پرکردن اتومات خانه ها در اکسل

همانطور که در درس های قبل اشاره شد، یکی از کاربردهای مهم نرم افزار اکسل، مدیریت و ویرایش ساده تر داده ها است.

یکی از امکانات اکسل، ایجاد و مدیریت لیست ها است. منظور از لیست، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا سطرهای آن را «رکورد» و ستون های آن را «فیلد» می نامند.

منظور از «رکورد» مجموعه داده های وارد شده در یک سطر  و منظور از فیلد نیز مجموعه داده های وارد شده در ستون ها است.

برای ایجاد یک لیست نیاز نیست عملیات خاصی انجام دهید. تنها باید هنگام ورود داده ها نکاتی را رعایت کنید تا اکسل مجموعه اطلاعات وارد شده را یک لیست در نظر بگیرد.

به طور مثال، سطر اول را عنوان لیست درنظر گرفته و تیتر فیلد‌ها را در آن وارد کنید. رکورد‌ها را زیر هم وارد کرده و دقت کنید که سطر خالی بین داده ها وجود نداشته باشد.

در هنگام ایجاد لیست، اکسل دو قابلیت مفید دارد که برای سهولت در وارد کردن اطلاعات کاربرد دارند.

قابلیت نخست که AutoComplete نام دارد، برای وارد کردن داده های متنی تکراری یا مشابه به کار می رود. به عنوان مثال، در لیست زیر و در هنگام پر کردن داده ها، با وارد کردن حرف «م» اکسل کلمه «مرد» را که قبلا تایپ کرده اید، پیشنهاد می دهد. کافیست که کلید Enter را فشار دهید تا این کلمه در سلول درج شود.

قابلیت دیگر، کاربرد گزینه Pick From Drop-down List است. از این گزینه برای وارد کردن اقلام تکراری استفاده می شود. به عنوان مثال در تصویر زیر هنگام پرکردن سلول B6 بر روی آن کلیک راست می کنیم و سپس بر روی گزینه Pick From Drop-down List کلیک می کنیم. در این صورت منویی باز می شود که کلیه اقلامی که تاکنون در این ستون وارد شده، نشان داده می شود. با انتخاب گزینه مورد نظر از این منو داده مربوطه در سلول انتخاب شده وارد خواهد شد.

ایجاد فرم ورود اطلاعات
منظور از فرم ورود اطلاعات، امکانی است که اکسل برای سهولت در وارد کردن داده های لیست ارایه می دهد. برای استفاده از این قابلیت، باید از دستور Form استفاده کنید. این دستور از جمله دستوراتی است که در نوارهای اصلی اکسل وجود ندارد و باید یک دکمه میانبر از آن را در نوار Quick Access اضافه کرد. برای این منظور با کلیک راست بر روی Quick Access، گزینه  Customize Quick Access Toolbar را کلیک کنید. سپس از منوی باز شده گزینه More commands را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره Excel Option باز می شود:

اکنون از منوی Choose commands from گزینه Commands Not in the Ribbon را انتخاب کنید تا دستوراتی که در نوار اکسل نیستند، در لیست نمایش داده شوند.

از لیست باز شده، گزینه Form را انتخاب کرده و روی دکمه Add کلیک کنید.

اکنون روی دکمه OK کلیک کنید. در این صورت دکمه Form به دکمه های نوار Quick Access اضافه می شود.

بازمی گردیم به مثال لیست. یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و روی دکمه Form کلیک کنید تا فرم ورود اطلاعات باز شود.

همانطور که مشاهده می کنید، فرم ورود اطلاعات به ازای هر فیلد، دارای یک کادر متنی یا عددی است که به راحتی می توان اطلاعات رکورد را در آن وارد کرد. در این فرم گزینه New برای ایجاد یک رکورد جدید، گزینه Delete برای حذف رکورد فعلی، گزینه Find Prev برای نمایش رکورد قبلی، گزینه Find Next برای نمایش رکورد بعدی، گزینه Criteria برای مرور رکوردهای خاص و گزینه Close برای بستن فرم ورود اطلاعات استفاده می شود.

