آماده سازی کاربرگها برای چاپ در excel

قبل از چاپ باید تنظیماتی بر روی فایل مثلاً سایز کاغذ، حاشیه ها، سر صفحه و پا صفحه، طریقه چاپ و... را تعیین کنیم. برای انجام این تغییرات از Page Setup استفاده می کنیم. برای فعال کردن Page Setup کافی است از منوی فایل، Page setup را انتخاب کنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز می شود که شامل Tab های زیر است:

• Tab Page:

این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Orientation: در این قسمت جهت قرار گرفتن متن در کاغذ را تعیین می کنیم. Portrait برای چاپ عمودی یا Landscape برای چاپ افقی است.

2- Scaling: توسط این قسمت می توانیم اندازه کاربرگ خروجی را بدون هر گونه تغییر بر روی نمایشگر بزرگ یا کوچک کنیم. این قسمت شامل گزینه های زیر است:

الف- Adjust to: می توانیم میزان بزرگی را بر اساس درصدی از بزرگی تعیین کنیم. حداقل این میزان 10 و حداکثر ان 400 می باشد.

ب- Fit to: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.

3- Paper Size: اندازه کاغذ را می توان تعیین کرد.

4- Print Quality: قدرت تفکیک پذیری یا کیفیت چاپ را تعیین می کنیم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.

5- First Page Number: شماره گذاری را از صفحه مشخص شده شروع می کند.

• Tab Margins:

توسط اینTab می توان حاشیه های صفحه، سر صفحه و پا صفحه را تعیین کرد. این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Tab , Bottom , Left, Right: فاصله حاشیه های راست , چپ , پایین و بالا را تعیین می کند.

2- From Edge: محل سر صفحه یا پاصفحه را تعیین می کند (باید کمتر از حاشیه های بالا یا پایین باشد)

3- Center On Page: مرکز فعلی را به را به طور افقی یا عمودی نسبت به حاشیه ها تعیین می کند.

4- Preview: پیش نمایش تنظیمات در این محدوده نمایش داده می شود.

• Tab Header/ Footer:

توسط این Tab می توانیم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنیم.

یک سر صفحه در بالای صفحه و یک پاصفحه در پایین هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار می گیرند. شماره صفحات و ساعت و تاریخ خروجیهایی هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار می گیرند.

این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- کادرهای Header , Footer:

در این کادر یک سری Header ها و Footer های آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاریخ و ترکیب این موارد وجود دارد که می توانیم با توجه به نیاز یکی از آنها را انتخاب کنیم.

2- دکمه های Custom Header , Custom Footer:

توسط این دکمه ها میتواتنیم Header ها و Footer های شخصی ایجاد کنیم. با کلیک بر روی این دکمه ها پنجره ای باز می شود که باید محل استقرار پاصفحه یا سر صفحه را بوسیله ماوس انتخاب کرده (یکی از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چین خواهد شد، محتوای قسمت میانی نسبت به میانه قسمت تنظیم خواهد شد.

و قسمت راست، راست چین خواهد شد. متن مورد نظر را در یکی از این سه قسمت تایپ می کنیم (برای رفتن به خط جدید کلید Enter را باید فشار داد).

دکمه هایی که در میانه صفحه برای قالب بندی صفحه قرار داده شده اند عبارتند از:

Format Font: با فشردن این دکمه پنجره Font باز شده و می توان فرمت نوشته ها را تغییر داد.

Insert Page Number: برای درج شماره صفحه

Insert Number Of Pages: برای درج تعداد صفحات

Insert Date: برای درج تاریخ جاری

Insert Time: برای درج زمان جاری

Insert Book Name:برای درج نام Book

Insert Sheet Name: برای درج نام کاربرگ

• Tab Sheet در اکسل:

این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Print Area: می توانیم ناحیه ای از کاربرگ را برای چاپ انتخاب کنیم یا آدرس آن را تایپ کنیم.

2- Print Titles: در این قسمت می توانیم یک سطر یا یک ستون را به عنوان سطر یا ستونی که میخواهیم در تمامی صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنیم.

3- Print: این قسمت شامل گزینه های زیر است:

الف- Gridline: به طور پیش فرض خطوط شطرنجی محیط Excel در نسخه چاپی ظاهر نمی شود. برای ظاهر شدن این شبکه کافی است این گزینه را تیک بزنیم.

ب- Black and White: همه چیز را با رنگ سیاه و زمینه سفید چاپ می کند. و رنگها بدون سایه خواهند بود.

ج- Draft Quality: با انتخاب این گزینه قدرت تفکیک پذیری کمتر شده و زمان چاپ کاهش می یابد.

د- Row And Column Heading: به طور پیش فرض عنوان سطر ها (1و2و3و...) و عنوان ستونها (A, B, C, …)در نسخه چاپی ظاهر نمی شود. ولی اگر این گزینه را تیک بزنیم این عناوین در نسخه چاپی , چاپ می شوند.

ه- Comments: در این فسمت می توانیم نحوه چاپ توضیحات را تعیین کنیم:

• None: توضیحات چاپ نمی شوند.

• At End Of Sheet: در انتهای هر Sheet توضیحات چاپ می شوند.

• As Display on Sheet: در محلی که در Sheet قرار دارند چاپ می شوند.

4- Page Order: ترتیب چاپ صفحه ها را برای کاربرگهای چند صفحه ای انتخاب می کنیم.