ترفندهای کاربردی در اکسل

با وجود اینکه برنامه‌های صفحه گسترده فراوانی وجود دارد ولی به دلیل آشنایی بیشتر با، اکسل یکی از شاخ صترین برنامه‌های این حوزه به شمار میرود. اگر آشنایی زیادی با اکسل ندارید یا چندان در عمق آن فرو نرفته‌اید، قطعا نکات و ترفندهایی که در ادامه این مطلب بیان می کنیم میزان بهره وری شما را افزایش خواهد داد، بنابراین توصیه می کنیم تا انتهای مطلب را با دقت بالا مطالعه کنید.

نکته مهم قبل از شروع آموزش:

کاربران Excel 2016 در صورت مواجه شدن با خطاهای مختلف در هنگام وارد کردن فرمولها، توصیه می شود قبل از باز کردن اکسل فرمت فعلی نوشتار ویندوز را به English تغییر دهید. (با سرچ Region در ویندوز 10 و 8 به این بخش دسترسی خواهید داشت):

انتخاب یکجای همه سلولها در اکسل

انتخاب دسته‌ای از سلولها در اکسل کاری ندارد، روی سلولهای مورد نظر کلیک و درگ می کنید. اما اگر بخواهید همه سلولها را انتخاب کنید چه؟ دو روش وجود دارد، یا از کلیدهای ترکیبی Ctrl A در ویندوز و یا Command A در مک استفاده کنید یا بر روی سلول کوچکی که در گوشه بالا سمت چپ یا راست وجود دارد کلیک کنید.

رنگی کردن ردیفها در EXCEL

صفحات گسترده مخصوصا آنهایی که اطلاعات زیادی دارند به راحتی ممکن است خوانایی‌شان کاهش پیدا کند. پیدا کردن اطلاعات در این صفحات به هم ریخته برای کاربران راحت نیست. دنبال کردن فیلدهای مرتبط با یک ردیف سخت خواهد شد و مسائلی از این دست. در این شرایط با قالب‌بندی و دادن استایلهای رنگی به جدول تا حدود زیادی می توانید بروز این مشکلات را کاهش دهید.

برای شروع، منطقه موردنظر را هایلایت کنید (یعنی با درگ کردن، محدوده جدول را انتخاب کنید، می توانید با ترفند قبلی کل صفحه گسترده را انتخاب کنید)، اکنون همانطور که در تب home هستید همانند تصویر روی دکمه Formatting Conditional کلیک کرده و سپس New Rule را انتخاب کنید

بر روی منوی کشویی style در پنجره ظاهر شده کلیک کرده و گزینه Classic را برگزینید.

بعد از این کار، پنجره دیگری ظاهر می شود که بایستی Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کنید. با استفاده از این گزینه می توانید با تعریف فرمول به صورت خودکار آن سلولهایی که بایستی استایل داده شوند را تعیین کنید.

برای مثال این فرمول را وارد و رنگ مورد نظر را انتخاب کنید تا سطرها یک درمیان رنگ شوند:

=MOD(ROW(),2)

نمایش و یا مخفی کردن سطرها

گاهی اوقات شاید بخواهید تعدادی از سطرها یا ستونها را مخفی کنید. برای اینکار روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود، سپس کلیک راست کرده و Hide را انتخاب کنید.

ستون یا سطر مخفی شده با یک خط عموی یا افقی سبز نمایش داده می شود تا از وجود آن مطلع باشید.

برای خارج کردن از حالت مخفی، سطرها/ستونهای پیش و پس آن سطر/ستونی که مخفی است را انتخاب و با کلیک راست و انتخاب Unhide این کار را انجام دهید.

البته برای نمایش مجدد سطرها و ستونهای مخفی شده می تواند با انتخاب کل سطرها و Unhide نیز اقدام کنید.

نحوه استفاده از VLOOKUP  در اکسل

گاهی لازم داریم اطلاعات یک سلول خاص را به دست بیاوریم. مثلا لیستی از کالاها داریم و میخواهیم قیمت یک محصول را با وارد کردن کد آن محصول در بخشی دیگر از صفحه گسترده نمایش دهیم.

 مشاهده می کنید که هر محصول در ستون Item یک کد منحصر به فرد دارد و قیمت معادل آن نیز در ستون price بیان شده، ما میخواهیم تابعی تعریف کنیم تا کاربر بتواند با وارد کردن کد محصول (در سلول جلوی Enter item)، قیمت متناظر آن را در سلول پایین (جلوی Price) نمایش دهد. برای این کار در سلول جلوی Price جایی که میخواهید نتیجه نمایش داده شود این فرمول را وارد کنید:

=vlookup(I3,B2 11,3)

آرگومان اول یعنی مقداری که باید جستجو کنم را از کدام سلول دریافت کنم (در اینجا چون در سلول مقابل Enter Item مقدار وارد می شود یعنی I3)، آرگومان دوم محدوده جستجو را درخواست می کند و آرگومان سوم ستونی که باید مقدار آن استخراج و نمایش داده شود.

