محاسبات برداری در اکسل

فرمولهای برداری یکی از ویژگی های قدرتمند اکسل است و استفاده از فرمولهای برداری باعث می‏شود که توانایی شما در انجام محاسبات پیچیده, افزایش یابد.
مفهوم بردار
یک بردار در واقع همان مجموعه ای از مقادیر داده مرتبط با هم است که در انجام محاسبات از آنها استفاده می‏شود.
هر دامنه از سلولهای انتخاب شده در واقع یک بردار می‏باشند و بسته به ابعاد ستونها و ردیفها بردار انتخاب شده , یک بعدی یا دو بعدی می‏باشد. (در اکسل از بردارهای سه بعدی پشتیبانی نمی‏شود)

فرمولهای برداری در اکسل می‏توانید به دو صورت چند خانه ای و تک خانه ای مورد استفاده قرار دهید.
فرمول برداری چند خانه ای
در شکل زیر برای محاسبه مبلغ فروش هر جنس, می توانید در خانه F3 فرمول =E3*D3 را در ج کنید و آن را به خانه های پایین کپی کنید (محاسبه غیر برداری) اما در روش محاسبه برداری شما بردار قسمت را در بردار تعداد ضرب می‏کنید تا بردار فروش حاصل شود.

برای انجام محاسبه برداری فروش, مراحل زیر را دنبال کنید:
1.    بردار فروش را انتخاب کنید (خانه های F3:F7)
2.    در حالتیکه بردار فروش انتخاب شده است, درون نوار فرمول کلیک کنید و بعد از تایپ علامت مساوی(=) , بردار قیمت واحد را انتخاب کنید (خانه های D3 7)
3.    علامت ضرب (*) را تایپ کنید و سپس بردار تعداد فروخته شده را انتخاب کنید (خانه های E3:E7)
4.    دکمه های Ctrl+Shift+Enter را فشار دهید تا محاسبهء برداری, به صورت ضرب تک تک عناصر بردار در هم حاصل شود. (نتیجه را در شکل زیر مشاهده می کنید)

همانطور که در شکل بالا نشان داده شده است, در تمام خانه های بردار فروش, یک فرمول درج شده که در دو طرف آن, به طور خودکار علامت آکولاد قرار گرفته است (علامت مشخصه یک فرمول برداری)

فرمول برداری تک خانه ای

 برای محاسبهء فروش کل, می‏توانید از یک فرمول برداری تک خانه ای استفاده کنید. برای انجام این کار ابتدا خانه E9 را انتخاب کنید و سپس فرمول =SUM(D3 7:E3:E7) را درج کنید و سپس برای اینکه محاسبه به شکل برداری انجام شود, دکمه های Ctrl+Shift+Enter را فشار دهید.

 
مزایا و معایب فرمول های برداری
مزایا:

• یکسان بودن فرمولهای مورد استفاده در یک دامنه
• کاهش احتمال رونویسی تصادفی فرمولها

معایب:

• عدم امکان اضافه کردن یک ردیف به دامنه دارای فرمول برداری
• کند شدن سرعت محاسبات در فرمولهای برداری بزرگ

ثابت های برداری
بردارهای اکسل الزاما دامنه های انتخاب شده نمی باشند بلکه بردار را می‏توانید مستقیما در فرمول وارد کنید یا آن را به صورت یک ثابت برداری تعریف کنید.
در شکل زیر نمونه ای از بردار درج شده در فرمول را مشاهده می‏کنید.

چند نکه در تعریف ثابت های برداری
1.    یک ثابت برداری می تواند از مقادیر عددی,عناصر متنی,مقادیر منطقی و حتی مقادیر خطا تشکیل شود.
مثال:     {4,7,5,”ali”,6,1,True,7}
2.    برای جدا کردن عناصر یک بردار افقی از کاما استفاده می‏شود.
مثال:     {4,6,5,9,8}
3.    برای جدا کردن عناصر یک بردار عمودی از سمی‏کولن استفاده می‏شود.
مثال:     {4;6;7;9;8}
4.    در بردارهای دو بعدی از کاما برای جدا کردن عناصر افقی و از سمی‏کولن برای جدا کردن عناصر عمودی استفاده می‏شود.
مثال:    {1,7,8;6,5,7;2,9,5}

نامگذاری ثابت های برداری
ثابت های برداری را می‏توان نامگذاری کرد و سپس از این بردار نامگذاری شده در یک فرمول استفاده کرد.
برای نامگذاری یک ثابت برداری روی دکمه Define Name در گروه Defined Names از روبان فرمول کلیک کنید و  ثابت برداری را تعریف کنید

نکته ها
•    برای وارد کردن یک فرمول برداری بعد از وارد کردن رابطه محاسباتی باید دکمه های Ctrl+Shift+Enter را فشار دهید.
•    هنگام وارد کردن یک فرمول برداری نیازی به تایپ علامت آکولاد نیست زیرا اکسل خود علامت آکولاد را دور فرمول شما می‏گذارد.
•    اگر نتیجه محاسبه یک فرمول برداری خود یک بردار می‏باشد, باید بردار مقصد را قبل از وارد کردن فرمول برداری انتخاب کنید.

•    برای تغییر جهت یک بردار یا ثابت برداری از تابع TRANSPOSE استفاده می‏شود.

•    برای ویرایش یک فرمول برداری چند خانه ای باید ابتدا کل بردار را انتخاب کنید وسپس فرمول را ویرایش کنید در غیر این صورت excel به شما اجازه ویرایش را نخواهد داد.

زمانی هست که همه داده های شما آماده هست و برای نمایش بهتر و دیدن بهتر خروجی نیازمند این هستید تا براساس یک شرط، داده هایی از جدولتان یا اطلاعاتتان، به رنگ خاصی نمایش داده شود و یا به صورت حاشور دیده شود و یا رنگ کادر آن به رنگ خاصی در بیاید. البته این کار کاملا به صورت هوشمند می باشد. در ادامه با یک مثال کاربردی و ملموس این روش را بررسی می کنیم.

مثال: فرض کنید جدولی داریم که در آن میزان مبلغ خرید هر شخص از شرکت نوشته شده و می خواهیم خریدهای بالاتر از 100000 تومان را به رنگ آبی در بیاوریم. چون تعداد داده های ما بسیار زیاد است و مشتریان بسیار زیادی داریم نمی توانیم تک تک آنها را چک کنیم و دستی رنگ آنهایی که خرید بالای صد هزار تومان داشته اند را آبی کنیم، بلکه باید سیستم هوشمندی را طراحی کنیم که بصورت خودکار این کار را انجام دهد. بهترین راه استفاده از “فرمت مشروط” در اکسل  می باشد.

