ویرایش سطر و ستون در اکسل

در نرم افزار اکسل با راه کارهای زیر می توان به ویرایش سطر وستون پرداخت 

اضافه کردن سطر:

روش اول:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Row را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود کلیک راست می کنیم.

2- از منوی باز شده Insert را انتخاب می کنیم.

نکته:

سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند.

اضافه کردن ستون در اکسل:

روش اول:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Column را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست کلیک می کنیم.

2- گزینه Insert را انتخاب می کنیم.

نکته: ستون قبلی به جلو رانده می شود.



اصطلاح: از Insert Row برای اضافه کردن سطر و از Insert Column برای اضافه کردن ستون استفاده می شود.

تغییر ارتفاع سطر:

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل کرد:

روش اول:

کافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر درآید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می کنیم. در حین Drag کادر کوچکی ظاهر می شود که اندازه سطر را نشان می دهد.

روش دوم:

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Row

3- انتخاب گزینه Height

4- در کادر باز شده اندازه دلخواه را وارد می کنیم.





نکته: به طور پیش فرض ارتفاع سطر 12.75 می باشد.

تغییر پهنای ستون در اکسل :

برای تغییر پهنای ستون به یکی از دو روش زیر عمل می کنیم:

روش اول:

کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت فلش دو سر درآید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می کنیم.

روش دوم:

در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می کنیم. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه Width

4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می کنیم.

 

نکته:

به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43 می باشد.

تغییر پهنای استاندارد ستون  در اکسل:

می دانیم که پهنای استاندارد ستونها 8.43 می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل می کنیم:

(فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال می شود که پهنای آنها را تغییر نداده باشیم.)

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه standard Width

4- در کادر باز شده پهنای باند را وارد می کنیم.

مخفی کردن ستون یا سطر:

می توانیم یک سطر یا ستون را مخفی کنیم تا محتویات آن و کلا خود سطر مشخص نباشد. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

3- انتخاب گزینه Hide

نمایان ساختن سطر یا ستون مخفی شده در  excel:

اگر بخواهیم سطر یا ستون مخفی شده را از حالت مخفی خارج کنیم مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفی شده

2- انتخاب منوی Format

3- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

4- انتخاب گزینه Unhide

تغییر اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن:

ممکن است اطلاعاتی که در سلول تایپ می کنیم از عرض سلول بیشتر باشد و در هنگام تایپ ظاهرا سلول بعدی را می کیرد. برای رفع این مشکل مراحل زیر را اانجام می دهیم.

1- کلیک بر روی سلولی که می خواهیم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

قالب بندی سلولها در excel:

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا... کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم.

روش اول:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهای مورد نظر

2- راست کلیک روی سلولهای انتخابی

3- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یکی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای tab های زیر است:

الف – Number:

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:

- Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد. (حالت پیش نمایش را دارد)

- Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:

1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد.

2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

- Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم. (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)

- Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند)

- Use 1000 separator: اگر در کنار این گزینه تیک بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،) می گذارد.

3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

- Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

- Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد که عبارتند از:

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود. در نتیجه پول همیشه در یک ستون عمودی و در هم قرار می گیرد که در مقایسه با Currency، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است. Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلا مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا...

7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته: در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8- Fraction: مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد کسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد را بنویسیم، پس از enter کردن مقدار سلول می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.

9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد. (e به... Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد.)

10- Text: مقادیر به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند. در درسهای قبلی گفتیم که برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم "، ' و ^ و = استفاده کنیم. همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل کنیم.

11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد که عبارتند از:

* Zip code: (کدپستی) برای قالب بندی کدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد.

* zip code + 4: (کدپستی 4+ رقم): کدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number: اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد. یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد. قسمت داخل پرانتز کد شهرستان، سه رقم بعد، کد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است.

* Social security number: (تامین اجتماعی) اعداد را در قالب کد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد. با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد.

12-Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.

ب- Alignment:

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:

* general: هم ترازی پیش فرض

* Left: هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام) (چپ چین)

* Center: هم ترازی داده ها در مرکز

* Right: هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.

* Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می کیرد. معمولا برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:

* Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول

*Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)

3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است: * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.

* Degrees: زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلیدهای Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:

* Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.

* Shrink to fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font:

توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:

1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.

2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که نوشته ها کج (Italic) و یا توپر (Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.

3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.

4-Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می کنیم.

* None: خط نمی کشد.

* Single: خط تکی زیر متن می کشد.

* Double: دو خطی زیر متن می کشد.

* Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود. (یعنی تمام حروف بالای خط کشیده می شوند.)

* Accounting double: دو خطی زیر تمام حروف کشیده و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5- Color: در این قسمت رنگ متن را تعیین می کنیم.

6-Effect: شامل قسمتهای زیر است:

* Strike Through: بر روی متن خط می کشد.

* Super Script: برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال کنیم.

* Sub Script: برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود.

7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:

1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.

2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.

3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.

* None: حاشیه نمی گذارد.

* Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نکته:برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.

ه: Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است.:

* Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.

* Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشورها را تعیین کنیم.

پاک کردن قالب بندی سلولها  در اکسل:

برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم. با انجام این کار فقط قالب بندی سلل پاک می شود و اطلاعات داخل سلول پاک نمی شود. ولی اگر A11 را انتخاب کنیم هم قالب بندی پاک می شود و هم اطلاعات داخل سلول.