ایجاد سلول های زاویه دار و شیوه های پنهان کردن مطالب در اکسل

زمانی که شما تیتر داده هایتان در بالای ستون های اکسل طولانی است و مثلا داده هایی از جنس اعداد دارید با ستون هایی مثل شکل زیر مواجه می شوید که فضای زیادی را از شما بی دلیل اشغال می کند.

برای غلبه بر این مشکل توصیه می شود در چنین مواردی از تیترهای زاویه دار استفاده شود تا عرض کمتری را اشغال کنند. نحوه ساخت سلول های زاویه دار به شرح زیر است:

ابتدا تیترها را انتخاب کنید.

سپس به مسیر Home → Alignment → Orientation →Angle Counterclockwise  بروید تا تیترها زاویه 45 درجه در خلاف جهت عقربه ساعت پیدا کنند.

سپس به مسیر Home → Font → Borders →All Borders  رفته تا برای تیترها Border  اختصاص داده شود(البته می توانید به تمام فضای سلول ها Border  اختصاص دهید)

حالا به راحتی می توانید عرض ستون ها را به دلخواهتان کم کنید تا نتیجه زیر حاصل شود.

البته می توانستیم تمام مراحل بالا را در قسمت Format cells و با زدن کلیدهای ترکیبی Ctrl + 1 انجام دهیم.                                                                       

اگر کاربر هر روزه اکسل و برنامه‌های جدولی باشید، حتماً بسیار پیش می‌آید که بخواهید یک عنصر، نوشته یا دیاگرام را که مطلب جدی به شمار نمی رود، مثلاً به عنوان یک ارجاع مورد استفاده قرار می گیرد، پنهان کنید.

در یک صفحه گسترده اکسل بخش‌های متعددی وجود دارد و هر بخش می‌تواند به چندین طریق پنهان شود. با برسام همراه باشید تا روش‌هایی مناسب برای پنهان کردن اجزا بیاموزیم.

روش های پنهان کردن مطالب در اکسل

پنهان کردن یک برگه در اکسل

برای پنهان شدن یک شیت، کافی است بر روی آن راست کلیک کرده و Hide را بزنید.

سپس برای بازگرداندن، روی یک صفحه راست کلیک کنید و Unhide را انتخاب کنید. سپس تمامی برگه های پنهان شده آشکار خواهند شد و سپس می‌توانید آن‌هایی را که نمی‌خواهید دوباره مخفی کنید.

پنهان کردن یک سلول از جدول در EXCEL

پنهان شدن یکی از چهار خانه‌های جدول (Cell) مثل یک برگه نیست که آن را پنهان کنید و سپس هر گاه خواستید آن را بازگردانید. اما واقعاً راهی ندارد چون اگر مخفی شود چیزی جای آن قرار نمی گیرد؟

در پایین بیشتر می آموزید اما بدانید شما می‌توانید هر تعداد ردیف یا ستون را که می‌خواهید خالی نمایش دهید در حالتی که آن‌ها واقعاً خالی نیستند.
برای این کار روی یک یا چند سلول راست کلیک کنید و Format Cells را انتخاب کنید.
در بخش Number، گزینه Custom را از پایین کلیک کنید و سه سمیکالن (,,,) بدون پرانتز در فضای Type وارد کنید.
سپس OK را بزنید و در کمال تعجب می‌بینید که همه بخش‌های انتخابی خالی شده اند! با کلیک کردن بر روی آن‌ها همچنان خالی هستند اما در نوار فرمول ها محتوای آن دیده خواهند شد.
برای دوباره نمایان کردن اطلاعات کافی است مراحل بالا را طی کرده و به جای Custom، گزینه Original را انتخاب کنید. دقت داشته باشید اگر در سلول‌ها هر متنی نوشته شده باشد، با زدن اینتر محو خواهد شد. همچنین با تایپ بر روی سلول‌های مخفی، هر چه پنهان کرده‌اند با متن جدید تایپ شده جایگزین خواهند شد.

پنهان کردن خطوط

برای پنهان شدن خطوط فاصل، کافی است زبانه VIEW را انتخاب کرده و تیک Gridlines را بردارید. همچنین می‌توانید به Page Layout رفته و تیک View زیر بخش Gridlines را نیز بردارید.

پنهان کردن ستون‌ها و ردیف ها

اگر می‌خواهید یک ردیف یا ستون را کلاً پنهان کنید، بر روی سر برگ (Header) آن راست کلیک کرده و Hide را بزنید. برای مخفی کردن چندین ردیف نیاز به راست کلیک کردن بر روی شماره ردیف آن‌ها در سمت چپ دارید. برای مخفی کردن چند ستون این عمل را در بالای سربرگ آن‌ها انجام دهید.

البته پنهان شدن آن‌ها کاملاً مشخص است چرا که اکسل تماماً شماره گزاری شده و دارای ترتیب حروف الفبایی است.
برای بازگشت آن‌ها می‌توانید بر روی شماره یا حرف قبل یا بعد آن‌ها کلیک کرده و Unhide را کلیک کنید.

پنهان کردن فرمول ها در اکسل

پنهان کردن فرمول ها کمی دشوار تر از بقیه مراحل است. اگر می خواهید فرمولی را پنهان کنید ابتدا باید آن را پنهان کنید و سپس از آن محافظت کنید.

برای این کار ابتدا، بر روی ستون F، راست کلیک کرده و Format Cells را انتخاب کنید.
اکنون روی زبانه Protection کلیک کنید و تیک گزینه Hidden را بزنید. سپس برای محافظت از سلول، بر روی Review کلیک کرده و Protect Sheet را انتخاب کنید.
اگر مایل هستید تا همه نتوانند فرمول های شما را از پنهانی خارج کنند، می‌توانید برای آن گذرواژه ای تعیین کنید. با فشردن دکمه های Ctrl+~ (همان پ بالای تب)  با کلیک بر روی Show Formulas در تب Formulas دیگر قابل مشاهده نخواهند بود.