حال میخواهیم مبلغ سفارشاتی که بیشتر از 50000 تومان هست را آبی کنیم.

برای اینکار داده های ستون مبلغ کل سفارشات را انتخاب می کنیم.

سپس در تب Home گزینه Conditional Formatting را انتخاب می کنیم و از زیر منوی آن، گزینه New Rule را می زنیم.

حال از پنجره ظاهر شده گزینه دوم را در قسمت  Select a Rule Type انتخای می کنیم.

سپس از لیست کشویی گزینه مورد نظر را براساس معانی زیر انتخاب می کنیم:

between: بین این دو عدد

Not between : بین این دو عدد نباشد

Equal To: دقیقا مساوی با این عدد

Not Equal To: مساوی با این عدد نباشد

Greater than: بزرگتر از این عدد

Less than: کمتر از این عدد

Greater than or equal to: بزرگتر و مساوی این عدد

less than or equal to: کوچکتر و مساوی این عدد

گزینه مورد نظر را انتخاب نموده و سپس عدد مورد نظر خود را در داخل باکس های روبروی آن وارد می کنیم.

با توجه به مثال ما، گزینه greater than را انتخاب نموده و عدد 50000 را در باکس جلوی آن می نویسیم. (همانطور که در مثال گفته شد میخواهیم سفارشات بالای 50000 تومان را به رنگ آبی در بیاوریم.) و همچنین در قسمت Format، فرمت خروجی را تنظیم می کنیم. که در این مثال میخواهیم باکس های بالای 50000 تومان به رنگ آبی در بیایند.

امیدوارم از این آموزش اکسل پیشرفته  لذت برده باشید.

مایکروسافت اکسل به گونه ای طراحی شده است که می تواند از توابع حسابداری همچون بودجه بندی، آماده کردن گزارش های مالی و ایجاد ترازنامه استفاده نماید. این نرم افزار توابع پایه  و توابع متعدد زیادی دارد که می توان با آن محاسبات ریاضیاتی را انجام داد. نرم افزار اکسل برای حسابداری همچنین می تواند از افزونه های مختلفی برای انجام فعالیت های متفاوت همچون مدلسازی و پیش بینی امور مالی پشتیبانی کند. ادغام و یکپارچه سازی داده های اکسل با داده های خارجی به شما کمک می کند اطلاعات مالی را ایمپورت یا اکسپورت کنید.

بودجه بندی و وضعیت امور مالی در اکسل:

مایکروسافت اکسل دارای قالب هایی برای ایجاد بودجه بندی و امور مالی است. همین امر به شما کمک می کند امور مالی و حسابداری خود را به خوبی انجام دهید. علاوه بر این، می توانید قالب های بودجه بندی و امور مالی بیشتری را دانلود کنید تا بتوانید کارهای پیشرفته تری را با آن انجام دهید.  اگر می خواهید بودجه یا صورت های مالی پیچیده تر و سفارشی تری ایجاد کنید، می توانید قالب های موجود را سفارشی سازی کنید یا از عناصر موجود دوباره استفاده نمایید. همچنین می توانید یک قالب را از نو بسازید و از عملکرد آن استفاده کنید.

صفحات گسترده:

انجام محاسبات خطی یکی از وظایف اصلی حسابداران است. صفحات گسترده اکسل نیز به گونه ای طراحی شده است که شامل داده ها در فرمت جدول مانند است و از محاسبات خطی و جمع پشتیبانی می کند. داده هایی که در  نرم افزار اکسل وجود دارد را می توان دوباره مرتب کرده و مورد استفاده قرار داد.همین امر باعث شده است اکسل بیشتر از سایر ابزارهای موجود برای حسابداری انعطاف پذیر باشد.  علاوه بر این شما می توانید نمودارهایی را از داده های موجود در صفحات گسترده ایجاد کنید و تجربه ای برای کاربر بسازید که غنی از رسانه های مختلف است. همچنین می توانید از افزونه های مخصوص اکسل برای حسابداری و داده کاوی و ایجاد مدل های پیش بینی فروش استفاده کنید.

 داده های خارجی:

شما می توانید داده ها و اطلاعات مورد نیاز خود را از منابع مختلفی وارد اکسل کنید. این قابلیت برای کارهای حسابداری همچون به دست آوردن داده های فروش، داده های بانکی و داده های مالی بسیار مهم است. چنین داده هایی را می توان قبل از ایمپورت کردن در پایگاه داده های مختلف و فرمت های متفاوت ذخیره کرد. همین امر باعث می شود دسترسی به داده ها از نواحی مختلف کسب وکار بدون ورود داده های اضافی امکان پذیر باشد.

ادغام و یکپارچه سازی:

 EXCEL را می توان با نرم افزارهای حسابداری محبوب یکپارچه کرد. به عنوان مثال شما می توانید از ویزاردی که در بسته نرم افزار حسابداری محبوبتان وجود دارد برای استفاده از صفحات گسترده اکسل بهره مند شوید.

وقتی کار پوشه ای را باز می کنیم. کاربرگها حاوی نامهای پیش فرض Sheet 1, Sheet 2 , … هستند. برای نامگذاری Sheet ها می توان تا حداکثر 21 کاراکتر استفاده کرد. به جز کاراکترهای /. \. *.؟. [. ] بقیه کاراکترها مجاز می باشند.

تغییر نام Sheet ها:

روش اول:

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوی Format

3- انتخاب گزینه Sheet

4- انتخاب گزینه Rename

روش دوم:

1- راست کلیک بر روی Sheet

2- انتخاب گزینه Rename

روش سوم:

دابل کلیک بر روی Sheet

اضافه کردن Sheet ها:

روش اول:

1- انتخاب Sheet که می خواهیم Sheet جدید قبل از آن قرار گیرد.

2- انتخاب منوی Insert

3- انتخاب گزینه Work Sheet

4- OK

روش دوم:

1- راست کلیک بر روی Sheet هایی که می خواهیم Sheet جدید قبل از آن قرار گیرد.

