استفاده از توابع اکسل در مرتب سازی سلول

عملیات منطقی یعنی با استفاده از NOT، یا (OR)، و (AND) و در نهایت IF رابطه‌ای تعریف کنید. اگر محاسبات سلولی نیاز به عملیات منطقی دارد، استفاده از توابع منطقی اکسل تنها انتخاب شماست که در ادامه کاربردشان را شرح می‌دهم.

تابع  IFدر اکسل

IF تابعی است که همانند دیگر توابع پرانتزی باز و بسته دارد که بین این دو پرانتز پارامترهای ورودی آن قرار می‌گیرند.IF برحسب درست یا غلط بودن گزاره‌ی ورودی خود، یک یا صفر را به عنوان خروجی برمی‌گرداند. مفاهیمی که ذکر شد را در ذهن داشته باشید. در ادامه از آن‌ها استفاده می‌شود. می‌توان از IF به صورت پیچیده‌تری استفاده کرد. ساختار کلی تابع IF به شکل زیر است:

=IF(گزاره اگر شرط غلط باشد,گزاره اگر شرط درست باشد,شرط)

اگر عبارت شرط درست باشد، “گزاره اگر شرط درست باشد” و در غیر این صورت، “گزاره اگر شرط غلط باشد” اجرا می‌شود. دستتان برای نوشتن شرط باز است. مثلا عبارات A1C16 یا “D5=”alpha، می‌توانند پارامتر اول IF باشند.

به عنوان مثالی از IF فرض کنید صفحه‌ی اکسلی داریم که ستون E آن، تعدادی عدد است. برحسب این که کدام عدد از 1600 بیشتر است و کدام عدد کمتر، می‌خواهیم در تقاطع همان سطر و ستون F به ترتیب true یا false نمایش داده شود. برای شکل در خانه‌یF2 کلیلک کرده و مقابل fx در بالای صفحه می نویسیم

=IF(E2>1600,”true”,”false”)

نوشتن فرمول IF در ستون F

خانه‌ی F2 را در خانه‌های هم ستونش paste  می‌کنیم تا برای آن سلول‌ها هم مطابق این رابطه عمل شود.

نتیجه‌ی فرمول IF برای سلول‌های ستون F

اگر کمی برنامه‌نویسی کار کرده باشید، می‌دانید که با ترکیب AND,OR,IF و دیگر توابع می‌توان عبارات پیچیده‌تری نوشت.

تابع NOT در اکسل:

خروجی تابع نات زمانی که گزاره‌ی داخل آن غلط باشد، یک می‌شود. در برنامه نویسی و گاها در اکسل نیاز دارید بدانید چه زمانی عبارت غلط است که این تابع راه‌گشا است.

تابع AND:

اگر کل گزاره‌های ورودی AND برقرار باشند (همگی درست باشند)، خروجی معتبر (درست یا true) خواهد بود و در غیر این صورت (غلط یا false) برمی‌گرداند.ساختار کلی AND به صورت زیر است:

=AND(شرط2,شرط1,… ) 

واضح است که تعداد پارامترهای آن می‌تواند به دلخواه زیاد باشد.

در صفحه‌ی اکسلی مطابق شکل می‌خواهیم دانش آموزانی که SAT آن‌ها بین 1050 و 1950 است، مشخص شوند. به این منظور در ستون F این دانش‌آموزان کلمه‌ی TRUE و برای بقیه‌ی دانش‌آموزان، FAlSE نمایش بدهیم. بنابراین برای ستون F جلوی عبارت fx می‌نویسیم

=AND(E2>1050, E2

نوشتن فرمول AND در ستون F

نتیجه‌ای که پس از زدن Enter نمایش داده می‌شود.

نتیجه‌ی فرمول AND برای سلول‌های ستون F

می‌توان تابع کاربردی‌تری نوشت

=AND(E2>1050, E2

در این حالت جلوی اسم دانش آموزانی که اهل Wisconsin هستند و SAT آن‌ها بین 1050 و 1950 است، TRUE نوشته می‌شود.

تابع OR:

یکی دیگر از توابع منطقی OR است که اگر بین گزاره‌های ورودی خود حداقل یکی درست باشد خروجی خود را TRUE (صحیح یا معتبر) می‌کند. مانند AND تعداد پارامترهای ورودی می‌تواند زیاد باشد. ساختار کلی به فرم است

=OR(شرط2,شرط1,….)

فرض کنید در ستونF  تابع زیر را نوشته‌ایم

=OR(D2=”Minnesota”, D2=”Wisconsin”, D2=”Iowa”, D2=”Nebraska”, D2=”Missouri”, D2=”North Dakota”, D2=”South Dakota”, D2=”Indiana”, D2=”Michigan”, D2=”Ohio”, D2=”Illinois”, D2=”Kansas”)

در این صورت تنها سطرهایی از ستون F مقدار TRUE می‌گیرند که ستون D آن‌ها یکی از شهرهای فوق باشد.

نتیجه‌ی فرمول OR برای سلول‌های ستون F

اکسل 2013 تابع دیگری دارد که شبیه OR  عمل می کند و نام آن XOR (اکسکولوسیو اُر) است. اگر تعداد پارامترهای ورودی XOR که درست هستند زوج باشد، خروجی XOR صفر و در غیر این صورت یک است.

ترکیب توابع IF, NOT, AND و OR  در excel:

همان‌طور که قبلاً هم گفتم نمی‌توان بدون ترکیب توابع، عبارات قدرتمند و روابط کاربردی نوشت. شاید در ابتدا نوشتن تابعی ترکیبی امری پیچیده به نظر آید. امّا آنقدر هم سخت نیست. تابع ترکیبی

=OR(AND(D2=”California”, E2>1950), AND(D2=”Oregon”, AND(E2>1050, E2

OR ای است که از سه قسمت تشکیل شده است.

AND(D2=”California”, E2>1950)

AND(D2=”Oregon”, AND(E2>1050, E2

AND(OR(D2=”Washington”, D2=”Nevada”), E2

اولین AND ساختاری ساده دارد. دومین AND اگر دانش‌آموز اهل Oregon باشد و SAT او بین 1050 و 1950 باشد خروجی درست برمی‌گرداند. سومین AND هنگامی که دانش‌آموز اهل Washington یا Nevada باشد و SAT او کمتر از 1050 باشد خروجی TRUE برمی‌گرداند. حال چون هر سه AND فوق در یک ساختار OR قرار گرفته‌اند اگر یکی از آن‌ها صحیح برگردانند، در ستون F مربوطه مقدار TRUE نوشته می‌شود و در غیر این صورت FALSE می‌شود.

نتیجه‌‌ی تابع ترکیبی را در شکل زیر ببینید.

در نرم افزار excel برای محاسبات راه های زیادی وجود دارد که یکی از این موارد فرمول های محاسباتی در  اکسل

1.دستور =RAND() این دستور شماره های تصادفی بین 0 و 1 ارائه می نماید. با زدن دگمه F9 هر بار شماره تازه می دهد.