روش ساختن لیستهای کشویی

اگر میخواهید مقادیر ورودی را برای کاربران محدود کنید، منوهای کشویی راه حل خوبی برای این کار هستند. یک سلول خالی را انتخاب کنید، از تب Data و مطابق تصویر Data Validation را برگزینید. در تب Settings پنجره ظاهر شده گزینه List را انتخاب کنید، اکنون با انتخاب سلولهایی که مقادیر مورد نظر شما در آن است آیتمهای این لیست را تامین کنید. مراحل کار به صورت تصویری:  

نمایش صفرهای ابتدایی اعداد

اکسل به صورت پیش‌فرض در هنگام وارد کردن اعدادی مثل 0001 صفرهای ابتدایی آن را حذف می کند، برای ممانعت از این کار کافی است تا یک علامت نقل قول تکی (‘) در ابتدای عدد اضافه کنید. مثلا 0001’

ادغام کردن مقادیر

بعضی اوقات لازم دارید تا مقادیر چند سلول مختلف را با یکدیگر ادغام و به صورت واحد نمایش دهید. به عنوان مثال در تصویر ذیل اگر بخواهیم مقادیر سه فیلد Last name، FirstName و position را کنار هم بیاوریم از این فرمول استفاده می کنیم:

=concat(C6,B6,D6)

متاسفانه تابع Concat بین مقادیر فاصله نمی‌اندازد، برای حل این مشکل باید خودتان به صورت دستی فاصله خالی به این تابع اضافه کنید، به این صورت:

=concat(C6,” “,B6,” “,D6)

جهت تکرار فرمول برای سایر ردیفها کافی است تا علامت آبی گوشه پایین سمت راست سلولی که در آن فرمول بالا را وارد کردیم به سمت پایین درگ کنید. این کار باعث کپی شدن هوشمند فرمول برای سایر ردیفهای جدول خواهد شد.

نمایش متنهای طولانی در سلولها در اکسل

در حالت پیش‌فرض وقتی متنی طولانی وارد یک سلول می کنید، اگر محتوای مورد نظر بیشتر از اندازه سلول باشد روی سلولهای دیگر کشیده می شود که ظاهر خوشایندی ندارد. برای حل این مشکل روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده و Format Cells را بزنید، در تب Alignment گزینه Wrap Text را انتخاب و ok کنید. طول و عرض سطر مورد نظر را نیز می توانید به دلخواه خود تغییر دهید. مراحل کار به صورت تصویری:

نمایش تب Developer

این تب به صورت پیش فرض در اکسل مخفی است، اگر نیاز داشته باشید تا کارهایی مثل نوشتن ماکروها را تجربه کنید به وجود این تب نیاز خواهید داشت، برای نمایش آن اگر اپلی هستید مطابق تصویر پنجره Preference را باز کنید و Ribbon & Toolbar را کلیک کنید و اگر ویندوزی هستید از منوی فایل و انتخاب Options و انتخاب Customize Ribbon اقدام کنید.

در پنجره ظاهر شده کافی است تیک Developer را بزنید تا تب نمایش داده شود.

در هنگام کار با اکسل شاید برای شما هم زیاد پیش آمده باشد که بخواهید یک worksheet را به یک workbook دیگر کپی کنید اما نخواهید فرمول ها قابل مشاهده شود.

با روشی که در آموزرش اکسل امروز  می آموزید، فرمول ها در فایل اصلی می مانند و فقط شما داده ها را به workbook دیگر کپی خواهید کرد.

برای این کار فایل اصلی را باز کنید، و در sheet که داده ها به همراه فرمول ها در آن موجود هستند بروید. روی sheet راست کلیک کرده و “Move Or Copy” را بزنید.

در صفحه ای که باز می شود، از منوی انتخاب “To book”، “(new book)” را انتخاب کنید و بعد تیک  “Create a copy” را هم بزنید. در پایان هم روی دکمه OK کلیک کنید.

بدین ترتیب یک  workbook جدید باز خواهد شد و داده های که در فایل قبلی داشتید، اینجا paste خواهند شد.

حالا برای انتخاب همه سلول های حاوی داده ها، از کلید ترکیبی Ctrl+A  استفاده کنید، یا مطابق تصویر روی گوشه ی بالایی سلول ها کلیک کنید.

حالا در زبانه ی Home، روی Paste کلیک کنید، و بعد مطابق تصویر “Values” را انتخاب کنید.

بدین ترتیب فقط داده ها از فایل قبلی کپی شده اند ولی دیگر خبری از فرمول ها نیست.

شما حتما با توابع جست و جوی اکسل اشنا هستید، تابع VLOOKUP یکی از معروفترین انها است که تنها یک شرط را از ردیف افقی برای برگرداندن سلول متناظر با ستون اول بر می گرداند. این تابع بسیار کاربردی است اما همانطور که اشاره شد محدودیت تنها یک شرط را دارد. امروز به شما ترفندی را آمورش خواهیم داد که می توانید جست جوی چند شرطی با اکسل ایجاد کنید تا دقیق تر ایتم خود را از یک دیتابیس بلند بالا بیابید.