2- انتخاب گزینه Insert

3- انتخاب گزینه Work Sheet

4- Ok

حذف Sheet ها  در اکسل:

روش اول:

1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوی Edit

3- انتخاب کزینه Delete Sheet

روش دوم:

1- راست کلیک بر روی Sheet

2- انتخاب گزینه Delete

انتقال Sheet ها در excel
روش اول:
1- انتخاب Sheet

2- انتخاب منوی Edit

3- انتخاب گزینه move or copy sheet

4- در پنجره باز شده در کادر Before sheet نام Sheet هایی را که می خواهیم این Sheet قبل از آن قرار گیرد انتخاب می کنیم یا اگر می خواهیم به انتها انتقال دهیم، Move to end را انتخاب می کنیم.

5- OK

روش دوم:

1- راست کلیک بر روی Sheet

2- انتخاب گزینه Move or Copy

3- در پنجره باز شده در کادر Before Sheet نام Sheet یی را که می خواهیم این Sheet قبل از آن قرار گیرد انتخاب می کنیم.

4- OK

کپی کردن Sheet ها در یک پوشه:

مانند انتقال Sheet ها می باشد فقط کافی است در انتها در کنار Create a copy تیک بزنیم.

انتقال یک Sheet از book هائی به book دیگردر EXCEL:

1- راست کلیک بر روی Sheet

2- انتخاب گزینه move or copy sheet

3- در کادر To Bookنام فایل مورد نظر را که می خواهیم Sheet را به آن انتقال دهیم انتخاب می کنیم.

4- در قسمت Before Sheet هم نام Sheet هایی راکه می خواهیم Sheet انتقالی قبل از آن قرار گیرد، انتخاب می کنیم.

5- OK

کپی کردن Sheet های از یک کار پوشه به کار پوشه دیگر:

تمام مراحل ماند انتقال است فقط در کادر Create a copy تیک می زنیم.

تذکر: باید توجه داشته باشیم که Book ئی که می خواهیم فایل را به آن منتقل یا کپی کنیم حتما باز باشد.

1. شش مدل نمودار جدید

در نسخه جدید اکسل شش نمودار جدید به این نرم افزار اضافه شدند. این نمودارها به شرح زیر هستند:

نمودار آبشاری:

نمودار هیستوگرام:

نمودار پارتو:

نمودار Box & Whisker:

نمودار Treemap:

نمودار Sunbrust:

2. قابلیت پیشرفته استفاده از Query

در اکسل 2016 Addon قدرتمند Power Query به هسته اصلی نرم افزار اکسل اضافه شده و به کاربر امکان اتصال به دیتابیس های مختلف و ورود اطلاعات از انواع مختلف دیتابیس ها مثل MySQL را می دهد.

3. افزایش امکانات پیش بینی

در اکسل 2016 برخلاف نسخه های قبلی اکسل که تنها قابلیت پیش بینی خط را داشتند، امکان پیش بینی نمایی و … نیز وجود دارد و توایعی برای این منطور به کتابخانه توابع اکسل اضافه شده است. همینطور ابزار one-click forcasting جهت نمایش پیش بینی داده ها به اکسل اضافه شد ه است. در این ابزار امکان تعیین پارامترهای پیش بینی مثل تغییرات فصلی، دامنه اطمینان و … هم وجود دارد.

4.نقشه سه بعدی

یکی از Addon های قدرتمند اکسل در نسخه های قبلی این نرم افزار PowerMap بود که امکان نمایش داده ها رو به صورت جغرافیایی داشت. حالا در نسخه جدید اکسل این Addon که نام اون به 3D Map تغییر کرده جزئی از هسته اصلی نرم افزار اکسل شده و به صورت پیش فرض در اختیار کاربر قرار گرفته است.

5. بهبود در ابزار Pivot Table

یکی از پر کاربردترین ابزارهای اکسل ابزار Pivot Table هست. این ابزار هم در نسخه جدید اکسل دستخوش تغییرات شده و قابلیت های آن  افزایش پیدا کرده. چند مورد از این تغییرات به شرح زیر هستند:

• شناسایی و گروه بندی خودکار فیلدهای تاریخ
• امکان جستجو در فیلدها
• اضافه شدن دکمه هایی جهت نمایش جزئیات بیشتر در PivotChart
• شناسایی خودکار رواط بین جداول مختلف موجود در Pivot Table

6. امکان ایجاد slicer با قابلیت انتخاب همزمان چند آیتم در excel

ابزار slicer یکی از ابزارهای مفید اکسل برای فیلتر سریع داده هاست. در نسخه های قبلی اکسل تنها امکان فیلتر کردن یکی از گزینه های slicer وجود داشت. با ارائه نسخه جدید اکسل، انتخاب همزمان چند گزینه در slicer امکان پذیر است

7. جستجوی سریع گزینه های نرم افزار با استفاده از قابلیت Tell me

در نسخه جدید اکسل بخشی به قسمت بالای صفحه اضافه شده که با تایپ کردن عبارات مختلف در اون میتونید به منوها و تنظیممات مختلف اکسل مربوط به آن  عبارت دسترسی پیدا کنید و نیازی به باز کردن پنجره های مختلف تنظیمات نیست.

به عنوان مثال با وارد کردن عبارت waterfall پزینه های مربوط به رسم نمودار آبشاری نمایش داده می شود:

8. جستجوی اطلاعات درباره موارد دلخواه در اینترنت

با استفاده از قابلیت جدید smart lookup میتونید اطلاعات مختلفی از طریق اینترنت درباره کلمات و عبارات موجود درفایل بدست بیارید.

9. قابلیت نوشتن معادلات توسط قلم و ماوس دراکسل

یکی دیگدر  از قابلیت های نسخه جدید اکسل امکان نوشتن معادلات ریاضی با قلم یا ماوس است. کافیه شما معادلات ریاضی مدنظرتون رو با دست خط خودتون بنویسید و بقیه کار رو به اکسل واگذار کنید.

10. بهبود اشتراک گذاری فایل

در اکسل 2016 در قسمت بالا و سمت راست نرم افزار اکسل دکمه share قرار گرفته که به کاربر اجازه می دهد  تا به راحتی اطلاعاتش را به اشتراک بگذارید.

11. امکان دسترسی به تغییرات قبلی فایل ها

در نسخه جدید اکسل در صورتی که فایل های را  در Sharepoint یا اکانت تجاری OneDrive ذخیره کنید این امکان وجود دارد که سابقه تغییرات هر فایل رامشاهده کنید و در صورت نیاز نسخه های قدیمی تر رو بازگردانی کنید.

