تراز کردن عناصر با جداول در اکسل

جدول ها به شما کمک می کنند تا طرح کلی صفحات خود را کنترل کنید. اگر با Word یا Excel کار کرده باشید، می‌دانید که چگونه جدول درج کنید و سلول‌ها را مدیریت کنید. فقط کافی است به Frontpage بگویید که چند سطر و ستون می خواهید و عناصر صفحه را درج کنید تا صفحه شما حرفه‌ای به نظر برسد. این کار عملی، یک جدول ساده ایجاد می‌کند و بعد متن و تصاویر گرافیکی به سلول‌های آن اضافه می‌کند. کارهای عملی بعدی شرح می‌دهند که چگونه جدول‌ها را مطابق با نیازهای خود تغییر دهید و با اضافه کردن رنگ به سلول‌ها و تنظیم کردن خطوط مرزی، جدول را جذاب‌تر کنید.

 درج جدول 

صفحه‌ای که می‌خواهید جدول را در آن درج کنید باز کنید. از منوی Table، گزینه Insert و بعد گزینه Table را در excelانتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Insert Table باز شود.

 

 تعداد سطر و ستون را مشخص کنید 

در کادرهای متنی Rows و Columns، تعداد سطرها و ستون‌های جدول را وارد کنید.

  

 جدول را تراز کنید 

قبل از قرار دادن جدول روی صفحه، می توانید طرح کلی آن را تنظیم کنید. روی فلش کادر متنی Alignment کلیک کنید و یکی از گزینه‌های مربوط به تراز را انتخاب کنید.

 گزینه‌های مربوط به خطوط جدول  

اگر اندازه خطوط جدول را 0 بگیرید، این خطوط در مرورگر دیده نمی‌شوند (ولی یک خط جین در دید Page خواهید دید.) بطور کلی، خطوطی که بیشتر از 2 پیکسل نباشند حرفه‌ای تر از خطوط ضخیم به نظر می‌رسند.

 فضای بین سلول‌ها و فضای اطراف متن 

عدد کادر متنی Cell Padding، یک بافر از فضای خالی دور متن یا تصویر یک سلول قرار می دهد و مقدار کادر Cell Spacing، تعداد پیکسل‌ها بین سلول‌ها را مشخص می‌کند.

 پهنای جدول 

گزینه Specify Width بصورت پیش فرض انتخاب شده است. برای مشخص کردن پهنای جدول می‌توانید یکی از گزینه‌های In Pixels (بر حسب پیکسل) یا In Percent (بر حسب درصد) را انتخاب کنید. گزینه In Percent، اندازه جدول را متناسب با پنجره مرورگر بازدید کننده تنظیم می‌کند. (جدولی که %100 پهنا داشته باشد کل صفحه را پر می‌کند). اگر می‌خواهید جدول‌های بعدی همین خصوصیات را داشته باشد، گزینه Set as default for new tables را انتخاب کنید. بعد از انتخاب، روی OK کلیک کنید تا این تنظیمات ذخیره شوند. 

 درج متن 

در سلولی که می‌خواهید متن اضافه کنید کلیک کنید. کمی متن تایپ کنید. برای شروع یک پاراگراف جدید در سلول، Enter را بزنید و برای ایجاد یک خط جدید بدون ایجاد یک پاراگراف جدید، Shift+Enter را بفشارید. همچنین می‌توانید از ماینبرهای صفحه کلیدی برای آسان‌تر حرکت کردن در سلول‌ها استفاده کنید: برای رفتن به سلول سمت راست، Tab را بفشارید و برای رفتن به سلول سمت چپ، Shift + Tab را بفشارید. 

 درج تصویر  

در سلولی که می‌خواهید تصویر مورد نظر خود را درج کنید کلیک کنید. روی دکمه Insert Picture From File در نوار ابزار Standard کلیک کنید. فایل مورد نظر را پیدا کنید و روی آن دابل کلیک کنید تا در جدول قرار گیرد.

 تراز عمودی 

در نوار ابزار Tables، ابزارهای زیادی برای ایجاد جدول وجود دارد. برای باز کردن این نوار ابزار، از منوی View، گزینه ‏Toolbars و بعد گزینه Tables را انتخاب کنید. می‌توان تراز عمودی عناصر در یک سلول را تغییر داد. عنصری که می‌خواهید تغییر دهید را انتخاب کنید و بعد روی دکمه Align Top (تراز به بالا)، Center Vertically (وسط) یا Align Bottom (تراز به پایین) در نوار ابزار Tables کلیک کنید

 تغییر دادن اندازه جدول با کشیدن ماوس 

برای کم یا زیاد کردن اندازه جدول، اشاره‌گر را روی لبه یک سلول قرار دهید تا به شکل یک فلش دو جهته در آید. بعد اشاره‌گر را بکشید.  

 جدول را رسم کنید 

برای درج کردن یک جدول جدید، روی دکمه Draw Table در نوار ابزار Tables کلیک کنید. اشاره‌گر ماوس به شکل یک مداد در می‌آید. برای کشیدن جدول، با اشاره‌گر بکشید. برای اضافه کردن سطر یا ستون، فقط کافی است که آنها را رسم کنید. (با استفاده از کشیدن خطوط جدول).

 پاک کردن یک سلول

اگر اشتباه کنید و بخواهید یک سطر و ستون را حذف کنید، از ابزار Eraser استفاده کنید. روی دکمه Eraser در نوار ابزار Toolbar کلیک کنید و روی خطوط یک سلول بکشید تا پاک شود.

 استفاده از دکمه Insert Table

شاید سریع‌ترین راه برای ایجاد یک جدول جدید، انتخاب از دکمه Insert Table در نوار ابزار Standard است. ابتدا، مکان نما را در محلی که می‌خواهید جدول را درج کنید قرار دهید. بعد روی دکمه Insert Table کلیک کنید و روی منوی کشویی که باز می‌شود بکشید تا تعداد سطر و ستون‌های مورد نظر را های لایت کنید. وقتی که اشاره‌گر را رها می‌کنید، جدول در صفحه ظاهر می‌شود.

* توجه *

تغییر اندازه جدول بصورت پویا

وقتی که پهنای جدول را بصورت درصدی از پنجره مرورگر تنظیم می کنید (مرحله 6)، بازدید کننده تعیین می‌کند که این جدول چقدر پهنا داشته باشد. اگر مرورگر کاملاً باز باشد، جدول گسترده می‌شود و وقتی که بازدید کننده، اندازه پنجره را کاهش دهد، جدول هم کوچک می‌شود و ممکن است محتویات آن، در هم و برهم شود. برای جلوگیری از این امر، اندازه جدول را بر حسب پیکسل مشخص کنید.

