مرتب سازی لیستها و داده ها و عملگرها در اکسل

ما می توانیم لیست موجود را بر اساس هر یک از ستونهای آن به صورت صعودی یا نزولی مرتب کنیم. برای این کار کافی است به یکی از دو روش زیر عمل کنیم:
روش اول:
1- یک سلول از ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود انتخاب می کنیم.
2- برای مرتب سازی صعودی از آیکون Sort Ascending  و برای مرتب سازی نزولی از آیکون Sort Descending در نوار ابزار Standard استفاده می کنیم.
نکته
باید توجه داشته باشیم که در این حالت نباید یک ستون انتخاب شود بلکه فقط یک سلول از ستونی که میخواهیم بر اساس آن لیست مرتب شود را انتخاب می کنیم.
روش دوم:
1- کل جدول یا یک سلول از جدول را انتخاب می کنیم.
2- منوی Data را انتخاب می کنیم.
3- گزینه Sort را انتخاب می کنیم.
4- پنجره ای باز می شود که باید قسمتهای زیر را با توجه به نیاز در آن پر کنیم:
الف- Sort By: در این کادر ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود، انتخاب می کنیم.
ب- Then By: در این کادر ستونی را تعیین می کنیم که اگر اطلاعات ستونی که در کادر اول مشخص شده برای مرتب سازی درexcel  مانند هم بود لیست بر اساس این ستون مرتب شود.
ج- Ascending: با انتخاب این گزینه لیست به صورت صعودی مرتب می شود.
د- Descending: با انتخاب این گزینه لیست به صورت نزولی مرتب می شود.
ه- My List Has: در این قسمت دو گزینه Header Row، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort کل لیست به غیر از سطر اول که سطر عنوان است انتخاب می شود و در کادر های Sort By , Then By عناوین قرار می گیرند. ولی اگر No Header Row را انتخاب کنیم هنگام باز شدن پنجره Sort کل جدول حتی سطر اول که سطر عنوان است انتخاب می شود و در کادر های Sort by , Then By بجای عناوین, نام ستونها قرار می گیرند. در حقیقت در این حالت عناوین جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازی شرکت داده می شوند.ما می توانیم لیست موجود را بر اساس هر یک از ستونهای آن به صورت صعودی یا نزولی مرتب کنیم. برای این کار کافی است به یکی از دو روش زیر عمل کنیم:
روش اول:
1- یک سلول از ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود انتخاب می کنیم.
2- برای مرتب سازی صعودی از آیکون Sort Ascending  و برای مرتب سازی نزولی از آیکون Sort Descending   در نوار ابزار Standard استفاده می کنیم.
نکته
باید توجه داشته باشیم که در این حالت نباید یک ستون انتخاب شود بلکه فقط یک سلول از ستونی که میخواهیم بر اساس آن لیست مرتب شود را انتخاب می کنیم.
روش دوم:
1- کل جدول یا یک سلول از جدول را انتخاب می کنیم.
2- منوی Data را انتخاب می کنیم.
3- گزینه Sort را انتخاب می کنیم.
4- پنجره ای باز می شود که باید قسمتهای زیر را با توجه به نیاز در آن پر کنیم:
الف- Sort By: در این کادر ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود، انتخاب می کنیم.
ب- Then By: در این کادر ستونی را تعیین می کنیم که اگر اطلاعات ستونی که در کادر اول مشخص شده برای مرتب سازی مانند هم بود لیست بر اساس این ستون مرتب شود.
ج- Ascending: با انتخاب این گزینه لیست به صورت صعودی مرتب می شود.
د- Descending: با انتخاب این گزینه لیست به صورت نزولی مرتب می شود.
ه- My List Has: در این قسمت دو گزینه Header Row، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort کل لیست به غیر از سطر اول که سطر عنوان است انتخاب می شود و در کادر های Sort By , Then By عناوین قرار می گیرند. ولی اگر No Header Row را انتخاب کنیم هنگام باز شدن پنجره Sort کل جدول حتی سطر اول که سطر عنوان است انتخاب می شود و در کادر های Sort by , Then By بجای عناوین, نام ستونها قرار می گیرند. در حقیقت در این حالت عناوین جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازی شرکت داده می شوند.                                                                                  داده ها و عملگرهادر اکسل

برای اینکه داده ای را در سلولی وارد کنیم ابتدا باید روی آن سلول کلیک کرده و سپس داده مورد نظر را تایپ کنیم، یادتان باشد که هنوز این داده وارد شده پذیرفته نشده است برای پذیرفته شدن این داده پس از تایپ آن یکی از اعمال زیر را انجام می دهیم:
1- Enter: داده پذیرفته شده و سلول جاری به طور پیش فرض سلول زیرین می شود.

2- Tab: داده پذیرفته شده و سلول جاری سلول بعدی می شود.

نکته:

سلول بعدی در زمانی که محیط فارسی باشد سمت راست و زمانی که محیط انگلیسی باشد سلول سمت چپ می شود.

Arrow key: داده پذیرفته شده و سلول با توجه به جهت دکمه فشرده شده یکی از سلولهای اطراف می شود.