مرتب کردن سطر‌ها و ستون های لیست
در اکسل می توان داده های لیست را بر حسب هر یک از فیلدهای ستون ها مرتب کرد. این مرتب سازی می تواند براساس حروف الفبا یا براساس نوع فیلد باشد. فرض کنید می خواهیم لیست زیر را براساس ستون «نام خانوادگی» به ترتیب حروف الفبا مرتب کنیم.

برای مرتب کردن این لیست بر اساس ستون نام خانوادگی، ابتدا یکی از سلول های این ستون را انتخاب کرده و سپس زبانه Data و در بخش Sort & Filter روی دکمه Sort A to Z کلیک می کنیم.

از آنجا که اکسل به خوبی ساختار لیست را تشخیص می دهد، رکوردهای آن را براساس ستون «نام خانوادگی» از «الف» تا «ی» مرتب می کند و نتیجه آن لیست زیر خواهد بود. همانطور که در تصویر زیر می بینید، دکمه Sort Z to A نیز حروف را از «ی» تا «الف» مرتب می کند.

حال فرض کنید لیست فوق را به شکلی نیاز داریم که ابتدا رشته آیتی، و سپس رشته کامپیو‌تر را صورت مرتب شده (براساس نام خانوادگی) نشان دهد. به این ترتیب لازم است لیست را بر اساس دو ستون مرتب کنیم: ابتدا بر اساس ستون رشته تحصیلی و سپس براساس ستون نام خانوادگی.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه تب Data گروه Sort & Filter روی دکمه Sort کلیک می کنیم تا کادر Sort باز شود.

در تصویر فوق بخش Sort by ستونی است که مرتب سازی براساس داده های آن انجام می شود. بخش Values نیز به عنوان مبنای مرتب سازی (مقدار سلول، رنگ سلول و…) در نظر گرفته می شود و از بخش Order نیز برای صعودی یا نزولی بودن مرتب سازی استفاده می شود.

اکنون در بخش Sort by ستون مبنای مرتب سازی را مشخص می کنیم. در این منو به دلیل تشخیص لیست توسط اکسل، عناوین ستون ها دیده می شود. گزینه «رشته تحصیلی» را از منوی باز شده انتخاب می کنیم.

برای تعیین ستون دوم که باید مبنای مرتب سازی قرار گیرد، روی دکمه Add Level کلیک می کنیم. ردیف جدیدی با عنوان Then by به کادر Sort اضافه می شود

بار دیگر منوی Column را از ردیف Then by باز کرده و این بار گزینه «نام خانوادگی» را انتخاب می کنیم.

یک سلول می تواند یک «مقدار» یا یک «فرمول» را بپذیرد. برای وارد کردن داده در یک سلول، کافیست که بر روی آن سلول کلیک چپ کنید و سپس داده مورد نظر را تایپ کنید. برای اینکه داده مورد نظر را در نهایت به سلول اختصاص دهید، باید پس از وارد کردن، یکی از کلیدهای Enter یا Tab از صفحه کلید را فشار دهید.

در صورتی که کلید Enter را انتخاب کنید، بعد از اینکه داده به سلول اختصاص داده شد، مکان نما در سلول زیرین قرار می گیرد. در صورتی که کلید Tabرا انتخاب کنید، داده به سلول اختصاص داده شده و مکان نما در سلول بعدی قرار می گیرد.

ویرایش سلول ها
در درس اول گفتیم که از نوار فرمول برای نشان دادن محتوای سلول استفاده می شود. این نوار برای ویرایش یک سلول نیز کاربرد دارد. برای ویرایش سلول، کافیست که بر روی سلول کلیک کنید و با استفاده از نوار فرمول، داده موجود در سلول را تغییر دهید

روش دیگر ویرایش سلول این است که بر روی یک سلول دو بار کلیک کنید و داده جدید را مستقیما در سلول، جایگزین داده قبلی نمایید.