تغییر اندازه و رنگ

برای تغییر دادن اندازه جدول، روی آن کلیک کنید تا انتخاب شود. بعد روی دکمه Autofit to contents در نوار ابزار Tables کلیک کنید. به این ترتیب، جدول با اندازه محتویات خود مطابقت پیدا می‌کند. دکمه Autofit در سمت چپ دکمه Fill color (که شبیه یک سطل رنگ است) قرار دارد. برای تغییر دادن رنگ سلول‌های جدول، آن سلول‌ها را انتخاب کنید، روی دکمه Fill color کلیک کنید و یکی از رنگ‌ها را انتخاب کنید. دکمه Table Autoformat Combo به شما امکان می‌دهد تا طرح کلی و طرح رنگ کل جدول را انتخاب کنید و مجبور نباشید که ظاهر تک تک سلول‌ها را تغییر دهید.                                                                                         امیدواریم  آموزش اکسل امروز نیز مورد استفاده شما عزیزان قرار بگیرد 

 اکسل برای انجام محاسبات ریاضی، از امکاناتی نظیر «فرمول نویسی در سلول ها» استفاده می کند. در این آموزش با امکانات محاسباتی اکسل و کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد.

به طور کلی، فرمول ها از عملگرهای ریاضی، عددها و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند.

 

روش درج فرمول در سلول ها

برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را طبق قواعدی که در،  سلول باید وارد می کنیم.

 پس از وارد کردن کاراکتر مساوی در سلول E13 می توان از نوار فرمول، یکی از فرمول های پیش فرض اکسل را انتخاب کرد.

 

پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد.

هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.

 

مقادیر ثابت

مقادیر ثابت مقادیری هستند که ثابت بوده و تغییر نمی کنند. این مقادیر می توانند عددی یا متنی باشند. در فرمول نویسی باید مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت "  قرار دهیم. در این صورت محاسبه ای روی این مقادیر انجام نمی شود.

 

آدرس سلول ها

وقتی که از آدرس سلول ها در نوشتن فرمول استفاده می کنیم، در واقع با مقادیر متغیر کار می کنیم. یعنی با سلول هایی که مقادیر آنها ممکن است در شرایط مختلف تغییر کند. این تغییرات بر نتیجه فرمول تاثیر می گذارد.

به طور مثال فرض کنید مقدار عددی 2000 را در سلول B1 قرار می دهیم. سپس به سلول A1 رفته و در آنجا کاراکتر مساوی را درج و مقابل آن سلول B1 را وارد می کنیم. در این حالت سلول A1 نیز دارای مقدار 2000 خواهد شد و هر تغییری که در سلول B1 انجام دهیم، در سلول A1 نیز مشاهده خواهیم کرد.

 

عملگرها

به طور کلی عملگرها به چهار گروه تقسیم می شوند. این گروه ها را در زیر بررسی می کنیم.

عملگرهای محاسباتی: عملگرهای محاسباتی، عملگرهایی هستند که از آنها برای محاسبات عددی استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از + و - و * و / و ٪ و ^ که به ترتیب و از راست به چپ برای محاسبه جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، درصد و توان به کار می روند.

 

عملگرهای مقایسه ای: از عملگرهای مقایسه ای برای مقایسه مقادیر استفاده می شود.

این عملگرها عبارتند از =،، => و. این عملگرها به ترتیب و از راست به چپ مساوی، بزرگ تر، بزرگ تر مساوی، کوچک تر، کوچک تر مساوی و نامساوی بودن دو عدد را مقایسه می کند.

نتیجه حاصل از عملیات این عملگرها می تواند مثبت (درست) یا منفی (نادرست) باشد.

 

به طور مثال نتیجه حاصل از عملیات 5=4 یک نتیجه «نادرست» است چرا که عدد 5 مساوی با عدد 4 نیست.

 

عملگرهای رشته ای: از این عملگر برای چسباندن دو رشته به هم استفاده می شود. استفاده از عملگر & در سلول ها، برای اتصال یا الحاق داده های متنی است.

به طور مثال اگر مقدار سلول B3  ="سلام" باشد و سلول C3 ="جهان"، می توانیم در سلول D3 عبارت B3&C3 را به عنوان فرمول یعنی پس از تساوی وارد کنیم تا در این سلول عبارت "سلام جهان" درج شود.

عملگرهای آدرس: از عملگرهای آدرس برای تعیین محدوده آدرس استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از: و ;. از عملگر نخست برای معرفی محدوده متوالی سلول ها و از عملگر دوم برای معرفی محدوده نامتوالی سلول ها استفاده می شود.

 

به طور مثال نتیجه عبارت A1:A10 سلول های A1 تا A10 است اما برای اشاره به سلول های خاص از عبارت A1;A5;A7 استفاده می شود.

اولویت انجام محاسبات ریاضی: اگر با ریاضی آشنایی داشته باشید، عملگرها از اولویتی برای انجام محاسبات برخوردارند. این اولویت ها در نرم افزار اکسل نیز اجرا می شوند و در فرمول نویسی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اولویت ها در ریاضی به ترتیب پرانتز، درصد، توان، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق و الحاق متن است که با علامت های زیر نشان داده می شوند:

()، ٪، ^، * /، + -، &

 

مثال: فرض کنید می خواهیم عبارت 4*2+10 را به دو حالت مختلف اجرا کنیم و نتیجه را بر اساس اولویت عملگرها مشاهده کنیم.

در حالت اول حاصل عبارت 4*2+10 عدد 18 خواهد شد. چرا که عملگر ضرب، از اولویت بالاتری نسبت به عملگر تقسیم برخوردار است.

اما اگر این عبارت را به صورت (10+2)*4 بنویسیم، حاصل 48 خواهد شد. چرا که عملگر پرانتز، اولویت بالاتری نسبت به عملگر ضرب دارد.

 

توابع

توابع ریاضی در اکسل، فرمول هایی هستند که به طور پیش فرض در نرم افزار اکسل وجود دارند. این توابع برای راحتی کار در فرمول نویسی در اکسل استفاده می شوند.

برای استفاده از توابع موجود در اکسل، باید ابتدا سلول مورد نظرتان را انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = نام تابع را انتخاب کرده و ورودی های آن را تعیین کنید. ورودی های هر تابع ممکن است مقادیر ثابت، آدرس سلول و یا محدوده ای از سلول ها باشد.

 

توابع در نرم افزار اکسل بر اساس کاربردهایشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از:

•توابع مالی

•توابع تاریخ و ساعت

•توابع ریاضی و مثلثاتی

•توابع آماری

•توابع جستجو و مرجع

•توابع پایگاه داده

•توابع متنی

•توابع منطقی

•توابع اطلاعاتی

•توابع مهندسی

 

ساختار توابع: هر تابع دارای یک نام و معمولا تعدادی ورودی است و ساختاری به صورت زیر دارد: (.... ; ورودی 3; ورودی 2; ورودی 1) نام تابع

مثال از یک تابع: برای اینکه با عملکرد یک تابع به صورت عملی آشنا شوید، بهتر است یک مثال را در اکسل اجرا کنید. برای اینکار از تابع SUM یا جمع استفاده کنید. این تابع، سلول های انتخاب شده را با یکدیگر جمع می کند.                                                                                                                                     

پس از درج تابع، اگر بر روی کلید Enter کلیک کنید، نتیجه تابع به شما نشان داده می شود.