پنهان کردن کامنت ها 

کامنت ها یا همان اطلاعات اضافی مربوط به هر سلول، به طور خودکار با نوشته شدن،  به صورت یک نشانه قرمز در گوشه راست هر سلول قرار خواهند گرفت. برای تغییر حالت خودکار بر روی  File  و سپس Option،  و زبانه Advanced، روی No comments or indicators کلیک کنید. برای نمایش دادن کافی است Comments and indicators را مجدداً بزنید یا از Show All Comments استفاده کنید.

اگر هم در یک سلول یک متن بلند بالا نوشتید و به نوعی از اندازه خود خارج تر بود، کافی است روی آن راست کلیک کرده و Format Cells را بزنید. سپس از Alignment، در زیر Horizontal، گزینه Fill را انتخاب کنید. اکنون می بینیم که مشکل طولانی بودن برطرف شده است.

در یک برگه کاری جدید، تمام سطرها و ستون ها به یک اندازه‌اند. با این حال، معمولاً لازم است که پهنای ستون را هنگام ورود داده ها افزایش دهیم. اگر متن وارد کنید، این متن در سلول سمت راست ادامه پیدا می کند مگر اینکه در سلول سمت راست، از قبل داده وجود داشته باشد. در این صورت، مدخل طولانی، در مرز سلول، قطع می شود.(درحقیقت مخفی می شود). اگر عدد وارد کنید، در سلول سمت راست ادامه نمی یابد. بلکه به فرمت علمیدر می آید. به سرعت می توانید پهنای ستون یا طول سطر را در برگه های کاری تغییر دهید. برای این کار با ماوس، سطر یا ستون را بکشید و یا اندازه دقیق آن را مشخص کنید.

تغییر دادن پهنای یک ستون با کشیدن ماوس در اکسل  

 برای تغییر دادن پهنای ستون، با ماوس به خط مرزی سمت راست عنوان ستون مورد نظر، اشاره کنید تا اشاره گر ماوس بصورت یک فلش دو طرفه در آید. دکمه ماوس را نگه دارید و خط مرزی را به طرفی که می خواهید بکشید. یک Screen Tip، پهنای سلول را نشان می دهد. وقتی که پهنای ستون به اندازه مورد نظر رسید، دکمه ماوس را رها کنید.

 تغییر دادن پهنای بیش از یک ستون  در اکسل

برای اینکه چند ستون را به یک اندازه در آورید، با کشیدن ماوس روی عنوان آنها، همه را انتخاب کنید و بعد پهنای یکی از ستون ها را تغییر دهید تا تمام ستون های انتخاب شده به همین پهنا در آیند.

 کادر محاوره ای Column Width را باز کنید  

برای تعیین کردن پهنای دقیق ستون، آن را انتخاب کنید و از منوی Format، گزینه Column و بعد گزینه Width را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Column Width باز شود.

 اندازه دقیق را مشخص کنید  

اندازه پهنای ستون را (برحسب تعداد کاراکترها باتوجه به پهنای فونت) تایپ کنید و روی Ok کلیک کنید.

 تغییر دادن اندازه طول سطر با ماوس  

طول سطر را به همان صورت که پهنای ستون را تغییر می دهید می توان تغییرداد. با ماوس به لبه پایینی عنوان سطر مورد نظر اشاره کنید تا اشاره گر ماوس به شکل یک فلش دو طرفه درآید. برای تغییرطول، خط مرزی را به یکی ازجهات بکشید. یک Screen Tip، اندازه طول سلول را به شما نشان می دهد. وقتی که طول سطر به اندازه مورد نظر درآمد، ماوس را رها کنید.

 کادر محاوره ای Row Height را باز کنید  

اندازه دقیق طول سطر را نیز می توان مشخص کرد.سطریا سطرهای مورد نظر را انتخاب کنید و از منوی Format، گزینه Row و بعد گزینه Height را انتخاب کنید. مقدار جدید را وارد کنید (برحسب نقطه. درهر اینچ، 72 نقطه وجود دارد). و روی Ok کلیک کنید تا تغییرات اعمال شوند.

*توجه  *

 بهترین تنظیم در اکسل

برای اینکه پهنای یک ستون برحسب بزرگترین مدخل تنظیم شود، با ماوس به لبه سمت راست عنوان ستون اشاره کنید و دابل کلیک کنید. همین کار را برای سطر هم می توان انجام داد. روی لبه پایین عنوان سطر دابل کلیک کنید.

بیش از یک ستون غیر مجاور

به همان روشی که ستون های مجاور را تنظیم می کنید (مرحله2) می توانید پهنای ستون های غیر مجاور را نیز تنظیم کنید. برای انتخاب ستون های غیر مجاور، اولین ستون را انتخاب کنید، کلیدCtrl را نگه دارید و بعد ستون‌های دیگر را انتخاب کنید.

کپی کردن پهنای ستون ها

وقتی که داده ای را Paste می کنید، ممکن است بخواهید پهنای ستون های اصلی را نیز علاوه بر داده کپی کنید. برای این کار، از منوی Edit، گزینه Paste و بعد گزینه PasteSpecial را انتخاب کنید. و در کادر محاوره ای که باز می شود، Column Width را انتخاب کنید و روی Ok کلیک کنید.

 خطوط شبکه ای که در برگه های کاری Excel مشاهده می کنید کمی گمراه کننده می باشند. معمولاً، این خطوط چاپ نمی شوند و اگر هم آنها را چاپ کنید کمرنگ به نظر می رسند. برای اینکه سلول ها خطوط مرزی داشته باشند از گزینه هایBorder استفاده کنید. می توانید خط مرزی را به یک سلول یا به محدوده ای از سلول ها اضافه کنید. می توانید خط مرزی را در فقط یک سمت سلول قرار دهید و یا پیرامون تمام جهات سلول. اگر خطوط مرزی سلول ها به دلخواه شما نباشند از یک الگوی پس زمینه مانند ترکیب رنگ، جلوه ویژه یا رنگ آمیزی استفاده کنید، ولی به یاد داشته باشید که پس زمینه ای که زیاد شلوغ باشد، باعث می شود که خواننده به سختی داده ها را ببیند.

