اختصاص دادن یک اسم به محدوده ای از سلول ها در Excel

زمانی که در  اکسل فرمول هایی را درست می کنید.  می توانید سلول هایی که در قسمت های دیگر Worksheet هستند را به فرمول هایتان ارجاع دهید. اما اگر تعداد زیادی فرمول داشته باشید بعضی اوقات این ارجاع دادن ها می تواند شما را سردرگم کند.در این آموزش اکسل قصد داریم  یک روش ساده برای رهایی از این سر درگمی بیان کنیم.
برنامه اکسل شامل یک ویژگی به عنوان اسم ها یا Names است که می تواند فرمول های شما را راحتر و قابل درک تر کند و شما را از سردرگمی نجات دهد. بجای ارجاع دادن یک سلول یا محدوده ای از سلول ها شما می توانید یک اسم را به سلول یا محدوده ای از سلول ها اختصاص داده و در فرمول هایتان از اسم آن سلول ها استفاده کنید.این باعث می شود فرمول های شماراحتر و قابل درک تر باشد.
در زیر ما یک دسته از سلول ها را (قسمت پر رنگ تر) از یک Worksheet دیگر به فرمول ارجا ع داده ایم.اسم Worksheet  ما “Product Database” نام دارد.نام گذاری Worksheet ایده خوبی است و در این جا  باعث شده ما متوجه شویم محدوده سلول های “A2 7” شامل چه چیز هایی هستند.

اما ما می توانیم از اسمی کوتاه تر و ساده تر برای محدوده سلول های انتخابی در این فرمول استفاده کنیم و فرمول را کوتاه تر کنیم.

?

حالا به بررسی چگونگی ایجاد یک اسم برای سلول یا محدوده ای از سلول ها از طریق کادر اسم می پردازیم.
برای اختصاص دادن یک اسم به محدوده ای از سلول ها. سلول هایی که می خواهید نام گذاری کنید را انتخاب کنید. سلول ها می توانند بصورت پراکنده باشند. برای انتخاب سلول های پراکنده از کلید Ctrl صفحه کلید زمانی که میخواهید آن ها را انتخاب کنید استفاده کنید.

 
بر روی کادر نام (Name Box ) که در بالای شبکه سلول ها قرار دارد کلیک کنید.

اسم مورد نظر خود را که می خواهید به سلول های انتخابی شما اختصاص داده شود را تایپ وسپس کلید Enter را بزنید. برای مثال ما سلول های انتخابی را “Products”  از برگه کاری “Product Database” نام گذاری کرده ایم.(برگه کاری = Worksheet)
برای نامگذاری یکسری قواعدی هست که باید آن ها را در نظر بگیرید. شما برای نام گذاری  فقط می توانید حرف اول اسم را با حروف یا underscore (_) و یا یک backslash (\) آغاز کنید. بقیه حروف اسم می تواند شامل اعداد. حروف. نشانه ها  و.... باشد. از کلید Spaces نمی توان استفاده کرد.

 
فرمولی که در اوایل آموزش به آن اشاره کردیم را به یاد دارید که در آن محدوده ای از سلول ها Worksheet ما یعنی “Products Database” موجود در  workbook را به آن ارجاع داده بودیم.
حالا ما اسم “Products”  را که بیانگر محدوده ای از سلول های Worksheet ما یعنی “Products Database” است را ایجاد کردیم.حالا در فرمول از آن اسم استفاده می کنیم. (قسمت پر رنگ تر)

?

نحوه ویرایش اسم ها با استفاده از  Name Manager در اکسل
اکسل برای ما یک ابزار را فراهم کرده با نام Name Manager که توسط آن می توان به راحتی اسم های موجود در workbook را پیدا. ویرایش. و یا پاک کرد. شما همچنین می توانید از این قسمت نام گذاری  هم انجام بدهید. و اگر می خواهید جزئیات بیشتری را در رابطه با اسم مشخص کنید.
برای دستیابی به Name Manager بر روی زبانه “Formulas” کلیک کنید.

 
در قسمت “Defined Names”  در زبانه “Formulas” بر روی “Name Manager” کلیک کنید.

