ایجاد و ویرایش لیست ها در اکسل

 یکی از امکانات اکسل، ایجاد و مدیریت لیست ها است. منظور از لیست، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا سطرهای آن را «رکورد» و ستون های آن را «فیلد» می نامند.

منظور از «رکورد» مجموعه داده های وارد شده در یک سطر  و منظور از فیلد نیز مجموعه داده های وارد شده در ستون ها است.

برای ایجاد یک لیست نیاز نیست عملیات خاصی انجام دهید. تنها باید هنگام ورود داده ها نکاتی را رعایت کنید تا اکسل مجموعه اطلاعات وارد شده را یک لیست در نظر بگیرد.

به طور مثال، سطر اول را عنوان لیست درنظر گرفته و تیتر فیلد‌ها را در آن وارد کنید. رکورد‌ها را زیر هم وارد کرده و دقت کنید که سطر خالی بین داده ها وجود نداشته باشد.

در هنگام ایجاد لیست، اکسل دو قابلیت مفید دارد که برای سهولت در وارد کردن اطلاعات کاربرد دارند.

قابلیت نخست که AutoComplete نام دارد، برای وارد کردن داده های متنی تکراری یا مشابه به کار می رود. به عنوان مثال، در لیست زیر و در هنگام پر کردن داده ها، با وارد کردن حرف «م» اکسل کلمه «مرد» را که قبلا تایپ کرده اید، پیشنهاد می دهد. کافیست که کلید Enter را فشار دهید تا این کلمه در سلول درج شود.

قابلیت دیگر، کاربرد گزینه Pick From Drop-down List است. از این گزینه برای وارد کردن اقلام تکراری استفاده می شود. به عنوان مثال در تصویر زیر هنگام پرکردن سلول B6 بر روی آن کلیک راست می کنیم و سپس بر روی گزینه Pick From Drop-down List کلیک می کنیم. در این صورت منویی باز می شود که کلیه اقلامی که تاکنون در این ستون وارد شده، نشان داده می شود. با انتخاب گزینه مورد نظر از این منو داده مربوطه در سلول انتخاب شده وارد خواهد شد.

ایجاد فرم ورود اطلاعات

منظور از فرم ورود اطلاعات، امکانی است که اکسل برای سهولت در وارد کردن داده های لیست ارایه می دهد. برای استفاده از این قابلیت، باید از دستور Form استفاده کنید. این دستور از جمله دستوراتی است که در نوارهای اصلی اکسل وجود ندارد و باید یک دکمه میانبر از آن را در نوار Quick Access اضافه کرد. برای این منظور با کلیک راست بر روی Quick Access، گزینه  Customize Quick Access Toolbar را کلیک کنید. سپس از منوی باز شده گزینه More commands را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره Excel Option باز می شود:

اکنون از منوی Choose commands from گزینه Commands Not in the Ribbon را انتخاب کنید تا دستوراتی که در نوار اکسل نیستند، در لیست نمایش داده شوند.

از لیست باز شده، گزینه Form را انتخاب کرده و روی دکمه Add کلیک کنید.

اکنون روی دکمه OK کلیک کنید. در این صورت دکمه Form به دکمه های نوار Quick Access اضافه می شود.

بازمی گردیم به مثال لیست. یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و روی دکمه Form کلیک کنید تا فرم ورود اطلاعات باز شود.

همانطور که مشاهده می کنید، فرم ورود اطلاعات به ازای هر فیلد، دارای یک کادر متنی یا عددی است که به راحتی می توان اطلاعات رکورد را در آن وارد کرد. در این فرم گزینه New برای ایجاد یک رکورد جدید، گزینه Delete برای حذف رکورد فعلی، گزینه Find Prev برای نمایش رکورد قبلی، گزینه Find Next برای نمایش رکورد بعدی، گزینه Criteria برای مرور رکوردهای خاص و گزینه Close برای بستن فرم ورود اطلاعات استفاده می شود.

مرتب کردن سطر‌ها و ستون های لیست ها دراکسل

در اکسل می توان داده های لیست را بر حسب هر یک از فیلدهای ستون ها مرتب کرد. این مرتب سازی می تواند براساس حروف الفبا یا براساس نوع فیلد باشد. فرض کنید می خواهیم لیست زیر را براساس ستون «نام خانوادگی» به ترتیب حروف الفبا مرتب کنیم.

برای مرتب کردن این لیست بر اساس ستون نام خانوادگی، ابتدا یکی از سلول های این ستون را انتخاب کرده و سپس زبانه Data و در بخش Sort & Filter روی دکمه Sort A to Z کلیک می کنیم.

از آنجا که اکسل به خوبی ساختار لیست را تشخیص می دهد، رکوردهای آن را براساس ستون «نام خانوادگی» از «الف» تا «ی» مرتب می کند و نتیجه آن لیست زیر خواهد بود.