 

روش درج فرمول با استفاده از Function Wizard: اکسل فرمول های زیادی دارد و همانطور که پیشتر اشاره شد، هر تابع نیاز به «ورودی هایی» برای محاسبه دارد. با استفاده از امکان Function Wizard می توانید از تمام توابع اکسل استفاده کنید و نتیجه محاسبات را در سلول مورد نظر مشاهده کنید.

 

برای این کار از روی نوار فرمول، بر روی fx کلیک کنید تا کادر Insert Function باز شود.

 

توضیح کادر Insert Function: در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید.

در بخش Or select a category می توانید یکی از بخش های موجود را انتخاب کنید.

این بخش ها توابع اکسل را دسته بندی کرده است. مثلا اگر بخش Financial را انتخاب کنید، توابع مالی در کادر Select a function نشان داده خواهند شد.

با انتخاب گزینه All همه توابع اکسل و با انتخاب گزینه Most Recently used نیز توابعی که اخیرا استفاده کرده اید نشان داده می شوند.

اکنون در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید و از بخش Select a function آن را انتخاب کنید.                                                                                                         

حال فرض کنید می خواهیم در کادر Insert Function تابع جمع را درج کنیم. همانطور که در مثال درج فرمول از طریق وارد کردن علامت = نیز گفتیم، این تابع با نام SUM شناخته می شود.

پس از انتخاب تابع SUM بر روی دکمه OK کلیک می کنیم. در پنجره جدید که Function Arguments نام دارد، باید ورودی های تابع را وارد کنیم.                                                                                                

اکنون با کلیک بر روی OK نتیجه این تابع که عدد 30 است در سلول انتخاب شده نمایش داده می شود.          امید واریم ازاین آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

نرم‌افزار اکسل (Excel) از جمله برنامه‌های آفیس مایکروسافت است که کارآیی بالایی در پردازش داده‌های عددی و متنی دارد. در این آموزش قصد داریم به معرفی توابع و میانبرهایی بپردازیم که در استفاده از این نرم‌افزار مفید هستند.
اکسل نرم‌افزار توانمند و فوق‌العاده‌ای است که کاربران عادی ممکن است با همه‌ی قابلیت‌های مفید آن آشنا نباشند. با دانستن یک سری کلیدهای میانبر و توابع عمومی می‌توانید مهارت خود را نسبت به این نرم‌افزار افزایش دهید.                                                                                                                      

1. استفاده از میانبر Ctrl + PgDn و Ctrl + PgUp برای رفتن از یک کاربرگ (worksheet) به کاربرگ دیگر

 

2. با استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl بین سلول‌ها جابه جا شوید

 

البته واضح است که تنها با کلیدهای جهت دار می‌توانید از یک سلول به سلول دیگری حرکت کنید. اما استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl این روند را سریع‌تر می‌کند.

3. برای انتخاب داده‌ها از کلید Shift استفاده کنید

 

کلیدهای ترکیبی Ctrl + Shift+ و کلیدهای جهت دار کمک می‌کند محدوده‌ی داده‌ها را تا آخرین سلول دارای داده انتخاب کنید.

4. برای کپی دوبار کلیک کنید

 

برای کپی یک فرمول در EXCEL لازم نیست حتما آن را تا آخرین سلول درگ کنید. فقط کافی است روی گوشه‌ی پایین سمت راست سلول فرمول دو بار کلیک کنید.

5. برای تغییر فرمت سلول از کلیدهای میانبر استفاده کنید

با استفاده از کلیدهای ترکیبی!+Ctrl + Shift می‌توانید فرمت عدد را به دو رقم اعشار تبدیل کنید. برای تبدیل به فرمت دلار کافی است از کلیدهای ترکیبی $+Ctrl + Shift و برای تبدیل به درصد از کلیدهای ترکیبی %+Ctrl + Shift استفاده کنید.

6. برای قفل سلول‌ها از کلید F4 استفاده کنید

گاهی اوقات برای کپی داده‌ی یک سلول می‌خواهید فرمول آن هم کپی شود. گاهی هم می‌خواهید که این کپی صورت نگیرد. وقتی می‌خواهید ورودی سلول را قفل کنید می‌توانید یک علامت $ قبل از اسم سلول (مثلا B1) قرار دهید. تایپ کردن $ قبل از نام هم سلول کار وقت‌گیر و آزاردهنده‌ای است. در عوض می‌توانید به جای تایپ $ از کلید F4 استفاده کنید تا علامت $ ایجاد شود. با هر بار فشار دادن F4 حالت‌های قفل سلول، قفل ردیف، قفل ستون و حالت بدون قفل فعال می‌شود.

7. خلاصه کردن داده‌ها با توابع CountIF و SumIF

تابع CountIF تعداد دفعات تکرار یک داده را در محدوده‌ی انتخاب شده مشخص می‌کند. اولین ورودی این تابع محدوده‌ی مورد نظر و دومین ورودی مربوط به شرط مورد نظر ما است. برای مثال در حالت زیر اسم چند نویسنده به نام‌های سانسا، اریا، راب، جان، ریکون و برن آورده شده است. هر کدام از آن‌ها چند داستان نوشته‌اند که هر داستانی تعدادی بازدیدکننده داشته است. برای مرتب کردن داده‌ها در یک سلول خالی دستور CountIF را نوشته تا از ستون اسم نویسنده‌ها اسم آریا را شمارش کند. پس اولین ورودی تابع ستون B4 تا B50 است و دومین ورودی آن سلول G4‌ است که اسم آریا در آن نوشته شده است.

 

حالا می‌خواهیم کل بازدیدکنندگان هر داستان را شمارش کنیم. در این حالت از فرمولSumIF استفاده می‌کنیم. این تابع سه ورودی دارد. ورودی اول ستون B4 تا B50 است. ورودی دوم سلول مربوط به اسم نویسنده است و ورودی سوم ستون مربوط به تعداد بازدیدکنندگان است. حاصل این تابع به عنوان مجموع کل بازدیدکنندگان آثار یک نویسنده در مقابل اسم وی نمایش داده می‌شود.

8. استخراج داده‌ها با تابع VLOOKUP

فرض کنید لیستی طولانی از نام چند دانشگاه در اختیار داریم که رتبه‌ی هر یک از آن‌ها در سلول مقابلش درج شده است. برای این که بتوانیم در این لیست طولانی، 5 دانشگاه اول را پیدا کنیم از تابع VLOOKUP استفاده می‌کنیم.

