ساخت لیست خودکار در اکسل

یکی از قابلیت‌های کاربردی و مفید در نر‌م‌افزار اکسل، ویژگی AutoFill یا پرکردن خودکار سلول‌ها می‌باشد، فرض کنید می‌خواهید اعداد 1 تا 100 را به ترتیب در اکسل درج کنید، برای اینکار شما دو راه پیش رو خواهید داشت، یکی اینکه می‌توانید به صورت دستی یکی یکی اعداد را وارد کنید و دیگری اینکه این‌ فرایند را با استفاده از قابلیت لیست خودکار (AutoFill) انجام داده و تمام کار را به اکسل بسپارید، برای اینکه با این روش آشنا شوید تا انتهای این آموزش با ماهمراه باشید.                                                                                                  هنگامی که قصد داشتید مجموعه‌ای از داده‌ها را با ترتیب منطقی پشت سر هم درج کنید می‌توانید از قابلیت لیست خودکار در اکسل استفاده کنید،                                      

هر نوع داده‌ای که دارای ترتیب منطقی باشد این قابلیت را دارد که به صورت خودکار در سلول‌های اکسل درج شود، فرض کنید می‌خواهیم اعداد زوج 0 تا 30 را به صورت خودکار در اکسل درج کنیم، برای این کار باید مراحل زیر را طی کنیم:

• ابتدا داده‌ی اول و دوم را در سلول‌های دلخواه به ترتیب بنویسید (یعنی اعداد 0 و 2)
• حال این دو عدد را به کمک ماوس انتخاب کنید (درگ و دراپ کردن)

• مربع کوچکی در انتهای بخش انتخاب شده ظاهر شده است (قسمت پایین سمت چپ) که اگر ماوستان را بر روی آن قرار دهید نشانگر ماوس به صورت علامت + نمایش داده می‌شود.

ماوس را در این قسمت قرار داده و به سمت پایین درگ کنید (کلیک کرده و همزمان ماوس را به سمت پایین حرکت دهید) مشاهده می‌کنید که سلول‌ها به ترتیب دوتایی و به صورت خودکار پر می‌شوند                                                                                                                                                                                           همانگونه که گفتیم داده‌هایی دارای ترتیب منطقی باشند این قابلیت را دارند که به صورت خودکار توسط اکسل تکمیل شوند،                                                  

برخی از داده‌ها به صورت پیش‌فرض در اکسل موجود نیستند (مثلا حروف البفا) اگر قصد دارید داده‌ای مانند حروف الفبا را به صورت خودکار در اکسل درج کنید باید برای آن یک لیست دلخواه (Custom List) ایجاد کنید.

 ایجاد لیست خودکار دلخواه در اکسل

برای ساخت یک لیست خودکار در اکسل مراحل زیر را طی کنید:

• وارد سربرگ File شوید.
• وارد قسمت Option شوید.
• از سمت چپ گزینه‌ی Advanced را انتخاب کنید.
• حال در قسمت General بر روی گزینه‌ی …Edit Custom Lists کلیک کنید.

در نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل این گزینه در آدرس زیر قرار دارد:

Tools → Option → Custom List (Tab) → New List                                                                     

پس از درج داده‌ها بر روی گزینه‌ی Add کلیک می‌کنیم تا اطلاعات در لیست ثبت شوند و در نهایت نیز بر روی OK کلیک می‌کنیم.

با انجام این مراحل می‌توانیم حروف الفبا را نیز به ترتیب و به صورت خودکار در اکسل درج کنیم.

 برای ایجاد لیست جدید  در excel در ابتدا گزینه‌ی NEW LIST را برگزینید. حال در قسمت List entries داده‌های مورد نظر خود را به ترتیب وارد کنید، هر داده را در یک خط                                                  

پس از درج داده‌ها بر روی گزینه‌ی Add کلیک می‌کنیم تا اطلاعات در لیست ثبت شوند و در نهایت نیز بر روی OK کلیک می‌کنیم.

با انجام این مراحل می‌توانیم حروف الفبا را نیز به ترتیب و به صورت خودکار در اکسل درج کنیم.

