نحوه نمایش اعداد در اکسل

فرمت اعداد در اکسل

روشهای متعددی جهت تنظیم فرمت اعداد ثبت شده درون سلولهای اکسل وجود دارد برای مثال تنظیمات مربوط به تعداد اعشار، نحوه نمایش اعداد مثبت و منفی و ….

بدین منظور بعد از انتخاب سلول یا محدوده اعداد، می توان از تب Home تنظیمات مربوط به نحوه نمایش اعداد را انجام داد ولی بهتر است بعد از انتخاب محدوده بر روی یکی از سلولها راست کلیک کرده و گزینه Format Cell را انتخاب نموده (یا از صفحه کلید دکمه Ctrl+1 را زده) و سپس از تب Number فرمت مد نظر را انتخاب نموده. در این قسمت حالت های ذیل وجود دارد:

عمومی General

 نحوه فرمت نمایش اعداد در اکسل به این  صورت  است که با وارد کردن دو رقم اعشار، دو رقم اعشار (به شرط صفر نبودن رقم اخر) به عنوان خروجی نمایش داده می شود و با وارد کردن یک رقم اعشار یک رقم اعشار به عنوان خروجی نمایش داده می شود.

عدد Number

برخلاف حالت General در این حالت می توان تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار، جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد و نحوه نمایش اعدا منفی را نیز انجام داد بدین صورت که در صورت تیک زدن چک باکس Use 1000 List Separator، در صورت بزرگتر از 1000 بودن عدد، ارقام آن سه رقم سه رقم جدا می شود (برای مثال 1,000).

به همین صورت عدد ثبت شده در قسمت Decimal Place بیانگر تعداد اعداد اعشاری عدد خروجی می باشد، برای مثال اگر در این قسمت عدد 2 وارد شود، در صورتی که کاربر در آن سلول مقدار 124 را وارد نماید خروجی به صورت 124٫00 نمایش داده می شود).

در نهایت در قسمت پایین تنظیمات در باکس Navigate Number چهار حالت پیشنهادی برای نحوه نمایش اعداد منفی وجود دارد برای مثال می توان اعداد منفی را با یک علامت منفی نمایش داد یا بدون علامت منفی و به رنگ قرمز نمایش داد….

مقادیر پولی Currency

جهت تنظیم فرمت اعداد در حالت Currency علاوه بر تنظیمات مربوط به قسمت Number می توان نماد پولی مد نظر را نیز از قسمت Symbol انتخاب نمود بدین صورت که با انتخاب کردن نماد ریال از این قسمت، در صورتی که کاربر عدد 125 را درون سلول ثبت نماید، مقدار 125 ریال درون سلول نمایش داده می شود.

حسابداری Accunting

حالت Accunting بسیار مشابه با حالت Currency می‌باشد با این تفاوت که در این قسمت تنظیمات مربوط به فرمت اعداد منفی و جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد از استاندارد حسابداری استفاده می شود کاربر صرفا می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار یا واحد پولی را انجام دهد.

تاریخ Date

این قسمت مربوط به تنظیمات تاریخ است که در آن نحوه نمایش تاریخ مشخص می شود. بعد از انتخاب Date در قسمت Type می توان از مدلهای مختلف پیشنهادی یکی از آنها را انتخاب نمود.

زمان Time

این قسمت مربوط به تنظیمات نحوه نمایش زمان (ساعت) است بدین صورت که نحوه نمایش به صورت 24 ساعته باشد یا 12 ساعت و با علامتهای AM/PM یا این که به صورت تجمیعی نمایش داده شود. در این قسمت بعد از انتخاب گزینه Time کافی است از بین حالاتپیشنهادی در قسمت Type حالت مد نظر را انتخاب نماییم.

درصد Percentage

این حالت جهت نمایش اعداد به صورت درصد استفاده می شود و با انتخاب Percentage به عنوان فرمت مد نظر، کاربر تنها می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار را تغییر دهد. در صورت انتخاب فرمت Percentage برای یک سلول بعد از وارد کردن عدد در آن سلول، نماد درصد در کنار آن عدد نمایش داده می شود.