این مسئله را با یک مثال کاربردی بیان خواهیم کرد. فرض کنید نتایج طراحی ارماتورهای تیرهای بتنی را استخراج کرده و میخواهید ان را کنترل کنید یا مساحت ان ها را تبدیل به تعداد میلگرد برای رسم در نقشه های اجرایی کنید (توجه داشته باشید که از این تکنیک برای پیدا کردن لنگرها و نیروها و غیره … هم می توانید استفاده کنید)

شرح مسئله:

هدف ما این است که مساحت ارماتور فوقانی انتهایی تیر را در دیتابیس استخراج کنیم. اما کار به این سادگی نیست برای مثال تیر شماره b7 در طبقات مختلف به همین نام تکرار می شود، ضمن ان که همین تیر می تواند ابعاد متفاوتی داشته باشد. در نتیجه تابع ما برای استخراج ایتم صحیح مود نظر باید 4 شرط داشته باشد:

شرط اول: کدام طبقه

بازه  E5:E1000 ستونی است که طبقات ما در ان مشخص است و i5 سلولی است که شرط ما به ان حساس است (در اینجا STORY5 شرط مورد نظر ماست)

شرط دوم: نام تیر

بازه  B5:B1000 ستونی است که نام تیر ما در ان مشخص است و j6 سلولی است که شرط ما به ان حساس است (در اینجا b7 شرط مورد نظر ماست)

شرط سوم: ابعاد تیر

بازه  C5:C1000 ستونی است که ابعاد تیرهای ما در ان مشخص است و k6 سلولی است که شرط ما به ان حساس است (در اینجا B45xB45 شرط مورد نظر ماست)

شرط چهارم: محل قرارگیری ارماتور

بازه  D5 1000 ستونی است که محل قرارگیری ارماتور در ان مشخص است (چپ – میانه – راست) و m5 سلولی است که شرط ما به ان حساس است (در اینجا End-i شرط مورد نظر ماست)

توجه: ممکن است بگویید تابع SUMIFS در اکسل مقدار را جمع می کند ولی بر نمی گرداند جواب من این است که با توجه به تعداد شروطی که برای ان گذاشته ایم امکان ندارد دو مقدار باشد که هر چهار شرط بالا را با هم ارضا کند البته روش دیگری است که با استفاده از ترکیب دو تابع Match و index می توانید چندین شرط ایجاد کنید.

همانطور که می دانیم اکثر کاربران نرم افزار اکسل (excel) برای انجام کارهای محاسباتی ریاضی نیازمند استفاده از فرمول نویسی در سلول ها هستند. در این مقاله قصد داریم تا حدودی نحوه کار کردن با امکانات محاسباتی اکسل و کار کردن با فرمول های آن آموزش داده شود.

ساختار کلی فرمول هادر نرم افزار اکسل  متشکل از عملگرهای ریاضی، عددها و یا آدرس سلول ها می باشد. فرمول های متعددی برای محاسبه انواع داده ها در نرم افزار صفحه گسترده ی اکسل وجود دارد، ولی بهترین روش آموزش فرمول نویسی شروع کار با فرمول های ساده و در عین حال پر کاربرد است.

عناصرتشکیل دهنده فرمول ها در اکسل

فرمول ها اغلب از عملگرهای ریاضی، اعداد و یا آدرس تشکیل می شوند. برای وارد کردن فرمول در سلول، ابتدا کاراکتر مساوی (=) را تایپ کرده و سپس فرمول را طبق قواعد تعیین شده، وارد می کنیم. نرم افزار اکسل فرمول وارد شده را محاسبه کرده و نتیجه را در همام سلول نشان می دهد.

نحوه درج فرمول در سلول ها

برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را طبق قواعدی که در این درس خواهیم آموخت، به سلول وارد می کنیم.

همانطور که در تصویر زیر می بینید، پس از وارد کردن کاراکتر مساوی در سلول E13 می توان از نوار فرمول، یکی از فرمول های پیش فرض اکسل را انتخاب کرد.

پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد.

هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.

مقادیر ثابت

مقادیر ثابت مقادیری هستند که ثابت بوده و تغییر نمی کنند. این مقادیر می توانند عددی یا متنی باشند. در فرمول نویسی باید مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت ”  قرار دهیم. در این صورت محاسبه ای روی این مقادیر انجام نمی شود.

آدرس سلول ها

وقتی که از آدرس سلول ها در نوشتن فرمول استفاده می کنیم، در واقع با مقادیر متغیر کار می کنیم. یعنی با سلول هایی که مقادیر آنها ممکن است در شرایط مختلف تغییر کند. این تغییرات بر نتیجه فرمول تاثیر می گذارد.

به طور مثال فرض کنید مقدار عددی 2000 را در سلول B1 قرار می دهیم. سپس به سلول A1 رفته و در آنجا کاراکتر مساوی را درج و مقابل آن سلول B1 را وارد می کنیم. در این حالت سلول A1 نیز دارای مقدار 2000 خواهد شد و هر تغییری که در سلول B1 انجام دهیم، در سلول A1 نیز مشاهده خواهیم کرد.

عملگرها

به طور کلی عملگرها به چهار گروه تقسیم می شوند. این گروه ها را در زیر بررسی می کنیم.

عملگرهای محاسباتی: عملگرهای محاسباتی، عملگرهایی هستند که از آنها برای محاسبات عددی استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از و – و * و / و ٪ و ^ که به ترتیب و از راست به چپ برای محاسبه جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، درصد و توان به کار می روند.

عملگرهای مقایسه ای: از عملگرهای مقایسه ای برای مقایسه مقادیر استفاده می شود.

این عملگرها عبارتند از =،، => و. این عملگرها به ترتیب و از راست به چپ مساوی، بزرگ تر، بزرگ تر مساوی، کوچک تر، کوچک تر مساوی و نامساوی بودن دو عدد را مقایسه می کند.

نتیجه حاصل از عملیات این عملگرها می تواند مثبت (درست) یا منفی (نادرست) باشد.

به طور مثال نتیجه حاصل از عملیات 5=4 یک نتیجه �نادرست� است چرا که عدد 5 مساوی با عدد 4 نیست.