   امید واریم از این آموزش اکسل نیز استفاده کنید 

  در نرفرم افزار اکسل برای سهولت کاربا اکسل راهکارهای زیادی وجود دارد.                          در آموزش اکسل امروز با چند نمونه از کاربرد اکسل را مورد بررسی قرارمیدهیم                                                                                                                                           باز کردن پنجره ی  Format Cells
1.راست کلیک در یک سلول و انتخاب گزینه ی Format Cells
2.کلید Ctrl+1
3.از منوی Format گزینه ی Cells را انتخاب کنید.
گرد کردن اعداد تا 2 رقم اعشار در اکسل
سلول  مذکور را انتخاب کنید و پنجره ی
Format Cells را باز کنید در زبانه ی Number و در قسمت Category گزینه ی Number
را انتخاب کنید.مقدار Decimal Places را به 2 تغییر دهید.(به طور پیشفرض مقدار ٢ هست پس نیازی به تغییر آن نیست)  OK را بزنید خواهید دید عدد به 19.88 تغییر می کند.
چینش افقی در سلول

در پنجره ی  Format Cells و در زبانه ی Aligment گزینه های Horizontal برای ترازکردن به صورت افقی تعبیه شده اند...

Left Indent:برای تراز از چپ
Right Indent:برای تراز از راست
Center:برای قرار گرفتن متن در مرکز سلول از لحاظ افقی
Center Across Selection:داده ی اولین سلول محدوده را وسط محدوده ی انتخابی قرار می دهد.

قرار دادن تیتر یک جدول در وسط آن با استفاده از   Center Across Selectio در اکسل

برای مثال در سلول A2 نام و در سلول B2 نام خانوادگی را وارد کنید.در سلول A1 تایپ کنید "اسامی کارمندان" سپس محدوده ی  A1:B1 را انتخاب کنید و پنجره ی Format Cellsرا باز کنید(کلید Ctrl+1) در زبانه ی Aligment و در قسمت Horizontal گزینه ی Center Across Selection را انتخاب کرده و OKرا بزنید.خواهید دید که تیتر جدول روی مرز سلول ها قرار می گیرد.برای جلوگیری از بروز مشکلات بعدی بهتر است به جای استفاده از ادغام سلول ها از این گزینه استفاده کنید.

چینش عمودی در سلول
در پنجره ی Format Cells و در زبانه ی Aligment گزینه های Vertical برای ترازکردن به صورت عمودی تعبیه شده اند.
نکته:در حالت معمولی با انتخاب گزینه های این بخش هیچ تغییری در داده های سلول مشاهده نمی شود،بنابراین ابتدا سلول را به صورت عمودی کشیده و سپس تغییرات این بخش را مشاهده کنید...

Top:قرار گرفتن داده در بالای سلول
Center:قرار گرفتن داده در مرکز سلول
Bottom:قرار گرفتن داده در پایین سلول

چرخش متن تا 90 درجه
در حالت معمول متن در صفر درجه نمایش داده می شود بعضی اوقات لازم است تا متن را بچرخانیم برای این منظور سلول حاوی متن را انتخاب کرده،پنجره ی Format Cells را باز می کنیم و در زبانه Aligment در قسمت Orientation مقدار  Degreesرا بین 90 درجه ی مثبت و منفی تغییر می دهیم.

کاربرد Wrap text در پنجره ی Format Cells زبانه Aligment
در مواقعی که متنی را در سلولی تایپ کرده ایم که آن متن از سلول بزرگتر بوده می توانیم این گزینه را تیک دار کنیم تا متن در چند سطر نمایش داده شود و به سلولهای مجاور تجاوز نکند.

نوع،اندازه و رنگ قلم
محدوده یا سلولی را انتخاب کنید.پنجره ی Format Cellsرا بازکنید(کلیدCtrl+1) در زبانه ی Font مشخصات زیر را مشخص کنید...
Font:نوع قلم را مشخص کنید.
Size:اندازه ی قلم را مشخص کنید.
color:رنگ قلم را مشخص کنید.

انتخاب رنگِ زمینه سلول یا محدوده
سلول یا محدوده ای را انتخاب کنید و پنجره ی Format Cells را باز کنید(کلیدCtrl+1) در پنجره مذکور به زبانه ی Patterns رفته و یکی از رنگ ها را انتخاب کنید.

