چگونگی در یافتن خروجی csv با پشتیبانی فارسی در اکسل

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات در کار با  Excel این است که تا این لحظه که سال 2013 است در این نرم افزار امکان خروجی گرفتن با پسوند csv که در آن حروف فارسی پشتیبانی شود هنوز تعبیه نشده!

1- استفاده از Google Docs:

داده‌های فارسی خود را در اکسل تایپ کنید و با پسوند xls یا xlsx (همان پسوند پیش‌فرض) ذخیره کنید.

- یک فایل SpreadSheet ایجاد کنید.

- از منوی File گزینه import را انتخاب کنید و فایل اکسل را انتخاب و وارد کنید.

- پس از لود شدن فایل، از منوی File گزینه Download as را انتخاب کنید و فرمت csv را انتخاب کنید...

- همین!

2- استفاده از Open Office در اکسل:

روش اول به خاطر لود نشدن Google Docs و نیاز به اینترنت ممکن است چندان کاربردی نباشد.

- سپس فایل اکسلی که طراحی کرده‌اید را در Calc که همان اکسل اما برای Open Office است، باز کنید.

- از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید.

- یک پنجره باز خواهد شد، که باید Keep current settings را انتخاب کنید.

-  Character set را Unicode UTF-8 انتخاب کنید.

- و بقیه را بدون دستکاری رها کنید و OK کنید.

- همین!

خواهید دید که یک فایل csv با کاراکترهای فارسی خواهید داشت ;)

در  این آموزش اکسل   شما تکنیک های بسیار جذابی را که شاید تاکنون نمیدانستید خواهید آموخت.

1- با دابل کلیک روی عنوان ریبان آن را پنهان و با تکرار این کار آن را ظاهر نمایید.

2- تکنیک چرخاندن غلطک (اسکرول)

3- راست کلیک روی مکان نشان داده شده و رفتن به شیت دلخواه 

4٫ انتخاب چند شیت با نگهداشتن کلید Ctrl و جابجا کردن آن

5٫ انتخاب سریع چندین شیت با نگهداشتن کلید

Shift    6- کپی قالب بندی مورد نظر و اعمال آن روی سایر سلول ها با دابل کلیک روی گزینه Format Painter

7- بزرگ و کوچک کردن ناحیه فرمولا بار با موس 

8- دابل کلیک روی یک کلمه برای انتخاب کامل کلمه

9- استفاده از ابزار پرکردن (Fill handle) با استفاده از کلیک راست در اکسل

با کمک ابزار فیل هندل یا بسط دادن اما با کلیک راست موس می توانید گزینه های زیر را مشاهده و از این تکنیک لذت ببرید

• Copy Cells
• Fill Series
• Fill Formatting Only
• Fill Without Formatting
• Fill Days
• Fill Weekdays
• Fill Months
• Fill Years
• Linear Trend
• Growth Trend
• Serie
•  
• 10٫ پر کردن خودکار با دابل کلیک   
• 11٫ ویرایش محدوده فرمول

با استفاده از موس پس از آنکه سلول حاوی فرمول را انتخاب کردید و با دابل کلیک یا زدن F2 به حالت ویرایش فرمول رفتید می توانید به صورتی که نمایش داده شده محدوده حاوی فرمول را تغییر دهید.

12٫ پرش به اولین و آخرین سلول حاوی داده

این تکنیک از تکنیک های محبوب من می باشد. و ارزش آن را زمانی درک خواهید کرد که بین یک محدوده چندهزار سطری بخواهید سریعا به ابتدا یا انتهای آن منتقل شوید.

13٫ انتخاب سریع یک محدوده به کمک کلید Shift

اولین سلول را انتخاب کرده و با نگهداشتن کلید Shift و کلیک روی سلول انتهایی آن محدوده را انتخاب نمایید.

14٫ انتخاب محدوده چندگانه با نگهداشتن کلید Ctrl

15٫ جابجا کردن محدوده انتخاب شده به وسیله موس

16٫ جابجا کردن یک ستون یا محدوده انتخابی با نگهداشتن کلید Shift

یکی دیگر از تکنیک های مورد علاقه من که بسیار کاربردی هم هست جابجا کردن محدوده انتخابی با استفاده 

  SHIFT + Drag   17٫ کپی کردن محدوده انتخابی با نگهداشتن کلید Ctrl   

و اما آخرین مورد کپی سریع محدوده انتخابی با نگه داشتن کلید Ctrl و درگ به محل مورد نظر می باشد.

در نرم افزار اکسل  با استفاده از تابع OFFSET اکسل می توانیم با دادن مقدار فاصله سطری و ستونی مشخص از یک سلول یا محدوده خاص، به یک سلول یا محدوده دیگر برسیم. از تابع OFFSET اکسل می توانیم برای دینامیک کردن نمودارها، جدول ها و … استفاده کنیم.

