تکنیک های Table در اکسل

اگر با اطلاعات زیادی سر وکار دارید و این اطلاعات به صورت ستون بندی شده دسته بندی شده اند و هر ستونی نامی دارد پس توصیه می کنم با آموزش اکسل امروز همراه باشید  تا ابزاری برای مدیریت داده ها در اکسل به شما معرفی کنیم.

افرادی که با داده های زیاد سروکار دارند و لازم هست تا گزارش گیری های متنوعی داشته باشند برای اینکه راحت تر بتوانند در بین این داده ها، داده خاصی را پیدا کنند ابزار TABLE، یکی از بهترین پیشنهادات نرم افزار اکسل به آنها خواهد بود.

طریقه ایجادTABLE در اکسل

برای تبدیل یک محدوده به جدول می توان به 2 طریق زیر عمل کرد:

1. محدوده ی سلول هایی که قصد تبدیل آنها به جدول دارید را انتخاب کنید. سپس از طریق Home > Styles > Format As Table با انتخاب یکی از حالات، استایلی برای محدوده انتخاب کنید. در اینجا پنجره ای باز خواهد شد و این سوال را از شما می پرسد که آیا این محدوده را تبدیل به جدول کنم که با زدن دکمه ok محدوده تبدیل به جدول خواهد شد.
2. محدوده را انتخاب کنید و از Insert > Tables > table ابزار table را انتخاب نمایید یا اینکه کلید ترکیبی Ctrl+T را فشار دهید.

چند تکنیک درباره جدولی که ایجاد کردیم:

1. برای جدول ایجاد شده به طور خودکار اکسل نامی در نظر می گیرد. از این نام در فرمول نویسی ها می توانیم استفاده کنیم.
2. اگر در زمان ایجاد جدول چک باکس مربوط به سربرگ را تیک زده باشید، ردیف اول داده ها به عنوان سربرگ جدول در نظر گرفته می شود. نام هر یک از ستون ها نیز با عنوان سربرگ شناخته می شود.
3. زمانی که به سمت پایین حرکت کنید دیگر حروف الفبایی مربوط به نام ستون ها نشان داده نمی شود و به جای آن عنوان سربرگ نمایان خواهد شد.
4. در پایین جدول می توانید ردیف خودکاری اضافه کنید که این ردیف می تواند جمع، شمارش تعداد سلول ها و… را به صورت خودکار انجام دهد. این ردیف با کلیک بر روی جدول و فعال شدن Table Tools از آدرس Design>Table Style Options>Total Row انجام می شود. با زدن تیک چک باکس Total Row ردیف Total اضافه خواهد شد. نوع خروجی که این ردیف قرار است نمایش بدهد از لیست مربوط به هر سلول قابل انتخاب می باشد.
5. جدول قابلیت بزرگ شدن دارد. زمانی که در آخرین سلول جدول مقداری را وارد کنید و بعد از آن بخواهید به ردیف بعدی بروید با نگارش داده ای در سلول، آن ردیف به جدول اضافه خواهد شد. حتی ردیف جمع که در شماره 4 بیان کردیم هم یک ردیف به سمت پایین جابجا می شود.
6. در صورتی می خواهید داده های تکراری را از جدول حذف کنید می توانید با کلیک بر روی سلولی از جدول و فعال شدن Table Tools از Design>Tools>Remove Duplicates حذف کردن داده های تکراری را فعال کنید. پنجره ای باز خواهد شد و این موضوع را باید در این پنجره مشخص کنید که داده ها از کدام ستون بررسی و حذف شوند.
7. فیلتر و مرتب سازی هوشمندانه تر در جدول قابل انجام می باشد. در جدولی که ایجاد کردیم سربرگ آن در حالت عادی به صورت فیلتر در خواهد آمد. با زدن هر کدام از این فیلترها و انتخاب نوع آن می توانیم مواردی که قصد فیلتر آنها را داریم انتخاب کنیم.
8. در صورتی که  خواهیم دکمه فیلتر در سربرگ نمایش داده نشود با فعال کردن table Tools و بعد از آن از Design>Table Style Options>Filter Button چک باکس بودن یا نبودن فیلتر در سربرگ را انتخاب می کنیم.
9. در جداول لازم نیست فرمولی که می نویسیم را برای بقیه سلول ها کپی کنیم بلکه با نوشتن فرمول برای اولین سلول و زدن کلید اینتر بقیه سلول های جدول به صورت خودکار تکمیل خواهند گشت.
10. ابزاری که در جدول خیلی مورد توجه هست، Structure Reference ها هستند. در زمان فرمول نویسی با انتخاب هر سلول، نام عادی آن در نظر گرفته نمی شود بلکه نامی از ستون آن انتخاب می شود که به این حالت خواهد بود:

=[@عنوان سربرگ ستون]

این موضوع باعث افزایش سرعت در فرمول نویسی خواهد شد. در صورتی که می خواهید از داده های جدول دیگری هم استفاده کنید می توانید فرمول را به این حالت بنویسید:

[عنوان سربرگ ستون] نام جدول=

Structure Reference از طرفی خوانایی برنامه و از سوی دیگر با جابجایی و انتقال سلول ها بازه های مشخص شده تغییر نخواهند کرد.