تابع VLOOKUP چهار ورودی دارد. ورودی اول مربوط به داده‌ی مورد نظر است. در این مثال ما به دنبال عدد 1 که رتبه‌ی دانشگاه است، هستیم. ورودی دوم مربوط به محدوده‌ی داده‌ها است که در این مثال کل ردیف A تا F انتخاب شده است. ورودی سوم مربوط به شماره ستون داده‌ی مورد نظر است. چون ما به دنبال اسم دانشگاه هستیم ورودی را ستون 2 در نظر می‌گیریم. ورودی آخر مربوط به وقتی است که داده‌ی مورد نظر (مثلا عدد 1) پیدا نشود که به جای آن عدد 0 یا عبارت False را قرار می‌دهیم.

9. استفاده از & برای ترکیب رشته‌های متنی

در اینجا دو ستون داریم که یکی شامل نام و دومی شامل نام خانوادگی است. با استفاده از علامت & می‌توان ستونی ایجاد کرد که نام و نام خانوادگی را در کنار هم داشته باشد. در نرم‌افزار اکسل با کمک & می‌توانید دو قسمت از متن را با هم ترکیب کنید. البته دقت کنید که بین نام و نام خانوادگی حتما فاصله قرار دهید. روش کار به این صورت است: [انتخاب سلول نام خانوادگی]& ” ” & [ّانتخاب سلول نام].

10. پاک کردن متن با توابع LEFT، RIGHT و LEN

این فرمول‌های متنی مخصوص پاک کردن داده‌ها است. برای مثال در حالت زیر اسم چند ایالت آمریکا را داریم که حروف اختصاری هر یک با یک خط فاصله در کنار اسامی قرار گرفته است. با استفاده از تابع LEFT می‌توانیم فقط دو حرف اختصاری هر نام را داشته باشیم. LEFT بر اساس تعداد کاراکترهای در نظر گرفته یک رشته‌ی متنی را به صورت خروجی تحویل می‌دهد. اولین ورودی این تابع سلول مربوط به رشته‌ی متنی و دومی تعداد حروف مورد نظر است.

چنانچه بخواهید نام ایالت را به صورت کامل داشته باشید و خبری از حروف اختصاری نباشد از تابع RIGHT استفاده کنید. RIGHT تعداد کاراکترها را از سمت راست رشته‌ی متنی جدا می‌کند.

اما سوال این است که چه تعداد کاراکتر را باید از سمت راست انتخاب کنید؟ چرا که تعداد حروف ایالت‌ها با هم برابر نیستند. در اینجا استفاده از تابع LEN کارگشا خواهد بود

تابع LEN کل کاراکترهای یک رشته‌ی متنی را شمارش می‌کند و تنها یک ورودی دارد که آن هم سلول مربوط به رشته‌ی متنی است.

حالا با کمک تعداد کاراکترهای به دست آمده از تابع LEN می‌توانید از تابع RIGHT استفاده کنید.

 

از آن جا که ما می‌خواهیم حروف اختصاری و خط فاصله را حذف کنیم، وردی تابع RIGHT را عدد تابع LEN منهای 3 قرار می‌دهیم.

11. ایجاد اعداد تصادفی با تابع RAND                            

تابع ()RAND می‌تواند اعداد تصادفی بین صفر تا 1 ایجاد کند. این تابع هیچ گونه ورودی لازم ندارد و داخل پرانتز خالی است. با هر بار فشردن کلید F9 این تابع عدد جدیدی تولید می‌کند. دقت داشته باشید که با ایجاد هر گونه تغییر در فضای کار، یک عدد جدید ایجاد خواهد شد.                                                                    امید واریم از آمزوش اکسل امروز نیز استفاده کرده باشید                                                                  

بخوبی می دانیم که اکسل ابزار مرتب سازی کلمات و اعداد را ایجاد کرده است اما نکته این است که گاهی و به هر دلیلی می خواهیم جدول هایمان  را سریعتر و بدون تغییر در ورودی اطلاعات excelمرتب سازی کنیم. می خواهیم بدانیم بیشترین فروش به ترتیب مربوط به کدام محصولات یا مشتریان است؟ نمونه این کاربرد در داشبورد محصولات و یا داشبورد فروش است. جاییکه نیاز داریم اعداد فروش را در هر دو حالت بزرگ به کوچک و کوچک به بزرگ مشاهده کنیم و اینکار را فقط با زدن یک دکمه انجام دهیم.                                                                                                                

اما چطور باید اینکار را انجام داد؟ فرض کنید جدولی در اختیار دارید:

گام اول: اعدادتان را منحصربفرد کنید:

برای جلویگری از خطاهای احتمالی در اکسل  بدلیل وجود دو عدد دقیقا یکسان مجبور هستید اعداد را یونیک کنید. برای اینکار هر یک از اعداد را با یک عدد بسیار کوچک منحصربفرد جمع نمایید.

گام دوم: یک Spin Button از تب Developer بیاورید.

گام سوم: با استفاده از فرمول CHOOSE, LARGE و SMALL ستون مرتب سازی شده را بسازید.

از آنجاییکه SPIN BUTTON را طوری تنظیم کردیم که فقط دو مقدار 1 و 2 را بگیرد در نتیجه می توانیم با استفاده از فرمول CHOOSE مشخص کنیم که اگر عدد خروجی لینک  SPIN BUTTON یک بود از فرمول LARGE استفاده کند و اگر عدد دو برگردانده شد از فرمول SMALL استفاده کند.

=CHOOSE($G$2,LARGE($E$3:$E$10,$B3),SMALL($E$3:$E$10,$B3))

این فرمول را برای هر سطر تکرار کنید.

گام چهارم: نام محصول مرتبط با هر عدد را فراخوانی کنید

نام محصول هر یک از اعداد مرتبط را فراخوانی کنید و روبروی آن قرار دهید برای این کار باید از فرمول MATCH استفاده کنید تا جایگاه عدد مورد نظر را در لیست پیدا کند و سپس با استفاده از فرمول INDEX نام محصول را فراخوانی کند.                                                                                                                        امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز بهره بردباشید

درج یا قرار دادن اطلاعات در جدول

از آنجا که یک صفحه گسترده به طور کلی خود یک جدول است، شاید درج جدول در یک صفحه گسترده چندان ضروری به نظر نرسد. اما گاهی لازم است بخش هایی از صفحه گسترده را با جدول هایی تفکیک کنید. این جدول ها را می توان رنگ بندی کرد تا نمایش اطلاعات به شیوه راحت تری باشد.

 با آموزش excel امروز همراه باشید:

برای درج یک جدول ابتدا باید ستون هایی که می خواهید آنها را در جدول درج کنید را انتخاب کنید. سپس از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در تصویر زیر سلول های G7 تا H14 انتخاب شده اند.

 

 

اکنون از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که سوال «Where is the data for your table» به معنای «داده های شما برای جدول کجاست؟» از شما پرسیده می شود. در همین پنجره سلول های G7 تا H14 نوشته شده است. با کلیک بر روی دکمه OK جدول شما ایجاد می شود.

 

 زبانه مخفی Design به زبانه های موجود  در اکسل اضافه شده است. گزینه های این زبانه برای ویرایش جدول درج شده به کار می رود. مثلا از گزینه های بخش Table Styles برای تفکیک رنگی سلول ها و از گزینه های بخش Table Styles Optionبرای متمایز کردن سلول های داخلی با یکدیگر استفاده می شود.