خط کشی و رسم جدول در اکسل
ابتدا سلول یا محدوده ای را که قصد دارید آن را خط کشی کنید انتخاب کنید.پنجره ی  Format Cellsرا باز کنید(کلیدCtrl+1) به زبانه ی Border بروید.ابتدا در قسمت Line استایل خط را با کلیک ماوس مشخص کنید، سپس در قسمت Color رنگ خط کشی را مشخص کنید و پس از آن در قسمت Presetsیکی از گزینه ها را انتخاب کنید در کادر پیش نمایش با کلیک ماوس بر روی خطوط داخل کادر یا با استفاده از دکمه های کادر ِ پیش نمایش(در اطراف کادر) خطوط را یکی یکی حذف کرده یا اضافه کنید.

حذف مرز بین سلولها در اکسل:
برای این کار از منوی Tools گزینه ی Option را انتخاب کنید و در زبانه ی View تیک گزینه ی Gridlines را بردارید.

نکته1:برای تیتر از ادغام سلولها استفاده نکنید.
نکته 2: اعداد باید تا 2رقم اعشار نمایش داده شوند.(اعداد بیشتر از 2 رقم اعشار باید به صورت خودکار گرد شوند)
نکته 3:تمامی عملیات را فقط با پنجره ی Format Cells  انجام دهید.

کاربرد زبانه ی Protection در پنجره ی Format Cells
این زبانه دو گزینه دارد یکی Locked برای قفل کردن و دیگری Hidden برای مخفی کردن.

قفل کردن یک سلول در یک برگه(شیت)
در حالت معمول تمام سلولهای یک شیت در حالت قفل قرار دارند بنابراین برای اینکه فقط یک سلول را قفل کنید لازم است تا بقیه ی سلولها را از حالت قفل خارج کنید برای این کار کل سلولهای یک برگه را انتخاب کنید (به وسیله ی یکی از کلیدهایCtrl+A , Ctrl+Shift+Space). پنجره ی Format Cells را بازکنید(کلیدCtrl+1)در پنجره ی مذکور به سربرگ Protection رفته و تیک Locked را بردارید و OKرا بزنید تا تمام سلولها از حالت قفل خارج شوند.سلول حاوی داده ای را که می خواهید محافظت شود انتخاب کنید،پنجره ی Format Cells را بازکنید و  در زبانه ی Protection  گزینه ی Lockedرا تیک دار کنید و OK را بزنید.از منوی Toolsبه قسمت Protectionو سپس گزینه ی Protect Sheet بروید (انتخاب رمز در این قسمت اختیاری است) OK را بزنید.خواهید دید که دیگر نمی توان در سلول قفل شده داده ای را وارد کرد.برای قفل کردن محدوده نیز به همین روش عمل می کنیم.
نکته:پس از انجام این عملیات پنجره ی Format Cells برای آن شیت غیر فعال می شود برای فعال کردن این پنجره برگه(شیت)را از حالت حفاظت شده خارج کنید...
از منوی Tools وقسمت Protection گزینه ی Unprotect sheetرا انتخاب کنید.
نتیجه:برای حفاظت سلولها 1.سلول باید قفل شده باشد 2.برگه باید حفاظت شده باشد.

پنهان کردن یک متن یا فرمول در نوار فرمول
گزینه ی دوم یعنی Hidden موقعی استفاده می شود که بخواهیم داده های موجود در سلول در نوار فرمول نمایش داده نشوند.برای این کار متن یا فرمولی را در سلول C1 وارد کنید.سلول C1 را انتخاب کنید و پنجره ی Format Cells را باز کنید(کلید  Ctrl+1)به زبانه ی Protectionبروید تیک Locked را بردارید و گزینه ی Hiddenرا تیک دار کنید و OK را بزنید سپس از منوی Tools در قسمت Protection گزینه ی  Protect sheet را انتخاب کرده و OK را بزنید.اکنون سلول C1را انتخاب کنید و نوارفرمول را نگاه کنید همانطور که می بینید محتوای واقعی سلول در نوار فرمول نمایش داده نمی شود.

نکته:بعد از انجام این عملیات کلیه ی سلولهای شیت به غیر از سلول C1 قفل می شوند و نخواهید توانست داده ای را وارد کنید برای رفع این مشکل ابتدا از منوی Tools و قسمت Protection گزینه ی Unprotect sheet را انتخاب کنید سپس کل شیت را انتخاب کرده پنجره ی Format Cells را باز کنید و در زبانه ی Protectionتیک گزینه ی Locked را برداشته OK کنید و سپس از منوی Toolsو در قسمت  Protection گزینه ی Protect sheet را زده و OK کنید.