 کادر محاوره ای Format Cells را باز کنید  

سلول یا محدوده ای که می خواهید خط مرزی یا الگو را به آن اضافه کنید انتخاب کنید و از منوی Format، گزینه Cellsرا انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Format Cells باز شود.

 انتخاب شیوه خط  در اکسل 

روی برگه Border کلیک کنید. از لیستStyle، یک شیوه انتخاب کنید و از لیستColor برای انتخاب رنگ برای خط مرزی استفاده کنید.

 از Presets استفاده کنید  

وقتی که شیوه خط مشخص شد، یکی از گزینه‌های Presets را که در بالای برگه قرار دارند انتخاب کنید. برای بکاربردن یک خط مرزی حول لبه های خارجی سلول یامحدوده انتخاب شده، روی Outline کلیک کنید. برای بکار بردن خطوط شبکه، داخل سلول‌های داخلی محدوده، رویInside کلیک کنید.

 یک خط مرزی سفارشی ایجاد کنید  

برای سفارشی کردن خط مرزی، از دکمه های Border استفاده کنید و مشخص کنید که کدام قسمت های سلول های انتخاب شده باید خط مرزی داشته باشند. برای اضافه کردن یک خط مرزی به آن قسمت، روی دکمه مورد نظر کلیک کنید. برای مشاهده نتیجه، به قسمت پیش‌نمایش دقت کنید، در صورت نیاز، بقیه خطوط مرزی را نیز اضافه کنید.

 از برگه Patterns استفاده کنید  

برای بکار بردن الگو روی سلول های انتخاب شده، روی برگه Patterns کلیک کنید. برای پر کردن سلول های انتخاب شده با رنگ، از صفحه Color یک رنگ انتخاب کنید. برای ترکیب کردن دو رنگ در الگو، روی دکمه لیست کشویی Pattern کلیک کنید و رنگ دوم را انتخاب کنید. دوباره لیست را باز کنید تا یک الگو انتخاب کنید. برای مشاهده نتیجه انتخاب ها، به قسمتSample نگاه کنید.

انتخاب های فرمت دهی را اعمال کنید  

روی Ok کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Format Cells بسته شود و تنظیمات جدید در برگه کاری اعمال شوند.

*توجه *

چاپ کردن خطوط شبکه در اکسل

بصورت پیش فرض، خطوط شبکه Excel چاپ نمی‌شوند. برای اینکه آنها را چاپ کنید، از منوی File، گزینه Page Setup را انتخاب کنید. در کادر محاوره ای Page Setup، روی برگهSheet کلیک کنید. در قسمت Print، گزینه Gridlines را انتخاب کنید و روی Ok کلیک کنید. حال برگه کاری را چاپ کنید تا خطوط شبکه را مشاهده کنید.

استفاده از دکمه های Formatting در اکسل

برای اضافه کردن خط مرزی به یک سلول، آن را انتخاب کنید، روی فلش دکمه Borders در نوار ابزار Formatting کلیک کنید و یک شیوه برای خط مرزی انتخاب کنید. برای اضافه کردن رنگ به پس زمینه سلول، روی فلش دکمه Fill Color کلیک کنید و از صفحه رنگ، یک رنگ انتخاب کنید. اگر بخواهید رنگ فونت را تغییر دهید، روی فلش دکمه Fill Color کلیک کنید و یک رنگ انتخاب کنید.

 اگر یک ستون یا سطر از داده‌ها را از جدول منبع نمودار حذف کنید، نمودار بصورت خودکار، خود را تنظیم می‌کند. ولی، اگر داده‌هایی را به جدول منبع اضافه کنید (مثلاً اگر ارقام فروش یک ماه دیگر را اضافه کنید) باید این داده‌های جدید را بصورت دستی به نمودار اضافه کنید. اگر یک نمودار ایجاد کرده‌اید که به خوبی فرمت دهی شده است و می‌خواهید از این نمودار برای نمایش دادن داده‌های جدید استفاده کنید (بجای ایجاد یک نمودار جدید) می‌توانید محدوده داده‌های منبع نمودار را به یکی از روش‌های ممکن تغییر دهید.

 محدوده منبع را انتخاب کنید 

 اروی نمودار کلیک کنید تا انتخاب شود. یک خط مرزی رنگی دور داده‌ها را فرا می‌گیرد.

 خط مرزی را با ماوس بکشید 

برای بزرگ یا کوچک کردن محدوده داده‌های منبع، دسته گوشه‌ای خط رنگی را با ماوس بکشید. برای مثال، در این شکل، محدوده داده‌ها را طوری گسترش می‌دهم که شامل نتیجه فروش اولین فصل در شهر کارور شود.

 دکمه ماوس را رها کنید 

به محض اینکه دکمه ماوس را رها می‌کنید، محدوده داده‌های منبع دوباره رسم می‌شوند و نمودار، داده‌های جدید را نشان می‌دهد. توجه کنید که خط مرزی رنگی، محدوده بزرگتری را نسبت به مرحله 1، احاطه کرده است.

 از گزینه Add Data استفاده کنید 

 یک روش دیگر برای اضافه کردن داده‌های جدید به نمودار، استفاده از گزینه Add Data است، از منوی Chart، گزینه Add Data را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Add Data باز شود.

 داده‌های جدید را انتخاب کنید 

در حالی که کادر محاوره‌ای Add Data باز است، داده‌هایی از برگه کاری را که می‌خواهید به نمودار اضافه کنید متمایز کنید (اگر لازم باشد، می‌توانید کادر محاوره‌ای را از سر راه بردارید فقط کافی است که با ماوس، نوار عنوان آن را بکشید) بعد از اینکه داده‌های مورد نظر را انتخاب کردید، محدوده آن در کادر متنی Range درج می‌شود.

 داده‌ها را اضافه کنید 

 روی Ok کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Add Data بسته شود و داده‌های جدید به نمودار اضافه شود.