اعداد اعشاری Fraction

فرمت Fraction به منظور نمایش اعداد به صورت کسر مورد استفاده قرار می گیرد بدین صورت که اگر بخواهیم عدد ثبت شده درون یک سلول را به جای 0٫5 به صورت 1/2 نمایش دهیم کافی است بعد از انتخاب آن سلول، از قسمت تنظیمات اعداد حالت Fraction را انتخاب نماییم.

نماد علمی Scientific

Scientific یا نماد علمی به منظور نمایش اعداد بسیار بزرگ یا بسیار کوچک مناسب می باشد. در نماد علمی اعداد به صورت مضربی از توان n ام 10 نمایش داده می شود بدین صورت که تنها یک رقم قبل از اعشار نگه داشته می شود و سایر ارقام بعد از اعشار نمایش داده می شوند، و عدد حاصل در توان مثبت یا منفی از 10 ضرب می شود برای مثال عدد 1256 به صورت نماد علمی به شکل 1٫25x10³ نمایش داده می شود.

متن Text

حالت Text جهت نمایش مقادیر متنی یا نمایش صفر قبل از عدد به کار میرود، برای مثال اگر بخواهیم درون یک سلول شماره موبایل ثبت نماییم، کافی است، قبل از ورود اطلاعات درون آن سلول فرمت آن سلول را بر روی Text قرار دهیم.

حالات خاص  Specialدر excel

این حالت تنظیمات عمومی برای کدپستی یا Id-Number می‌باشد ولی فرمت تعریف شده مناسب برای کشور ایران نیست.

حالت سفارشی  Customeدر اکسل

اگر بخواهیم هر فرمت دیگری به غیر از فرمتهایی که در بالا گفته شد ایجاد نماییم، یاید از قسمت Custome استفاده نمود.

اگر می‌خواهید به کارآمدترین شکل ممکن از اکسل استفاده کنید باید علاوه بر دانش کار با صفحه گسترده‌ها، از میانبرهای صفحه کلید هم اطلاع داشته باشید تا کارتان را سریع‌تر به انجام برسانید.با  آموزش اکسل پیشرفته امروز همراه باشید تابا کاربرد میانرهای حیاتی در  اکسل بیشتر آشنا شوید

نرم‌افزار اکسل مایکروسافت صدها میانبر دارد اما یاد گرفتن تمامی آن‌ها می‌تواند خسته کننده و گیج‌کننده بوده و اصلا الزامی نباشد. در عوض ما یک لیست از 15 میانبر تهیه کرده‌ایم که می‌توانند برای تمام کاربران اکسل مفید باشند. این میانبرهای صفحه‌کلید راه‌های سریع تغییر فرمت سلول‌ها، ناوبری و جابجایی سریع در قسمت‌های مختلف برنامه و چند عملکرد دیگر اکسل را در بر می‌گیرند.

این لیست بر اساس اکسل 2016 تهیه شده است اما بیشتر آن‌ها بر روی اکسل 2013 نیز کار خواهد کرد.

