غیر فعال کردن Auto Fill Auto Fill در Excel

ll بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی می کنیم:
1-    انتخاب منوی Tools
2-    انتخاب منوی Options
3-    انتخاب: Edit Tab
4-    کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال می کنیم
 
آدرس دهی در اکسل:
آدرس دهی نسبی:
فرض کنید سلولهای Excel را به صورت زیر پر کرده ایم:
در سلول B1 فرمول A1 A2 را می نویسیم. اگر این فرمول را copy کرده و در سلول B2. Paste کنیم و یا با استفاده از Auto fill محتوای سلولهای B2 تا B4 را پر کنیم.اعداد 5و7و4 به ترتیب برای سلولهای B2 تا B4 ظاهر می شوند. حال میخواهیم بدانیم این اعداد از کجا بدست آمده اند. وقتی ما در سلول B1 فرمول A1 A2 را تایپ می کنیم، در حقیقت سلول سمت چپی و یک سلول پایین آن با هم جمع می شوند. پس برای سلول B2، سلول سمت چپی (A2) و سلول پایینی آن (A3) با هم جمع می شوند که جواب 5 می شود. برای سلولهای بعدی هم به همین ترتیب محاسبات انجام می شود. به این نوع آدرس دهی، آدرس دهی نسبی گفته می شود چون نسبت به مکان هر سلول، فرمول سلول عوض می شود و در حقیقت فرمول درون سلول B2، A2 A3 می شود.
 
 
آدرس دهی مطلق:
فرض کنید میخواهیم حقوق افراد یک اداره را حساب کنیم. حقوق با استفاده از فرمول زیر حساب می شود: حقوق پایه * 7% - حقوق پایه = حقوق حقوق پایه را در ستون B مینویسیم. برای محاسبه حقوق می توانیم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنویسیم و برای تمام افراد Auto fill کنیم. در این حالت در حقیقت از آدرس دهی نسبی استفاده کرده ایم.
ولی فرض کنید که درصد مالیات عوض شده و 10% شود. حالا باید دوباره فرمول جدیدی در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill کنیم. برای اینکه نخواهیم در هر بار عوض شدن درصد مالیات فرمول را عوض کنیم می توانیم درصد مالیات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده کنیم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مینویسیم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مینویسیم حال Auto fill می کنیم. ولی می بینیم که برای بقیه سلولها جواب همان حقوق پایه می شود. چرا؟ چون با آدرس دهی نسبی میخواهد عمل کند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده، برای C2 فرمول B2-B2*A2 می شود که مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پایه می شود. برای رفع این مشکل باید سلول A1 ثابت شود. یعنی در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پایه ضرب شود. در این حالت از آدرس دهی مطلق استفاده می کنیم. برای ثابت کردن سطر یا ستون در کنار حرف ستون یا عدد سطر علامت $ می گذاریم. اگر بخواهیم سلول را ثابت کنیم در کنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ می گذاریم. یعنی در سلول C1 مینویسیم: B1-B1*$A$1
 
قالب بندی خانه‌ها در Excel
در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا.... کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آنرا عوض کنیم.
برای قالب بندی خانه‌ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم:
روش اول:
1-    انتخاب منوی Format
2-    انتخاب گزینه Cells
روش دوم:
بر روی خانه‌های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.
روش سوم:
فشردن کلیدهای ctrl 1
با اجرای یکی از سه روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای Tab‌های زیر است:
 
الف - Number:
توسط این Tab می توانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه‌های زیر می باشد:
Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد.
 
الف) Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:
1- General:       این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان می دهد.
2- Number:       مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر می شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:
-      Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
-      Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند.)
-      Use 1000 Separator: اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست این گزینه می گذارد.
3- Currency:     مقادیر را همراه با سمبل جدا کرده و علامت (،) پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:
-      Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
-      Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.
4- Accounting:    مانند حالت Currency است. این قالب بندی، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در انتهای سمت چپ آن نوشته می شود.
5- Date:           تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد. و ما می توانیم انواع قالب بندی‌های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.
6- Time:           زمان را با قالب بندی‌های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. و یا....
7- Percentage:   عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.
 
نکته: در تمام قالب بندی‌ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.
8- Fraction:       مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک‌ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.
9- Scientific:      مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد.
10- Text:         مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آنرا محاسبه نمی کند.
11- Special:      مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص (مانند کد پستی، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان می دهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن (در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد می کنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311)) و می فهمیم که 311 کد شهرستان، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT می باشد.
12- Custom:     برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.
 
ب) Alignment: توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:
1-     Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه‌های زیر است:
-      General: هم ترازی پیش فرض
-      Left: هم ترازی داده‌ها را به سمت چپ (استفاده برای ارقام)
-      Center: هم ترازی داده‌ها در مرکز
-      Right: هم ترازی داده‌ها به سمت راست (برای متون)
-      Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.
-      Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می گیرد. معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
-      Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.
2-     Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:
-      Bottom: هم ترازی داده‌ها در پایین سلول
-      Top: هم ترازی داده‌ها در بالای سلول
-      Center: هم ترازی داده‌ها در وسط یا مرکز سلول
-      Justify: داده‌ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده‌ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)
 
3-     Orientation: شامل قسمتهای زیر است:
-      زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.
-      Degrees: زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلید‌های Increase و Decrease تعیین کرد.
 
4-     Text Control: شامل قسمتهای زیر است:
-      Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
-      Shrink to Fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
-      Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول‌ها بهم پیوسته و یک سلول شوند.