 

درج تصویر و اشکال گرافیکی در اکسل

برای درج تصویر در یک سند اکسل از زبانه Insert بر روی گزینه Picture کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که می توانید تصویر مورد نظرتان را از حافظه کامپیوتر انتخاب و با کلیک بر روی دکمه OK آن را در سند درج کنید.

 

همچنین برای درج اشکال گرافیکی، از زبانه Insert، بر روی گزینه Shape کلیک کرده و سپس یکی از اشکال موجود را انتخاب کنید.

 

درج نمادها در اکسل

برای درج انواع نمادهای موجود در اکسل، ابتدا از زبانه Insert گزینه Symbols را انتخاب کنید. سپس نماد مورد نظرتان را انتخاب کرده و در پایان بر روی دکمه Insert از پنجره باز شده کلیک کنید. در این صورت نماد انتخاب شده در سلول مورد نظر درج می شود

 

وارد کردن اطلاعات خارجی به برگه ها

همانطور که پیشتر گفته شد، اکسل می تواند داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون و یا صفحات وب و پرونده های متنی در برگه ها فعال کند.

برای وارد کردن اطلاعات از منابع خارجی، از گزینه های بخش Get External Data از زبانه Data استفاده می کنیم.

 

فرض کنید می خواهیم یک فایل متنی را که در حافظه کامپیوتر ذخیره شده، در برگه اکسل وارد کنیم.

برای این کار از گزینه From Text استفاده می کنیم.

 

وارد کردن یک فایل متنی در اکسل، در سه مرحله انجام می شود. در این مراحل می توان تنظیماتی را پیش از درج اطلاعات انجام داد. پس از انتخاب فایل متنی مورد نظر (Test) بر روی گزینه Import کلیک می کنیم.

 

در پنجره فوق که مرحله اول وارد کردن فایل های متنی قلمداد می شود، داده ها را کنترل می کنیم و با کلیک بر روی گزینه Next، وارد مرحله دوم می شویم.

در مرحله دوم می توانیم از عبارت های موجود برای جدا کردن ستون های فایل متنی استفاده کنیم. در فایل متنی درج شده در تصویر زیر، کاراکتر Space یا فاصله بین حروف و اعداد درج شده که می تواند به عنوان جدا کننده ستون در اکسل استفاده شود.

 

با کلیک بر روی گزینه Next وارد مرحله سوم می شویم. در این مرحله می توانیم هر ستون را انتخاب کرده و نوع داده های آن را مشخص کنیم.

 

پس از پایان کار، بر روی دکمه Finish کلیک کنید. در این صورت پنجره محاوره ای Import Data باز می شود که آدرس سلولی که قرار است اولین داده را در خود جای دهد در آن نشان داده می شود. با کلیک بر روی دکمه OK اطلاعات متنی در اکسل درج می شود اما پیش از آن می توانید آدرس نخستین سلول را تغییر دهید.

 

مخفی کردن سطرها، ستون ها و برگه ها

گاهی اوقات و در پروژه هایی که از جداول تو در تو استفاده می کنید، لازم است که سطرها، ستون ها و یا برگه ها را مخفی کنید تا حجم زیاد اطلاعات باعث سردرگمی شما نشود. البته پس از مخفی کردن، می توان آنها را مجددا آشکار کرد.

برای مخفی کردن سطر، ستون و یا کاربرگ ها، ابتدا باید سطر، ستون و یا کاربرگ مورد نظر را انتخاب کرده، سپس از زبانه Home و از بخش Cells بر روی گزینه Format کلیک کنید.

 

از منوی باز شده، گزینه Hide and Unhide را انتخاب کنید. در مقابل این گزینه و در بخش نخست آن، سه عبارت Hide Rows و Hide Columns و Hide Sheets قرار دارد که به ترتیب برای مخفی کردن سطر، ستون و برگه به کار می رود.

 

آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها

برای آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها مراحل بالا را طی کنید، اما در آخرین مرحله و به جای انتخاب گزینه های مخفی کردن (Hide) گزینه های در آوردن سطرها، ستون ها و برگه ها از حالت مخفی (Unhide) را انتخاب کنید تا سلول ها مجددا آشکار شوند.                                                                                  امیدواریم این آموزش  برایتان مفید باشد

تابع INT برای حذف ارقام اعشار:

تابع INT یک عدد را به طرف پایین و به سوی کم ترین عدد صحیح بعدی گرد می کند. اثر آن این است که به نظر می رسد که قسمت اعشاری حذف شده است و غالبا INT برای راحت کردن این کار (حذف ارقام اعشاری) به کار می رود.

INT زمانی به کار می رود که تمام چیزی که نیاز به دانستن آن دارید. قمست عدد صحیح یک عدد است.

برای اطلاعات بیشتر با آموزش امروز همرا ه باشید
تابع TRUNC برای حذف برخی از ارقام اعشاری:

تابع TRANCدر EXCEL قسمتی از یک عدد را حذف می کند. این تابع دو آرگومان می گیرد. آرگومان اول. عددی است که باید تغییر کند. آرگومان دوم مشخص می کند که چه تعداد از ازقام این عدد باید باقی بماند.

مقدار عددی 2  برای آرگومان دوم بیان می کند که 2 رقم اعشاری باید باقی بماند:                                                                                                                    

                                                                                                                                        تبدیل واحدهای اندازه گیری در اکسل:                                                           

تابع Convert واقعا تابع فوق العاده ای است. تعجب بر انگیز نیست که این تابع تبدیل های مختلفی را انجام می دهد و مخصوصا مقیاس ها را تبدیل می کند. تعداد مقیاس هایی که این تابع آنها را تبدیل می کند واقعا قابل بیان نیست. این تابع فوت را به اینچ. فارنهایت را به سلسیوس. پینت را به لیتر. اسب بخار را به وات تبدیل می  کند. و بسیاری از نبدیل های دیگر را انجام می دهد. در واقع. 10 مقوله وجود دارد که هر یک در برگیرنده ده ها واحد اندازه گیری است که تبدیل از آنها و به آنها انجام می شود. این مقوله ها عبارتند از:  1- وزن و جرم 2 - فاصله 3- زمان 4 -فشار 5 -نیرو 6 - انرژی 7 - توان 8 - مغناطیس 9 -دما 10 - مقیاس مایع     این تابع سه آرگومان می گیرد: مقدار. واحد اندازه گیری که تبدیل باید از آن انجام شود. و و حد اندازه گیری که تبدیل باید به آن انجام شود. مثلا در این جا. تابع کار تبدیل 10 گالن را به لیتر انجام می دهد:تابع Convert واقعا تابع فوق العاده ای است. تعجب بر انگیز نیست که این تابع تبدیل های مختلفی را انجام می دهد و مخصوصا مقیاس ها را تبدیل می کند. تعداد مقیاس هایی که این تابع آنها را تبدیل می کند واقعا قابل بیان نیست. این تابع فوت را به اینچ. فارنهایت را به سلسیوس. پینت را به لیتر. اسب بخار را به وات تبدیل می  کند. و بسیاری از نبدیل های دیگر را انجام می دهد. در واقع. 10 مقوله وجود دارد که هر یک در برگیرنده ده ها واحد اندازه گیری است که تبدیل از آنها و به آنها انجام می شود. این مقوله ها عبارتند از:  1- وزن و جرم 2 - فاصله 3- زمان 4 -فشار 5 -نیرو 6 - انرژی 7 - توان 8 - مغناطیس 9 -دما 10 - مقیاس مایع    این تابع سه آرگومان می گیرد: مقدار. واحد اندازه گیری که تبدیل باید از آن انجام شود. و و حد اندازه گیری که تبدیل باید به آن انجام شود.                                                                                                                                  