* توجه  *

 تغییر در داده‌های منبع

می‌توانید داده‌های منبع در برگه کاری را تغییر دهید. به این صورت این تغییرات بلافاصله در نمودار منعکس می‌شوند.
تغییر دادن محدودن داده‌های منبع  در اکسل

اگر محدوده‌ای که برای نمودار انتخاب کردید اشتباه باشد، می‌توانید با دوباره انتخاب کردن، آن را تغییر دهید. از منوی Chart، گزینه Sonrce Data را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Sonrce Data باز شود. محدوده داده‌های جدید را در کادر متنی Data Range تایپ کنید و روی Ok کلیک کنید.
چاپ کردن نمودارهادر excel

برای اینکه فقط نمودار را چاپ کنید و برگه کاری چاپ شود، ابتدا نمودار را انتخاب کنید و از منوی File، گزینه Print را انتخاب کنید. در کادر محاوره‌ای Print، اطمینان حاصل کنید که گزینه Selected Chart انتخاب شده باشد و روی Ok کلیک کنید.

برنامه اکسل برای انجام محاسبات ریاضی، از امکاناتی نظیر «فرمول نویسی در سلول ها» استفاده می کند. در این درس با امکانات محاسباتی اکسل و کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد.

اکسل برای انجام محاسبات ریاضی، از امکاناتی نظیر «فرمول نویسی در سلول ها» استفاده می کند. در این آموزش اکسل پیبشرفته  با امکانات محاسباتی اکسل و کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد.

به طور کلی، فرمول ها از عملگرهای ریاضی، عددها و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند.

روش درج فرمول در سلول ها excel

برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را طبق قواعدی که در این درس خواهیم آموخت، به سلول وارد می کنیم.

همانطور که در تصویر زیر می بینید، پس از وارد کردن کاراکتر مساوی در سلول E13 می توان از نوار فرمول، یکی از فرمول های پیش فرض اکسل را انتخاب کرد.

پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد.

هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.

مقادیر ثابت

مقادیر ثابت مقادیری هستند که ثابت بوده و تغییر نمی کنند. این مقادیر می توانند عددی یا متنی باشند. در فرمول نویسی باید مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت "  قرار دهیم. در این صورت محاسبه ای روی این مقادیر انجام نمی شود.

آدرس سلول ها

وقتی که از آدرس سلول ها در نوشتن فرمول استفاده می کنیم، در واقع با مقادیر متغیر کار می کنیم. یعنی با سلول هایی که مقادیر آنها ممکن است در شرایط مختلف تغییر کند. این تغییرات بر نتیجه فرمول تاثیر می گذارد.

به طور مثال فرض کنید مقدار عددی 2000 را در سلول B1 قرار می دهیم. سپس به سلول A1 رفته و در آنجا کاراکتر مساوی را درج و مقابل آن سلول B1 را وارد می کنیم. در این حالت سلول A1 نیز دارای مقدار 2000 خواهد شد و هر تغییری که در سلول B1 انجام دهیم، در سلول A1 نیز مشاهده خواهیم کرد.

عملگرها

به طور کلی عملگرها به چهار گروه تقسیم می شوند. این گروه ها را در زیر بررسی می کنیم.

عملگرهای محاسباتی: عملگرهای محاسباتی، عملگرهایی هستند که از آنها برای محاسبات عددی استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از + و - و * و / و ٪ و ^ که به ترتیب و از راست به چپ برای محاسبه جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، درصد و توان به کار می روند.

عملگرهای مقایسه ای: از عملگرهای مقایسه ای برای مقایسه مقادیر استفاده می شود.

این عملگرها عبارتند از =،، => و. این عملگرها به ترتیب و از راست به چپ مساوی، بزرگ تر، بزرگ تر مساوی، کوچک تر، کوچک تر مساوی و نامساوی بودن دو عدد را مقایسه می کند.

نتیجه حاصل از عملیات این عملگرها می تواند مثبت (درست) یا منفی (نادرست) باشد.

به طور مثال نتیجه حاصل از عملیات 5=4 یک نتیجه «نادرست» است چرا که عدد 5 مساوی با عدد 4 نیست.

عملگرهای رشته ای: از این عملگر برای چسباندن دو رشته به هم استفاده می شود. استفاده از عملگر & در سلول ها، برای اتصال یا الحاق داده های متنی است.

به طور مثال اگر مقدار سلول B3  ="سلام" باشد و سلول C3 ="جهان"، می توانیم در سلول D3 عبارت B3&C3 را به عنوان فرمول یعنی پس از تساوی وارد کنیم تا در این سلول عبارت "سلام جهان" درج شود.

عملگرهای آدرس: از عملگرهای آدرس برای تعیین محدوده آدرس استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از: و ;. از عملگر نخست برای معرفی محدوده متوالی سلول ها و از عملگر دوم برای معرفی محدوده نامتوالی سلول ها استفاده می شود.

به طور مثال نتیجه عبارت A1:A10 سلول های A1 تا A10 است اما برای اشاره به سلول های خاص از عبارت A1;A5;A7 استفاده می شود.

اولویت انجام محاسبات ریاضی: اگر با ریاضی آشنایی داشته باشید، عملگرها از اولویتی برای انجام محاسبات برخوردارند. این اولویت ها در نرم افزار اکسل نیز اجرا می شوند و در فرمول نویسی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اولویت ها در ریاضی به ترتیب پرانتز، درصد، توان، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق و الحاق متن است که با علامت های زیر نشان داده می شوند:

()، ٪، ^، * /، + -، &

مثال: فرض کنید می خواهیم عبارت 4*2+10 را به دو حالت مختلف اجرا کنیم و نتیجه را بر اساس اولویت عملگرها مشاهده کنیم.

در حالت اول حاصل عبارت 4*2+10 عدد 18 خواهد شد. چرا که عملگر ضرب، از اولویت بالاتری نسبت به عملگر تقسیم برخوردار است.

اما اگر این عبارت را به صورت (10+2)*4 بنویسیم، حاصل 48 خواهد شد. چرا که عملگر پرانتز، اولویت بالاتری نسبت به عملگر ضرب دارد.