12. تم های جدید

در نسخه جدید اکسل سه تم به نام های Colorful، Dark Gray و White وجود داره که می توانید بسته به سلیقه خود از آنها استفاده کنید.

13. ارسال اطلاعات به Power BIدر اکسل

در صورتی که از Power BI استفاده می کنید، می توانید با استفاده از گزینه اضافه شده به Backstage اکسل، فایل خود را    به راحتی در Power BI به اشتراک بگذارید.

کاراکتر جدا کننده پارامترها در توابع اکسل به صورت پیش فرض کاراکتر “;” یا semicolon هست. بعضی مواقع پیش می آید  که در سیستم ما این کاراکتر چیزی غیر از semicolon تعریف شده است. در این حالت دراکسل چون به کاراکتر “;” عادت کردیم این مساله خیلی آزار دهنده می شود. این مشکل به خصوص زمانی پیش می آید  که تنظیمات علائم در سیستم عامل روی زبان فارسی باشد.

به عنوان مثال در بعضی از سیستم ها  که هنگام نصب سیستم عامل تنظیم زبان اونها روی گزینه Persian بوده این کاراکتر به جای “;” روی کاراکتر “؛” تنظیم شده که خیلی باعث اشتباه میشه. برای تغییر کاراکتر جدا کننده پارامترها در توابع اکسل به کاراکتر دلخواه خودمون میتونیم از روش زیر استفاده کنیم.

ابتدا کنترل پانل سیستم رو باز می کنیم و مثل تصویر زیر روی گزینه Change date, time or number formats کلیک می کنیم.

در پنجره ای که باز میشه روی گزینه Additional settings…‎ کلیک می کنیم.

حالا در پنجره ای که باز میشه در قسمت list separator هر کاراکتری رو که دوست داشتیم به جای کاراکتر پیش فرض قرار میدهیم.

با این کار کاراکتر جداکننده پارامترها به کاراکتری که ما تعریف کردیم تغییر می کند.                                                               

کسل امکانات زیادی جهت تنظیم خصوصیت های صفحه و چاپ آنها ارائه می دهد. در این درس به بررسی این تنظیمات می پردازیم.

 صفحه بندی و چاپ برگه ها در اکسل، یکی از عملیات مهمی است که باعث می شود تحلیل های آماری به طور مطلوب و دلخواه کاربر بر روی برگه ها چاپ شود. اکسل امکانات زیادی جهت تنظیم خصوصیت های صفحه و چاپ آنها ارائه می دهد. در این آموزش  به بررسی این تنظیمات می پردازیم.

تعیین ناحیه چاپ

گاهی اوقات در یک برگه اطلاعات زیادی وارد می شود که در مواردی مایل به چاپ همه آنها نیستیم. با استفاده از یک امکان اکسل، می توانیم ناحیه ای را به عنوان «ناحیه چاپ» مشخص کرده و فقط آن را چاپ کنیم. برای اینکار ابتدا ناحیه مورد نظر را از برگه انتخاب کرده و سپس از زبانه Page Layout و از بخش Page Setup روی دکمه Print Area کلیک کنید. سپس از دو گزینه موجود، گزینه Set Print Area را انتخاب کنید. بدین ترتیب ناحیه انتخابی چاپ مشخص می شود.

حذف ناحیه چاپ

برای حذف ناحیه چاپ شده نیز کافیست که مسیری که در بالا توضیح داده شد را طی کرده و از منوی Print Area گزینه Clear Print Area را انتخاب کنید.

جدا کردن صفحات با استفاده از امکان Page Break

همانطور که پیشتر اشاره شد، یک صفحه گسترده قادر به نگهداری حجم وسیعی از اطلاعات است که می تواند در قالب چندین برگه کاغذ چاپ شود.

نرم افزار اکسل به صورت خودکار اطلاعات برگه ها را بر طبق ابعاد کاغذ تعیین شده و صفحه بندی می کند. بدین معنی که اگر بخشی از اطلاعات در کاغذ نخست جا نشود، در کاغذ دوم چاپ خواهد شد. مرز بین صفحات در اکسل، توسط امکان Page Break مشخص می شود.

فرض کنید لیستی داریم که ممکن است کل اطلاعات آن به راحتی در یک صفحه چاپ شود اما می خواهیم آنها را در دو صفحه مجزا چاپ کنیم به طوری که در وضعیت نمایش آن تغییری حاصل نشود.

این کار را با مثالی توضیح می دهیم. فرض کنید لیست زیر را که در آن مشخصات گروهی از لپ تاپ ها درج شده، در دو صفحه چاپ کنی به طوری که از ستون Name تا ستون Hard در یک صفحه و ستون های دیگر در صفحه دوم چاپ شود.

برای اینکار نخست سلولی را که قرار است به عنوان اولین سلول صفحه درج شود را انتخاب می کنیم. در این مثال باید سلول «LCD» انتخاب شود.

سپس از زبانه Page Layout و در بخش Page Setup روی دکمه Breaks کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Insert Page Break را انتخاب می کنیم. به این ترتیب در این محل یک Page Break جدید ایجاد می شود.

برای حذف Page Break ایجاد شده، ابتدا سلول اول صفحه دوم را انتخاب می کنیم و سپس از منوی Breaks گزینه Remove Page Break را انتخاب می کنیم. گزینه Reset All Page Breaks کلیه Page Breakهای موجود را حذف می کند.

تنظیم حاشیه و جهت صفحات

منظور از حاشیه صفحه، فضای خالی اطراف صفحه است که اطلاعاتی بر روی آن چاپ نمی شود.

با استفاده از اکسل می توان اندازه این فضا را تعیین کرد. برای اینکار از زبانه Page Layout بخش Setup Page روی دکمه Margins کلیک کنید. این منو سه حاشیه از پیش تعیین شده را نشان می دهد. گزینه اول (Normal) بیانگر حاشیه عادی، گزینه دوم (Wide) بیانگر حاشیه پهن و گزینه سوم (Narrow) بیانگر حاشیه باریک است.

با انتخاب آخرین گزینه (Custom Margins…) نیز می توان حاشیه را به اندازه دلخواه تنظیم کرد.