 

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم.  با این آموزش همراه باشید   

برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم.
روش اول:
1- انتخاب متوی Format
2- انتخاب گزینه Cell
روش دوم:
1- انتخاب سلولهای مورد نظر
2- راست کلیک روی سلولهای انتخابی
3- انتخاب گزینه format cells
با اجرای یکی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای tab های زیر است:
الف – Number:
توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:
- Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد. (حالت پیش نمایش را دارد)
- Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:
1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد.
2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:
- Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم. (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)
- Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند)
- Use 1000 separator: اگر در کنار این گزینه تیک بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،) می گذارد.
3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:
- Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
- Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.
Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.
در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم
4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد که عبارتند از:
* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود. در نتیجه پول همیشه در یک ستون عمودی و در هم قرار می گیرد که در مقایسه با Currency، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است. Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.
5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلا مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.
6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا …
7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.
نکته: در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.
8- Fraction: مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط در excelکافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد کسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد را بنویسیم، پس از enter کردن مقدار سلول می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.
9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد. (e به … Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد.)
10- Text: مقادیر به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند.                        در درسهای قبلی گفتیم که برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ”، ‘ و ^ و = استفاده کنیم.                                                                                                                        همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل کنیم.
11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد که عبارتند از:
* Zip code: (کدپستی) برای قالب بندی کدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد.
* zip code + 4: (کدپستی 4+ رقم): کدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.
* phone number: اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد. یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد.                                                                                                                                                                                                                                               قسمت داخل پرانتز کد شهرستان، سه رقم بعد، کد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است.
* Social security number: (تامین اجتماعی) اعداد را در قالب کد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد.                                                                                                                                  با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد.
12-Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.
ب- Alignment:
توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم.                                          این Tab شامل قسمتهای زیر است:
1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:
* general: هم ترازی پیش فرض
* Left: هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام) (چپ چین)
* Center: هم ترازی داده ها در مرکز
* Right: هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)
* Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.
* Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می کیرد. معمولا برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
*Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.
2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:
* Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول
* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول
* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول
*Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)
3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است: * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.
* Degrees: زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلیدهای Increase و Decrease تعیین کرد.
4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:
* Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
* Shrink to fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که داخل سلول بگنجد.
* Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول بهم پیوسته و یک سلول شوند.
ج- Font:
توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:
1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.
2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که نوشته ها کج (Italic) و یا توپر (Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.
3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.
4-Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می کنیم.
* None: خط نمی کشد.
* Single: خط تکی زیر متن می کشد.
* Double: دو خطی زیر متن می کشد.
* Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود. (یعنی تمام حروف بالای خط کشیده می شوند.)
* Accounting double: دو خطی زیر تمام حروف کشیده و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.
5- Color: در این قسمت رنگ متن را تعیین می کنیم.
6-Effect: شامل قسمتهای زیر است:
* Strike Through: بر روی متن خط می کشد.
* Super Script: برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال کنیم.
* Sub Script: برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود.
7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.
د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:
1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.
2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.
3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.
* None: حاشیه نمی گذارد.
* Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.
* Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.
4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.
نکته:برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.
ه: Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است.:
* Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.
* Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشورها را تعیین کنیم.
پاک کردن قالب بندی سلولها:
برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم. با انجام این کار فقط قالب بندی سلل پاک می شود و اطلاعات داخل سلول پاک نمی شود. ولی اگر A11 را انتخاب کنیم هم قالب بندی پاک می شود و هم اطلاعات داخل سلول.

تعمیم سلول ها یکی از امکانات بسیار مفید در اکسل است که می توان محتویات یک سلول را به سلول های دیگر تعمیم داد.                                                                                                              درادامه با آموزش ماهمراه باشید :                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   1- ابتدا سلول B2 را انتخاب کنید.

2- نشانگر موس را بر روی نقطه پایینی سلول فعال همان طور که در شکل نشان داده شده ببرید تا به شکل (+) در بیاید.

3- حال دکمه چپ موس را فشار داده و نگاه دارید، با حرکت موس در راستای ستون و یا سطر سلول انتخاب شده در اصطلاح عمل تعمیم سلول را انجام می دهید.

تعمیم محتویات یک سلول متنی در اکسل

اگر بخواهیم کلمه اکسل را در سلول های A1 تا D1 بنویسیم برای انجام این کار می توان تک تک سلول ها را با عبارت “اکسل” تایپ و تکمیل کنیم و یا با استفاده از روش تعمیم سلول ها، در اکسل این کار راانجام دهیم

گام 1- در سلول A1 کلمه اکسل را تایپ کنید

گام 2- اشاره گر موس را به ناحیه مشخص شده برده تا به شکل (+) در بیاید بعد کلیک چپ موس را فشار داده و نگاه دارید.

گام سوم- با درگ کردن سلول های C1,B1,A1 وD1 را انتخاب کنید و سپس دست خود را از روی دکمه چپ موس بردارید.

مشاهده می کنید که در همه سلول های انتخاب شده کلمه “اکسل” ظاهر خواهد شد.

 

تعمیم سلول ها با اعداد 

یکی از نیاز هایی که در نرم افزار اکسل زیاد با آن برخورد خواهید کرد نوشتن به ترتیب اعداد در هر سلول خواهد بود، برای انجام این کار می توان اعداد را تک تک در سلول های تایپ کرد، که اگر تعداد اعداد زیاد باشد کاری غیرمنطقی و طولانی خواهد بود، یا از روش تعمیم سلول ها استفاده کرد.

می خواهیم اعداد 1 تا 10 را در ستون A بنویسیم برای اینکار طبق مراحل زیر مراحل را انجام می دهیم:

 

1- در سلول A1 عدد 1 و در سلول A2 عدد 2 را وارد کنید.(در این حالت برای معرفی ترتیب اعداد در اکسل نیاز داریم تا حداقل 2 سلول را وارد کنیم تا به اکسل ترتیب مورد نظر را معرفی کنیم)

2- سلول های A1 و A2 را مارک و انتخاب کنید و بعد اشاره گر موس را به نقطه نشان داده شده برده تا به شکل (+) دربیاید.