عملگرهای رشته ای: از این عملگر برای چسباندن دو رشته به هم استفاده می شود. استفاده از عملگر & در سلول ها، برای اتصال یا الحاق داده های متنی است.

به طور مثال اگر مقدار سلول B3  =”سلام” باشد و سلول C3 =”جهان”، می توانیم در سلول D3 عبارت B3&C3 را به عنوان فرمول یعنی پس از تساوی وارد کنیم تا در این سلول عبارت “سلام جهان” درج شود.

عملگرهای آدرس: از عملگرهای آدرس برای تعیین محدوده آدرس استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از: و ;. از عملگر نخست برای معرفی محدوده متوالی سلول ها و از عملگر دوم برای معرفی محدوده نامتوالی سلول ها استفاده می شود.

به طور مثال نتیجه عبارت A1:A10 سلول های A1 تا A10 است اما برای اشاره به سلول های خاص از عبارت A1;A5;A7 استفاده می شود.

اولویت انجام محاسبات ریاضی: اگر با ریاضی آشنایی داشته باشید، عملگرها از اولویتی برای انجام محاسبات برخوردارند. این اولویت ها در نرم افزار اکسل نیز اجرا می شوند و در فرمول نویسی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اولویت ها در ریاضی به ترتیب پرانتز، درصد، توان، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق و الحاق متن است که با علامت های زیر نشان داده می شوند:

()، ٪، ^، * /، -، &

مثال: فرض کنید می خواهیم عبارت 4*2 10 را به دو حالت مختلف اجرا کنیم و نتیجه را بر اساس اولویت عملگرها مشاهده کنیم.

در حالت اول حاصل عبارت 4*2 10 عدد 18 خواهد شد. چرا که عملگر ضرب، از اولویت بالاتری نسبت به عملگر تقسیم برخوردار است.

اما اگر این عبارت را به صورت (10 2)*4 بنویسیم، حاصل 48 خواهد شد. چرا که عملگر پرانتز، اولویت بالاتری نسبت به عملگر ضرب دارد.

توابع

توابع ریاضی در اکسل، فرمول هایی هستند که به طور پیش فرض در  اکسل وجود دارند. این توابع برای راحتی کار در فرمول نویسی در اکسل استفاده می شوند.

برای استفاده از توابع موجود در اکسل، باید ابتدا سلول مورد نظرتان را انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = نام تابع را انتخاب کرده و ورودی های آن را تعیین کنید. ورودی های هر تابع ممکن است مقادیر ثابت، آدرس سلول و یا محدوده ای از سلول ها باشد.

توابع در نرم افزار اکسل بر اساس کاربردهایشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از:

• توابع مالی

• توابع تاریخ و ساعت

• توابع ریاضی و مثلثاتی

• توابع آماری

• توابع جستجو و مرجع

• توابع پایگاه داده

• توابع متنی

• توابع منطقی

• توابع اطلاعاتی

• توابع مهندسی

ساختار توابع: هر تابع دارای یک نام و معمولا تعدادی ورودی است و ساختاری به صورت زیر دارد: (…. ; ورودی 3; ورودی 2; ورودی 1) نام تابع

مثال از یک تابع: برای اینکه با عملکرد یک تابع به صورت عملی آشنا شوید، بهتر است یک مثال را در اکسل اجرا کنید. برای اینکار از تابع SUM یا جمع استفاده کنید. این تابع، سلول های انتخاب شده را با یکدیگر جمع می کند.

در تصویر زیر، نام تابع SUM است و ورودی های تابع نیز سلول های A1 و A2 هستند.

پس از درج تابع، اگر بر روی کلید Enter کلیک کنید، نتیجه تابع به شما نشان داده می شود.

درج فرمول با استفاده از Function Wizard در اکسل

اکسل فرمول های زیادی دارد و همانطور که پیشتر اشاره شد، هر تابع نیاز به �ورودی هایی� برای محاسبه دارد. با استفاده از امکان Function Wizard می توانید از تمام توابع اکسل استفاده کنید و نتیجه محاسبات را در سلول مورد نظر مشاهده کنید.

برای این کار از روی نوار فرمول، بر روی fx کلیک کنید تا کادر Insert Function باز شود.

توضیح کادر Insert Function: در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید.

در بخش Or select a category می توانید یکی از بخش های موجود را انتخاب کنید.

این بخش ها توابع اکسل را دسته بندی کرده است. مثلا اگر بخش Financial را انتخاب کنید، توابع مالی در کادر Select a function نشان داده خواهند شد.

با انتخاب گزینه All همه توابع اکسل و با انتخاب گزینه Most Recently used نیز توابعی که اخیرا استفاده کرده اید نشان داده می شوند.

اکنون در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید و از بخش Select a function آن را انتخاب کنید.

حال فرض کنید می خواهیم در کادر Insert Function تابع جمع را درج کنیم. همانطور که در مثال درج فرمول از طریق وارد کردن علامت = نیز گفتیم، این تابع با نام SUM شناخته می شود.

پس از انتخاب تابع SUM بر روی دکمه OK کلیک می کنیم. در پنجره جدید که Function Arguments نام دارد، باید ورودی های تابع را وارد کنیم.

در این مثال سه عدد  12 و 10 و 8 را وارد می کنیم.

اکنون با کلیک بر روی OK نتیجه این تابع که عدد 30 است در سلول انتخاب شده نمایش داده می شود.