نتیجه:برای پنهان کردن متن یا فرمول در نوار فرمول 1.سلول باید پنهان شده باشد 2.برگه باید حفاظت شده باشد.

در نر م افزار  اکسل برای نمایش کاربرد توابع محبوب مالی در اکسل ما یک مثال را در نظر گرفته ایم، یک وام 240 قسطی به مبلغ 150000 دلار و با سود سالیانه 6 درصد که در ماه می شود، 0.5 درصد و ارزش آینده(fv)=0! به این معنی که در آینده این هدف را دنبال می کنیم که این پول صفر شود! یعنی تمام قسط ها پرداخت شود و بدهیی نداشته باشیم! پس در نتیجه ارزش حال(pv) این وام همان 150000 دلار می باشد.

تابع PMT در اکسل

دقت کنید که fv ارزش آتی است! و ما میخواهیم این ارزش در آینده صفر شود!یمقدار پول 150000 هست که در pv یا ارزش فعلی باید قرار دهیم و Nper هم تعداد اقساط است که 240 ماه یا 20 سال می باشد، و سود ماهیانه نیز 0.50 می باشد، حال با تابع PMT قسط هر ماه را محاسبه می کنیم.

تابع Rate در اکسل

می توانید جور دیگر عمل کنید، مقادیر دیگر و حتی مبلغ هر قسط را نیز وارد کنید و از اکسل بخواهید سود این وام را به شما بگوید. برای ان کار باید از تابع rate استفاده کنید و آرگومان های آن را مانند تصویر پر کنید:

تابع Nper در اکسل

اگر مقادیر صود، مقدار هر قسط، مبلغ کل وام، و آرش آینده (0) را داشته باشید می توانید با تایع Nper تعداد قسط ها را بدست آورید.

نگاه کنید که اگر مبلغ ماهانه ای که باید پرداخت کنیم را زیاد کنیم چه رخ می دهد:

قسط ها 90 ماهه تمام می شوندو  جون ماه آخر مبلغ قسط کمتر از مبلغ وارده است به 90 نرسیده است

تابع pv در اکسل

این تابع با گرفتن سود و تعداد قسط و مبلغ هر کدام و ارزش آینده و … ارزش فعلی یا همان مبلغ وام را به شما می دهد.

تابع fv در اکسل

اگر تعداد قسط، مبلغ هر یک، و مبلغ اولیه و درصد سود را به این تابع بدهید آن مقدار باقی مانده را به شما می دهد.

باقی مانده قسط بعد از 240 پرداخت صفر شد!

اما اگر ماهی 1000 دلار پرداخت می کرد! بعد از 240 پرداخت همچنان حدود 34000 دلار بدهکار بودثطزثم

در نرم افزار اکسال آگاه هستیم که  با استفاده از فرمول Vlookup در اکسل می توان مطالب وابسته به یک کد را به صورت اتوماتیک احضار کرددر آموزش اکسل با روشی جدید آشنا خواهیم شد لطفا با ما همراه باشید.

فراخوانی تصاویردر سلول های اکسل   

ابتدا تصاویر را در ستون A قرار دهید. (Inser Picture) اندازه سلول باید متناسب با سایز تصویر باشد. در ستون B اسامی یا کد پرسنلی مربوط به هر تصویر را وارد نمایید. در ستون C و در یک سلول دلخواه مثلاً C1 یک لیست بازشو از اطلاعات ستون B ایجاد نمایید.

در یک سلول دلخواه مثلاً  T1 فرمول را به شکل  INDE $A$1:$A$4,MATCH($C$1,$B$1:$B$4,0)) بنویسید و این فرمول را در حافظه کپی نمایید. (ctrl+C) و بعد کلیک Esc را فشار دهید.