2.دستور =RAND()*100 این دستور شماره های تصادفی بین 0 و 100 ارائه می دهد.

3.دستور =RANDBETWEEN(1;500) این دستور شماره تصادفی بین 1 و 500 ارائه می دهد.               دستور  COMBINدر اکسل:

دوست دارید تعداد حالتهای دو نفره از 10 نفر را محاسبه نمایید، اکسل با دستور COMBIN این کار را برایتان انجام می دهد.

فرمول محاسبه: =COMBIN(10;2)

محاسبه لگاریتم:

برای محاسبه لگاریتم در مبنای ده از دستور =LOG(100) استفاده نمایید. برای محاسبه لگاریتم 10 در مبنای 2 دستور =LOG(10;2) را بنویسید.

محاسبه جذر یک عدد در اکسل :

از دستور =SQRT(10) استفاده نمایید.

دستور SUMIF:

در بین یک سری از اعداد می خواهید مقادیر تعریف شده را با هم جمع نمایید. برای مثال می خواهید مقادیر بیشتر از 15 را جمع نمایید. برای این محاسبه دستور =SUMIF(B2:B50;”>15”)را بنویسید. شاید بخواهید مقادیر مربوط به شخصی خاص را در یک ستون دیگر جمع نمایید، برای این کار از دستور
=SUMIF (A1:A50;”HASAN”;B1:B50) استفاده نمایید.

دستور SUMIFS:

گاهی لازم می شود در یک ستون مقادیری با معیارهای تعریف شده برای داده های موجود در ستونهای دیگر را با هم جمع نمایید. فرض نمایید مقادیری از ستون A را می خواهید جمع نمایید که مقادیر متناظر آنها در ستون B بیشتر از 10 و در ستون D کمتر از 5 باشد. برای انجام این محاسبه از دستور
=SUMIF(A1:A20;B1:B20;”>10”;D1 20;” استفاده نمایید.

دستور POWER:

برای به دست آوردن نتیجه 15 به توان 16 از دستور =POWER(15;16) استفاده نمایید.

دستور SUMX2MY2:

این دستور تفاضل مجذورات ستون X و ستون Y را با هم جمع می نماید. برای این محاسبه از دستور =SUMX2MY2(A1:A20;B1:B20) استفاده نمایید.

دستور SUMX2PY2  در اکسل:

این دستور جمع مجذورات ستون X و ستون Y را با هم جمع می نماید. برای این محاسبه از دستور =SUMX2PY2(A1:A20;B1:B20) استفاده نمایید.

پس از ساخت دیتابیس برای فرمول نویسی و ساخت چک لیست به شیت گزارش می رویم. برای ساخت چک لیست چون سه دسته اطلاعات با عناوین علاقه مندی، شغل و گروه سنی را داریم باید سه چک لیست ایجاد کنیم و فرمول نویسی هم بر اساس این سه دسته انجام می شود.

 سه جدول را ایجاد می کنیم و در کنار هر ردیف آن یک چک باکس می سازیم. در جدول ها به ترتیب؛ گروه سنی، نوع مشاغل و نوع علاقه مندی را در ستون Cمیاوریم. ستون D را برای نوشتن فرمول محاسبه تعداد، خالی می گذاریم.

ایجاد چک باکس  با استفاده از تب DEVELOPER   در اکسل
برای ساخت چک باکس ابتدا باید تب DEVELOPER را در تب های اصلی اکسل فعال کنیم. برای این کار در اکسل  از تب FILE بر روی Options کلیک کرده و در پنجره  پیشرو از منوی سمت چپ گزینه Customize Ribbon را انتخاب می کنیم. در سمت چپ در منوی آبشاری با زدن تیک گزینه Developer را فعال می کنیم.

به شیت گزارش باز می گردیم، از تب Developer قسمت Controls و از جعبه ابزار Insert قسمت Form Controls گزینه Check Box را انتخاب می کنیم.

در قسمتی که چک لیست هارا ایجاد کردیم، در کنار جدول ها و درست مقابل هر یک از ردیف های آن، یک چک باکس رسم می کنیم. پس از رسم چک باکس بر روی آن کلیک راست کرده و از منو، قسمت Edit Text، عبارت Check را از جلوی چک باکس حذف می کنیم. سپس از همان منو، پنجره Format Controls … را باز کرده و از تب Control (مطابق شکل زیر) در قسمت Cell link آدرس سلول سمت راست چک باکس را برای لینک کردن (F4) می دهیم. این کار را برای تمامی چک باکس ها انجام می دهیم. در صورت صحیح انجام شدن موارد ذکر شده در صورت تیک دار کردن چک باس، سلول مجاور TRUE را نشان داده و در صورت برداشتن تیک FALSE می شود.

تا اینجای کار، مقدمات انجام شده است. حال به قسمت سخت کار یعنی نوشتن فرمول محاسبه تعداد، در سلول های ستون D می رسیم.
با توجه به پیچیدگی فرمول در ادامه تا جای امکان فرمول نوشته شده را شرح خواهیم داد. برای این منظور فرمول نوشته شده در سلول D4 را تا رسیدن به نتیجه فرمول؛ یعنی عدد 2، شرح می دهیم. باید توجه داشت که فرمول نوشته شده آرایه ای یک بعدی و نوشته شده در یک سلول می باشد. این فرمول را می توان تنها در سلول های ستون D برای یک چک لیست کپی کرد و فرمول نوشته شده در چک لیست های دیگر از لحاظ آدرس دهی کمی تفاوت دارند و نمی توان به طور کامل از فرمول های چک لیست های دیگر در آن استفاده کرد.

در فرمول بالا از ترکیب توابع IF، SUMPRODUCT، ISNUMBER، MATCH به صورت توابع آرایه ای استفاده شده است. برای راحتی کار فرمول را 3 تکه کرده ایم.
1) DATABASE!$B$3:$B$12=C4:
فرمول بالا قصد شمردن تعداد گروه سنی در هر ردیف چک لیست را از روی دیتا بیس را دارد.

در این فرمول؛ گروه سنی 24- 20 سال واقع در سلول C4، با گروه های سنی واقع در ستون B در شیت دیتا بیس مقایسه شده و در صورت مطابق بودن، جواب TRUE دریافت می شود. تنها بدلیل آرایه ای بودن فرمول، قابلیت چک کردن یک سلول (C4) را با سلول های بازه دیگر(ستون B دیتابیس) داریم. در صورتی که اگر فرمول، معمولی نوشته می شد تنها اجازه مقایسه دو سلول را داشتیم. در روش آرایه ای این مقایسه در حافظه موقت برنامه، سلول به سلول (مطابق شکل بالا) انجام شده و تعداد تطابق ها بدست می آید (در شکل بالا 2 سلول می باشد) و در محاسبات فرمول اصلی استفاده می شود. (در فرمول مسئله ما تابع SUMPRODUCT از این 2 تطابق پیدا شده استفاده می کند.)