یکی دیگر از تنظیمات صفحات در اکسل، تعیین جهت صفحه است. صفحات یک برگه هم به صورت عمودی و هم به صورت افقی قابل چاپ هستند. برای تعیین جهت صفحه، در زبانه Page Layout و از بخش Page Setup روی دکمه Orientation کلیک کنید. گزینه Portrait کاغذ را عمودی و گزینه Landscape آن را افقی می کند.

چاپ عناوین و خطوط راهنما

وقتی که لیست های بزرگ اطلاعات را چاپ می کنیم، در صورتی که بیش از یک برگه کاغذ برای چاپ آنها مورد استفاده قرار گیرد، لازم است عناوین لیست در سایر صفحات نیز تکرار شود.

به عنوان مثال، لیستی حاوی ستون های زیر را در نظر بگیرید:

اگر صفحه چاپی دوم این لیست فاقد عنوان ستون باشد، تشخیص اینکه اطلاعات مربوط به کدام ستون است، دشوار خواهد بود. برای اینکار از زبانه Page Layout و در بخش Page Setup روی دکمه Print Titles کلیک می کنیم. در این صورت پنجره Page Setup مانند تصویر زیر باز خواهد شد.

اکنون در کادر Rows to repeat at top کلیک کرده و سپس روی شماره سطر تیتر مورد نظر در برگه کلیک می کنیم. در این صورت آدرس سطر به طور خودکار در این کادر قرار می گیرد. بدین ترتیب یک سطر را به عنوان تیتر چاپ تعیین کرد‌ه ایم و هنگام چاپ برگه مشاهده می کنیم که این سطر در بالای لیست همه صفحات چاپ می شود.

خطوط راهنما

هنگام چاپ یک صفحه گسترده، خطوط خاکستری رنگی که به عنوان کادر اطراف سلول در برگه مشاهده می شوند، به طور پیش فرض چاپ نمی شوند. برای چاپ این خطوط از زبانه Page Layout گروه Sheet Options گزینه Print از قسمت Gridlines را انتخاب می کنیم.

تغییر اندازه کاغذ

نرم افزار اکسل به طور پیش فرض اندازه کاغذ را به حالتی که آن را «Letter» تعریف کرده، تعیین می کند. برای تغییر این اندازه و همچنین مشاهده اندازه های دیگر، از زبانه Page Layout و از بخش Page Setup گزینه Size را کلیک کنید.

پیش نمایش چاپ

پس از تنظیمات مربوط به چاپ، بهتر است که ابتدا پیش نمایشی از وضعیت چاپ را مشاهده کنید تا اگر خطایی صورت گرفته باشد، پیش از چاپ برگه آن را اصلاح کنید. برای تماشای وضعیت پیش نمایش، روی دکمه Office کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Print و از زیرمجموعه های آن، گزینه Print Preview را انتخاب کنید.

برای خارج شدن از محیط Print Preview در زبانه Print Preview روی دکمه Close Print Preview کلیک کنید.

چاپ برگه

برای چاپ برگه، همان مسیر پیش نمایش را رفته و این بار به جای انتخاب گزینه Print Preview، گزینه Print را انتخاب کنید.

در بخش Print range انتخاب گزینه All باعث می شود که تمام صفحات چاپ شود. اما با انتخاب بخش  Page(s) می توانید صفحات مورد نظر را با شماره مشخص کنید. برای اینکار شماره اولین صفحه را در From و شمار آخرین صفحه را در To وارد کنید.

در بخش  Print What می توان موضوع چاپ را تعیین کرد. بخش Selection برای چاپ سلول های انتخاب شده، بخش Active Sheet(s) برای چاپ برگه یا برگه های فعال، بخش Entire Workbook برای چاپ کل صفحه گسترده استفاده می شود.

با انتخاب گزینه Ignore print areas نیز می توان ناحیه چاپ تعیین شده را نادیده گرفت.

با استفاده از گزینه Copies نیز می توان تعداد نسخه های چاپی را مشخص کرد.

 یکی از امکانات اکسل، ایجاد و مدیریت لیست ها است. منظور از لیست، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا سطرهای آن را «رکورد» و ستون های آن را «فیلد» می نامند.

منظور از «رکورد» مجموعه داده های وارد شده در یک سطر  و منظور از فیلد نیز مجموعه داده های وارد شده در ستون ها است.

برای ایجاد یک لیست نیاز نیست عملیات خاصی انجام دهید. تنها باید هنگام ورود داده ها نکاتی را رعایت کنید تا اکسل مجموعه اطلاعات وارد شده را یک لیست در نظر بگیرد.

به طور مثال، سطر اول را عنوان لیست درنظر گرفته و تیتر فیلد‌ها را در آن وارد کنید. رکورد‌ها را زیر هم وارد کرده و دقت کنید که سطر خالی بین داده ها وجود نداشته باشد.

در هنگام ایجاد لیست، اکسل دو قابلیت مفید دارد که برای سهولت در وارد کردن اطلاعات کاربرد دارند.

قابلیت نخست که AutoComplete نام دارد، برای وارد کردن داده های متنی تکراری یا مشابه به کار می رود. به عنوان مثال، در لیست زیر و در هنگام پر کردن داده ها، با وارد کردن حرف «م» اکسل کلمه «مرد» را که قبلا تایپ کرده اید، پیشنهاد می دهد. کافیست که کلید Enter را فشار دهید تا این کلمه در سلول درج شود.

قابلیت دیگر، کاربرد گزینه Pick From Drop-down List است. از این گزینه برای وارد کردن اقلام تکراری استفاده می شود. به عنوان مثال در تصویر زیر هنگام پرکردن سلول B6 بر روی آن کلیک راست می کنیم و سپس بر روی گزینه Pick From Drop-down List کلیک می کنیم. در این صورت منویی باز می شود که کلیه اقلامی که تاکنون در این ستون وارد شده، نشان داده می شود. با انتخاب گزینه مورد نظر از این منو داده مربوطه در سلول انتخاب شده وارد خواهد شد.