 
کادر محاوره ای Name Manager به نمایش در می آید.برای ویرایش اسم های موجود بر روی اسم مورد نظر کلیک کرده آن را انتخاب کرده سپس بر روی “Edit” کلیک کنید. برای مثال ما اسم “Products” را ویرایش می کنیم.
 

قسمت ویرایش اسم باز می شود. می توانید اسم مورد نظر را تغییر دهید و یا یک مطلبی در رابطه با اسم انتخابی بنویسیدکه جزئیات بیشتری در رابطه با اسم در اختیار ما قرار بدهد.همانند این که این اسم بیانگر چه چیزی است.
همچنین می توانید محدوده ی سلول های انتخاب شده را تغییر دهید. برای این کار بر روی قسمت  “Expand Dialog”  در  سمت راست کادر “Refers to” کلیک کنید.
 
به عنوان مثال یک محصول را به پایگاه اطلاعاتی اضافه می کنیم ومی خواهیم این محصول شامل محدوده های نام گذاری شده باشد. بر روی گزینه “Expand Dialog” کلیک می کنیم پنجره محاوره ای “Edit Name” به حالت مخفی در می آید فقط قسمت “Refers to” باقی می ماند.
ما یک محدوده ای از سلول ها را بطور مستقیم در Worksheet خودمان یعنی “Product Database” انتخاب می کنیم که شامل ردیف محصول جدیدمان نیز هست.
اسم worksheet و محدوده انتخابی سلول ها در قسمت “Refers to” به صورت اتو ماتیک وارد می شود.
برای تایید انتخاب و بازگشت به کادر محاوره ای “Edit Name”  بر روی گزینه “Collapse Dialog” button کلیک و سپس در کادر محاوره ای Edit Name گزینه ok را انتخاب کرده و تغییرات اعمال می شوند.

 
چگونه یک اسم را با استفاده از Name Manager  در اکسل پاک کنیم

اگر تصمیم گرفته اید که دیگر یک اسم را نمی خواهید به راحتی می توانید آن را پاک کنید.بدین منظور به قسمت Name Manager رفته بعد از انتخاب اسم مورد نظر بر روی گزینه Delete کلیک کنید.

در قسمت کادر تایید انجام عمل پاک کردن بر روی گزینه Ok کلیک کرده و اسم را پاک کنید.
 

 درست کردن یک اسم از طریق کادر محاوره ای “New Name” در اکسل
در روش قبلی اسم را از طریق انتخاب کردن یک سلول و یا چند سلول و وارد کردن اسم مورد نظر در کادر “Name Box” می ساختید.
به صورت پیش فرض دامنه آن اسم در کل workbook وجود دارد. حالا چه کار باید بکنیم که این دامنه اسم را به یک worksheet خاص محدود کنیم.
سلول هایی که می خواهید برای آن اسم ایجاد کنید را انتخاب کرده و از زبانه “Formulas” در قسمت “Define Name” بر روی “Define Name” کلیک کنید.
نکته: شما نیازی نیست سلول ها را اول انتخاب کنید. می توانید ان ها را از طریق قسمت “Expand Dialog”  انتخاب کنید.

 
 کادر محاوره ای “New Name” به نمایش در می آید. توجه داشته باشید که بسیار به کادر “Edit Name” شباهت دارد. فرق اصلی این کادر دراین است که در این قسمت شما می توانید دامنه اسم خود را محدود کنید.
مثلا ما می خواهیم اسم مورد نظر را فقط مختص worksheet خود با نام “Invoice” قرار دهیم. ما این کار را زمانی انجام می دهیم که بخواهیم همان اسم را در worksheet دیگری بکار ببریم.
اول اسم را انتخاب کرده که در اینجا “Products” است. برای محدود کردن دامنه اسم به worksheet مورد نظر ما. از کادر “Scope” گزینه “Invoice” را که worksheet مورد نظر هست انتخاب می کنیم.
نکته: همچنین شما می توانید از طریق کلیک بر روی گزینه New در کادر محاوره ای “Name Manager”  به این قسمت دسترسی داشته باشید.

اگر می خواهید در این قسمت جزئیاتی در رابطه با اسم خود بنویسید و یا با انتخاب “Expand Dialog”  محدوده سلول های خود را انتخاب کنید. سپس بر روی OK کلیک کنید.
 