2) ((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$C$3:$C$12,IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13),0

این فرمول در مسئله ما نقش شمردن تعداد مشاغل در هر ردیف چک لیست، از روی دیتابیس را دارد.
تابع کلیدی در فرمول بالا MATCH می باشد، (MATCH(DATABASE!$C$3:$C$12,IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13),0

ابتدا برای باز شدن گره فرمول بالا به سراغ فرمول (IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13می رویم. این فرمول در قسمت دوم تابع MATCH و به عنوان بازه جستجو استفاده می شود. ولی با توجه به شرطی که گذاشته شده هر شغلی نمی تواند جزء سلول های بازه جستجو باشد و تنها شغل هایی که در چک لیست مشاغل تیک بخورند شرط بالا را رعایت کرده و در بازه جستجو قرار می گیرند.

  تمامی سلول های بازه F10 تا F13 شرط را رعایت کرده و TRUE می باشند. پس سلول های نظیر آنها در ستون C جزء بازه جستجو می باشند و درصورتی که تیک هریک از چک باکس های بازه F10 تا F13 را برداریم، سلول نظیر آن از بازه جستجو  حذف می گردد.
حال که تکلیف بازه جستجو مشخص شد، به فرمول MATCH باز می گردیم. قسمت اول فرمول ویا سلول های مورد نظرما برای تطابق؛ شامل مشاغل آورده شده در ستون مشاغل دیتابیس می شود. که با جستجوی سلول به سلول آنها به کمک آرایه ای نوشتن فرمول می توان از بازه جستجو مشخص شده است

نتیجه فرمول MATCH همانطور که مشاهده می کنید به صورت بازه بالا در فرمول اصلی استفاده می شود.
چک باکس در اینجا نقش فیلتر را بازی کرده و در صورت برداشتن آن شرط فرمول IF در مورد سلول نظیر چک باکس، برقرار نشده و آن سلول از بازه جستجو حذف می شود. و در بازه نتیجه فرمول MATCH چون سلولی که برای تطابق جستجو می شود در بازه جستجو موجود نمی باشد، اثر آن در بازه نتیجه به صورت ارور #N/A نمایش داده خواهد شد و در شمارش فرمول اصلی بحساب نمی آید. در قسمت سوم فرمول MATCH هم از صفر استفاده شده تا فقط جایگاه انطباق های دقیق در بازه نتیجه ظاهر شود.

((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$C$3:$C$12,IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13),0

حالا از فرمول شماره 2 تنها تابع ISNUMBER باقی مانده است. کار این تابع؛ تبدیل نتایج بدست آمده در بازه نتیجه MATCH به صورتTRUE و FALSE می باشد. در صورتی که در بازه نتیجه MATCH، ارور #N/A نباشد ویا به عبارتی عدد باشد، ISNUMBER به ما نتیجه TRUE یا 1 و در صورت ظاهر شدن ارور به ما نتیجه FALSE ویا 0 می دهد.
در کل می توان از فرمول 2 نتیجه گرفت که اگر در چک لیست گزینه ای تیک دار نباشد، فرمول اصلی برای آن صفر منظور کرده و در محاسبات استفاده نمی کند و در صورت تیک دار بودن، 1 منظور شده و در محاسبات استفاده می شود.

3) ((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$D$3:$D$12,IF($F$16:$F$18,$C$16:$C$18,""),0

این فرمول دقیقا مانند فرمول شماره 2 عمل کرده در مسئله ما نقش شمردن تعداد علاقه مندی در هر ردیف چک لیست از روی دیتابیس را دارد. فقط در آدرس دهی باید آدرس های مربوط به علاقه مندی را منظور کرد در نهایت با ترکیب سه فرمول فوق، سه نتیجه به صورت سه بازه 0 و 1 یا TRUE و FALSE بدست می آید که با قرار دادن آنها در تابعSUMPRODUCT، نتیجه نهایی (برای چک باکس اول 2 می شود) بدست می آید.

*(((SUMPRODUCT((DATABASE!$B$3:$B$12=C4)*(ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$C$3:$C$12,IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13),0

(((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$D$3:$D$12,IF($F$16:$F$18,$C$16:$C$18,""),0)

به یک نکته باید توجه کرد که فرمول SUMPRODUCT نوشته شده تنها در صورتی بکار می آید که تیک چک باکس را گذاشته باشیم. به همین خاطر فرمول SUMPRODUCT را با یک فرمول IF به تیک دار کردن چک باکس و یا TRUE بودن سلول نظیر آن مشروط می کنیم. در صورت نداشتن تیک در ستون تعداد، مقداری برای این چک باکس یا بازه سنی محاسبه نمی شود.

*(((IF(F4,SUMPRODUCT((DATABASE!$B$3:$B$12=C4)*(ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$C$3:$C$12,IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13),0=

("",((((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$D$3:$D$12,IF($F$16:$F$18,$C$16:$C$18,""),0)

این فرمول را می توان در تمام سطر های یک چک لیست کپی کرد ولی برای چک لیست های دیگر اندکی باید در آدرس دهی تغییراتی داد. در مثال ما این فرمول برای چک لیست گروه سنی کاربرد دارد و می توان در سلول های D4 تا D8 کپی کرد.
باتوجه به سه زیر فرمولی که داشتیم، به ترتیب فرمول یک آدرس دهی مربوط به عنوان چک لیستی است که فرمول را برای آن می نویسیم و به دو فرمول دیگر آدرس اطلاعات مربوط به دو چک لیست دیگر را می دهیم.

1) چک لیست گروه سنی = کپی فرمول در خانه های D4 تا D8
(((IF(F4,SUMPRODUCT((DATABASE!$B$3:$B$12=C4)*(ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$C$3:$C$12,IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13),0}=

{("",((((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$D$3:$D$12,IF($F$16:$F$18,$C$16:$C$18,""),0)

2) چک لیست شغل = کپی فرمول در خانه های D10 تا D14

(((IF(F10,SUMPRODUCT((DATABASE!$C$3:$C$12=C10)*(ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$B$3:$B$12,IF($F$4:$F$7,$C$4:$C$7),0}=

{("",((((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$D$3:$D$12,IF($F$16:$F$18,$C$16:$C$18,""),0)

3) چک لیست علاقه مندی = کپی فرمول در خانه های D16 تا D18
(((IF(F16,SUMPRODUCT((DATABASE!$D$3:$D$12=C16)*(ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$B$3:$B$12,IF($F$4:$F$7,$C$4:$C$7),0}=

{("",((((ISNUMBER(MATCH(DATABASE!$C$3:$C$12,IF($F$10:$F$13,$C$10:$C$13,""),0)

همانطور که ملاحظه می کنید؛ این فرمول برای تمام چک لیست ها، مشابه می باشد و تنها در آدرس دهی تفاوت دارد. این فرمول را می توان برای هر تعداد چک لیست، با هر تعداد ردیف، بسط داد و تنها باید دقت داشت که به ازای هر چک لیست یک فرمول MATCH باید نوشته شود

خی مواقع پیش می آید که قصد داشته باشید سلول ها، ستون ها یا ردیف های موجود در پروژه اکسل خود را پنهان سازید. برای مثال اگر اطلاعات اضافه ای را در پروژه خود وارد کرده باشید و نمی خواهید که در خروجی شما نمایش داده شوند به این کار نیاز پیدا می کنید. بنابراین در ادامه مطلب یک ترفند جالب را برای مخفی سازی سلول ها، ردیف ها و یا ستون های اکسل برای شما کاربران گرامی ترفندها معرفی خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

پنهان سازی سلول های اکسل

در اکسل نمی توان یک سلول را بصورت کامل پنهان ساخت اما می توان آن را بصورت ظاهری جایگزین نمود. بدین منظور سلول یا سلول های (با نگه داشتن کلید Ctrl یا Shift) خود را انتخاب کنید. بعد از آن کلیک راست کرده و بر روی گزینه ی Format Cells کلیک کنید.

