید. این کد، کاراکتر بعدی فرمت را برای پر کردن عرض ستون تکرار می کند که باعث می شود متن های Low، Average یا High به قسمت راست بروند در حالی که اعداد به سمت چپ برده می شوند.
- لینک منبع
تاریخ: چهارشنبه , 01 آذر 1402 (05:39)
- گزارش تخلف مطلب