توابع

توابع ریاضی در اکسل، فرمول هایی هستند که به طور پیش فرض در نرم افزار اکسل وجود دارند. این توابع برای راحتی کار در فرمول نویسی در اکسل استفاده می شوند.

برای استفاده از توابع موجود در اکسل، باید ابتدا سلول مورد نظرتان را انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = نام تابع را انتخاب کرده و ورودی های آن را تعیین کنید. ورودی های هر تابع ممکن است مقادیر ثابت، آدرس سلول و یا محدوده ای از سلول ها باشد.

توابع در نرم افزار اکسل بر اساس کاربردهایشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از:

•توابع مالی

•توابع تاریخ و ساعت

•توابع ریاضی و مثلثاتی

•توابع آماری

•توابع جستجو و مرجع

•توابع پایگاه داده

•توابع متنی

•توابع منطقی

•توابع اطلاعاتی

•توابع مهندسی

ساختار توابع: هر تابع دارای یک نام و معمولا تعدادی ورودی است و ساختاری به صورت زیر دارد: (.... ; ورودی 3; ورودی 2; ورودی 1) نام تابع

مثال از یک تابع: برای اینکه با عملکرد یک تابع به صورت عملی آشنا شوید، بهتر است یک مثال را در اکسل اجرا کنید. برای اینکار از تابع SUM یا جمع استفاده کنید. این تابع، سلول های انتخاب شده را با یکدیگر جمع می کند.

در تصویر زیر، نام تابع SUM است و ورودی های تابع نیز سلول های A1 و A2 هستند.

پس از درج تابع، اگر بر روی کلید Enter کلیک کنید، نتیجه تابع به شما نشان داده می شود.

روش درج فرمول با استفاده از Function Wizard: اکسل فرمول های زیادی دارد و همانطور که پیشتر اشاره شد، هر تابع نیاز به «ورودی هایی» برای محاسبه دارد. با استفاده از امکان Function Wizard می توانید از تمام توابع اکسل استفاده کنید و نتیجه محاسبات را در سلول مورد نظر مشاهده کنید.

برای این کار از روی نوار فرمول، بر روی fx کلیک کنید تا کادر Insert Function باز شود.

توضیح کادر Insert Function: در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید.

در بخش Or select a category می توانید یکی از بخش های موجود را انتخاب کنید.

این بخش ها توابع اکسل را دسته بندی کرده است. مثلا اگر بخش Financial را انتخاب کنید، توابع مالی در کادر Select a function نشان داده خواهند شد.

با انتخاب گزینه All همه توابع اکسل و با انتخاب گزینه Most Recently used نیز توابعی که اخیرا استفاده کرده اید نشان داده می شوند.

اکنون در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید و از بخش Select a function آن را انتخاب کنید.

از آنجا که این دوره آموزشی، دوره «مقدماتی» به شمار می رود، ما بنا نداریم که کارکرد تمام توابع را توضیح دهیم. با این حال در درس بعد با برخی از مهمترین و پر کاربردترین توابع آشنا خواهید شد.

حال فرض کنید می خواهیم در کادر Insert Function تابع جمع را درج کنیم. همانطور که در مثال درج فرمول از طریق وارد کردن علامت = نیز گفتیم، این تابع با نام SUM شناخته می شود.

پس از انتخاب تابع SUM بر روی دکمه OK کلیک می کنیم. در پنجره جدید که Function Arguments نام دارد، باید ورودی های تابع را وارد کنیم.

اکنون با کلیک بر روی OK نتیجه این تابع که عدد 30 است در سلول انتخاب شده نمایش داده می شود.

در درس بعد با کاربرد برخی از توابع آشنا خواهیم شد.

اکسل یکی از ابزارهای تحلیل حساسیت در اکسل به شمار میرود. در این آموزش  با نحوه استفاده از ابزار Data Table اکسل آشنا می شویم و می بینیم که چطور می شود به کمک این ابزار نتیجه تغییرات متغیرهای مختلف را بررسی کنیم.

با استفاده ابزار Data Table اکسل می توانیم تاثیر تغییرات یک یا دو متغیر رو روی متغیر وابسته مدنظرمون بررسی کنیم. در ادامه با چگونگی استفاده از ابزار Data Table اکسل برای تحلیل تک متغیره و دو متغیره آشنا می شویم.

تحلیل تک متغیره در Data Table اکسل:

از این حالت زمانی استفاده می کنیم که بخواهیم نتیجه تغییرات صرفاً یک متغیر رادر فرمول  مشاهده کنیم.فرض کنید هزینه سوخت خودرو به ازای هر کیلومتر 240 واحد هست و ما میخواهیم تاثیرات مسافت طی شده خودرو را بر هزینه سوخت آن به ازای مسافت های یک تا ده کیلومتر تحلیل کنیم. برای اینکار ابتدا فرمول A1*240= رو در سلول A2 مینویسیم. سپس اعداد 1 تا 10 رو در سلول های B1 تا K1 قرار میدهیم. و از تب DATA و بخش Data Tools رو گزینه What-If Analysis کلیک می کنیم و در منویی که باز می شود  گزینه Data Table را انتخاب می کنیم.

با انتخاب این گزینه پنجره زیر باز می شوذد.

حالا روی فلش قرمز رنگ گزینه Row Input Cell کلیک میکینم. با کلیک روی این گزینه پنجره زیر باز می شود که ما باید در  سلول مربوط به متغیر مورد نظررا  انتخاب کنیم که این سلول همون سلول A1 هست.

پس از اینکه سول A1 را انتخاب کردیم با کلیک مجدد روی فلش قرمز رنگ به پنجره اصلی برمی گردیم و OK رو کلیک می کنیم. همونطور که مشاهد می کنید هزینه مربوط به کیلومترهای مختلف در سلولهای B2 تا K2 نمایش داده می شود.