در اکسل می توانیم لیست  را بر اساس هر یک از ستونهای آن به صورت صعودی یا نزولی مرتب کنیم. برای این کار کافی است با ما همراه باشید تا با روش های آن آشنا شویم:
روش اول:
1- یک سلول از ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود انتخاب می کنیم.
2- برای مرتب سازی صعودی  در اکسل از آیکون Sort Ascending  و برای مرتب سازی نزولی  در اکسل از آیکون Sort Descending در نوار ابزار Standard استفاده می کنیم.
نکته
باید توجه داشته باشیم که در این حالت نباید یک ستون انتخاب شود بلکه فقط یک سلول از ستونی که میخواهیم بر اساس آن لیست مرتب شود را انتخاب می کنیم.
روش دوم:
1- کل جدول یا یک سلول از جدول را انتخاب می کنیم.
2- منوی Data را انتخاب می کنیم.
3- گزینه Sort را انتخاب می کنیم.
4- پنجره ای باز می شود که باید قسمتهای زیر را با توجه به نیاز در آن پر کنیم:
الف- Sort By: در این کادر ستونی را که میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود، انتخاب می کنیم.
ب- Then By: در این کادر ستونی را تعیین می کنیم که اگر اطلاعات ستونی که در کادر اول مشخص شده برای مرتب سازی مانند هم بود لیست بر اساس این ستون مرتب شود.
ج- Ascending: با انتخاب این گزینه لیست به صورت صعودی مرتب می شود.
د- Descending: با انتخاب این گزینه لیست به صورت نزولی مرتب می شود.
ه- My List Has: در این قسمت دو گزینه Header Row، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort کل لیست به غیر از سطر اول که سطر عنوان است انتخاب می شود و در کادر های Sort By , Then By عناوین قرار می گیرند. ولی اگر No Header Row را انتخاب کنیم هنگام باز شدن پنجره Sort کل جدول حتی سطر اول که سطر عنوان است انتخاب می شود و در کادر های Sort by , Then By بجای عناوین, نام ستونها قرار می گیرند. در حقیقت در این حالت عناوین جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازی  در اکسل شرکت داده می شوند.

درک قالب بندی شرطی در اکسل

قالب بندی شرطی به شما این امکان را می دهد تا بصورت اتوماتیک یکسری قالب بندی مانند رنگ ها، آیکان ها و... را بر اساس مقادیر سلولها، به یک یا چندین سلول اعمال کنید. برای انجام این کار ابتدا باید یک قانون برای آن بسازید. به این قوانین conditional formatting rule (قوانین قالب بندی شرطی) گفته می شود. بعنوان مثال، یک قانون قالب بندی شرطی می تواند این باشد که اگر مقدار سلولی کمتر از $2000 بود رنگ آن سلول قرمز شود. با اعمال این قانون به شکل قالب بندی شرطی شما با یک نگاه از روی رنگهای قرمز می توانید به سرعت تشخیص دهید مقادیر کدام سلولها کمتر از $2000 بوده است.                                                            

روش های  ایجاد یک قانون برای قالب بندی شرطی در اکسل

در این مثال ما یک برگه اکسل داریم که داده های فروش در آن می باشد، و می خواهیم بدانیم که کدامیک از فروشندگان ما به هدف فروش ماهیانه اش رسیده است. هدف فروش ماهیانه $4000 می باشد. پس ما یک قانون قالب بندی شرطی می سازیم تا هر سلولی که مقدارش بیشتر از 4000 دلار باشد مشخص گردد.                                                                                                                                         ➊ ابتدا سلولها مورد نظر که می خواهید قالب بندی شرطی روی آنها اعمال گردد را انتخاب کنید.

➋ در تب Home بر روی دستور Conditional Formatting کلیک کنید. یک کادر پایین افتادنی باز می شود.

➌ نشانگر ماوس را بر روی قالب بندی شرطی مورد نظرتان ببرید، سپس از منوی باز شده قانون مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مثال، ما گزینه greater than (بزرگتر از) را انتخاب می کنیم.                                                                                                                               
➍ یک پنجره ظاهر می شود. مقدار مورد نظرتان را وارد کنید. در این مثال ما مقدار 4000 را وارد می کنیم.

➎ سبک قالب بندی را از کادر باز شدنی آن انتخاب کنید، در این مثال ما سبک قالب بندی Green Fill with Dark Green Text را انتخاب می کنیم. سپس بر روی OK کلیک کنید.                  
➏ قالب بندی شرطی بر روی سلولهای انتخاب شده اعمال می گردد.                            

قالب بندی های شرطی پیش فرض اکسل

اکسل یکسری سبک های از پیش طراحی شده دارد که شما می توانید به سرعت از آنها در قالب بندی های شرطی استفاده نمایید. این موارد در سه دسته بندی عمده جای داده شده اند:

• Data Bars: نوارهای داده، نوارهایی بصورت افقی هستند که به هر سلول اضافه می شوند. عملکرد این نوارها مانند نمودارها می باشد. در هر سلول بر اساس مقدار آن سلول این نوارها بصورت اتوماتیک تنظیم می شوند و جلوه بصری خیلی خوبی به اطلاعات شما می دهند.
• Color Scales: مقیاس رنگها، بر اساس مقدار هر سلول رنگ آن را تغییر می دهند. هر مقیاس رنگ از دو یا سه درجه بندی رنگ استفاده می کند. برای مثال، در مقیاس رنگ Green-Yellow-Red، بزرگترین مقدار به رنگ سبز در می اید، میانگین ها به رنگ زرد، و کمترین مقدار به رنگ قرمز در می آید.
• Icon Sets: مجموعه آیکان ها (شکلک ها)، با توجه به مقدار هر سلول آیکانی را به سلول اضافه می کند.