در پنجره ای که نمایش داده می شود مطمئن شوید که تب Number انتخاب شده است. در پنل Category، قسمت Custom را انتخاب کرده و سپس در فیلد Type عبارت ;;; را تایپ نمایید. توجه داشته باشید که شما قادر خواهید بود بعداً جهت نمایش دوباره محتوا، این نوع فیلد را به حالت اولیه باز گردانید. سرانجام بر روی دکمه ی OK کلیک کنید.

مشاهده خواهید کرد که اطلاعات موجود در سلول پنهان شده است اما مقدار یا فرمول آن هنوز موجود بوده و در داخل نوار فرمول (Formula Bar) نمایش داده می شود.

جهت آشکارسازی دوباره محتوا می توانید همین مراحل را تکرار کرده و اینبار به جای Custom نوع اصلی محتوا (در این مثال Number) را انتخاب کنید. توجه داشته باشید اگر در سلول های مخفی شده چیزی را تایپ کنید پس از اتمام دوباره به حالت پنهان در می آیند اما فرمول جدید ذخیره خواهد شد.

پنهان سازی ردیف ها و ستون ها در اکسل

اگر یک پروژه عظیم اکسل را دارا می باشید ممکن است قصد مخفی کردن برخی از ستون ها یا ردیف ها را داشته باشید. برای ردیف ها می توانید بر روی عدد آن کلیک راست کرده و سپس گزینه ی Hide را انتخاب کنید. در صورتیکه قصد دارید چندین ردیف را پنهان کنید می توانید کلید Ctrl را نگه داشته و تمام ردیف های موردنظر خود را انتخاب نمایید. سرانجام بر روی یکی از آنها کلیک راست کرده و بر روی گزینه ی Hide کلیک کنید.                                                                                                                         

مشاهده می کنید که عدد ردیف های مخفی شده نیز دیگر در داخل لیست نمایش داده نمی شود و به جای آن یک بردار دو خطی در میان دو عدد قبل و بعد ظاهر می شود.                   

پنهان سازی ستون ها یک امر متداول و کاربردی در اکسل بوده و به همین علت نیز یک راه بسیار ساده برای آن در نظر گرفته شده است. کافیست بر روی ستون موردنظر خود کلیک راست کرده و گزینه ی Hide را انتخاب نمایید.

همانطور که مشاهده می کنید ستون ها مخفی شده و یک بردار دو خطی در میان ستون های قبل و بعد نمایش داده می شود.

جهت آشکارسازی دوباره ردیف یا ردیف ها می توانید ستون بعد و قبل آن را انتخاب کنید. سپس کلیک راست کرده و بر روی گزینه Unhide کلیک کنید.

برای نمایش دوباره ستون مخفی شده نیز ستون های دو طرف آن را انتخاب کرده و بعد از کلیک راست کردن، گزینه ی Unhide را انتخاب کنید.

امیدوارم که از این آموزش  اکسل  نهایت استفاده را کرده باشید.

یکی از ساده‌ترین راه‌های اضافه کردن جلوه تصویری در اکسل، اضافه کردن یک شکل (مانند مستطیل یا بیضی) یا یک خط است. شکل‌ها و خط‌ها می‌توانند توجه را به قسمت‌هایی از متن یا داده‌های دیگر جلب کنند، یک جلوه پس زمینه زیبا ایجاد کنند یا بعنوان یک عنصر طراحی عمل کنند. همچنین با استفاده از ابزارهای ترسیم می‌توانید کمان و اشکال خاص ایجاد کنید. وقتی که از ابزارهای ترسیم استفاده می‌کنید، Drawing Canvasدر اکسل  (یک امکان جدید در برنامه‌های آفیسXP) بصورت پیش فرض ظاهر می‌شود. یک ناحیه قابدار، اشکال را از بقیه قسمت‌های سند جداگانه می‌دارد و به شما امکان می‌دهد تا آنها را بصورت یک گروه، جابجا کنید یا تغییر اندازه دهید. داخل چارچوب Drawing Canvas می‌توانید شکل‌ها و خط‌های متعددی رسم کنید.

 نوار ابزار Drawing را باز کنید 

 ابزارهای ترسیم آفیس، در Word، Excel و Power Point قابل دستیابی هستند. برای مشاهده آنها، نوار ابزار Drawing را باز کنید. (روی یکی از نوارهای ابزار کلیک راست کنید و از منوی حاصله، Drawing را انتخاب کنید. یا، روی دکمه Drawing در نوار ابزار Standard کلیک کنید.) توجه کنید که این نوار ابزار بصورت پیش فرض در Power Point نمایش داده می‌شود.

 انتخاب یک ابزار ترسیم  در اکسل 

 در نوار ابزار Drawing، روی ابزار شکل مورد نظر کلیک کنید. برای مثال، برای رسم یک مستعطیل، روی ابزار Rectangle کلیک کنید. اشاره‌گر ماوس به شکل علامت عدسی میکروسکوپ در می‌آید و Drawing Canvas ظاهر می‌شود.

 شکل مورد نظر را رسم کنید  

 اشاره‌گر ماوس را داخل Drawing Canvas بکشید و شکل مورد نظر را رسم کنید. وقتی که این شکل به اندازه و شکل مورد نظر رسید، دکمه ماوس را رها کنید. حال می‌توانید در صورت لزوم، این شیء را تغییر اندازه دهید، بچرخانید، جابجا کنید یا فرمت دهی کنید.

 اندازه Drawing Canvas را تغییر دهید  

 یرای تنظیم کردن اندازه Drawing Canvas تا به اندازه شکلی که ترسیم کرده‌اید در آید، روی یکی از دسته‌های آن کلیک کنید و بکشید یا یکی از گزینه‌های نوار ابزار Drawing Canvas را انتخاب کنید. برای مثال، می‌توانید اندازه چارچوب Drawing Canvas را تغییر دهید تا دقیقاً دور شکلی که ترسیم کرده‌اید را بگیرد یا اندازه Canvasرا زیاد کنید تا فضای بیشتری دور شکل را فرا بگیرد.

 شیوه خط جدید را مشخص کنید  

 با کلیک کردن روی دکمه text Wrapping در نوار ابزار Drawing Canvas می‌توانید شیوه خط جدید را برای شکل مشخص کنید. برای مثال، اگر بخواهید که شکل، پشت متن قرار گیرد، روی دکمه text Wrapping در نوار ابزار Drawing Canvas کلیک کنید و از لیست کشویی، گزینه Behind text را انتخاب کنید.