اکنون به سلول T1 نامی را اختصاص دهید. برای این کار از سربرگ Formulas بر روی Define Name کلیک نمایید. از کادر ظاهر شده و در قسمت Name یک نام دلخواه (مثلاً Picture) را وارد نموده و در کادر Refers to  فرمولی را که قبلاً در حافظه کپی کرده اید قرار دهید. (ctrl+V)

اکنون یکی از عکسها را کپی کرده و در سلول کناری لیست بازشو Paste کنید. در حالی که تصویر در حال انتخاب است در قسمت فرمول بار در بالای صفحه کلیک نموده و پس از تایپ علامت تساوی نامی را که قبلاٌ برای سلول T1 انتخاب کرده بودید (pictur) تایپ نموده و کلید Enter را فشار دهید.

تذکر: بعد از اتمام کار فرمول نوشته شده را می توان حذف نمود.                                                     حفاظت از فایل های اکسل                                                  

یکی دیگر از  ابزارهای مفید در اکسل paste picture link می باشد. این ابزار برای حفاظت از فایل های اکسل، در صورتی که قصد دارید آن را در اختیار دیگران قرار دهید بسیار مفید و پرکاربرد می باشد.

فرض کنیم قصد دارید فایل اکسلی را که تهیه کرده اید در اختیار دیگران قرار دهید بطوری که فقط قادر به مشاهده آن باشند و نتوانند تغییری در آن ایجاد کنند. برای این منظور یکی از روش ها این است که بر روی شیت مورد نظر پسورد قرار دهید و روش دیگر آن است که با استفاده از ابزار paste picture link آن را به یک تصویر تبدیل کرده و در اختیار سایرین قرار دهیم. استفاده از ابزار paste picture link عکس گرفته شده را به یک عکس دینامیک تبدیل می کند. یعنی با تغییر در فایل اصلی، محتوای عکس ایجاد شده تغییر می کند. حتی اگر ناحیه ای از کاربرگ (Worksheet) را هایلایت کنید، این تغییر در عکس گرفته شده نیز اعمال می شود.

برای این منظور به ترتیب زیر عمل می کنیم.

• ناحیه مورد نظر را انتخاب می کنیم
• با کلید ctrl+c آن را در حافظه کپی می کنیم
• سربرگ Home را درحالت انتخاب قرار می دهیم
• در نوار ابزار زیر سربرگ Home روی فلش کوچک کنار ابزار Paste کلیک می کنیم
• از ابزارهای ظاهر شده بر روی Linked picture کلیک می کنیم
• برای خروج از دستور کلید Esc را فشار می دهیم
• تصویر ایجاد شده را با موس از روی ناحیه انتخابی جابجا می کنیم

می توانید این تصویر را تغییر سایز دهید، بچرخانید، به آن افکت های دلخواه اضافه کنید و یا آن را به یک شیت دیگر انتقال دهید و صفحه اصلی را پنهان کنید

زمانی است که در یک فایل اکسل چند هزار یا شاید کمتر رکورد اطلاعات داشته باشید. اگر بخواهید اطلاعاتی از دورن فایل پیدا کنید باید از فیلتر استفاده کنید. اما در بعضی از مواقع باید یکسری از اطلاعات را که باهم مرتبط هستند جستجو کنید. مثلا کتابهای با موضوع "فلسفه" که توسط یک نویسنده خاص نوشته شده است. با استفاده از Contains  در اکسل می توانید دو شرط هنگام جستجو اعمال کنید تا نتایج دقیق تر نمایش داده شود. در ادامه روش انجام اینکار توضیح داده می شود. 

1. فایل اکسل که اطلاعات درون آن دارید را باز کنید.  اگر اطلاعات درون فایل من را مشاهده کنید بیشتر از 4 هزار ردیف دارد. خوب من میخواهم فقط دسترسی به یکسری اطلاعات داشته باشم و بروی آنها فقط اصلاح انجام بدهم. بر روی آیکون فیلتر یا ستونی که می خواهید اطلاعات را از درون آن استخراج کنید کلیک کنید.

Text Filters > Containدر اکسل

2. سپس گزینه Text Filters > Containرا انتخاب کنید.                                                             

3. یک پنجره ه نمایش داده می شود. 