روش استفاده از قالب های شرطی از پیش طراحی شده اکسل

➊ ابتدا دامنه سلولی مورد نظرتان را جهت اعمال قالب بندی شرطی انتخاب کنید.



➋ بر روی دستور Conditional Formatting کلیک کنید. یک کادر پایین افتادنی باز می شود.

➌ نشانگر ماوس را بر روی قالب بندی از پیش طراحی شده مد نظرتان ببرید، سپس از موارد نمایش داده شده بدلخواه یکی را انتخاب کنید.



➍ قالب بندی شرطی انتخاب شده بر روی سلولها اعمال می گردد.

 حذف قالب بندی شرطی در اکسل

➊ بر روی دستور Conditional Formatting کلیک کنید. یک کادر باز می شود.

➋ نشانگر ماوس را روی گزینه Clear Rules ببرید، و قوانینی را که می خواهید حذف کنید را انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Clear Rules from Entire Sheet را انتخاب می کنیم، این گزینه تمامی قالب بندی های شرطی موجود در برگه اکسل را حذف خواهد کرد.



➌ قالب بندی های شرطی حذف می گردند.


با استفاده از دستور Manage Rules می توانید قالب بندی ها را بصورت تک به تک ویرایش و یا حذف کنید. این گزینه مخصوصا در مواقعی که چندین قالب بندی شرطی را بر روی یک برگه اکسل اعمال کرده باشید بسیار سودمند است.                                                                       امیدواریم از آموزش اکسل  امروز نیز لذت برده باشید

تبدیل جدول اکسل به بانک اطلاعاتی اکسس

فرض کنید کاربرگی از اکسل دارید که حاوی اطلاعات مشتری می‌باشد و تصمیم گرفته‌اید سایتی بر اساس همان اطلاعات داشته باشید درنتیجه باید به سراغ برنامه Access که برنامه‌ای نسبتاً ساده برای ایجاد و مدیریت پایگاه داده هست، بروید. اما اینکه بخواهید این داده‌ها را دوباره در اکسس وارد کنید کاری بسیار سخت و زمان‌گیر محسوب می‌شود. اگر هم‌حجم داده‌ها بسیار بالا باشد این کار تقریباً غیرممکن می‌‌شود. اینجاست که خود مجموعه آفیس به کمک شما می‌آید و امکان این را فراهم می‌کند که داده‌ها را از یک نرم‌افزار وارد نرم‌افزار دیگر کنید؛ برای نمونه از Excel به Access یا برعکس. همچنین برای این ورود داده‌ها چندین روش درنظرگرفته شده است و می‌توان گفت دست شمارا باز گذاشته است.

برای این کار ابتدا یک بانک اطلاعاتی از نوع اکسس ایجاد نمایید.

سپس از تب External Data، گزینه‌ی Excel را انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید که در این تب گزینه‌های مختلفی برای ساخت بانک اطلاعاتی وجود دارد که باید بسته به نوع نیاز مورداستفاده قرار گیرند.بنابراین گزینه Excel را انتخاب نموده و مسیر جدول مربوطه که قصد ساخت بانک از آن را دارید انتخاب نمایید.

در این پنجره دو گزینه جهت انتخاب وجود دارد؛ گزینه اول اطلاعات مربوطه را اکسترکت می‌نماید، اما گزینه‌ی دوم لینکی به جدول اکسل ایجاد می‌نماید تا در صورت بروز هرگونه تغییری در اطلاعات جدول بانک ساخته‌شده نیز بروز گردد.

در مرحله‌ی بعد کاربرگ موردنظر را انتخاب نموده و روی گزینه‌ی Next کلیک نمایید.

در مرحله‌ی بعد، اگر بخواهید عنوان سلول‌های جدول در بانک موجود باشد تیک گزینه First Row Contains Column Headings را بزنید و گزینه‌ی Next را انتخاب نمایید.

در این مرحله دقت داشته باشید که Sheet موردنظر انتخاب‌شده باشد و گزینه Finish را انتخاب نمایید.

در آخر گزینه‌ی OK را انتخاب کنید و کار به پایان می‌رسد.

همان‌طور که مشاهده می‌کنید، بانک اطلاعاتی موردنظر با اطلاعات موجود در فایل اکسل ساخته‌شده است.

تبدیل جدول اکسل به بانک اطلاعاتی SQL

برای تبدیل جدول اکسل به SQL، ابتدا باید یک بانک اطلاعاتی در محیط SQL ساخته شود.

سپس روی بانک موردنظر کلیک راست نموده و گزینه‌ی Task و سپس گزینه‌ی Export Data را انتخاب نمایید.

در پنجره‌ی بازشده گزینه Next را انتخاب نمایید.

در صفحه‌ی بعدی باید نوع دیتابیس را در قسمت Data Source و مسیر را در قسمت File Path انتخاب نمایید. سپس گزینه‌ی Next را انتخاب نمایید.

در صفحه‌ی بعدی گزینه Next را انتخاب نمایید.

در صفحه‌ی بعد تیک گزینه‌ی اول را انتخاب نمایید.

در پنجره نمایش داده‌شده، کاربرگ موردنظر را که حاوی اطلاعات جدول می‌باشد انتخاب نمایید.

