مزایا و معایب کاربرد اکسل

 در هنگام کار با نرم افزار اکسل شاید شما هم با سوالات زیر روبه رو شده باشید:

• اکسل برای چه استفاده هایی مناسب است و برای چه کارهایی طراحی شده است و چه محدودیت هایی دارد؟
• اشتباه های رایج در استفاده اکسل چیست و چطور از آنها پرهیز کنیم؟
• دیگران چه تجربیاتی از کار با اکسل دارند و آیا نمونه کارهای انها را جهت الگوبرداری می توان یافت؟

در حال حاضر می توان گفت بیشترین کاربردهای این به اصطلاح صفحه گسترده در تجزیه و تحلیل اعداد و صورتهای مالی، ترسیم نمودارها، تهیه لیستهای مختلف، تهیه داشبورهای مدیریتی، تهیه گرافها و نمودارهای مختلف و خودکار کردن برخی فعالیتهای تکراری می باشد. این ابزار هم همانند دیگر ابزارها و نرم افزارهای دیگر مزایا و معایب خود را دارد و که فقط با شناخت کامل از آن و انطباق ان با نیازها و اهداف خود می توان به درستی از مزایایش برخوردار شد. در این جا میخواهیم نگاهی اجمالی به لیست مزایا و معایب استفاده از اکسل بیاندازیم تا شاید از این به بعد قبل از تصمیم گیری به استفاده از نرم افزارهای مختلف و انتخاب ابزار کمی به محدودیت ها و مخاطرات نرم افزارها بیاندیشیم.

1. مزایای استفاده از اکسل:

1. امکان برقراری ارتباط بابقیه نرم افزارهای مجموعه آفیس:

مایکروسافت Microsoft Excel به خوبی توان ارسال و دریافت اطلاعات به دیگر نرم افزارها مانند

Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access و همچنین SQL Microsoft و بقیه پایگاههای داده را دارد.

2. انعطاف پذیری بالا و قابلیت تطابق بالا:

اکسل کاملا انعطاف پذیر است و شما می توانید آن را مطابق نیازهای سازمانی و الزامات گزارش گیری پروژه خود منطبق کنید.

3. توان بالا در تجزیه و تحلیل داده ها:

با استفاده از توابع آماری و محاسباتی و همچنین نمودارهای مختلف می توان به خوبی ارتباط بین داده ها را پیدا کرد حتی از برخی قابلیت های پیش بینی روند های مالی پروژه و شبیه سازی تاثیر ریسکهای پروژه را دارد.

4. قابلیت استاندارد سازی و فرموله کردن فرآیندها در اکسل:

با استفاده از توابع موجود و قابلیت فرمول نویسی می توان با اطمینان محاسباتی مانند محاسبه میزان دستمزد بر اساس ساعات کاری پرسنل پروژه را استاندارد سازی کرد با سرعت و دقت بالا محاسبات را بروز کرد.

5. قابلیت بی نظیر ساخت نمودارها:

با شناخت انواع نمودارها و کاربرد آنها شما می توانید تمامی داده های خود را به صورت گرافیکی به معرض نمایش درآورید و تجزیه و تحلیل کنید مانند گزارشات پیشرفت پروژه.

6. فرمت بندی متغیر Conditional formatting  در excel:

وقتی با تعداد زیادی داده سرو کار دارید تغییر رنگ ویا فرمت دادهایی که شرایط خاصی دارند قابلیت بسیار جالب و مفیدی است و باعث افزایش کارایی و راندمان و همچنین جلوگیری از خطا می شود.

7. استفاده آسان و در دسترس بودن:

معمولا در اکثر کامپیوترها و نوت بوک ها که از سیستم عامل ویندوز استفاده می کنند شما یک نسخه از اکسل را خواهید داشت و با حداقل شناخت از اکسل می توانید به اطلاعات فایلها دستیابی پیدا نمایید.

8. هوشمندی کافی در کمک به کاربر:

اکسل به میزان مناسبی می تواند در انجام کارهایی تکراری با پیش بینی رفتار کاربر به کاربران کمک نماید.