تحلیل دو متغیره در Data Table اکسل:

در بخش قبل حالت تک متغیره ابزار Data Table اکسل رو بررسی کردیم. حالا میخوایم حالت دو متغیره Data Table رو امتحان کنیم بنابراین به یک مثال کاملتر احتیاج داریم. فرض کنید رشد یا کاهش فروش سازمان ما تابع دو متغیر مقدار افزایش تبلیغات و میزان افت کیفی محصول باشه به طوری که با هر واحد افزایش تبلیغات 17درصد به فروش سازمان افزوده بشه و با هر واحد کاهش کیفیت محصول 30درصد  از فروش سازمان کم بشه. میخوایم اثرات تغییر این دو متغیر رو روی افزایش یا کاهش فروش سازمان بررسی کنیم. دامنه بررسی ما برای متغیر کاهش کیفیت محصول بین 0.5 تا 3 واحد و برای متغیر افزایش تبلیغات بین 0 تا 5 واحد هست. برای شروع ابتدا در سلول A3 فرمول افزایش فرمول تغییرات فروش سازمان رو که A1*-0.3+A2*0.17= مینویسیم. با توجه به فرمولی که ما نوشتیم سلول A1 معرف متغییر کاهش کیفیت و سلول A2 معرف متغییر افزایش تبلیغات هست.

حالا مثل حالت تک متغیره از تب DATA گزینه Data Table رو انتخاب می کنیم و در بخش Row Input Cell سلول A1 و در بخش  Column Input Cell سلول A2 رو قرار میدیم و پنجره Data Table رو OK می کنیم. با اینکار درصد تغییرات فروش برای مقادیر مختلف افزایش تبلیغات و کاهش کیفیت محصول در جدول نمایش داده میشه.

به عنوان مثال اگر کیفیت محصول یک واحد افت کنه و ما 4 واحد تبلیغاتمون رو افزایش بدیم فروش سازمان 38درصد افزایش پیدا می کنه یا اگر کیفیت محصول ما 3 واحد افت کنه، علیرغم افزایش 5 واحدی تبلیغات هم فروش سازمان 5درصد افت خواهد داشت

” ستون های اکسل به صورت پیش فرض چپ به راست هستند. “

نحوه راست چین کردن و راست به چپ کردن ستون های اکسل

همانطور که می دانید به صورت پیش فرض، شیت های اکسل به صورت چپ به راست هستند. یعنی همیشه ستون A در سمت چپ صفحه وجود داشته و به ترتیب B و C و سایر ستون ها در سمت راست آن پدیدار می شوند. اما در فایل های فارسی نیاز داریم که این ترتیب بر عکس شود یعنی شیت اکسل راست به چپ شده و ستون A در سمت راست قرار گیرد.
برای انجام این کار باید وارد سربرگ Page Layout شوید و گزینه Sheet Right To Left را  انتخاب کنید:

نحوه راست به چپ کردن نمودار ها در اکسل

یکی دیگر از مشکلات فارسی زبانان، راست چین کردن نمودارهای ستونی و خطی در اکسل است. یعنی کاری کنیم که نقاط نمودار از سمت راست نمودار شروع شوند و به ترتیب به سمت چپ ادامه پیدا کنند. برای انجام این کار باید روی محور افقی نمودار خود دو بار کلیک کنید و در گزینه های سمت راست به دنبال گزینه Categories in reverse orders بگردید. با زدن تیک این گزینه، نمودار ستونی یا خطی شما برعکس می شود.                                                                                 

کار با نمودار و ترسیمات آماری ممکن است برای هر فرد و در هر حرفه‌ای نیاز باشد. رسم نمودار در اکسل کمک می‌کند تا داده‌ها و اطلاعات به شیوه‌ای بصری و ملموس‌تر قابل رویت باشند و تحلیل آماری را ساده‌تر می‌کنند.

یکی از نرم افزارها و برنامه‌های خوب برای ایجاد و رسم نمودار، نرم افزار مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) می‌باشد ولی شاید شما هم جزو افرادی باشید که نحوه‌ی کار و رسم نمودار در اکسل را ندانید و نیاز داشته باشید تا آنرا یاد بگیرید.

در این آموزش اکسل پیشرفته، نحوه‌ی وارد کردن  و رسم نمودار در اکسل و اعمال تغییرات در آنرا بررسی خواهیم کرد.

مراحل گام به گام رسم نمودار در اکسل

نمودارها انواع مختلفی دارند، نمودار میله‌ای، نمودار دایره‌ای، نمودار شمعی، نمودار خطی و… و اینکه چه نوع نموداری را مورد استفاده قرار دهید به کار و نیاز شما بستگی دارد. برای وارد کردن و رسم نمودار در اکسل کافی است مراحل زیر را طی نمایید.

گام اول: وارد کردن اطلاعات و داده‌ها

در گام نخست باید اطلاعات و داده‌های مورد نظرتان را در برنامه اکسل وارد نمایید و یا درون ریزی (Import) کنید. بهتر است اولین ستون عمودی و اولین ردیف افقی را به عنوان سرتیتر نگه‌دارید.

د اطلاعاتی به صورت فرضی وارد اکسل شده است که میزان درآمد، خرجی و مانده نهایی را برای نیمه‌ی نخست سال نشان می‌دهد.

گام دوم: انتخاب کردن اطلاعات مورد نظر در EXCEL

برای اینکه بتوانید اطلاعات جدول را به صورت نموداری نمایش دهید، باید ابتدا آنها را انتخاب کنید. برای انتخاب کردن سلول‌ها، ماوس را بر روی سلول A1 گذاشته و کلیک کنید و بدون رها کردن کلیک، ماوس را تا سلول D7 بکشید. به این ترتیب، رنگ ناحیه‌ی انتخابی تغییر می‌کند.

گام سوم: انتخاب نوع نمودار و وارد کردن آن در اکسل

پس از انتخاب کردن داده‌های مورد نظر، از منوی اکسل وارد بخش Insert شوید و جعبه‌ی Charts را پیدا کنید.

در این جعبه، انواع نمودارها برای شما نمایش داده شده است. با انتخاب نمودار مورد نظر، می‌توانید آن را وارد محیط اکسل کنید.