فیلتر این امکان را در اختیار شما قرار می دهد که انتخاب کنید در ستون و یا ستونهای مورد نظر شما، کدام اطلاعات و رکوردها نمایش داده شوند و کدام نشوند که این انتخاب با معیار های خاصی نیز همراه است. تعریف فیلد: مجموعه اطلاعات موجود در یک ستون که معمولا بیانگر اطلاعاتی در یک زیمینه می باشد.
تعریف رکورد: رکورد ها مجموعه اطلاعاتی هستند که در چند فیلد (ستون) در کنار یکدیگر قرار گرفته و اطلاعات کاملی نسبت به یک موضوع را مشخص می کنند.معمولا هر سطر در اکسل بیانگر یک رکورد کامل می باشد.

نکته: تفاوت بین گزینه های And و Or در این پنجره بدین گونه است که اگر گزینه And انتخاب شود، باید دو طرف شرط آن برقرار باشد و لی اگر از گزینه Or استفاده شود، حتی اگر یک طرف شرط آن نیز برقرار باشد عمل خواهد کرد.                                                                                                                           4. با انتخاب شرط Contain  می توانید تعیین کنید که کلمات شما شامل فیلترهای انتخابی شود. من می خواهم تمام ماوس های تولید شده توسط شرکت ای فورتک را فیلتر کنم. در کادر اول تعیین می کنم که ماوس ها را فیلتر کن و در کادر بعدی تعیین می کنم برند ای فورتک فیلتر شود. دو شرط برای جستجوی بهتر. 
دستور  Contain در تمام رکوردها به دنبال اطلاعاتی می گردد که درون آنها ماوس و ای فورتک لحاظ شده باشد

در نرم افز ار Word این امکان وجود دارد که به راحتی یک متن تایپ شده را با یک سطر و ستون دیگر جابجا کنید اما اگر بخواهیم مقادیر وارد شده در سلول های جدول اکسل را بدون تغییر جابجا کنیم اعمال زیر را انجام میدهیم                                                                                                                              فرض کنید در یک سلول شماره تماس و در سلول دیگر آدرس را وارد کرده باشید. حال آدرس ها اشتباه وارد شده و مقادیر سلول آن به یک ردیف بالا یا پایین جدول باید انتقال پیدا کند. ساده ترین راهی که به نظر شما میرسد کپی دوباره متن یا استفاده از کلیدهای Ctrl + C و Ctrl+V می باشد. اما روش ساده تری نیز در برنامه وجود دارد که بعنوان یک ترفند مورد استفاده قرار می گیرد. در ادامه این روش را توضیح میدهم.

سطر یا ستون جدول در اکسل که می خواهید جابجا شود را Select (انتخاب) کرده. سپس کلید Shift را پایین نگه داشته و با ماوس سلول را انتخاب و به بخشی که می خواهید منتقل کنید.                                                                                                                                        با استفاده از این روش دیگر نیاز به تایپ متن مجدد ندارید فقط جدول را انتخاب و در جای مشخص شده با استفاده کلیدی که به آن اشاره کرده ام منتقل می کنید.

در نرم افزار اکسل پیرامون کار با فایل های اکسل پیچیده و سنگین کار می کنید که شامل تعداد زیادی شیت و وفرمول های طولانی و سنگیناست شایدپیش آمده باشد که به تدریج و با بالا رفتن حجم دیتا،  در فایل اکسل گاهی پیش می آید که این کندی فایل مربوط به محاسبات سنگین یکی از شیت ها است. از طرفی همیشه ممکن است نیاز نباشد که محاسبات شیت به صورت لحظه ای انجام شود و ممکن است تنها یک بار پس از آپدیت کردن داده های اکسل محاسبات شیت راانجام داد و در ادامه کار با فایل نیازی به آپدیت محاسبات شیت نباشد. بعضی وقتا هم ممکن است فایل سنگین شده باشد و دقیقا که محاسبات کدوم شیت باعث کندی فایلمون شده. اینطور وقتا میشه تنها محاسبات اون شیت را به صورت دستی در آورد.                              در ادامه با ما همراه باشید

 اکسل از طریق تب Formulas و گزینه Calculation Options  نحوه محاسبات را به صورت دستی انجام می دهد  اما مشکل اینجاست که با اینکار تمام شیت ها به حالت محاسبات دستی تغییر پیدا می کنند. حالا اگر بخواهیم تنها یک شیت اکسل را به حالت محاسبه دستی تغییردهیم و نحوه محاسبه در شیت ها اتوماتیک شود کافیست به روش زیر عمل کنیم:

ابتدا ر روی شیت مورد نظر راست کلیک می کنیم و از منویی که باز شده  گزینه View Code را انتخاب می کنیم.