قاعده کلی تابع OFFSET اکسل به صورت زیر است:

(عرض[اختیاری]،ارتفاع [اختیاری]، تعداد ستون، تعداد سطر، سلول یا محدوده مرجع)OFFSET

همان طور که بیان شد  این تابع یک سلول یا محدوده رو به عنوان ورودی از ما می گیرد، به تعداد سطر و ستونی که مشخص کنیم روی جدول نسبت به سلول یا محدوده جابجا می شود و نتیجه را در قالب یک سلول یا محدوده با توجه به پارامترهایی که ما تعیین می کنیم برمی گرداند. همینطور اگر بخواهیم ابعاد محدوده مرجع را هم همزمان با جابجایی تغییردهیم می توانیم از پارامترهای ارتفاع و عرض استفاده کنیم.

فرض کنید در جدولی  ما میخواهیم از یک سلول A1 به یک سلول D2 برسیم. تابع OFFSET ما به شکل زیر می شود:

(OFFSET(A1,1,3

در اینحالت نتیجه عدد 20 خواهد بود.

حالا اگر بخواهیم از سلول A1 به محدوده C2 4 برسیم، باید فرمول رابه صورت زیر بنویسیم:

(OFFSET(A1,1,2,3,2

در این حالت چون نتیجه تابع یک سلول نیست و یک محدوده شامل شش سلول است درون سلول خطای !VALUE# در اکسل نمایش داده می شود. این حالت زمانی استفاده می شود که میخواهیم  برای نتیجه تابع OFFSET از توابعی مثل SUM یا AVERAGE استفاده کنیم. مثلا نتیجه فرمول ((SUM(OFFSET(A1,1,2,3,2 برابر عدد 82 هست که جمع شش سلول C2 تا D4 هست.

اکنون  تا حدودی با نحوه کار با تابع OFFSET اکسل آشنا شدیم 

اکنون به پارامترهای تابع OFFSET در اکسل  میندازیم:

• سلول یا محدوده مرجع در excel 
  
• این پارامتر سلول یا محدوده ای را  مشخص می کند که میخواهیم از آن  شروع کنیم و با حرکت کردن به تعداد سطر و ستون مشخص به سلول یا محدوده جدید برسیم. این پارامتر می تواند یک سلول مثل A1 یا یک محدوده مثل A1:B3 باشد.
• تعداد سطر: این پارامتر مشخص می کند که ما از سلول یا محدوده مرجع میخواهیم چند سطر و در چه جهتی جابجاشود. در صورتی که این عدد مثبت باشد محدوده مرجع به سمت پایین و در صورتی که این عدد منفی باشدبه سمت بالا جابجا می شود. در صورتی که محدوده مرجع  بیش از یک سلول باشد (مثلا A1:B6)، جابجایی از اولین سلول موجود در محدوده یعنی A1 محاسبه می شود.
• تعداد ستون: این پارامتر مشخص می کند که از سلول یا محدوده مرجع میخواهیم چند ستون و در چه جهتی جابجا شود. در در حالت راست به چپ در صورتی که این عدد مثبت باشد محدوده مرجع به سمت چپ و در صورتی که این عدد منفی باشد به سمت راست جابجا می شود.در صورتی که محدوده مرجع  بیش از یک سلول باشد، جابجایی از اولین سلول موجود در محدوده (A1) محاسبه می شود. به
• ارتفاع [اختیاری]: این پارامتر مشخص می کند که بعد از جابجا شدن از محدوده مرجع به تعداد سطر و ستون مشخص، ارتفاع محدوده ای که به عنوان نتیجه تابع برگردانده می شود باید چند سطر باشد. تعیین این پارامتر اختیاری هست و در صورتی که ما پارامترهای ارتفاع و عرض رو تعیین نکنیم، تابع OFFSET اکسل به صورت خودکار پارامترهای ارتفاع و عرض را مساوی با ارتفاع و عرض محدوه مرجع ما قرار می دهد. به عنوان مثال اگر ما ارتفاع و عرض رو تعیین نکنیم و سلول A1 رو به عنوان پارامتر اول تابع OFFSET اکسل انتخاب کنیم ارتفاع و عرض هر دو برابر 1 و اگر  A1:B3 رو به عنوان محدوده مرجع انتخاب کنیم، ارتفاع برابر  3 و عرض برابر 2 خواهد بود.
• عرض[اختیاری]: این پارامتر مشخص می کند که بعد از جابجا شدن از محدوده مرجع به تعداد سطر و ستون مشخص، عرض محدوده ای که به عنوان نتیجه تابع برگردانده می شود باید چند ستون باشد. تعیین این پارامتر هم مثل پارامتر ارتفاع اختیاری ست.

نکته: تابع OFFSET اکسل یک تابع VOLATILE است بدین معنی که با هر تغییر در ورکبوک شما، فارغ از اینکه تغییر موردنظر تاثیری را نتیجه این تابع  داشته باشد یا نه، این تابع مجدداً محاسبه می شود. بنابراین در استفاده از این تابع دقت کنید چون استفاده نابجا و زیاد از این تابع می تواند فایل اکسلراخیلی کند و سنگین کند.

امیدواریم از آموزش اکسل امروز نیز همچون گذشته لذت برده باشید

یز همچون گذشته لذت برده باشید