انتخاب سلول ها
انتخاب سلول ها برای کارهای دسته جمعی از عملیات مهمی است که در درس های آینده بیشتر با آن آشنا خواهید شد. اما پیش از آن باید نسبت به انتخاب سلول ها چه با صفحه کلید و یا با ماوس تسلط لازم را پیدا کنید.

همانطور که می دانید، با کلیک بر روی هر سلول، می توانید آن را انتخاب کنید و عملیات مورد نظر را بر روی آن انجام دهید. اما برای اینکه دسته ای از سلول های هم سطر آن سلول را انتخاب کنید، کافیست کلید Shift را نگه داشته، و با علامت مکان نما در صفحه کلید، سمت راست (یا چپ) حرکت کنید تا سلول های هم سطر آن انتخاب شوند.

به همین ترتیب می توانید با استفاده از کلید Shift یکسری سلول را به صورت ستونی انتخاب کنید.

باید توجه داشت که علاوه بر استفاده مستقیم از صفحه کلید برای انتخاب سلول ها، می توان از ماوس نیز برای انتخاب دسته ای سلول استفاده کرد. کافیست با نگه داشتن کلید چپ و حرکت بر روی سلول ها و در پایان با رها کردن کلیک چپ، عملیات انتخاب تعدادی از سلول ها را آزمایش کنید. به این روش Drag کردن نیز می گویند.

انتخاب دسته ای از سلول های غیرمجاور
برای انتخاب دسته ای از سلول هایی که در کنار یکدیگر نیستند، باید هم از ماوس استفاده کنید و هم از صفحه کلید. برای اینکار باید کلید Ctrl را نگه داشته و روی خانه هایی که می خواهید انتخاب کنید، تک تک کلیک کنید و در پایان کلید Ctrl را رها کنید. خواهید دید که سلول های مورد نظرتان انتخاب شده و می توانید عملیاتی خاص بر روی آنها انجام دهید.

رونویسی، جایگزینی و انتقال سلول ها
رونوشت (Copy) یک سلول
گاهی لازم است یک سلول را از بخشی از صفحه گسترده، کپی و آن را در بخش دیگری جایگزین کنید.

برای رونویسی (کپی کردن) یک سلول، ابتدا آن را انتخاب کنید، سپس بر روی سلول انتخابی کلیک راست کنید و از گزینه های موجود، گزینه Copy را انتخاب کنید.

جایگزینی (Paste) یک سلول دراکسل
برای جایگزینی یک سلول کپی شده، کافیست سلول جدید را انتخاب، سپس با کلیک راست از گزینه های موجود، گزینه Paste را انتخاب کنید

انتقال سلول ها
گاهی نیاز است یک سلول را از محلی به محل دیگر منتقل کرد. این عمل را اصطلاحا بریدن یا Cut کردن یک سلول می گویند. روال این کار درست مانند روال کپی کردن است، با این تفاوت که پس از کلیک راست بر روی بخش انتخابی، به جای گزینه Copy، گزینه Cut را انتخاب می کنیم.

نکته: برای انجام عملیات بالا، می توان از صفحه کلید نیز استفاده کرد. برای کپی کردن از کلیدهای Ctrl+C در ویندوز (Cmd+C در مک)، برای جایگزین کردن از کلیدهای Ctrl+V در ویندوز (Cmd+V در مک) و همچنین برای برش و انتقال یک سلول از گزینه های Ctrl+X در ویندوز (Cmd+X در مک) استفاده می شود.

استفاده از گزینه های Copy و Cut و Paste در زبانه Home
اگر به گزینه های زبانه Home توجه کنید، اولین بخش، بخشی است به اسم Clipboard که می توان عملیات رونویسی، برش و جایگزینی را از این طریق نیز انجام داد.