با اینکار وارد پنجره Visual Basic Editor می شویم. حالا در قسمت چپ گزینه EnableCalculation را پیدا می کنیم و مقدار آن را برابر با False قرار میدهیم

با اینکار فقط شیت مدنظر ما بصورت محاسبه دستی می شود و بقیه شیت ها بصورت محاسبه خودکار باقی می میمانند. حالا کافیست که هر بار که نیاز به آپدیت شدن محاسبات شیت داشتیم از تب Formulas گزینه Calculate Sheet راانتخاب کنیم. برای برگرداندن نحوه محاسبات شیت به حالت اتوماتیک هم کافیست دوباره گزینه EnableCalculation رابه مقدار True تغییردهیم.

هدف از آموزش اکسل امروز این است که چگونه می توانیم  در نرم افزار اکسل ماکرو یا کد VBA خود را ینویسیم چطور باید فایل راذخیره کنیم.  اگر بخواهیم ماکرو رابه کامپیوتر دگری  انتقال دهیم  فرمت  اکسل برای ذخیره ورکبوک ها در نسخه های قدیمی تر XLS و در نسخه های جدیدتر XLSX است. این فرمت ها از ذخیره سازی ماکرو پشتیبانی نمی کنند به این معنی که اگر کد VBA یا ماکرویی را در فایل اکسل ن بنویسید و بعد با فرمت XLSX ذخیره کنید تمام کدهای VBA که ایجاد کردید از بین میرود و پس از اینکه فایل ر امجددا باز کنید اثری از کدهایی که نوشتید دیده نخواهد شد.

در اکسل برای ذخیره فایل هایی که دارای کد VBA و ماکرو هستنددر اکسل میتونیم از دو فرمت XLSM و XLSB استفاده کنیم. برای اینکار  در پنجره SAVE AS اکسل یکی از این دو فرمت رو برای ذخیره ماکرو انتخاب کنیم.

زمانی که فایل اکسل را با فرمت XSM یا XLSB ذخیره می کنیم ماکروها و کدهای VBA ما هم در فایل ذخیره می شود و زمانی که این فایل رو به سیستم دیگری منتقل کنیم می توانیم از کدهایی که نوشتیم استفاده کنیم.

 فرض کنید بخواهیم کدی رابنویسیم که بتوانیم آن کد را به سیستم دیگه ای انتقال دهیم و در تمام فایل های اکسلی که ایجاد می کنیم (نه فقط فایل XLSM که ذخیره کردیم) از آن کد استفاده کنیم. به عنوان مثال اگر بخواهیم تابعی را وارد کنیم  که بتوانیم ازآن در  فرمول نویسی های در تمام فایل های اکسل استفاده کنیم. برای اینکار میتاونیم از فرمت XLAM اکسل استفاده کنیم که برای تهیه Add-In ها در اکسل استفاده می شود. این فرمت در واقع بسیار شبیه فرمت XLSM هست با تفاوت های جزئی. برای استفاده از این فرمت ابتدا باید فایل خودرا در پنجره SAVE AS اکسل با فرمت XLAM ذخیره می کنیم و به سیستم موردنظرانتقال بدهید. اکنون کافیست این فایل رادر نرم افزار اکسل به صورت یک Add-In اضافه کنید. در پنجره تنظیمات اکسل وارد بخش Add-Ins می شویم و در قسمت پایین پس از انتخاب Excel Add-Ins در بخش Manage رو دکمه Go کلیک می کنیم.

با انتخاب دکمه GO پنجره Add-Ins باز می شود.

حالا روی دکمه Browse کلیک می کنیم و فایل XLAM را انتخاب می کنیم. با اینکار فایل ما به عنوان یک Add-In به اکسل اضافه می شود و می توانیم از توابع و کدهای آن استفاده کنیم.

در excel برای محافظت از فایل های اکسل و رمزگذاری کنیم تا فقط افراد مشخصی با داشتن کلمه رمز بتونند فایل رو باز کنند و محتویات اون رو ببینند.  رمزگذاری فایل اکسل به سادگی قابل انجام است.