فرمول در کسل

این دو فرمول یک موضوع را بررسی می کنند ولی خوانایی فرمول اولیه به مراتب بهتر از فرمول مربوط به محدوده می باشد.

و آخرین نکته: در حالت عادی اگر شما فرمول مربوط به یک سلول از محدوده ای را تغییر بدهید برای اعمال این تغییر به بقیه سلول های محدوده باید فرمول آن را برای بقیه سلول ها کپی کنید. اما در جدول با تغییر فرمول یک سلول، فرمول بقیه سلول های آن ستون نیز تغییر خواهد کرد و به نوعی آپدیت خواهد گشت.

در این مطلب  اکسل میخواهیم با نحوه استفاده از تابع SUBTOTAL اکسل آشناشویم و کاربردهای تابع SUBTOTAL اکسل را در ادامه این  آموزش اکسل با ما همراه باشید.

از تابع SUBTOTAL اکسل برای انجام عملیاتی مانند جمع کردن، میانگین گرفتن و … روی یک محدوده خاص استفاده می کنیم. بر خلاف توابعی مانند SUM، AVERAGE و … که تنها یک عملیات مشخص رو روی یک محدوده یا RANGE انجام می دهند، تابع SUBTOTAL اکسل این قابلیت را دارد  که با استفاده از پارامتری که به آن  میدهیم عملیات های مختلفی ا روی محدوده مدنظر انجام می دهد

قاعده کلی تابع SUBTOTAL اکسل:

=SUBTOTAL(محدوده مدنظر; شماره تابع)

شماره تابع: این پارامتر عملیاتی راکه میخواهیم روی محدوده مد نظر انجام انجام دهیم. این عملیات ها شامل موارد زیر  ا ست. دقت کنید که در شماره تابع های 1 تا 11، تنها سلول هایی که فیلتر شده باشند لحاظ خواهند شد. شماره های 101 تا 111 دقیقا مشابه توابع 1 تا 11 هستند با این تفاوت که در این شماره توابع، سلول هایی که HIDE شده باشند نیز لحاظ نخواهند شد:

محدوده مدنظر: این محدوده سلولهایی که قراراست  عملیات روی آنها  انجام شود رانشان می دهد.        

تعیین شماره تابع SUBTOTAL اکسل:

همانطور که میدانیم تابع جمع در اکسل SUM است. پس کافیست  شماره تابع را  برابر 9 قرار بدیم. (در صورتی که بخواهیم سلول های HIDE شده هم در جمع لحاظ شوند  می توانیم بجای 9 از شماره 109 استفاده کنیم).

تعیین محدوده مدنظر:

 اگر تعداد محصولات در سلول های D5 تا D14 قرار دارد  پس محدوده مدنظر ما برای جمع، محدوده D5 14 است.

در نهایت فرمول تابع SUBTOTAL اکسل ما به شکل زیر کامل میشه:

=SUBTOTAL(9;D5 15)

حالا بر خلاف تابع SUM، زمانی که شما محدوده مدنظرتون رو فیلتر می کنید تابع SUBTOTAL اکسل تنها مقادیری که فیلتر نشدند رو جمع می کند. ب

نکته:

اگر در محدوده تابع SUBTOTAL اکسل شما، سلولی وجود داشته باشه که شامل فرمول SUBTOTAL دیگه ای باشه. تابع SUBTOTAL اون سلول رو در محاسبات خودش لحاظ نمی کنه.

برای مثال اگر در یک ستون لیست ماههای شمسی را ثبت کنیم و بخواهیم داده ها به ترتیب ماه مرتب شوند، هیچ یک از دو حالت فوق کارامد نمی‌باشند.

در این حالت، ابتدا باید ترتیب داده ها برای اکسل مشخص شود (این عمل یکبار صورت می گیرد و در تمامی فایلها قابل استفاده می‌باشد) به این صورت که ابتدا لیست تمامی ماه‌ها را به ترتیب در یک ستون وارد می‌نماییم و از تب File، قسمت Option، حالت Advanced را انتخاب کرده و در بخش General بر روی گزینه Edit Custom Listدراکسل  کلیک نمایید.                                                                                       سپس در قسمت پایین ادرس سلولهایی که ماههای شمسی در آنها ثبت شده است را وارد نموده و بر روی گزینه Import کلیک کرده تا لیست ماهها در قسمت Custom List مشاهده شود. از این مرحله به بعد در تمامی فایلهای اکسل، لیست و ترتیب ماههای شمسی تعریف شده است و می توان با نوشتن اسم یک ماه و اعمال کردن برای سلول های دیگر، لیست ماهها را به ترتیب داشته باشیم.