پاک کردن محتوا و حذف سلول ها
در نرم افزار Excel از دو مفهوم برای حذف یک سلول استفاده می شود. نخست پاک کردن محتویات یک سلول است و دیگری حذف کامل یک سلول. در حالت اول، هر آنچه درون یک سلول نوشته شده باشد پاک می شود و سلول باقی خواهد ماند. اما در حالت دوم، سلول انتخاب شده به همراه محتویاتش به طور کامل حذف می شود.

برای حذف محتویات یک سلول کافیست بر روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده، و از گزینه های موجود، گزینه Clear Contents را انتخاب کنیم

اما اگر بخواهیم سلول انتخاب شده به همراه محتویاتش را به طور کامل حذف کنیم، از گزینه های موجود که در تصویر بالا نشان داده شده، به جای گزینه Clear Contents، گزینه Delete را انتخاب می کنیم. وقتی یک سلول را به طور کامل حذف می کنیم، به جای سلول مورد نظر یک حفره ایجاد می شود که باید سلول های اطراف جایگزین این فضای خالی شوند. برای پرکردن این فضای خالی، نرم افزار اکسل پیش از حذف سلول از ما می پرسد که سلول های اطراف چگونه جایگزین این فضای خالی شوند. به عبارت دیگر همزمان با انتخاب گزینه Delete پنجره ای مانند تصویر زیر نیز باز می شود. در زیر به بررسی گزینه های این پنجره می پردازیم:

گزینه Shift Cell Left سلول سمت  راست را جایگزین سلول پاک شده می کند.

گزینه Shift Cells Up سلول زیرین را جایگزین سلول پاک شده می کند.

گزینه Entire Row سطر زیرین سلول پاک شده را به جای سطری که سلول پاک شده در آن قرار دارد، منتقل می کند.

گزینه Entire Column ستون سمت راست سلول پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد، منتقل می کند.

قابلیت رونویسی سلول ها در سلول های همسایه
با کلیک بر روی هر سلول، یک مربع سیاه کوچک در گوشه سمت راست سلول دیده می شود. این مربع دستگیره Auto Fill نام دارد. اگر ماوس را بر روی این علامت نگه دارید، اشاره گر ماوس به شکل علامت مثبت دیده خواهد شد. در صورتی که این دستگیره را به جهت های مجاور (چپ- راست، بالا و پایین) بکشید (Drag کنید)، خواهید دید که محتویات سلول در در سلول های انتخاب شده کپی خواهند شد. این قابلیت زمانی کاربرد دارد که بخواهید داده های تکراری در سلول های مجاور وارد کنید.

دستگیره Auto Fill در مورد اعداد قابلیت ویژه ای دارد. از این قابلیت برای افزایش و یا کاهش عددها در یک صفحه گسترده استفاده می شود. اگر هنگام کشیدن دستگیره Auto Fill کلید CTRL را هم نگه دارید، این قابلیت اجرا خواهد شد. در صورتی که دستگیره را به سمت راست یا پایین بکشید، عددها افزایش پیدا خواهند کرد. در صورتی که دستگیره به سمت سلول های قبلی (سمت چپ) یا بالا کشیده شود، عددها کاهش می یابند.

آدرس دهی سلول ها
هر سلول دارای یک آدرس منحصر به فردی است که برای مراجعه به محتویات سلول ها از این آدرس ها استفاده می شود. همانطور که می دانید در صفحه گسترده اکسل، ستون ها با حروف انگلیسی و سطرها با شماره مشخص شده اند. آدرس یک سلول عبارت است از نام ستون و شماره سطری که سلول از برخورد آنها ایجاد شده است.

آدرس سلول در یک فرمول به دو شکل استفاده می شود: شکل نسبی و شکل مطلق. البته با آدرس دهی مطلق در بخش کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد. اما دانستن تعاریف آنها خالی از لطف نیست.