9. قابلیت ماکرو نویسی و صرفه جویی در زمان:

انجام کارهای تکراری اگر میخواهید کارهایی تکراری زیادی بر روی تعداد زیادی فایل مشابه انجام دهید نگران نباشید ماکرو ابزار قدرتمند وسریعی است برای انجام این کار در چند لحظه

10. قابلیت برنامه نویسی به کمک ویژوال بیسک:

برای اضافه کردن توابع جدید خودتان و یا افزودن امکانات خاص زبان برنامه نویسی ویژوال بیسک این قابلیت را به شما می دهد.

1. معایب استفاده از اکسل:

1.امنیت پایین:

اکسل برای حفاظت از داده ها از امنیت مناسبی برخوردار نیست و یک فرد نه چندان حرفه ایی با کمی صبر و حوصله از تمامی لایه های امنیتی آن رد خواهدشد هرچند با رعایت چند نکته و شناخت ابزارهای امنیتی می توان تا حد قابل قبولی از داده های پروژه خود محافظت نمایید.

2. امکانات تحت شبکه ضعیف:

اگر تیم پروژه شما می خواهد به طور همزمان از یک فایل تحت شبکه استفاده کند حتما باید منتظر مشکلاتی ناخواسته و برخی دوباره کاریها باشید اگر میخواهید به صورت اشتراکی از یک فایل استفاده کنید شاید بهتر است با کمی تغییرات آنرابه چند فایل مجزای مرتبط تبدیل کنید این راه کار بعضی اوقات کمک می کند.

3.دشواری خطایابی در فرمولهای طولانی:

مشکل واقعی و قتی بوجود می آید که بخواهید در یک فایل حجیم و سلولهای پر از فرمول بدنبال پیدا کردن ریشه خطای بوجود آمده باشید شاید مجبور به صرف زمان زیادی شوید البته این مشکل هم با کمی استاندارد سازی و نامگذاری درست سلولها و قفل کردن آنها تا حد زیادی قابل حل است.

4.بالا بودن امکان بروز خطاهای سهوی کاربران:

اگر سلولهای حاوی فرمولها قفل نباشند به سختی بتوان به خروجی این فایل اطمینان کرد زیرا کاربر در هر بار ورود اطلاعات به صورت نا خواسته می تواند محتوی سلولهای محاسباتی را جابه جا کند و مثلا حقوق پرداختی به نیروهای پروژه را جابه جا محاسبه نمایند.

5.عدم دستیابی کامل به امکانات اکسل در گوشی های همراه:

امکان کاربری راحت و آسان در گوشی های همراه وجود ندارد و بیشتر جهت خواندن اطلاعات قابل استفاده است تا ورود اطلاعات و تهیه فایلهای جدید.

6.نیاز به تسلط بالا در کاربری های پیچیده:

اگر پروژه شما پروژه به نسبه بزرگی باشد و شما تصمیم داشته باشید که برخی کارها را با اکسل انجام دهید به یک متخصص اکسل نیاز دارید تا بتواند فایلهای کاربردی و بدون مشکلات جانبی فراهم کند.

7.احتمال بالای از دست رفتن اطلاعات:

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از ساعتها وقت و زمانی که فکر می کردید کار شما به پایان رسیده است ناگهان می بینید که فایل شما دیگر قابل استفاده نیست و همه چیز را باید از اول شروع کنبد، تهیه فایلهای پشتیبان مرحله به مرحله و استفاده از پشتیبان گیری خودکار اکسل می تواند راهگشا باشد.

8.امکانات ضعیف کنترلی:

کنترل بر روی کار کا ربر و یا پیدا کردن کسی که محتوای برخی سلولها را تغییر داده است به راحتی امکانپذیر نیست وکاربری تحت شبکه مشکلات فوق را چند برابر می کند.

9.عدم سازگاری با سیستم عامل های دیگر:

اگر بخواهید در سیستم عاملهای دیگر از فایلهای اکسل استفاده کنید به تمامی قابلیتهای آن دسترسی ندارید و شاید به مشکلاتی بر خورد نمایید.

10.قابلیت نه چندان کارآمد معتبر سازی داده ها در  اکسل.

قابلیت بررسی صحت داده های ورودی در حالت عادی بر روی سلولهای اکسل فعال نیست هرچند با شناخت برخی ابزارها می توان این مشکل را کمی برطرف کرد.

درنهایت اینکه بدانیم اکسل همانند شمشیر دولبه ای است که در صورت عدم شناخت نقاط قوت و ضعف و برنامه ریزی درست شاید به جای ابزاری مناسب باعث برخی دوباره کاریها مشکلات جانبی گردد.