همانطور که مشاهده می‌کنید، اطلاعاتی که به عنوان سرتیتر در ستون A و همچنین ردیف 1 وارد شده‌اند، به ترتیب در محور افقی و راهنمای نمودار (Legend) مشخص شده اند.

همچنین می‌توانید اطلاعات و نوع نمودار را ویرایش نمایید و تغییراتی را به دلخواه در آن اعمال کنید

نرم‌افزار اکسل از جمله برنامه‌های آفیس مایکروسافت است که کارآیی بالایی در پردازش داده‌های عددی و متنی دارد. در این آموزش اکسل  قصد داریم به معرفی توابع و میانبرهایی بپردازیم که در استفاده از این نرم‌افزار مفید هستند. در ادامه با ما  همراه باشید.
اکسل نرم‌افزار توانمند و فوق‌العاده‌ای است که کاربران عادی ممکن است با همه‌ی قابلیت‌های مفید آن آشنا نباشند. با دانستن یک سری کلیدهای میانبر و توابع عمومی می‌توانید مهارت خود را نسبت به این نرم‌افزار افزایش دهید.

1. استفاده از میانبر Ctrl + PgDn و Ctrl + PgUp برای رفتن از یک کاربرگ (worksheet) به کاربرگ دیگردر اکسل

2. با استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl بین سلول‌ها جابه جا شوید

البته واضح است که تنها با کلیدهای جهت دار می‌توانید از یک سلول به سلول دیگری حرکت کنید. اما استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl این روند را سریع‌تر می‌کند.

3. برای انتخاب داده‌ها از کلید Shift استفاده کنید

کلیدهای ترکیبی Ctrl + Shift+ و کلیدهای جهت دار کمک می‌کند محدوده‌ی داده‌ها را تا آخرین سلول دارای داده انتخاب کنید.

4. برای کپی دوبار کلیک کنید

برای کپی یک فرمول لازم نیست حتما آن را تا آخرین سلول درگ کنید. فقط کافی است روی گوشه‌ی پایین سمت راست سلول فرمول دو بار کلیک کنید.

5.  تغییر فرمت سلول در EXCEL

با استفاده از کلیدهای ترکیبی!+Ctrl + Shift می‌توانید فرمت عدد را به دو رقم اعشار تبدیل کنید. برای تبدیل به فرمت دلار کافی است از کلیدهای ترکیبی $+Ctrl + Shift و برای تبدیل به درصد از کلیدهای ترکیبی %+Ctrl + Shift استفاده کنید.

6. برای قفل سلول‌ها از کلید F4 استفاده کنید

گاهی اوقات برای کپی داده‌ی یک سلول می‌خواهید فرمول آن هم کپی شود. گاهی هم می‌خواهید که این کپی صورت نگیرد. وقتی می‌خواهید ورودی سلول را قفل کنید می‌توانید یک علامت $ قبل از اسم سلول (مثلا B1) قرار دهید. تایپ کردن $ قبل از نام هم سلول کار وقت‌گیر و آزاردهنده‌ای است. در عوض می‌توانید به جای تایپ $ از کلید F4 استفاده کنید تا علامت $ ایجاد شود. با هر بار فشار دادن F4 حالت‌های قفل سلول، قفل ردیف، قفل ستون و حالت بدون قفل فعال می‌شود.

7. خلاصه کردن داده‌ها با توابع CountIF و SumIFدر اکسل

تابع CountIF تعداد دفعات تکرار یک داده را در محدوده‌ی انتخاب شده مشخص می‌کند. اولین ورودی این تابع محدوده‌ی مورد نظر و دومین ورودی مربوط به شرط مورد نظر ما است. برای مثال در حالت زیر اسم چند نویسنده به نام‌های سانسا، اریا، راب، جان، ریکون و برن آورده شده است. هر کدام از آن‌ها چند داستان نوشته‌اند که هر داستانی تعدادی بازدیدکننده داشته است. برای مرتب کردن داده‌ها در یک سلول خالی دستور CountIF را نوشته تا از ستون اسم نویسنده‌ها اسم آریا را شمارش کند. پس اولین ورودی تابع ستون B4 تا B50 است و دومین ورودی آن سلول G4‌ است که اسم آریا در آن نوشته شده است.

حالا می‌خواهیم کل بازدیدکنندگان هر داستان را شمارش کنیم. در این حالت از تابع SumIF استفاده می‌کنیم. این تابع سه ورودی دارد. ورودی اول ستون B4 تا B50 است. ورودی دوم سلول مربوط به اسم نویسنده است و ورودی سوم ستون مربوط به تعداد بازدیدکنندگان است. حاصل این تابع به عنوان مجموع کل بازدیدکنندگان آثار یک نویسنده در مقابل اسم وی نمایش داده می‌شود.

8. استخراج داده‌ها با تابع   VLOOKUPدر اکسل

فرض کنید لیستی طولانی از نام چند دانشگاه در اختیار داریم که رتبه‌ی هر یک از آن‌ها در سلول مقابلش درج شده است. برای این که بتوانیم در این لیست طولانی، 5 دانشگاه اول را پیدا کنیم از تابع VLOOKUP استفاده می‌کنیم.

تابع VLOOKUP چهار ورودی دارد. ورودی اول مربوط به داده‌ی مورد نظر است. در این مثال ما به دنبال عدد 1 که رتبه‌ی دانشگاه است، هستیم. ورودی دوم مربوط به محدوده‌ی داده‌ها است که در این مثال کل ردیف A تا F انتخاب شده است. ورودی سوم مربوط به شماره ستون داده‌ی مورد نظر است. چون ما به دنبال اسم دانشگاه هستیم ورودی را ستون 2 در نظر می‌گیریم. ورودی آخر مربوط به وقتی است که داده‌ی مورد نظر (مثلا عدد 1) پیدا نشود که به جای آن عدد 0 یا عبارت False را قرار می‌دهیم.