 Drawing Canvas را غیر فعال کنید  

 وقتی که شکل مورد نظر را روی Drawing Canvas رسم کردید، خارج از چارچوب آن کلیک کنید. چارچوب Drawing Canvas و نوار ابزار Drawing Canvas بسته می‌شود.

* توجه  *

 استفاده از  Auto Shapeدر excel

اگر نمی‌خواهید خودتان شکل رسم کنید، از شکل‌های از پیش رسم شده موجود استفاده کنید. روی دکمهAuto Shapes در نوار ابزار Drawing کلیک کنید تا لیستی از گروها را باز کنید. گروهی که می‌خواهید را انتخاب کنید. یک صفحه از شکل‌ها ظاهر می‌شود. شکلی که می‌خواهید رسم کنید را انتخاب کنید. بعد می‌توانید این شکل را در صفحه رسم کنید.

ترسیم بدون Drawing Canvas

لازم نیست که حتماً داخل چارچوب Drawing Canvas رسم کنید، اگر چه برای سازماندهی اشکالی که رسم می‌کنید سودمند است. شما می‌توانید اشکال را در هر کجای سند خود ترسیم کنید.

غیر فعال کردن  Drawing Canvas در اکسل

برای غیر فعال کردن قابلیت Drawing Canvas، از گزینهTools گزینهOptions را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Options باز شود. در برگه General، کادر انتخاب Automatically Create Drawing Canvrs When Inserting Autoshapes را از حالت انتخاب خارج کنید.

نوار بالای اکسل را Ribbon می گویند، البته در تمامی نرم افزار های افیس این نوار وجود دارد و امکانات خوبی ا برای ما در دسترس قرار داده اند، در گذشته منو ها بجای Ribbon بودند، اما ریبون ها زیبا تر و قابل درک تر هستند.

در ابتدا که اکسل را باز می کنید، ریبون بر روی تب (tab) اصلی یعنی Home قرار دارد،در این آموزش  اکسل هدف ما یادگیری  چکونگی بستن  ریبون  یا به عبارتی آن را مینیمایز minimize  کنید یا چگونه عناصر دلخواه را به آن اضافه یا کم کنیم به عبارتی آن را کاستومایز کنیم

تب ها در ریبون

تب های  excelبه صورت زیر هستند:

File, Home, Insert, Page layout, Formulas, Data, Review و View.

تب Home شامل پر کاربرد ترین مواردی هست که شما در اکسل به آن نیاز دارید.

کوچک کردن نوار ریبون در اکسل (Minimize the Ribbon)

شما می توانید این نوار را کوچک کنید تا فضای بیشتری داشته باشید، برای این کار هر جایی از ریون کلیک راست کنید و روی Minimize the Ribbon کلیک کنید.

البته از کلید های Ctrl+F1 هم می توانید استفاده کنید.

نتیجه به صورت زیر است:

تغییر در نوار ریبون (Customize the Ribbon) در اکسل

در این قسمت شما می آموزید که چکونه ریبون را تغییر دهید، چیزاهایی به آن کم و زیاد کنید و یا اصلا تبی اضافه یا کم کنید.

 کلیک راست کنید و گزینه Customize را انتخاب کنید

در این پنجره دو ستون دارید، ستون سمت چپ امکاناتی که اکسل دارد، البته این امکانات دسته بندی شده اند، همانطور که در شکل زیر می بینید الان دسته Popular Commands انتخاب است که ابزار های پرکاربرد را به شما نشان می دهد، می توانید انرا تغییر دهید تا تمامی ابار ها و کامند ها به شما نشان داده شوند و در کنار این ستون، ستون سمت راست نمایانگر ریبون هست به همراه دسته بندی تب ها، خب می توانید تعیین کنید کدام امکان در کدام تب قرار بگیرد یا با کلیک بر روی دکمه New Tab می توانید تبی جدید ایجاد کنید:

حال تب جدید ساخته شد می توانید به آن امکاناتی اضافه کنید:

مثلا Quickprint را در سمت چپ انتخاب کرده و new group را در سمت راست انتخاب کنید و با زدن کلید add گزینه QuickPrint به سمت راست در زیر مجموعه new Group اضافه می شود.

البته درون تب ها را می توان گروه بندی کرد در شکل زیر تب new Tab  یک گروه زیر مجموعه خودش دارد که new group است. نام این ها را نیز می توان تغییر دارد، هر کدام را خواستید انتخاب کنید و rename را بزنید، برای ساخت گروه جدید هم هر تبی را خواستید انتخاب کنید و روی new group کلیک کنید.

در سمت چپ ملاحضه می نمایید که گزینه ای با نام QuickAccessToolbar مشاهده می کنید

برای ایجاد یک گزارش جدول محور در اکسل راه کارهای متنوع وزیادی وجود دارد  در این آموزش اکسل پیشرفته باهم یکی الز موارد رو مورد بررسی قرار می دهیم

Microsoft Excel را باز کرده و تب Data را از نوار منو انتخاب کنید.  روی From Other Sources کلیک کرده و گزینه ی From Other Sources را، انتخاب کنید.

در مرحله ی بعدی نام سرور SSAS را تعیین کرده و اعتبارات را وارد کنید. اگر موارد را در ماشین داخلی دارید، می توانید از localhost نیز به عنوان نام سرور استفاده کنید.

 

اگر توانستید به نمونه ی SSAS تعیین شده با موفقیت متصل شوید، در مرحله ی بعد باید قادر به انتخاب دیتابیس باشید و SSAS "Sales" بوده و مکعب Sales را پیدا کنید. مکعب Sales را انتخاب کنید و به مرحله ی بعدی بروید.

در مرحله ی بعدی نام فایل اتصال را برای ذخیره کردن تعیین کنید. این فیال با عنوان یک فایل ODC ذخیره خواهد شد  هنگامی که تمایل دارید در کتاب کارهای دیگری از همان اتصال استفاده کنید، می توانید مجددا از این اتصال استفاده کنید.

پس از ذخیره ی فایل برای انتخاب نوع گزارشی که می خواهید ایجاد کنید، با گزینه های مربوط به جلو برده خواهید شد. ما با گزینه های پیش فرض پیش می رویم و PivotTable Report  را انتخاب می کنیم.

 
پس از انتخاب “PivotTable Report”با گزینه هایی برای انتخاب بعد، ویژگی ها و اندازه گیری ها برای قرار گرفتن در جدول محور، باز خواهد شد. همانطور که در تصویر زیر نمایش داده شده، مقادیر را انتخاب کنید. هدف ما نمایش رده بندی ایجاد شده در بعد Sales Territory  روی ستون های محور، مجموعه ی نام گذاری شده ی Internet Sales Top 25 روی ردیف های محور و اندازه گیری محاسبه ی شده ی Total Sales  در محدوده ی مقادیر می باشد.