3- با درگ کردن اشاره گر موس را تا سلول A10 بکشید.

مشاهده می کنید که اعداد 1 تا 10 به ترتیب در سلول های A1 تا A10 نوشته می شوند.

تعمیم سلول ها با عبارات و کلمات

بعضی از عبارات مانند ایام هفته،ماه ها،روزهای سال و … برای اکسل تعریف شده هستند. به عنوان مثال می خواهیم روزهای هفته را در ستون A بنویسیم برای انجام این کار می توان روزها را تک تک وارد کرد و یا از روش تعمیم سلول استفاده کرد. برای استفاده از روش تعمیم سلول ها مراحل زیررا استفاده می کنیم

 

1- در سلول A1 عبارت Sunday (یکشنبه) را تایپ کنید.

2- سلول A1 را انتخاب کرده و اشاره گر موس را به نقطه نشان داده ببرید تا به شکل (+) در بیاید.

3- سلول A1 را تا سلول A7 تعمیم دهید.

مشاهده می کنید که ایام هفته به ترتیب در سلول های A1 تا A7 درج می شوند.

 

اگر در سلول A1 کلمه “شنبه” را تایپ کنید و سلول را تعمیم دهید عبارت درج شده مانند تعمیم سلول متنی در همه سلول ها همان شنبه خواهد بود و روزهای دیگر هفته درج نخواهند شد.

دلیل این اتفاق این است که برنامه اکسل به طور پیش فرض ایام هفته و ماه های ایرانی را ندارد و شما خودتان باید این ایام را برای اکسل معرفی کنید.

   تنظیم تعمیم سلول دلخواه  در اکسل

برای معرفی یک سری جدید مراحل زیر را طی کنید:

در منوی File بر روی گزینه Option کلیک کرده و در پنجره Excel Option بر روی گزینه Advanced کلیک کرده و در این منو از گروه General گزینه Edit custom را انتخاب کنید تا در شکل زیر مراحل ایجاد تعمیم سلول دلخواه خود را انجام دهید.

گام 4- در قسمت List entries سری هایی را که لازم دارید مثل ایام هفته را وارد کنید. توجه داشته باشید که باید از دکمه Enter برای جدا کردن عبارات از هم استفاده کنید.

گام 5- در قسمت Custom list گزینه New list را انتخاب کنید.

گام 6- دکمه Add را فشار دهید تا موارد نوشته شده به لیست اضافه شود.

گام 7- برای اعمال تعمیم سلول انتخابی بر روی دکمه OK کلیک کنید.                                                    امید واریم تدریس اکسل امروزنیز مورد توجه شما خوبان قرار بگیرد

در بسیاری از پژوهش‌ها به منظور بیان به‌تر نتایج و انتقال ساده‌تر مفاهیم، توصیه می‌شود داده‌ها را دسته‌بندی کرده و در جدول‌ها و نمودارها نمایش داده شود. نرم‌افزارهای گوناگونی می‌توانند برای کشیدن نمودار به کار برده شوند. پرکاربردترین، ساده‌ترین و فراگیرترین نرم‌افزار موجود، اکسل است از مجموعه‌ی میکروسافت‌آفیس می‌باشد. این برنامه اگر چه حرفه‌ای نیست و بسیاری پژوهش‌گران از نرم‌افزارهای دیگری مثل SPSS‌ یا msTAT استفاده می‌کنند، اما شروع خوبی برای یادگیری کاربرد نمودارها و کشیدن آن‌ها به کمک رایانه می‌باشد.                                                     

 نخستین مرحله‌ از رسم نمودار، وارد کردن داده‌ها در یک کاربرگ(worksheet) از اکسل می‌باشد. نام متغیرها یا گروه داده‌ها را نیز بالای ستون مربوط به آن بنویسید. معمولا متغیر یا گروه داده را در ستون اول و فراوانی یا مقدار هر گروه یا متغیر را در ستون بعد روبروی آن وارد می‌کنند. برنامه‌ی اکسل متغیر یا گروه داده را به صورت خودکار، روی محور افقی و فراوانی یا مقادیر را روی محور عمودی نشان می‌دهد.

انواع نمودارهای پیش‌فرض در برنامه‌ی اکسل وجود دارد که هر کدام دارای کاربرد ویژه‌ی خود می‌باشد. به عبارتی هر کدام از انواع نمودارها برای بیان داده‌های خاصی مناسب‌ترند. در ادامه پرکاربردترین انواع نمودارها و نحوه‌ی رسم آن‌ها شرح داده شده است.

نمودار میله ای:

هنگامی که داده ها یا متغیرهای گسسته یا طبقه‌بندی شده داریم، نمودار میله‌ای یک نمودار گویا برای نشان‌‌دادن داده‌هاست. برای مثال تعداد فرزندان خانواده یا تعداد افرادی که به یک سوال پاسخ مثبت داده‌اند، داده‌های گسسته‌اند. متغیر دما را می‌توان به عنوان مثال به سه دسته‌ی 34-25، 44-35 و 54-45 طبقه بندی کرد. برای تحلیل بسیاری از پرسش‌نامه‌ها نیز نمودار میله‌ای می‌تواند مناسب باشد.

برای رسم نمودار در اکسل داده‌ها را وارد کنید

سپس ستون فراوانی‌ها را انتخاب کنید.

سپس از منوی بالا سربرگ Insert را کلیک کنید. انواع نمودار را در آن جا می‌بینید. برای رسم نمودار میله‌ای از الگوی Column یا Bar استفاده کنید.

بنا به کارایی نمودار مورد نظر و سلیقه‌ی خودتان می‌توانید هر یک از این پنج مدل نمودار را به عنوان نمودار میله‌ای انتخاب کنید. با کلیک روی نمودار مورد نظر، نمودار میله‌ای شامل مقادیر مورد نظر شما رسم می‌شود و به صورت یک شی جداگانه روی کاربرگ شما نشان داده می‌شود. با کلیک و راست‌کلیک بر روی بخش‌های گوناگون نمودارتان، می‌توانید گزینه‌های آن را از قبیل رنگ، نام نمودار، برچسب‌ها، سه‌بعدی بودن، پس‌زمینه‌ی نمودار و... را به اشکال مختلف تغییر دهید. با گرفتن و کشیدن نمودار می‌توانید محل آن را در کاربرگ‌تان تغییر دهید.

در حالتی که بیش‌تر از یک متغیر وجود داشته باشد نیز می‌توان از نمودار میله‌ای استفاده کرد. مثلا اگر غلظت یک ماده را در سه دمای مختلف اندازه‌گیری کرده باشیم، برای رسم نمودار میله‌ای داده‌ها را وارد می‌کنیم

متغیرهای مورد نظر را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که متغیر دما را مارک دار نکنید زیرا نیازی نیست و نباید درون نمودار رسم شود. بعدا در قسمت نام‌گزاری محورهای نمودار می‌توانید آن را در نظر بگیرید.