سپس در قسمت پایین ادرس سلولهایی که ماههای شمسی در آنها ثبت شده است را وارد نموده و بر روی گزینه Import کلیک کرده تا لیست ماهها در قسمت Custom List مشاهده شود. از این مرحله به بعد در تمامی فایلهای اکسل، لیست و ترتیب ماههای شمسی تعریف شده است و می توان با نوشتن اسم یک ماه و اعمال کردن برای سلول های دیگر، لیست ماهها را به ترتیب داشته باشیم.

بعد از تعریف ترتیب ماههای شمسی، به منظور مرتب سازی اطلاعات بر اساس ماههای شمسی، کافی است که از تب Data، بر روی گزینه Sort کلیک کرده و در صفحه باز شده، در قسمت Column نام ستونی که اسامی ماهها در آن ثبت شده است را انتخاب نماییم و در قسمت Order گزینه Custom List را و در پنجره باز شده، از قسمت Custom List حالت ماههای شمسی را بر گزیده تا با Ok نمودن تمامی پنجره ها، داده ها به ترتیب ماههای شمسی مرتب شوند.

 اگر در یک ستون شماره سال و در ستون دیگر نام ماه شمسی ثبت شده باشد و بخواهیم داده ها به ترتیب سال مرتب شوند و داده های هر سال به ترتیب ماه، کافی است در پنجره Sort بر روی گزینه Add Level کلیک کرده تا دو قسمت برای تعریف معیار مرتب سازی ایجاد شود، سپس در قسمت بالایی ستون سال و در قسمت پایینی ستون ماه به صورت Custom List انتخاب شود.

از توابع پر کاربرد اکسل که بسیار به آن مواحه خواهید شد دو تابع Count و Sum است. در این مطلب به شرح و آموزش استفاده از این توابع و سایر توابع مشابه که کاربردی شبیه به این ها دارند، می پردازیم.

تابع Countدر اکسل  

این تابع در خروجی خود تعداد خانه هایی که شامل عدد هستند را به شما نشان می دهد، یعنی در ورودی آن یک رنج به آن می دهید و می خواهید که تعداد خانه هایی که در این رنج شامل عدد هستند را به شما در خروجی بدهد

البته دقت کنید که گاهی ممکن است یک عدد در یک خانه باشد ولی اکسل آن را عدد حساب نکند، یعنی متن در نظرش می گیرد در این صورت در گوشه سلول مربوطه یک فلش سبز رنگ خواهید دید. اگر بخواهید در خانه این عدد به این مدل بنویسید باید ابتدا کاراکتر ‘ را وارد کنید و سپس عدد را وارد کنید.

تابع Countifدرexcel

در این تابع دو ورودی باید وارد کنید، ورودی اول همان رنج که گفته شد و در تابع قبلی داشتید و در ورودی دوم هم باید یک criteria مشخص کنید، criteria به معنی شاخص است که در اکسل به معنی آن است که شرطی را تعیین کنیم،مثلا اینجا می گوییم تعداد خانه هایی که شامل عدد است را بده به شرط این که آن عدد بزرگتر از 9 باشد

تابع Countifs

این تابع مانند تابع Countif است اما چندین شرط بر چندین رنج می توانید وارد کنید، یعنی بگویید خانه هایی که در رنج فلان هستند با شرط فلان و در رنج بهمان هستند با شرط بهمان.

در مثال زیر ما می گوییم سبز و بزرگتر از 9

در واقع موارد یافته شده باید در یک ردیف باشند، مثلا 10 هم شرط دوم را دارد اما هم ردیفش red شرط یک را ندارد.

در واقع فکر کنید، در ستون اول نام فرد و ستون دوم سمت و ستون سوم نمره هر فرد ذخیره شده، برای اینکه بفهمیم مدیر هایی که نمره بالای ده داشتند چند نفر هستند یا آبدارچی هایی که نمره بالای 11 داشتند چند نفر هستند از این تابع باید استفاده کنیم.

تابع Sum

برای بدست آوردن حاصل جمع اعداد یک رنج از تابع SUM استفاده می کنیم.

تابع Sumif

اگر بخواهیم همه ی خانه های آن رنج را جمع نکند و فقط برخی از آنهایی که فلان شرط را دارند را جمع کند از تابع Sumif استفاده می کنیم.

اگر میخواهید شرط را روی یک ستون بگزارید اما جمع ها روی یکستون دیگر انجام شود به این گونه انجام دهید:

جمع روی ستون B زده می شود اما شرط در تابع روی دو ورودی اول مشخص شده است، یعنی ستون A جایی که نوشته شده باشد green.

تابع Sumifs

شاید بخواهید از جندین شرط استفاده کنید، مثلا ردیف هایی که دو شرط فلان و بهمان را دارند رو ستون سومشان را جمع کن. در ورودی اول تابع مشخص می کنیم که ستونی که میخواهیم روی آن عملیات جمع صورت پذیرد کجاست…. در ورودی دوم ستونی که قرار است شرط در آن چک شود، و وردی سوم شرط و به همین صورت شرط ها و ستون های بعدی.