پس از ایجاد گزینش های بالا گزارش شما باید مانند تصویر زیر به نظر برسد. با استفاده از ویژگی های موجود در تب Options  در اکسل می توانید این گزارش را فرمت کرده و به آن ظاهر حرفه ای تری بدهید.

در نرم افزار اکسل برای مرتب سازی داده ها ترفند های  کاربردی متنوع و زیادی  وجود  دارد.در این آموزش اکسل به معرفی  تعدادی از این موارد می پردازیم 

1- عدم نمایش تبها و شیتها در قسمت پائینی اکسل

بعضی وقتها فایل اکسلی رو در اختیار شما قرار میدن و میگن که توی شیت سوم اطلاعات مد نظر شما وجود دارد ولی شما وقتی فایل اکسلی را باز می کنید می بینید که یک شیت بیشتر وجود ندارد و بقیه شیتها نمایش داده نمی شود و در کمال تعجب جایی برای کلیک راست کردن و نمایش شیتهای مخفی هم وجود ندارد. برای حل مشکل مراحل ذیل را دنبال کنید.

• روی گزینه file کلیک کنید و به قسمت option بروید.
• در پنجره باز شده به تب Advanced بروید.
• در قسمت Display option for this workbook تیک گزینه Show Sheets Tab را بزنید.

2- حل مشکل اعدادی که به صورت متن وارد شده اند

فرض  کنید در ستون A1 الی A12 مجموعه ای از اعداد را وارد کرده اید و در A13 فرمولی می نویسید که A1:A12 را جمع کند و در کمال تعجب می بینید جواب اشتباه است و با کمی دقت متوجه می شوید که در گوشه بالا سمت راست برخی از سلولها رنگ سبزی جلب توجه می کند که می خواهد یادآوری کند که در این سلول داده عددی با قالب متن وارد شده و در نتیجه در حاصلجمع محاسبه نمی شود. راه حل چیست؟

• شما می توانید تک تک سلولهایی که این مشکل را دارند انتخاب کرده و گزینه Convert to number را بزنید که راه خسته کننده با درصد خطای بالایی است.
• راه دوم این است که در یک سلول که مطمئن هستید از نوع عددی است عدد 1 را وارد کنید و روی سلول کلیک راست کرده و Copy را بزنید و سپس محدوده ای که مشکوک هستید در آن اعداد به صورت متنی ذخیره شده باشند راست کلیک کرده و گزینه Paste Special را بزنید و مانند تصویر زیر گزینه Multiply را انتخاب کرده و ok کنید.

3- حذف فضای خالی ما بین نوشته ها در  اکسل

بعضا فاصله های ناخواسته ای بین نوشته در اول یا آخر و یا وسط آنها وجود دارد که شما می خواهید آنها را حذف کنید.راه حل:

از فرمول Trim به شکل زیر استفاده کنید. که در فیلم آموزشی نیز مشخص است.

=Trim(a1)

4- حذف سلولهای خالی موجود در محدوده در اکسل و یا تغییر نام آنها

محدوده مورد نظر که دارای سلولهای خالی هست را انتخاب نمائید.

• کلیدهای ترکیبی Ctrl+G را بزنید
• روی گزینه Special کلیک کنید تا پنجره Go To Special باز شود.
• حال گزینه Blank را انتخاب کرده و OK کنید.
• می بینید که سلولهای خالی به حالت انتخاب در آمده است که می توانید آنها را حذف کنید.
• اگر خواستید آنها را تغییر نام دهید در همان حالت انتخاب متن مورد نظر خود را تایپ کرده و کلیدهای ترکیبی Ctrl+Enter را بزنید.

5- جدا کردن نام و نام خانوادگی که در یک ستون وارد شده و تقسیم به دو ستون

فرض می کنیم ستونی داریم که در آن وارد شده    “نادر بحری تهران” و شما می خواهید این ستون به سه ستون   “نادر” “بحری” “تهران” تبدیل شود.

• ستون مورد نظر خود را انتخاب کرده و کلیدهای ترکیبی Alt+A+E بزیند
• پنجره Convert Text To Column نمایش داده خواهد که مانند فیلم آموزشی عمل کنید

6- مشاهده داده های تکراری در محدوده

قبلا دوره کامل و مفصلی در مورد جلوگیری از ورود داده های تکراری داشته ایم ولی راهی ساده و خلاصه معرفی می کنیم.

• محدوده مورد نظر را انتخاب نمائید و کلیدهای ترکیبی Alt+H+L+H+D را بزنید (در تب Home روی Conditional Formatting کلیک کنید) که منوی مربوط به Conditional Formatting باز می شود که باید Duplicate values را انتخاب کرده و نتیجه را ببینید.

7- جایگزین کردن عدد صفر با سلول خالی

• محدوده مورد نظر را انتخاب نمائید روی گزینه File کلیک کنید
• به Option بروید  و از تب Advanced بروید
• در قسمت Display Option for this worksheet تیک گزینه Show a Zero in cells… را بزنید

8- پاک کردن فرمت و تغییراتی که در شیت اعمال کرده اید.

• محدوده مورد نظر را انتخاب نمائید و به تب Home بروید
• در قسمت Editing روی Clear کلیک کنید و گزینه Clear Formatting را انتخاب کنید.

 راه‌های مختلفی برای وارد کردن اعداد و محاسبه کردن مقدار فرمول‌ها وجود دارد.

1) فرمول‌های اکسل را به شکل دستی وارد کنیم

Long Lists: =SUM(B4:B13)

Short Lists: =SUM(B4,B5,B6,B7); =SUM(B4+B5+B6+B7)

یا ماوس را روی اولین سلول خالی در انتهای لیست‌تان بیاورید (یا هر سلول دیگر) و بر روی علامت «+» کلیک کنید، سپس روی B4 کلیک کنید، دوباره علامت «+» را بزنید و اینبار B5 را کلیک کنید و به همین صورت تا آخر؛ در نهایت کلید اینتر را فشار دهید. اکسل لیست شما را به شکل =+B4+B5+B6+B7 جمع خواهد زد.

2) با کلیک بر روی کلید وارد کردن تابع

با اینکار که از شاخه (فرمول‌ها) قابل انجام است قادرید  یکی از توابع اکسل را از لیست انتخاب کنید:

=COUNT(B4:B13)

اعداد قرار گرفته در دامنه را می‌شمارد

=COUNTA(B3:B13)

تمامی کراکترهای موجود در دامنه را می‌شمارد
3) تابعی را از 1 گروه انتخاب کنید

با اینکار قادرید جستجوی خود را محدودتر کرده و تابع مورد نظرخود را از شاخه‌های اقتصادی، منطقی یا تاریخ/زمان انتخاب کنید، برای نمونه:

=TODAY()

وارد کردن تاریخ روز.
4) دکمه استفاده‌های اخیر

با استفاده از این دکمه توابعی که به تازگی بکار برده‌اید نشان داده خواهند شد. اینکار سرعت انجام کارها را به شکل چشم‌گیری افزایش می‌دهد.