ایجاد فرم ورود اطلاعات

منظور از فرم ورود اطلاعات، امکانی است که اکسل برای سهولت در وارد کردن داده های لیست ارایه می دهد. برای استفاده از این قابلیت، باید از دستور Form استفاده کنید. این دستور از جمله دستوراتی است که در نوارهای اصلی اکسل وجود ندارد و باید یک دکمه میانبر از آن را در نوار Quick Access اضافه کرد. برای این منظور با کلیک راست بر روی Quick Access، گزینه  Customize Quick Access Toolbar را کلیک کنید. سپس از منوی باز شده گزینه More commands را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره Excel Option باز می شود:

اکنون از منوی Choose commands from گزینه Commands Not in the Ribbon را انتخاب کنید تا دستوراتی که در نوار اکسل نیستند، در لیست نمایش داده شوند.

از لیست باز شده، گزینه Form را انتخاب کرده و روی دکمه Add کلیک کنید.

اکنون روی دکمه OK کلیک کنید. در این صورت دکمه Form به دکمه های نوار Quick Access اضافه می شود.

بازمی گردیم به مثال لیست. یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و روی دکمه Form کلیک کنید تا فرم ورود اطلاعات باز شود.

همانطور که مشاهده می کنید، فرم ورود اطلاعات به ازای هر فیلد، دارای یک کادر متنی یا عددی است که به راحتی می توان اطلاعات رکورد را در آن وارد کرد. در این فرم گزینه New برای ایجاد یک رکورد جدید، گزینه Delete برای حذف رکورد فعلی، گزینه Find Prev برای نمایش رکورد قبلی، گزینه Find Next برای نمایش رکورد بعدی، گزینه Criteria برای مرور رکوردهای خاص و گزینه Close برای بستن فرم ورود اطلاعات استفاده می شود.

مرتب کردن سطر‌ها و ستون های لیست ها دراکسل

در اکسل می توان داده های لیست را بر حسب هر یک از فیلدهای ستون ها مرتب کرد. این مرتب سازی می تواند براساس حروف الفبا یا براساس نوع فیلد باشد. فرض کنید می خواهیم لیست زیر را براساس ستون «نام خانوادگی» به ترتیب حروف الفبا مرتب کنیم.

برای مرتب کردن این لیست بر اساس ستون نام خانوادگی، ابتدا یکی از سلول های این ستون را انتخاب کرده و سپس زبانه Data و در بخش Sort & Filter روی دکمه Sort A to Z کلیک می کنیم.

از آنجا که اکسل به خوبی ساختار لیست را تشخیص می دهد، رکوردهای آن را براساس ستون «نام خانوادگی» از «الف» تا «ی» مرتب می کند و نتیجه آن لیست زیر خواهد بود.

حال فرض کنید لیست فوق را به شکلی نیاز داریم که ابتدا رشته آیتی، و سپس رشته کامپیو‌تر را صورت مرتب شده (براساس نام خانوادگی) نشان دهد. به این ترتیب لازم است لیست را بر اساس دو ستون مرتب کنیم: ابتدا بر اساس ستون رشته تحصیلی و سپس براساس ستون نام خانوادگی.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه تب Data گروه Sort & Filter روی دکمه Sort کلیک می کنیم تا کادر Sort باز شود.

در  بخش Sort by ستونی است که مرتب سازی براساس داده های آن انجام می شود. بخش Values نیز به عنوان مبنای مرتب سازی (مقدار سلول، رنگ سلول و...) در نظر گرفته می شود و از بخش Order نیز برای صعودی یا نزولی بودن مرتب سازی استفاده می شود.

اکنون در بخش Sort by ستون مبنای مرتب سازی را مشخص می کنیم. در این منو به دلیل تشخیص لیست توسط اکسل، عناوین ستون ها دیده می شود. گزینه «رشته تحصیلی» را از منوی باز شده انتخاب می کنیم.

برای تعیین ستون دوم که باید مبنای مرتب سازی قرار گیرد، روی دکمه Add Level کلیک می کنیم. ردیف جدیدی با عنوان Then by به کادر Sort اضافه می شود.

بار دیگر منوی Column را از ردیف Then by باز کرده و این بار گزینه «نام خانوادگی» را انتخاب می کنیم.

در پایان روی دکمه OK کلیک می کنیم. نتیجه مرتب سازی براساس دو ستون «رشته تحصیلی» و «نام خانوادگی» مانند لیست زیر خواهد شد.

فیلتر کردن اطلاعات در excel

در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت Filter استفاده کرده و نمایش اطلاعات را براساس یک یا چند داده خاص محدود کرد.

فرض کنید در مثال فوق، لیست متنوعی از رشته های تحصیلی را داشتیم و می خواستیم در این لیست فقط اطلاعات کسانی را که در رشته کامپیو‌تر تحصیل کرده اند، مشاهده کنیم.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه Data بخش Sort & Filter بر روی دکمه Filter کلیک کنید.

اگر روی فلش پایین رونده در ستون رشته تحصیلی کلیک کنید، خواهید دید که در بخش Text Filters گزینه Select All انتخاب شده است. با کلیک در کادر انتخاب گزینه Select All انتخاب فعلی لغو شده و می توانید تنها گزینه «کامپیو‌تر» را انتخاب کنید.

پس از کلیک روی دکمه OK، داده های لیست فیلتر شده و تنها رکوردهایی که از «کامپیو‌تر» هستند، نمایش داده می شوند.

کنترل اعتبار داده‌های ورودی

اکسل قادر است که اعتبار یا درستی داده ها را در هنگام وارد کردن آنها، کنترل کند.

برای اینکار باید قبل از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، «شرایط اعتبار» را تعریف کرد. برای کنترل اعتبار داده های ورودی، از زبانه Data بر روی گزینه Data Validation کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید.

اکنون کادر Data Validation باز می شود. با استفاده از این کادر می توان شرایط مجاز ورود داده ها، پیغام های ورودی و پیغام های خطا را تعریف کرد.

برای تعریف شرایط مجاز در پنجره فوق، از زبانه Settings استفاده می شود.

گزینه Allow در این قسمت، لیستی از شرایط مختلف را ارائه می دهد.

در این پنجره، از گزینه Any Value برای دریافت بدون قید و شرط تمام داده ها، از گزینه  Whole Number برای دریافت اعداد، از گزینه Decimal برای دریافت اعداد اعشاری، از گزینه List برای دریافت اقلام نامبرده، از گزینه  Date برای دریافت تاریخ، از گزینه Time برای دریافت ساعت، از گزینه Text length برای دریافت متن با تعداد کاراکترهای مشروط و از گزینه Custom نیز برای دریافت محتوای برابر با فرمول استفاده می شود.

پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow بخش Data در زیر آن فعال می شود. در این بخش می توانید دامنه مجاز را با استفاده از عملگرهای مقایسه ای لیست Data تعیین کنید.

پس از تعریف شرایط مجاز، می توانید یک پیغام تعریف کنید که در حین ورود داده ها، شرایط مجاز را به کاربر یادآوری کند.

برای این منظور بر روی زبانه Input Message کلیک کرده و در قسمت Title عنوان پیغام و در قسمت Input message متن پیغام را وارد کنید.

از زبانه آخر (Error Alert) نیز برای نوشتن پیغام خطا استفاده می شود. با تعریف محدوده مجاز داده ها، در صورت ورود داده اشتباه، این خطا توسط اکسل به کاربر اعلام خواهد شد. برای نوشتن پیغام خطا به دلخواه خود در قسمت Title عنوان پیغام و در قسمت Message Error متن پیغام را وارد کنید.

یکی از مفیدترین ویژگیهای برنامه Excel، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار می باشد. که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی می توانند مجموعه ای از داده ها بصورت 1و2و3و4 ….. یا 10و20و30…. یا از حروف A,B,C,…. تشکیل شده باشند. همچنین می تواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی می توان مجموعه ای از داده ای خاص را تعریف کرد.
برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم.

1- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را در سلولهای متوالی می نویسیم.

2- این مقادیر را انتخاب می کنیم.

3- مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل (+) در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم.

4- حال به طرف پایین یا راست Drag می کنیم.

5- به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر می شوند.

اصطلاح: به اشاره گر ماوس در حالت auto fill, fill hand گفته می شود.

ایجاد لیست جدید خودکار دراکسل:

اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا کنیم، پر کردن خودکار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Options

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب New list در کادر Custom list

5- تایپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter می کنیم.)

6- انتخاب دکمه add

7- Ok

ایجاد یک لیست خودکار بر اساس لیست موجود در صفحه:

اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- روی دکمه Collapse dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا پنجره مینیمایز شود.

5- انتخاب لیست در صفحه

6- روی دکمه Collapse Dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا Resizeشود.

7- انتخاب دکمه Import

8- OK

نکته:

اصطلاحا به icon ای که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. می توانیم بجای انجام مراحل 4و5و6 در کادر Import، آدرس سلولهایی که لیست در آنها قرار دارد را تایپ کنیم.
ویرایش لیست خودکار
می توانیم لیستهایی را که ایجاد کرده ایم ویرایش کنیم. یعنی اطلاعاتی را حذف کنیم. ویرایش کنیم یا اضافه کنیم. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم:
1- انتخای منوی Tool

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب لیست مورد نظر در کادر Custom list

5- کلیک در محل مورد نظر در کادر Entries List

6- ویرایش متن

7- OK

پاک کردن لیست خودکاردر excel:
اگر بخواهیم یک لیست خودکار راحذف کنیم تا دیگر پر کردن خودکار بر روی آن عمل نکند مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب لیست مورد نظر در کادر Custom list

5- انتخاب گزینه delete

6- Ok

نکته:

لیست های آماده شده توسط email قابل حذف نیستند.

غیر فعال کردن Auto fill:

Auto fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخای منوی Options

3- انتخاب Tab: edit

4- کادر انتخاب Allow cell drag and drop را غیر فعال می کنیم.

5-ok

در حالت خوش بینانه فایل اکسل ما شامل پنج شیت است که چهار شیت اول آن ببیانگر اطلاعات فصلی با اسامی Bahar، Tabestan، Paiez و Zemestan هستند (در حالی که در عموم مواقع هر فایل اکسل بیان گر یک ماه و هر شیت بیان گر یک روز از آن ماه است و تعداد شیتها در این حالت برابر با 30 شیت خواهد شد) و درامد حاصله در هر فصل در  شیت مربوط به آن فصل ثبت شده باشد و درآمد کل هر فصل در سلول E2 آن شیت محاسبه شده باشد و بخواهیم سلول E2 در تمامی این شیتها را در سلول D3 از شیت پنجم به اسم FINAL محاسبه نماییم.

درحالت مبتدی، از آدرس دهی بین شیتها استفاده می شود و از فرمول ذیل درون سلول D3 استفاده می شود.

=Bahar!E2+ Tabestan!E2+ Paiez!E2+ Zemestan!E2

در این مثال شاید کار دشواری نباشد ولی در حالتی که فایل اکسل شامل 30 شیت باشد، نوشتن فرمول به صورت فوق بسیار سخت و ناامید کننده خواهد بود، مخصوصا اگر بخواهیم به دفعات آن را تغییر دهیم.

اما در حالت پیشرفته از فرمول نویسی سه بعدی استفاده می کنیم.همانطور که علامت “:” در آدرس دهی درون شیت به معنی تا است و عبارت E2:E10 به معنی سلول E2 تا E10 می باشد، در آدرس دهی سه بعدی می توان از این علامت به منظور آدرس دهی بین چند شیت استفاده نمود به گونه ای که عبارت Bahar:Zemestan به معنی شیت بهار و شیت زمستان و تمامی شیتهایی که بین این دو شیت قرار دارند می‌باشد، لذا عبارت

=SUM(Bahar:Zemestan!E2)

به معنی آن است که سلول E2 در شیت Bahar و Zemstan و هر شیت دیگری که بین این دو شیت قرار دارند جمع شوند. لذا به جای تابع قبلی به سادگی می توان از تابع فوق استفاده نمود.

در حالات مشابه به منظور جمع کردن ستوی E در تمامی شیتها، می توان از تابع ذیل استفاده نمود.

=SUM(Bahar:Zemestan!E:E)

گامهای آدرس دهی سه بعدی

در زمانی که اسم شیتها به صورت فارسی ثبت شده باشد یا از فاصله در اسم شیت ها استفاده شده باشد، نوشتن فرمول فوق کمی دشوار می شود، لذا در این حالات کافیه چهارگام زیر را اننجام دهیم.