صفحات بعدی را Next و در نهایت گزینه‌ی Finish را انتخاب نمایید.                                                        همراهان گرامی امیدواریم از آموزش اکسل امروز نیز لذت برده باشید                                                    شادی هایتان مستدام

 PivotTables می توانند جهت خلاصه سازی و تجزیه و تحلیل انواع داده ها مورد استفاده قرار بگیرند. برای کمک به شما در زمینه مدیریت بهتر PivotTable و برای اینکه بینش و درک بهتری از داده هایتان پیدا کنید، اکسل سه ابزار دیگر نیز به شما ارائه می دهد. اسامی این ابزارها filters، slicers و PivotCharts می باشد. 

فیلترها (Filters) در PivotTable اکسل

بعضی وقتها مایلید تا روی بخش خاصی از داده هایتان تمرکز کنید. فیلترها می توانند به منظور محدود کردن داده های PivotTable مورد استفاده قرار بگیرند، بنابراین شما تنها داده هایی را که مدنظرتان باشد، می توانید مشاهده نمایید.

روش افزودن فیلتر به یک PivotTable در اکسل

در مثال زیر، ما برخی از فروشندگان را فیلتر می کنیم، تا بدانیم فروش فردی آنها چه تاثیری در فروش ناحیه شان گذاشته است.

➊ یک فیلد را از قسمت فیلدها بکشید و در ناحیه فیلترها رها کنید. در این مثال ما از فیلد Salesperson استفاده می کنیم.

➋ فیلتر در بالای قسمت PivotTable ها نمایان می شود. ابتدا کادر مربوط به فیلتر را باز کنید و سپس گزینه Select Multiple Items را تیک بزنید.

➌ حالا تیک مواردی را که نمی خواهید در PivotTable مشاهده شوند را بردارید. در این مثال ما چند تا از فروشندگان را از حالت انتخاب خارج کرده ایم، در پایان OK کنید.

➍ جدول PivotTable خودش را تنظیم می کند و تغییرات ایجاد شده را منعکس می کند.

برش دهنده ها (Slicers) در اکسل

برش دهنده ها (Slicers) فیلتر کردن داده ها در PivotTables را از این هم ساده تر می کنند. برش دهنده ها در واقع همان فیلترها هستند، اما ساده تر هستند و استفاده از آنها سریعتر است، و به شما امکان می دهند تا فورا داده های خود را بچرخانید. اگر شما مکررا داده های PivotTables را فیلتر می کنید، ممکن است بخواهید که از برش دهنده ها استفاده کنید.

روش افزودن یک slicer (برش دهنده) در اکسل

➊ ابتدا یک سلول را به دلخواه در PivotTable انتخاب کنید.

➋ در تب Analyze بر روی دستور Insert Slicer کلیک کنید.

➌ یک کادر باز می شود. فیلدهای مورد نظرتان را تیک بزنید و سپس ok کنید. در این مثال ما فیلد Salesperson را تیک می زنیم.

➍ برش دهنده (slicer) در کنار PivotTable نمایان می شود. مواردی را که انتخاب کرده اید به رنگ آبی نمایش داده می شوند. در این مثال، برش دهنده شامل تمامی 8 فروشنده ما می باشد، اما 5 تایی که در حالت انتخاب هستند با رنگ آبی متمایز شده اند.

➎ درست مانند فیلترها، فقط موارد انتخاب شده در PivotTable نمایش داده می شوند. هر وقت که یکی از موارد را انتخاب کنید و یا از حالت انتخاب خارج سازید، PivotTable شما فورا این تغییرات را بازتاب می دهد. سعی کنید تا موارد دیگری را انتخاب کنید تا تاثیرش در PivotTable را به وضوح بتوانید مشاهده نمایید. با استفاده از نگهداشتن دکمه Ctrl بر روی صفحه کلید و همزمان کلیک ماوس بر روی موارد می توانید، بصورت همزمان چندین آیتم را انتخاب نمایید.

نمودارهای چرخشی (PivotCharts) در اکسل

نموارهای چرخشی (PivotCharts) دقیقا مانند نمودارهای معمولی هستند، با این استثنا که آنها داده های یک PivotTable را نمایش می دهند. درست مانند نمودارهای معمولی، شما می توانید از ویژگیهای نوع نمودار، سبک نمایش نمودار و... بهره مند گردید.

 PivotChart در اکسل

➊ ابتدا سلولی را به دلخواه در PivotTable انتخاب کنید.

➋ در تب Insert بر روی دستور PivotChart کلیک کنید.

➌ صفحه Insert Chart نمایان می شود. ابتدا نوع نموارد (chart type) و همینطور سبک نمایش (layout) مورد نظرتان را انتخاب کنید.

➍ نمودار PivotChart نمایان می شود.

ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل را فعال می کنید، هر سلولی را که ویرایش کنید، هایلایت می شود و حاشیه ای در اطراف آن ظاهر می شود. در این وضعیت انتخاب هر سلول باعث می شود تا تاریخچه تغییرات آن را بتوانید مشاهده کنید. این ویژگی شما و سایر کسانی را که بر روی فایل اکسل کار می کنند را قادر می سازد تا قبل از اینکه سلولی را ویرایش کنند، بتوانند مروری بر روی تغییرات آن داشته باشند، و حتی ممکن است این مرور منجر به تجدید نظر شما بگردد.                                                                                                               

خاطرتان باشد، برخی از موارد هستند که اکسل نمی تواند آنها را ردیابی کند. در آموزش دیگری به این موارد خواهیم پرداخت.