آدرس دهی نسبی: در این روش آدرس دهی، ابتدا نام ستون و سپس شماره سطر قرار می گیرد. به طور نمونه سلولی که از برخورد ستون F و سطر 9 ایجاد می شود دارای آدرس نسبی  F9 است.

آدرس دهی مطلق: در این نوع آدرس دهی، پیش از نام ستون و سطر به طور مجزا علامت $ قرار می گیرد. به طور نمونه سلولی که از ستون F و سطر 9 ایجاد می شود دارای آدرس مطلق F$9$

ویرایش سلول ها
یک سلول را می توان به سه روش ویرایش کرد. روش اول این است که بر روی سلول دو بار کلیک کنید. در این صورت محتویات درون آن آماده تغییر می شود و می توانید داده ها را ویراش کنید. دومین روش استفاده از نوار فرمول است. برای کاربرد نوار فرمول رجوع کنید به در درس اول و شماره 5 از بخش «معرفی بخش ها و زبانه های اصلی»؛ محتویات هر سلول را می توانید در نوار فرمول مشاهده کنید و آن را ویرایش کنید.

سومین روش ویرایش سلول ها، استفاده از کلید F2 است. اگر این کلید را فشار دهید، سلول مورد نظر در حالت ویرایش قرار می گیرد.

اضافه کردن سطر و ستون
برای اضافه کردن سطر و ستون از زبانه Home و در بخش Cells بر روی گزینه Insert کلیک می کنیم. عبارت Insert Sheet Rows برای اضافه کردن سطر و عبارت Insert Sheet Columns برای اضافه کردن ستون به کار می رود.

حذف کردن سطر و ستون
برای حذف کردن سطر و ستون از زبانه Home و در بخش Cells بر روی گزینه Delete کلیک می کنیم. عبارت Delete Sheet Rows برای حذف کردن سطر و عبارت Delete Sheet Columns برای حذف کردن ستون به کار می رود.

توجه داشته باشید که در روش فوق، پس از حذف سلول ها، آدرس سطرها و ستون های بعدی تغییر می کنند. در صورتی که بخواهید فقط محتویات سطر یا ستون را حذف کنید اما خود سطر و ستون ها در جای خود باقی باشند، کافیست که آنها را انتخاب کرده و دکمه Delete از صفحه کلید را فشار دهید.

تغییر عرض ستون ها و ارتفاع سطرها
برای تغییر عرض ستون ها و ارتفاع سطرها می توانید از دو روش دستی و عددی استفاده کنید. در روش دستی شیوه کار به این صورت است که ابتدا ماوس را در مرز بین دو شماره سطر (یا دو حرف ستون) قرار دهید و سپس زمانی که اشاره گر ماوس به شکل علامت مثبت دیده شد، آن را به سمت بالا، پایین، چپ یا راست می کشید.

در روش عددی، ابتدا بر روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک راست کنید. از گزینه های موجود، گزینه Row Height در excel را برای تغییر سطر و یا گزینه Column Width را برای تغییر ستون انتخاب کنید. در هر دو حالت پنجره ای باز می شود که اندازه فعلی را نشان می دهد. می توانید اندازه جدید را که دقیق تر از حالت قبلی خواهد بود، وارد کنید.

ذخیره پرونده اکسل
در پایان این درس به شیوه ذخیره سازی یک پرونده می پردازیم.

برای ذخیره یک پرونده بر روی دکمه Office «گوشه بالا و سمت چپ» کلیک کنید و از پنجره باز شده، و با کلیک بر روی گزینه Save as مکانی که می خواهید پرونده مورد نظرتان را ذخیره کنید  را انتخاب کنید. (از گزینه های مقابل Save as، نخستین گزینه را انتخاب کنید.)

از بخش File name نیز می توانید یک نام برای سند خود انتخاب کنید و در پایان گزینه Save را کلیک کنید.

توجه: کلیدهای میانبر ذخیره سازی در اکسل Ctrl+S در ویندوز و Cmd+S در مک هستند.