9. استفاده از & برای ترکیب رشته‌های متنی در excel

در اینجا دو ستون داریم که یکی شامل نام و دومی شامل نام خانوادگی است. با استفاده از علامت & می‌توان ستونی ایجاد کرد که نام و نام خانوادگی را در کنار هم داشته باشد. در نرم‌افزار اکسل با کمک & می‌توانید دو قسمت از متن را با هم ترکیب کنید. البته دقت کنید که بین نام و نام خانوادگی حتما فاصله قرار دهید. روش کار به این صورت است: [انتخاب سلول نام خانوادگی]& ” ” & [ّانتخاب سلول نام].

10. پاک کردن متن با توابع LEFT، RIGHT و  VLOOKUP در اکسل

این فرمول‌های متنی مخصوص پاک کردن داده‌ها است. برای مثال در حالت زیر اسم چند ایالت آمریکا را داریم که حروف اختصاری هر یک با یک خط فاصله در کنار اسامی قرار گرفته است. با استفاده از تابع LEFT می‌توانیم فقط دو حرف اختصاری هر نام را داشته باشیم. LEFT بر اساس تعداد کاراکترهای در نظر گرفته یک رشته‌ی متنی را به صورت خروجی تحویل می‌دهد. اولین ورودی این تابع سلول مربوط به رشته‌ی متنی و دومی تعداد حروف مورد نظر است.

چنانچه بخواهید نام ایالت را به صورت کامل داشته باشید و خبری از حروف اختصاری نباشد از تابع RIGHT استفاده کنید. RIGHT تعداد کاراکترها را از سمت راست رشته‌ی متنی جدا می‌کند.

اما سوال این است که چه تعداد کاراکتر را باید از سمت راست انتخاب کنید؟ چرا که تعداد حروف ایالت‌ها با هم برابر نیستند. در اینجا استفاده از تابع LEN کارگشا خواهد بود.

تابع LEN کل کاراکترهای یک رشته‌ی متنی را شمارش می‌کند و تنها یک ورودی دارد که آن هم سلول مربوط به رشته‌ی متنی است.

حالا با کمک تعداد کاراکترهای به دست آمده از تابع LEN می‌توانید از تابع RIGHT استفاده کنید.

از آن جا که ما می‌خواهیم حروف اختصاری و خط فاصله را حذف کنیم، وردی تابع RIGHT را عدد تابع LEN منهای 3 قرار می‌دهیم.

11. ایجاد اعداد تصادفی با تابع RAND

تابع ()RAND می‌تواند اعداد تصادفی بین صفر تا 1 ایجاد کند. این تابع هیچ گونه ورودی لازم ندارد و داخل پرانتز خالی است. با هر بار فشردن کلید F9 این تابع عدد جدیدی تولید می‌کند. دقت داشته باشید که با ایجاد هر گونه تغییر در فضای کار، یک عدد جدید ایجاد خواهد شد.

نرم افزار  اکسل این امکان را فراهم می‌کند که داده‌ها را به صورت یک شکل به نمایش درآوریم. این ابزار مایکروسافت امکان درج فایل PDF را فراهم می‌آورد.

کلیک – فرض کنید یک لیست از محصولات داریم که می‌خواهیم همراه با توضیحات دیگری درباره محصول و مشخصات آن به اشتراک بگذاریم. در این مورد اکسل می‌تواند کمک بزرگی به ما کند. به نظرتان چگونه می‌توان آن را انجام داد؟
شما باید اطلاعات مربوط به هر محصول را در یک فایل PDF داشته باشید و نام محصولات را در یک ستون قرار دهید و فایل‌های PDF را در یک ستون دیگر قرار دهید. به این صورت مساله قابل حل است. در این آموزش اکسل پیشرفته، روش انجام کار را مشاهده می‌کنید.

درج فایل PDF در صفحه اکسل
به تب Insert بروید و در گروه Text بروی Object کلیک کنید.

در جعبه محاوره‌ای Object، در تب Create New، زیر قسمت Object Type گزینه Adobe Acrobat Document را انتخاب کنید. برای انجام این کار نیاز دارید که Adobe Acrobat را از قبل بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. در غیر این صورت در لیست Object Type این گزینه را مشاهده نخواهید کرد.
ممکن است شما نرم‌افزارهایی که امکان باز کردن و خواندن فایل PDF را فراهم می‌کند بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. می‌تواند آن را انتخاب کنید. مطمئن باشید که گزینه Display as Icon را انتخاب کرده باشید.

گزینه Ok را انتخاب کنید و یک جعبه محاوره‌ای باز می‌شود. فایل PDF موردنظرتان را انتخاب کنید و گزینه Open را کلیک کنید. اکنون فایل PDF باز می‌شود و شما باید آن را ببندید.
اکنون فایل PDF به اکسل اضافه شده است. می‌توانید آن را درگ کنید و یا تغییر اندازه دهید. این مراحل را برای درج سایر فایل‌های PDF تکرار کنید.

تنظیم فایل PDF در سلول اکسل
می‌توان اندازه فایل PDF را به گونه‌ای که کاملا متناسب با سلول باشد تغییر داد. فایل PDF مخفی نمی‌شود و با سلول‌های دیگر فیلتر نمی‌شود. یک راه وجود دارد که می‌توان مطمئن شد که فایل متناسب با سلول‌ باشد.

بر روی فایل درج شده راست کلیک کنید و Format Object را انتخاب کنید. اگر چندین فایل PDF دارید، می‌توانید همه فایل‌ها را انتخاب کنید، راست کلیک کنید و در آخر Format Object را انتخاب کنید.

جعبه‌ Format Object را باز کنید. تب Properties را انتخاب کنید و گزینه Move and size with cells را انتخاب کنید. Ok را کلیک کنید.

تغییر نام فایلPDFPDF
اگر توجه کرده باشید، فایل PDF همان نام پیش‌فرض خود را دارد. شما می‌توانید نام دیگری به فایل بدهید.

برای تغییر نام بر روی فایل PDF راست کلیک کنید و گزینه Convert را انتخاب کنید.

در جعبه Convert بر روی Change Icon کلیک کنید.

در جعبه متن Caption نامی که مدنظرتان است را تایپ کنید و Ok را انتخاب کنید.

اکنون نامی که به فایل اختصاص داده‌اید را مشاهده می‌کنید.