حال فرض کنید لیست فوق را به شکلی نیاز داریم که ابتدا رشته آیتی، و سپس رشته کامپیو‌تر را صورت مرتب شده (براساس نام خانوادگی) نشان دهد. به این ترتیب لازم است لیست را بر اساس دو ستون مرتب کنیم: ابتدا بر اساس ستون رشته تحصیلی و سپس براساس ستون نام خانوادگی.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه تب Data گروه Sort & Filter روی دکمه Sort کلیک می کنیم تا کادر Sort باز شود.

در  بخش Sort by ستونی است که مرتب سازی براساس داده های آن انجام می شود. بخش Values نیز به عنوان مبنای مرتب سازی (مقدار سلول، رنگ سلول و...) در نظر گرفته می شود و از بخش Order نیز برای صعودی یا نزولی بودن مرتب سازی استفاده می شود.

اکنون در بخش Sort by ستون مبنای مرتب سازی را مشخص می کنیم. در این منو به دلیل تشخیص لیست توسط اکسل، عناوین ستون ها دیده می شود. گزینه «رشته تحصیلی» را از منوی باز شده انتخاب می کنیم.

برای تعیین ستون دوم که باید مبنای مرتب سازی قرار گیرد، روی دکمه Add Level کلیک می کنیم. ردیف جدیدی با عنوان Then by به کادر Sort اضافه می شود.

بار دیگر منوی Column را از ردیف Then by باز کرده و این بار گزینه «نام خانوادگی» را انتخاب می کنیم.

در پایان روی دکمه OK کلیک می کنیم. نتیجه مرتب سازی براساس دو ستون «رشته تحصیلی» و «نام خانوادگی» مانند لیست زیر خواهد شد.

فیلتر کردن اطلاعات در excel

در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت Filter استفاده کرده و نمایش اطلاعات را براساس یک یا چند داده خاص محدود کرد.

فرض کنید در مثال فوق، لیست متنوعی از رشته های تحصیلی را داشتیم و می خواستیم در این لیست فقط اطلاعات کسانی را که در رشته کامپیو‌تر تحصیل کرده اند، مشاهده کنیم.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه Data بخش Sort & Filter بر روی دکمه Filter کلیک کنید.

اگر روی فلش پایین رونده در ستون رشته تحصیلی کلیک کنید، خواهید دید که در بخش Text Filters گزینه Select All انتخاب شده است. با کلیک در کادر انتخاب گزینه Select All انتخاب فعلی لغو شده و می توانید تنها گزینه «کامپیو‌تر» را انتخاب کنید.

پس از کلیک روی دکمه OK، داده های لیست فیلتر شده و تنها رکوردهایی که از «کامپیو‌تر» هستند، نمایش داده می شوند.

کنترل اعتبار داده‌های ورودی

اکسل قادر است که اعتبار یا درستی داده ها را در هنگام وارد کردن آنها، کنترل کند.

برای اینکار باید قبل از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، «شرایط اعتبار» را تعریف کرد. برای کنترل اعتبار داده های ورودی، از زبانه Data بر روی گزینه Data Validation کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید.

اکنون کادر Data Validation باز می شود. با استفاده از این کادر می توان شرایط مجاز ورود داده ها، پیغام های ورودی و پیغام های خطا را تعریف کرد.

برای تعریف شرایط مجاز در پنجره فوق، از زبانه Settings استفاده می شود.

گزینه Allow در این قسمت، لیستی از شرایط مختلف را ارائه می دهد.

در این پنجره، از گزینه Any Value برای دریافت بدون قید و شرط تمام داده ها، از گزینه  Whole Number برای دریافت اعداد، از گزینه Decimal برای دریافت اعداد اعشاری، از گزینه List برای دریافت اقلام نامبرده، از گزینه  Date برای دریافت تاریخ، از گزینه Time برای دریافت ساعت، از گزینه Text length برای دریافت متن با تعداد کاراکترهای مشروط و از گزینه Custom نیز برای دریافت محتوای برابر با فرمول استفاده می شود.

پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow بخش Data در زیر آن فعال می شود. در این بخش می توانید دامنه مجاز را با استفاده از عملگرهای مقایسه ای لیست Data تعیین کنید.

پس از تعریف شرایط مجاز، می توانید یک پیغام تعریف کنید که در حین ورود داده ها، شرایط مجاز را به کاربر یادآوری کند.

برای این منظور بر روی زبانه Input Message کلیک کرده و در قسمت Title عنوان پیغام و در قسمت Input message متن پیغام را وارد کنید.

از زبانه آخر (Error Alert) نیز برای نوشتن پیغام خطا استفاده می شود. با تعریف محدوده مجاز داده ها، در صورت ورود داده اشتباه، این خطا توسط اکسل به کاربر اعلام خواهد شد. برای نوشتن پیغام خطا به دلخواه خود در قسمت Title عنوان پیغام و در قسمت Message Error متن پیغام را وارد کنید.