داده ها در Excel

داده ها در محیطExcel می توانند اعداد، حروف، تاریخ، زمان و یادداشت باشند که در زیر به شرح تک تک آنها می پردازیم:

(توجه داشته باشید که با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا می شوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد.)

انواع داده ها:

1- اطلاعات عددی در EXCEL

کارکردن با اعداد:

Excel تمام اعداد را یکسان فرض می کند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش می توان وارد نمود:

1- با استفاده از کلیدهای عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از کلیدهای موجود در سمت راست صفحه کلید (در صورتی که اعداد این قسمت کار می کنند که کلید Num Lock روشن باشد.)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 نمادهای خاص + و – و، و. و $ و % و E و e را وارد نمود. که در آینده با مفهوم هر یک از این علائم بیشتر آشنا شویم.

عکس العمل Excel نسبت به عدد تایپ شده:

1- اگر طول عدد از سلول کوچکتر باشد تغییری در سلول داده نمی شود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهای بعدی را اشغال می کند ولی بعد از Enter کردن یکی از اتفاقات زیر روی می دهد:

الف – اعداد در نماد علمی نمایش داده می شوند.

ب- عدد گرد می شود.

ج- سلول با علامت # پر می شود. این حالت زمانی اتفاق می افتد که فرمت سلول General نباشد.

تبدیل داده عددی به متنی:

اگر اعدادی که رقم اول آنها صفر است مثل (01234) تایپ کنیم Excel، صفر را حذف می کند زیرا صفر قبل از عدد معنی ندارد و یا اگر عدد مثبت را به همراه آن تایپ کنیم (مثل 23 +)، Excel، + آن را حذف می کند. همچنین اگر 2/6 را تایپ کنیم سلول 6 مارس را نمایش نمی دهد یعنی آن را تبدیل به فرمت تاریخ می کند برای رفع این مشکلات باید عدد را تبدیل به متن کنیم برای این کار می توانیم یکی از علائم زیر را قبل از عدد بنویسیم:

‘ (آپستروف): این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

”: این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود.

^: این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

=: این علامت باعث می شود سلول با عدد تایپ شده پر شود.

1- داده های متنی: می توانیم هر نوع داده متنی را در سلولهای Excel وارد کنیم.

2- داده های نوع تاریخ: می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع تاریخ در سلولهای Excel وارد کنیم، کافی است در سلول تاریخی با فرمت yy/mm/dd یا yy-mm-dd وارد کنیم، در آینده با قالب بندی های تاریخ آشنا می شویم. با انجام این کار (-) تبدیل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمی (19yy) نمایش داده می شود.

3- داده های نوع زمانی: می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع زمان در سلولهای Excel وارد کنیم، کافی است در سلول تاریخی با فرمت hh:mm:ss وارد کنیم، در آینده با قالب بندی های زمان آشنا می شویم.

2- اطلاعات متنی:

می توانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم.

توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن:

اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم، پس از Enter کردن، Excel، 6 مارس را نمایش می دهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر می گیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (‘) آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم (‘6/2)

3- اطلاعات از نوع تاریخ:

اگر در سلول Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به (/) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می شود.

4- اطلاعات از نوع زمان:

می توانیم در سلول Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان می شود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت:

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می دهند. در مباحث بعدی با نحوه ایجاد توضیحات آشنا می شویم.

توجه:

(کارآموزان گرامی دقت فرمایید که این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد و با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا خواهید شد.)

فرمول نویسی در Excel

عملگرها در Excel:
1- عملگرهای محاسباتی: از عملگرهای ریاضی + (برای جمع)، – (برای تفریق)، * (برای ضرب) و / (برای تقسیم)، ^(برای توان) و % (برای درصد) در Excel استفاده کنیم.

ایجاد یک فرمول ریاضی

برای ایجاد یک فرمول ریاضی به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم.

روش اول: در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود یا در خط فرمول علامت = را تایپ کرده، سپس آدرس عملوند اول را تایپ کرده عملگر را می نویسیم و بعد آدرس عملوند دوم و بهمین ترتیب ادامه می دهیم.

روش دوم: در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود علامت = را تایپ کرده، سپس بر روی سلولی که حاوی اولین عملوند است کلیک کرده، سپس عملگرد را تایپ کرده و بعد بر روی سلول حاوی در بین عملوند کلیک می کنیم و به همین ترتیب ادامه می دهیم.

* تقدم عملگرهای ریاضی:

اگر در یک فرمول چندین عملگر ریاضی داشه باشیم، این عملگرها دارای تقدم هستند که عبارتند از:

()

^

%

* و /

+ و –

می بینیم که * و / در یک خط نوشته شده اند زیرا این دو دارای تقدم یکسان هستند و اگر در فرمولی هر دو عملگر بودند از سمت چپ اولین عملگر انجام می شود.

2- عملگر متنی: برای عبارتهای متنی می توانیم از عملگر & (الحاق) استفاده کنید. با قرار دادن این عملگر بین دو متن آن دو را به هم پیوند می دهید.

3- عملگر آدرس: برای بیان محدوه ای از آدرس می توانیم از عملگر: استفاده کنیم. کافی است آدرس ابتدای محدوده را نوشته، سپس عملگر آدرس را تایپ کنیم و بعد آدرس انتهای محدوده.