=AVERAGE(B4:B13)

لیست را جمع می‌زند، میانگین را محاسبه می‌کند.
5) توابع خودکار زیر دکمه جمع‌زدن خودکار در اکسل

توابع خودکار از دسته کاربردهای دلخواه خود من هستند، زیرا بسیار سریع عمل می‌کنند. محدوده سلول و تابع را انتخاب کنید و نتایج بدون هیچ کار اضافی نشان داده خواهند شد. برای مثال:

=MA B4:B13)

بیشترین مقدار لیست را نشان می‌دهد،

=MIN(B4:B13)

کمترین مقدار لیست را نشان می‌دهد.

نکته: چنان چه ماوس شما روی سلول خالی زیر دامنه سلول‌ها قرار داشته باشد، اکسل گمان خواهد کرد که این مکان انتهای لیست شما است و آن‌را پررنگ خواهد کرد.

نکته: در میان فرمول‌های پایه، دکمه (AutoSum) «جمع‌زن خودکار» بهترین انتخاب است، زیرا با مشخص شدن خودکار دامنه سلول‌ها فقط کافی است دکمه اینتر را بزنید و نتایج را مشاهده کنید.

نکته: سریع‌ترین راه برای محاسبه مجموع یک لیست قرار دادن ماوس در انتهای لیست و فشار دادن کلیدهای ترکیبی (Alt+) و سپس اینتر است. اکسل لیست را پررنگ کرده و مجموع را محاسبه می‌کند.

5 فرمول مفید برای کارهای روزمره

فرمول‌های زیر ممکن است نام‌های نا‌آشنایی داشته باشند، اما می‌توانند در شرایط بحرانی به دردتان بخورند.

*توجه*: بعضی از فرمول‌ها نیازمند یک سلول، دامنه‌ای از سلول‌ها و یا یک متن برای انجام محاسباتشان هستند. شما قادرید دامنه و سلول را بصورت دستی یا خودکار مشخص کنید.

1) =DAYS

این فرمول برای محاسبه تعداد روزهای موجود بین 2 تاریخ بکار می‌رود.

مثال: تاریخ اتمام 12 اکتبر 2015 منهای تاریخ شروع 31 مارچ 2015 = 195 روز

=DAYS(A30,A29)

2) =NETWORKDAYS

این فرمول مشابه مورد قبلی است اما با این تفاوت که تعداد روزهای کاری را نمایش خواهد داد. تنظیماتی هم برای نادیده گرفتن روزهای تعطیل وجود دارد اما باید به صورت دامنه‌ای از تاریخ‌ها وارد شود.

مثال: تاریخ شروع 31 مارچ 2015 منهای تاریخ اتمام 12 اکتبر 2015 = 140 روز

=NETWORKDAYS(A33,A34)

3)=TRIM

اگر به شکل مداوم در حال تایپ کردن متن به داخل فایل اکسل هستید، پس باید گفت (TRIM) می‌تواند جان‌ شما را نجات دهد. معمولا اگر یک متن را وارد فایل اکسل کنید همه‌ جای سلول پر از فاصله و فضاهای خالی خواهد شد. (TRIM) می‌تواند این فضاهای خالی را در کسری از ثانیه محو کنید. فقط کافیست فرمول زیر را یکبار وارد کنید و آن‌را تا انتهای لیست کپی نمایید.

مثال: =TRIM به همراه آدرس سلول در داخل پارنتز

=TRIM(A39)

4) =CONCATENATE

اگر اطلاعات زیادی وارد فایل اکسل می‌کنید این فرمول‌ هم بسیار به دردتان خواهد خورد. این فرمول محتوای یک یا چند سلول را با هم ترکیب کرده و در یک سلول می گنجاند. برای نمونه: در پایگاه اطلاعات: تاریخ‌ها، ساعت‌ها، شماره تلفن‌ها و سایر داده‌های مختلف را که معمولا در فیلدهای جداگانه گنجانده می‌شوند را با هم ترکیب می‌کند. برای جدا کردن موارد و ایجاد فاصله بین‌شان باید علامت نگارشی مورد نظرتان را داخل علایم “” قرار دهید.

مثال: =CONCATENATE به همراه (ماه،”space”،روز،”comma space”،سال) بدین شکل موارد ترکیب شده با فاصله و کاما از هم جدا خواهند شد.

فرمول برای وارد کردن تاریخ:

=CONCATENATE(E33,” “,F33,”, “,G33)

فرمول برای وارد کردن شماره تلفن:

=CONCATENATE(E37,”-“,F37,”-“,G37)

5) =DATEVALUE

DATEVALUE تمامی فرمول‌های فوق را در غالب یک تاریخ اکسل در می‌آورد، در نتیجه اگر می‌خواهید از این تاریخ‌ها برای محاسبات بعدی استفاده کنید استفاده از این فرمول بسیار مفید خواهد بود. کار با آن آسان است، کافیست DATEVALUE را از لیست فرمول‌ها انتخاب کنید، بر روی فیلد «Date_Text» کلیک کنید، بر روی سلول مورد نظرتان کلیک کنید، روی OK کلیک کنید و کپی را انجام دهید. خروجی شماره سریال‌های اکسل خواهند بود پس باید به نحو مقابل فرمتی برای لیست‌تان انتخاب نمایید: Format>Format Cells>Number>Date

=DATEVALUE(H33)

3 روش مفید اضافی برای کار با فرمول‌ها

• روش اول: برای تبدیل متن یا عدد به فرمول‌های اضافی نیاز ندارید. فقط کافیست آن‌ها را کپی کنید و به عنوان نوع‌ خاص (Special>Values) پیست‌شان کنید. چرا با استفاده از فرمول‌های تبدیل نوع خودتان را اذیت کنید؟ شاید با اینکار محتوای سلول‌ها شبیه به شماره تلفن‌ به نظر برسند اما در واقع فرمول هستند که نه می‌شود جا‌به‌جایشان کرد و نه می‌توان تغییرشان داد.
• روش دوم: اگر از روش فوق برای تبدیل نوع تاریخ‌ها استفاده کنید (Paste>Special>Values)، نتیجه متن شده و قابل تبدیل نوع تاریخ واقعی نخواهد بود. تاریخ‌ها به فرمول DATEVALUE نیاز دارند تا به صورت تاریخ‌های واقعی دربیایند.
• روش سوم: فرمول‌ها همیشه با حروف بزرگ نمایش داده می‌شوند، اما اگر آنها را با حروف کوچک تایپ کنید، اکسل به صورت خودکار آنها را به حروف بزرگ در‌می‌آورد. همچنین به یاد داشته باشید که هیچ فاصله‌ای در فرمول‌ها و توابع وجود ندارد. اگر فرمولی کار نکرد مطمئن شوید که فاصله‌ای بین نوشته‌ها وجود نداشته باشد

برنامه های متفاوتی می‌توانند برای رسم نمودار به کار برده شوند. پرکاربردترین، آسان ترین و جامع ترین برنامه موجود، برنامه‌ی Excel از مجموعه‌ی Microsoft Office می‌باشد. این نرم افزار هرچند حرفه‌ای نیست و خیلی از پژوهش‌گران از برنامه های دیگری مثل SPSS‌ یا msTAT استفاده می‌کنند، اما شروع خوبی برای یادگیری کاربرد نمودارها و رسم آن‌ها به کمک کامپیوتر می‌باشد.