1. بر روی سلولی که میخواهیم تابع را محاسبه نماییم رفته و عبارت =SUM(را وارد نموده.
2. سپس بر روی اولین شیت (شیت Bahar) کلیک کرده تا در قسمت فرمول بار فرمول به صورت =SUM(Bahar! نمایش داده شود.
3. بدون آن که بر روی سلولی کلیک کنید دکمه Shift از صفحه کلید را نگه داشته و بر روی آخرین شیت (شیت Zemestan) کلیک نموده تا فرمول در فرمول بار به صورت =SUM(Bahar:Zemestan! نمایش داده شود.
4. با رها کردن کلید شیف بر روی سلول E2 کلیک کرده تا فرمول به صورت =SUM(Bahar:Zemestan!E2 در بیاید و در نهایت با بستن پرانتز و زدن اینتر فرمول تکمیل می گردد.                                                                                                                    فرمت اعداد در اکسل                                                                                                                
   

   روشهای متعددی جهت نمایش اعداد ثبت شده درون سلولهای اکسل وجود دارد برای مثال تنظیمات مربوط به تعداد اعشار، نحوه نمایش اعداد مثبت و منفی و ….

    منظور بعد از انتخاب سلول یا محدوده اعداد، می توان از تب Home تنظیمات مربوط به نحوه نمایش اعداد را انجام داد ولی بهتر است بعد از انتخاب محدوده بر روی یکی از سلولها راست کلیک کرده و گزینه Format Cell را انتخاب نموده (یا از صفحه کلید دکمه Ctrl+1 را زده) و سپس از تب Number فرمت مد نظر را انتخاب نموده. در این قسمت حالت های ذیل وجود دارد:

    

   General

   در این حالت نحوه نمایش اعداد مطابق با حالت ورود آنها است بدین صورت که با وارد کردن دو رقم اعشار، دو رقم اعشار (به شرط صفر نبودن رقم اخر) به عنوان خروجی نمایش داده می شود و با وارد کردن یک رقم اعشار یک رقم اعشار به عنوان خروجی نمایش داده می شود.

    

   Number

   برخلاف حالت General در این حالت می توان تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار، جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد و نحوه نمایش اعدا منفی را نیز انجام داد بدین صورت که در صورت تیک زدن چک باکس Use 1000 List Separator، در صورت بزرگتر از 1000 بودن عدد، ارقام آن سه رقم سه رقم جدا می شود
   

   به همین صورت عدد ثبت شده در قسمت Decimal Place بیانگر تعداد اعداد اعشاری عدد خروجی می باشد، برای مثال اگر در این قسمت عدد 2 وارد شود، در صورتی که کاربر در آن سلول مقدار 124 را وارد نماید خروجی به صورت 124٫00 نمایش داده می شود).

   در نهایت در قسمت پایین تنظیمات در باکس Navigate Number چهار حالت پیشنهادی برای نحوه نمایش اعداد منفی وجود دارد برای مثال می توان اعداد منفی را با یک علامت منفی نمایش داد یا بدون علامت منفی و به رنگ قرمز نمایش داد….

    

   Currency

   در حالت Currency علاوه بر تنظیمات مربوط به قسمت Number می توان نماد پولی مد نظر را نیز از قسمت Symbol انتخاب نمود بدین صورت که با انتخاب کردن نماد ریال از این قسمت، در صورتی که کاربر عدد 125 را درون سلول ثبت نماید، مقدار 125 ریال درون سلول نمایش داده می شود.

    

   Accunting

   حالت Accunting بسیار مشابه با حالت Currency می‌باشد با این تفاوت که در این قسمت تنظیمات مربوط به نحوه نمایش اعداد منفی و جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد از استاندارد حسابداری استفاده می شود کاربر صرفا می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار یا واحد پولی را انجام دهد.

    

   Date

   این قسمت مربوط به تنظیمات تاریخ است که در آن نحوه نمایش تاریخ مشخص می شود. بعد از انتخاب Date در قسمت Type می توان از مدلهای مختلف پیشنهادی یکی از آنها را انتخاب نمود.

    

   Time

   این قسمت مربوط به تنظیمات نحوه نمایش زمان (ساعت) است بدین صورت که نحوه نمایش به صورت 24 ساعته باشد یا 12 ساعت و با علامتهای AM/PM یا این که به صورت تجمیعی نمایش داده شود. در این قسمت بعد از انتخاب گزینه Time کافی است از بین حالاتپیشنهادی در قسمت Type حالت مد نظر را انتخاب نماییم.

    

   Percentage

   این حالت جهت نمایش اعداد به صورت درصد استفاده می شود و با انتخاب Percentage به عنوان فرمت مد نظر، کاربر تنها می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار را تغییر دهد. در صورت انتخاب فرمت Percentage برای یک سلول بعد از وارد کردن عدد در آن سلول، نماد درصد در کنار آن عدد نمایش داده می شود.

   Fraction دراکسل
   

   فرمت Fraction به منظور نمایش اعداد به صورت کسر مورد استفاده قرار می گیرد بدین صورت که اگر بخواهیم عدد ثبت شده درون یک سلول را به جای 0٫5 به صورت 1/2 نمایش دهیم کافی است بعد از انتخاب آن سلول، از قسمت تنظیمات اعداد حالت Fraction را انتخاب نماییم.

    

   Scientific

   Scientific یا نماد علمی به منظور نمایش اعداد بسیار بزرگ یا بسیار کوچک مناسب می باشد. در نماد علمی اعداد به صورت مضربی از توان n ام 10 نمایش داده می شود بدین صورت که تنها یک رقم قبل از اعشار نگه داشته می شود و سایر ارقام بعد از اعشار نمایش داده می شوند، و عدد حاصل در توان مثبت یا منفی از 10 ضرب می شود برای مثال عدد 1256 به صورت نماد علمی به شکل 1٫25x10³ نمایش داده می شود.

   
   Text

   حالت Text جهت نمایش مقادیر متنی یا نمایش صفر قبل از عدد به کار میرود، برای مثال اگر بخواهیم درون یک سلول شماره موبایل ثبت نماییم، کافی است، قبل از ورود اطلاعات درون آن سلول فرمت آن سلول را بر روی Text قرار دهیم.

    

   Special

   این حالت تنظیمات عمومی برای کدپستی یا Id-Number می‌باشد ولی فرمت تعریف شده مناسب برای کشور ایران نیست.

    

   Custome

   اگر بخواهیم هر فرمت دیگری به غیر از فرمتهایی که در بالا گفته شد ایجاد نماییم، یاید از قسمت Custome استفاده نمود.                                                                               امید واریم از آموزش اکسل امروز اکسل نیز لذت برده باشید                                            موفقیتهایتان مستدام