1. دسترسی به منوی ابزار توسط صفحه کلید: اکسل مثل افزونه Vim-inspired در کروم و فایرفاکس قابلیتی به نام Key Tips دارند که وقتی کلید Alt را می‌فشارید، منوی Ribbon با یک سری حروف پر می‌شود. حرف مورد نظر بر روی صفحه کلید را بزنید تا آن گزینه‌ی مشخص فعال شود.
2. Ctrl + PgDn: سوئیچ میان سربرگ‌های صفحه گسترده. حرکت از چپ به راست.
3. Ctrl + PgUp: سوئیچ میان سربرگ‌های صفحه گسترده. حرکت از راست به چپ.
4. F12: نمایش کادر “Save As”
5. Ctrl + Shift + $: (اکسل 2016) تغییر فرمت سلول فعلی به پول با دو رقم اعشاری
6. Ctrl + Shift + %: (اکسل 2016) تغییر فرمت سلول فعلی به درصد بدون رقم اعشاری
7. Ctrl + Shift + #: (اکسل 2016) تغییر فرمت سلول فعلی به تاریخ با روز، ماه، سال
8. Ctrl + Shift + “:”: قراردادن زمان فعلی
9. Ctrl + Shift + “;”:قراردادن تاریخ فعلی
10. F4: تکرار آخرین فرمان و عمل، در صورت امکان
11. Shift + Arrow key: گسترش سلول انتخابی فعلی با یک سلول دیگر در جعت انتخابی
12. Ctrl + F1: نمایش یا مخفی کردن نوار ابزار
13. Alt + Shift + F1: ایجاد یک سربرگ صفحه گسترده جدید
14. Ctrl + F4: بستن صفحه گسترده فعلی
15. Ctrl + D: اجرای فرمان Fill Down برای سلول‌های انتخابی زیرین. Fill Down محتوا و فرمت بالاترین سلول را در کل ستون کپی می‌کند.

ترکیب کردن رشته های متنی یکی از رایجترین کارها برای کاربران اکسل است اما تا به امروز اگر شما می خواستید رشته های متنی موجود در یک محدوده ای از سلول ها را ترکیب کنید مجبور بودید تک تک سلول ها را به تنهایی انتخاب کنید. توابع جدید CONCAT و TEXTJOIN به شما اجازه می دهند رشته های متنی موجود در محدوده ای از سلول ها (چه با استفاده از جداگرها همانند کاما و چه بدون استفاده از آنها) را با یکدیگر ترکیب کنید. شما می توانید به سادگی اشاره کنید به محدوده تان و جداگرتان را یکبار انتخاب کرده و به اکسل اجازه دهید تا همه­ ی این بار سنگین را بلند کند.

با استفاده از جداگرها

TEXTJOIN(delimiter, ignore_empty, text1, [text2], …)

  بدون استفاده از جداگرها

CONCAT(text1, [text2],…)                                                                                                                                                                

• IFS
• SWITCH

 توابع IFS و SWITCH در اکسل جایگزینی برای فرمول نویس های تو در تو یا همان IF  تو IF  هستند. تابع IF  یکی از رایجترین توابع در اکسل است و استفاده ی تو در تو از این تابع یکی از کارهای متداول کاربران است که در برخی موارد بسیار خسته کننده و گیج کننده است.

با استفاده از تابع IFS می توان مجموعه ای از شرایط را در یک تابع اعمال کرد.

IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3],…)

تابع SWITCH  هم وقتی چندین شرط موجود باشد کمک رسان است. چیزی که باعث تفاوت آن می شود این است که شما به جای وارد کردن تعداد زیادی جمله شرطی، یک عبارت و یک سری از مقادیر و نتایج آن را مشخص می کنید. مقادیر با عبارت مقایسه شده و زمانی که اولین مقدار پیدا شد نتیجه متناسب با آن نیز به نمایش در می آید. در واقع شما از تکرار عبارات جلوگیر می کنید

SWITCH(expression, value1, result1, [default or value2, result2],…[default or value3, result3])

• MAXIFS
• MINIFS

اگر شما با COUNTIFS, SUMIFS و AVERAGEIFS آشنا هستید پس MAXIFS و MINIFS نیاز به هیچ توضیحی ندارند. توابع MAX و MIN، ماکزیمم و مینیمم مقادیر را درون یک محدوده ای از سلول ها مشخص می کنند ولی اگر شما نیاز داشته باشید که این محاسبات در یک شرایط خاص انجام بشود باید چه کنید؟ این دقیقا همان کاری است که MAXIFS و MINIFS انجام می دهند. شما می توانید شرایطتان را قبل از این که محاسبات انجام شود مشخص کنید.

MAXIFS(max_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],...)

MINIFS(min_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],...)

امیدواریم از آمو زش اکسل امروز نیز لذت برده باشید