مجددا با رفتن به قسمت insert و انتخاب Column یا Bar نمودار میله‌ای مورد نظرتان را انتخاب کنید. با کلیک روی نمودار مورد نظر، نمودار میله‌ای رسم می‌شود.

نمودار دایره‌ای دراکسل:

نمودار دایره‌ای برای داده‌های گسسته و پیوسته قابل نمایش است. این نمودار برای نشان دادن نسبت بین اجزاء و یک کل بکار میرود. هنگامی که یک موضوع را به بخش‌هایی تفکیک کنیم، نمودار دایره‌ای بسیار مناسب است. مثلا درآمد یک شرکت به بخش‌های مختلف تعلق می‌گیرد. می‌توان آن را با نمودار دایره‌ای نمایش داد.

 برای رسم نمودار در اکسل ابتدا داده‌ها را وارد کنید:

با رفتن به قسمت Insert و انتخاب Pie نمودار دایره‌ای یا قطاعی مورد نظرتان را انتخاب کنید. با کلیک روی آن، نمودار دایره ای رسم می‌شود.

نمودار پراکنش:

در مواقعی که داده‌های متعدد دسته‌بندی نشده برای دو متغیر داشته باشیم و بخواهیم آن دو را نسبت به هم بسنجیم نمودار پراکنش نمودار مناسبی است. مثلا مقایسه‌ی معدل دانشگاه و معدل دیپلم. یا تعداد فرزندان و سطح درآمد.

برای رسم نمودار ابتدا داده‌ها را در اکسل وارد می‌کنیم.

سپس ستون‌های مورد نظر را انتخاب می‌کنیم.

با رفتن به قسمت Insert و انتخاب الگوی Scatter نمودار مورد نظرتان را انتخاب کنید. با کلیک روی آن، نمودار پراکنش رسم می‌شود.

هم‌چنین برای پراکندگی داده‌هایی که دارای دو صفت هستند و مقایسه‌ی فراوانی، این نمودار مناسب به نظر می‌رسد. برای مثال می‌توان اندازه و دمای ستاره‌ها را به  در نمودار نمایش داد.

نمودار خطی:

این نمودار شبیه نمودار پراکنده است با این تفاوت که چند گروه دارای دو صفت در محور عمودی و افقی نشان داده می‌شوند و نقاط مربوط به یک گروه با خط به هم وصل می‌شوند. این نوع نمودار برای تاکید بر روند و تغییرات مقادیر در طول زمان به کار می‌رود. برای رسم این نوع نمودار کافی است مانند روش‌های قبل داده‌ها را وارد و انتخاب کنید و با رفتن به قسمت Insert و انتخاب الگوی Linear نمودار موردنظرتان را انتخاب کنید.

هنگام انتخاب کردن (مارک کردن) داده‌ها توجه داشته باشید که تنها ستون مربوط به متغیر وابسته را انتخاب کنید و نام ستون‌ها را انتخاب نکنید. برنامه به طور خودکار ستون مربوط به متغیر مستقل را روی محور افقی و ستون مربوط به متغیر وابسته را روی محور عمودی نشان خواهد داد.

این نمودار پرکاربردترین نوع نمودار در اکسل است.

برای تغییر مشخصات نمودار می‌توانید روی آن کلیک کنید. در بالای صفحه، قسمت منو، سربرگ‌های Design، Layout و Format پدیدار می‌شوند. از آن‌ها برای ایجاد تغییرات گوناگون در نمودارتان استفاده کنید.                                                    امید واریم این آموزش نمودارهای اکسل نیز مورد توجه شما خوبان قرارگیرد

 تابع COUNT تابع COUNT با تابع SUM در اکسل متفاوت است. این توابع هر کدام برای منظور خاصی استفاده می شوند. تابع COUNT برای شمارش اعداد به کار می رود و نه جمع کردن اعداد. همچنین تابع COUNT فقط اعداد را می شمارد و از شمردن داده های غیر عددی صرف نظر می کند.                                                 با آموزش امروز همراه باشید                                                                                                                                                              تابع COUNT در اکسل

تابع COUNT با تابع SUM در اکسل متفاوت است. این توابع هر کدام برای منظور خاصی استفاده می شوند. تابع COUNT برای شمارش اعداد به کار می رود و نه جمع کردن اعداد. همچنین تابع COUNT فقط اعداد را می شمارد و از شمردن داده های غیر عددی صرف نظر می کند. برای این منظور می توانید در محدوده ای که دارای عدد و متن می باشد برای شمارش داده های عددی از این تابع استفاده کنید.

برای شمارش اعداد واقع در یک ناحیه در یک سلول این فرمول را بنویسید.

=COUNT(Range)

که منظور از Range در این فرمول ناحیه ای است که اطلاعات مورد نظر برای شمارش در آنجا وجود دارد.

برای مثال A1:C6. اگر بعداً اطلاعات جدید را به ناحیه قبلی اضافه نمایید فرمول به صورت خودکار به روز می شود. بنابراین توجه داشته باشید فرمول را در جایی قرار دهید که از ناحیه انتخابی برای شمارش فاصله کافی داشته باشد.

در فرمول بالا شما می توانید ورودی های بیشتری را اضافه نمایید. برای مثال”

=COUNT(B2:B10,10,”10”)

در این فرمول دو مقدار دیگر اضافه شده اند 10 و “10” که اکسل هر دو مقدار را به عنوان عدد درنظر گرفته و آنها را نیز شمارش می کند

 

---

 

توابع COUNTIF و COUNTIFS در اکسل

برای شمارش سلول هایی که دارای معیار مشخصی باشند از توابع COUNTIF و COUNTIFS استفاده می شود. از تابع COUNTIF زمانی استفاده می شود که دارای یک شرط باشیم.

مثال: (COUNTIF(B2:B7,200 که در این صورت ناحیه B2: B7  برای پیدا کردن عدد 200 جستجو می شود.

از تابع COUNTIFS زمانی استفاده می شود که دارای بیش از یک شرط باشیم

مثال: (COUNTIFS(B2:B7,200,E2:E7,300=که در این صورت اگر هر دو شرط همزمان برقرار باشند آنگاه این سلول ها شمارش خواهند شد.

در واقع توابع COUNTIF و COUNTIFS توابع شمارش شرطی هستند.

به جای علامت = در فرمول های فوق می توان از عبارات (“>” و”=>” کوچکتر و کوچکتر مساوی) نیز استفاده کرد.

مثال:

=COUNTIFS(A1:A6,”>200”)

یا

=COUNTIFS(D1 6,”

این دو تابع همچنین می توانند برای داده های غیر عددی نیز استفاده شوند.مثلاً تابع

=COUNTIF(B2:B25,”Excel”)

سلولهایی را شمارش می کند که در آنها کلمه “Excel” قرار داشته باشد. (این تابع به کوچکی و بزرگی حروف حساس نیست)

امید واریم این آموزش اکسل نیز برای شما جالب باشد