برای اینکار کافیست روی دکمه File در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. پس از باز شدن بخش BackStage  روی دکمه Protect Workbook کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه Encrypt With Password راکلیک کنید.

در پنجره باز شده پسورد مورد نظررا تایپ کنید و پس از تایید رمز در پنجره ای که مجددا باز می شود رمز رادوباره تایپ کنید و  ok را کلیک کنید.

حالا فایل با پسورد محافظت می شود و کسی که  بخواهداین فایل را باز کند باید پسوردی که  روی فایل گذاشتید رادر اختیار داشته باشید

در  نرم افزار اکسل زمانی است که  سلول ها، ستون ها یا ردیف های موجود در پروژه اکسل را پنهان سازید. برای مثال اگر اطلاعات اضافه ای را در پروژه خود وارد کرده باشید و نمی خواهید که در خروجی شما نمایش داده شوند به این کار نیاز پیدا می کنید.  در ادامه با یک ترفند جالب را برای مخفی سازی سلول ها، ردیف ها و یا ستون های اکسل برای شما کاربران گرامی ترفندها معرفی خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

پنهان سازی سلول های اکسل

در اکسل نمی توان یک سلول را بصورت کامل پنهان ساخت اما می توان آن را بصورت ظاهری جایگزین نمود. بدین منظور سلول یا سلول های (با نگه داشتن کلید Ctrl یا Shift) خود را انتخاب کنید. بعد از آن کلیک راست کرده و بر روی گزینه ی Format Cells کلیک کنید.

در پنجره ای که نمایش داده می شود مطمئن شوید که تب Number انتخاب شده است. در پنل Category، قسمت Custom را انتخاب کرده و سپس در فیلد Type عبارت ;;; را تایپ نمایید. توجه داشته باشید که شما قادر خواهید بود بعداً جهت نمایش دوباره محتوا، این نوع فیلد را به حالت اولیه باز گردانید. سرانجام بر روی دکمه ی OK کلیک کنید.

مشاهده خواهید کرد که اطلاعات موجود در سلول پنهان شده است اما مقدار یا فرمول آن هنوز موجود بوده و در داخل نوار فرمول (Formula Bar) نمایش داده می شود.

جهت آشکارسازی دوباره محتوا می توانید همین مراحل را تکرار کرده و اینبار به جای Custom نوع اصلی محتوا (در این مثال Number) را انتخاب کنید. توجه داشته باشید اگر در سلول های مخفی شده چیزی را تایپ کنید پس از اتمام دوباره به حالت پنهان در می آیند اما فرمول جدید ذخیره خواهد شد.

پنهان سازی ردیف ها و ستون ها در اکسل

اگر یک پروژه عظیم اکسل را دارا می باشید ممکن است قصد مخفی کردن برخی از ستون ها یا ردیف ها را داشته باشید. برای ردیف ها می توانید بر روی عدد آن کلیک راست کرده و سپس گزینه ی Hide را انتخاب کنید. در صورتیکه قصد دارید چندین ردیف را پنهان کنید می توانید کلید Ctrl را نگه داشته و تمام ردیف های موردنظر خود را انتخاب نمایید. سرانجام بر روی یکی از آنها کلیک راست کرده و بر روی گزینه ی Hide کلیک کنید. 

مشاهده می کنید که عدد ردیف های مخفی شده نیز دیگر در داخل لیست نمایش داده نمی شود و به جای آن یک بردار دو خطی در میان دو عدد قبل و بعد ظاهر می شود.

پنهان سازی ستون ها یک امر متداول و کاربردی در اکسل بوده و به همین علت نیز یک راه بسیار ساده برای آن در نظر گرفته شده است. کافیست بر روی ستون موردنظر خود کلیک راست کرده و گزینه ی Hide را انتخاب نمایید.

ستون ها مخفی شده و یک بردار دو خطی در میان ستون های قبل و بعد نمایش داده می شود. 

جهت آشکارسازی دوباره ردیف یا ردیف ها می توانید ستون بعد و قبل آن را انتخاب کنید. سپس کلیک راست کرده و بر روی گزینه Unhide کلیک کنید.                               برای نمایش دوباره ستون مخفی شده نیز ستون های دو طرف آن را انتخاب کرده و بعد از کلیک راست کردن، گزینه ی Unhide را انتخاب کنید.