ابتدای کشیدن نمودار، وارد کردن داده‌ها در یک کاربرگ (worksheet) از برنامه‌ی Excel می‌باشد. اسم متغیرها یا گروه داده‌ها را نیز بالای ستون مربوط به آن بنویسید. عموما متغیر یا گروه داده را در ستون اول و فراوانی یا مقدار هر گروه یا متغیر را در ستون بعد روبروی آن وارد می‌کنند. برنامه‌ی Excel متغیر یا گروه داده را به صورت اتوماتیک، روی محور افقی و فراوانی یا مقادیر را روی محور عمودی نمایش می‌دهد.

انواع مختلفی از نمودارهای پیش‌فرض در برنامه‌ی Excel وجود دارد که هر یک دارای کاربرد خاص خود می‌باشد. به عبارتی هر یک از انواع نمودارها برای شرح داده‌های خاصی مناسب‌ترند. در ادامه پرکاربردترین انواع نمودارها و نحوه‌ی کشیدن آن‌ها بیان می شود.

نمودار میله ای در اکسل:

زمانی که داده ها یا متغیرهای گسسته یا دسته بندی شده داریم، نمودار میله‌ای یک نمودار واضح برای نمایش داده‌هاست. برای نمونه تعداد فرزندان خانواده یا تعداد افرادی که به یک سوال پاسخ درست داده‌اند، داده‌های گسسته‌اند. متغیر دما را می‌توان به عنوان نمونه به 3 دسته‌ی 34-25، 44-35 و 54-45 طبقه بندی کرد. برای تحلیل خیلی از پرسش‌نامه‌ها نیز نمودار میله‌ای می‌تواند مناسب باشد.

برای کشیدن نمودار در Excel داده‌ها را وارد کنید:

پس از آن ستون فراوانی‌ها را انتخاب کنید.

آنگاه از منوی بالا سربرگ Insert را انتخاب کنید. انواع نمودار را در این جا می‌بینید. برای کشیدن نمودار میله‌ای از الگوی Column یا Bar استفاده کنید.

بنا به کارایی و سلیقه‌ی خودتان می‌توانید هر یک از این 5 مدل نمودار را به عنوان نمودار میله‌ای برگزینید. با کلیک روی نمودار مورد نظر، نمودار میله‌ای حاویه مقادیر مورد نظر شما کشیده می‌شود و به شکل یک شی منفرد روی کاربرگ شما نمایش داده می‌شود. با کلیک و راست‌کلیک بر روی بخش‌های مختلف نمودارتان، قادرید گزینه‌های آن را از قبیل رنگ، نام نمودار، برچسب‌ها، سه‌بعدی بودن، پس‌زمینه‌ی نمودار و … را به صورت های مختلف تغییر دهید. با گرفتن و کشیدن نمودار قادرید جای آن را در کاربرگ‌تان تغییر دهید.

در وضعی که بیش‌تر از 1 متغیر وجود داشته باشد نیز می‌توان از نمودار میله‌ای استفاده کرد. برای مثال اگر غلظت یک ماده را در سه دمای مختلف اندازه‌گیری کرده باشیم، برای رسم نمودار میله‌ای داده‌ها را وارد می‌کنیم:

متغیرهای مورد نظر را انتخاب کنید. دقت داشته باشید که متغیر دما را انتخاب نکنید زیرا احتیاج نیست و نباید درون نمودار کشیده شود. سپس در قسمت نام‌گزاری محورهای نمودار می‌توانید آن را در نظر بگیرید.

دوباره با رفتن به قسمت insert و انتخاب Column یا Bar نمودار میله‌ای مورد نظرتان را کلیک کنید. با انتخاب روی نمودار مورد نظر، نمودار میله‌ای کشیده می‌شود.

نمودار دایره‌ای در excel:

نمودار دایره‌ای برای داده‌های گسسته و پیوسته قابل استفاده است. این نمودار برای نمایش دادن نسبت بین اجزاء و یک کل استفاده می شود. هنگامی که یک مطلب را به بخش‌هایی تفکیک کنیم، نمودار دایره‌ای خیلی مناسب است. برای مثال درآمد یک شرکت به بخش‌های مختلف تعلق می‌گیرد. می‌توان آن را با نمودار دایره‌ای نشان داد.

برای کشیدن نمودار در Excel ابتدا داده‌ها را وارد کنید:

با رفتن به برگه Insert و کلیک کردن Pie نمودار دایره‌ای مورد نظرتان را انتخاب کنید. با کلیک روی آن، نمودار دایره ای کشیده می‌شود.

نمودار پراکنش:

در زمانی که داده‌های مختلف دسته‌بندی نشده برای دو متغیر داشته باشیم و بخواهیم آن 2 را نسبت به هم مقایسه کنیم نمودار پراکنش نمودار مناسبی است. برای مثال مقایسه‌ی معدل دانشگاه و معدل دیپلم. یا تعداد فرزندان و سطح درآمد.

برای کشیدن نمودار ابتدا داده‌ها را در اکسل وارد می‌کنیم.

بعد ستون‌های مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.

با رفتن به برگه Insert و انتخاب الگوی Scatter نمودار مورد نظرتان را  با کلیک روی آن انتخاب کنید. سپس نمودار پراکنش نمایش داده می‌شود.

هم‌چنین برای پراکندگی داده‌هایی که دارای دو صفت هستند و مقایسه‌ی فراوانی، این نمودار مطلوب به نظر می‌رسد.

نمودار خطی:

این نمودار مشابه نمودار پراکنده است با این فرق که چند گروه دارای دو صفت در محور عمودی و افقی نمایش داده می‌شوند و نقاط مرتبط به یک گروه با خط به هم متصل می‌شوند. این گونه نمودار برای تاکید بر روند و تغییرات مقادیر در طول زمان به کار می‌رود. برای کشیدن این نوع نمودار کافی است مانند قبل داده‌ها را وارد و مارک کنید و با رفتن به برگه Insert و انتخاب الگوی Linear نمودار موردنظرتان را انتخاب کنید.

هنگام مارک کردن داده‌ها توجه داشته کنید که تنها ستون مربوط به متغیر وابسته را مارک کنید و نام ستون‌ها را انتخاب نکنید. نرم افزار به صورت خودکار ستون مربوط به متغیر مستقل را روی محور افقی و ستون مربوط به متغیر وابسته را روی محور عمودی نمایش خواهد داد.

این نمودار پرکاربردترین نمودار در Excel است.

برای تغییر مشخصات نمودار می‌توانید روی آن کلیک کنید. در بالای صفحه، قسمت منو، سربرگ‌های Design، Layout و Format نمایش داده می‌شوند. از آن‌ها برای تغییرات گوناگون در نمودارتان استفاده کنید.