اسمی که به محدود از سلول ها اختصاص داده شده به طور اتوماتیک به قسمت “Name Box” اضافه شده و حالا می توانیم در فرمول اول این آموزش این اسم را که بیانگر محدوده از سلول ها که در worksheet مورد نظر یعنی “Invoice”  هست را ارجاع دهیم.
 

چگونه از یک اسم برای نشان دادن یک مقدار ثابت استفاده کنیم.
 حتما نباید در زمان ایجاد یک اسم سلول ها را ارجاع دهید.شما می توانید از یک اسم که نشان دهنده یک مقدار و یا حتی یک فرمول هست نیز استفاده کنید. برای مثال در worksheet  زیر از نرخ ارز برای محاسبه یکسری قیمت های مختلف به یورو استفاده می شود. بخاطر این که نرخ ارز اغلب تغییر می کند پسندیده است که یک جای مشخصی را برای ان در نظر بگیریم که راحت بتوانیم ان را تغییر دهیم. از انجایکه اسم ها براحتی ویرایش می شوند ودر این مبحث به ان ها پرداخته ایم. ما یک اسم را که بیانگر نرخ ارز است را ایجاد کرده و به ان یک مقداری را اختصاص می دهیم.

توجه داشته باشید که فرمول زیر شامل ارجاع یک سلول مطلق هستش که این سلول شامل نرخ ارز است. ما ترجیح می دهیم از یک اسم استفاده کنیم که بیانگر نرخ ارز است. برای اینکه براحتی تغییر می کند و فرمول را ساده تر می کند.

برای ایجاد یک اسم که بیانگر یک مقدار ثابت باشد. کادر محاوره ای “New Name”  را از زبانه “Formulas” با انتخاب “Define Name” و کلیک کردن بر بروی “Define Name”باز می کنیم. اسم مورد نظر را که بیانگر یک مقدار ثابت هست وارد کرده همانند  “ExchangeRate” (نرخ ارز).
برای اختصاص دادن یک مقدار به این اسم در کادر “Refers to” یک علامت مساوی (=) قرار می دهیم و بعد از ان مقدار عددی را وارد می کنیم. بعد از علامت مساوی از ایجاد فاصله پرهیز کنید و عدد را دقیقا بعد از علامت مساوی وارد کنید. بر روی گزینه ok کلیک کنید.
نکته: اگر از یک فرمول در بخش های مختلفی از workbook استفاده می کنید می توانید با وارد کردن فرمول در کادر “Refers to” و وارد کردن یک اسم براحتی در بخش های مختلف از اسم مورد نظر بجای فرمول استفاده کنید.

حالا می توانیم از اسم جدید که بیانگر نرخ ارز است را در فرمول استفاده کنیم.
زمانیکه ما بر روی سلولی با فرمولی که شامل ارجاع به سلول مطلق بوده کلیک کنیم متوجه می شویم نتیجه بدست امده صفر شده است. (0.00).  به این خاطر است که ما سلولی که در آن نرخ ارز وجود داشت و به فرمول ارجاع داده بودیم پاک کردیم.حالا بجای ارجاع سلول ما اسم ایجاد شده را قرار می دهیم.
 

سلولی را که می خواهید از این فرمول (فرمول جدید با اسم ایجاد شده) استفاده کند را به صورت Highlight در اورده و اسم مورد نظر را تایپ کنید و یا اسم مورد نظر را با تایپ حروف اول آن و انتخاب ان از بین تطابق های نشان داده شده در کادر popup بر گزینید.

اسم مورد نظر وارد فرمول می شود.کلید“Enter” را بفشارید تا تغییرات در سلول ها اعمال شود.

   
حالا مشاهده می کنید که نتایج ما با استفاده از اسمی که به ان نرخ ارز را ارجاع داده بودیم بروز رسانی می شوند.

اسامی بسیار مفید هستند اگر از workbooks پیچیده با فرمول های زیاد در اکسل استفاده می کنید. زمانی که می خواهید  workbooks را برای دیگران شرح دهید اسامی کار شما را راحتر می کنند.