اگر برگه اکسل شما دارای جدول باشد نمی توانید از ویژگی ردیابی تغییرات استفاده کنید. برای حذف جدول آن را انتخاب کنید، و سپس از تب Design دستور Convert to Range را انتخاب کنید.

روش فعال کردن ویژگی ردیابی تغییرات (Track Changes) در اکسل

➊ در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید، سپس از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.



➋ پنجره Highlight Changes نمایان می شود. گزینه Track changes while editing را تیک بزنید. گزینه Highlight changes on screen را هم بررسی کنید، اگر تیک نداشت آن را هم حتما تیک بزنید. سپس بر روی OK کلیک کنید.



➌ اگر اکسل پیغام زیر را دارد OK کنید.



➍ در حال حاضر ویژگی ردیابی تغییرات فعال شده است. بعد از این هر سلولی را که ویرایش کنید یک حاشیه در اطراف آن نمایان می شود و همینطور یک مثلث کوچک در آن سلول نمایان می شود. اگر چندین نفر بر روی فایل اکسل کار می کنند تغییرات هر شخص به رنگ متفاوتی در خواهد آمد.

➎ یکی از سلولهای مورد ویرایش قرار گرفته را انتخاب کنید تا بتوانید خلاصه ای از تغییرات انجام شده روی آن را ببینید. در مثال زیر، ما مقدار سلول D14 را تغییر داده ایم.

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات اکسل را فعال می کنید، فایل اکسل شما بصورت اتوماتیک به حالت اشتراک گذاری می رود. فایل های به اشتراک گذاری شده، طراحی شده اند تا چندین کاربر بصورت همزمان بتوانند روی یک فایل اکسل کار کنند، مثلا در محیط یک شبکه. اگرچه، شما می توانید این ویژگی را روی کامپیوتر شخصی خود نیز فعال کنید.

روش فهرست کردن تغییرات در یک برگه اکسل جداگانه

شما این امکان را دارید که تغییرات انجام شده در یک برگه اکسل را در برگه جداگانه دیگری مشاهده کنید، این ویژگی را تاریخچه تغییرات می نامند. تاریخچه تمام چیزهایی را که در برگه اکسل شما تغییر یافته اند را لیست می کند، این شامل مقدار قبلی سلولها و مقدار جدید سلولها می شود.

➊ برگه اکسل خود را ذخیره کنید.

➋ در تب Review، بر روی دستور Track Changes کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.



➌ صفحه Highlight Changes نمایان می شود. گزینه List changes on a new sheet را تیک بزنید و سپس ok کنید.



➍ تغییرات اعمال شده در یک برگه که نامش History می باشد فهرست می گردند.

برای حذف تاریخچه از فایل اکسل شما می توانید فایل اکسل را مجددا ذخیره کنید و یا گزینه List changes on a new sheet را که در بالا تیک زدید، اینبار بدون تیک کنید.

مرور تغییرات در اکسل

وقتی ردیابی تغییرات در اکسل فعال باشد، تغییراتی که در فایل اکسل داده می شوند در واقع صرفا پیشنهادات تغییر هستند، که باید مورد پذیرش واقع شوند. از طرف دیگر، مولف اصلی فایل اکسل، یعنی کسی که آن را ایجاد کرده است، ممکن است برخی تغییرات را نپذیرد و آنها را رد کند.

روش مرور ردیابی تغییرات در اکسل

➊ در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید، سپس از کادر باز شده گزینه Accept/Reject Changes (پذیرش یا رد تغییرات) را انتخاب کنید.



➋ اگر به شما هشدار ذخیره سازی داده شد، فایل اکسل خود را ذخیره کنید.

➌ یک صفحه ظاهر می شود. اول مطمئن شوید که گزینه When تیک خورده باشد و در کادر مقابل آن گزینه Not yet reviewed انتخاب شده باشد. حالا OK کنید.



➍ یک صفحه ظاهر می شود. به ازاء هر تغییری که در فایل اکسل داده شده است شما می توانید پذیرش (Accept) و یا رد کردن (Reject) را انتخاب کنید. اکسل بصورت اتوماتیک تک تک تغییرات را به شما نشان می دهد تا شما همه را بررسی کنید.



➎ حتی بعد از مرور تغییرات و تایید یا رد آنها، همچنان ردیابی تغییرات در برگه شما نمایان می باشد. برای اینکه آنها را نبینید می توانید ویژگی ردیابی تغییرات را غیر فعال کنید. در تب Review دستور Track Changes را کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Highlight Changes را انتخاب کنید.



➏ یک پنجره باز می شود. گزینه Track changes while editing را بدون تیک کنید و ok کنید.



➐ دکمه Yes را کلیک کنید تا عملیات عیر فعال کردن ردیابی تغییرات صورت پذیرد و همینطور فایل اکسل شما از حالت اشتراک گذاری خارج شود.

برای اینکه تمامی تغییرات انجام شده را بصورت یکجا تایید و یا رد کنید، گزینه های Accept All برای پذیرش کلی و همینطور Reject All برای رد کردن کلی می توانند به شما کمک کنند.

وقتی ویژگی ردیابی تغییرات را خاموش می کنید، تمامی ردیابی های موجود در برگه اکسل شما از بین می روند. شما دیگر قادر نخواهید بود تا تغییرات را مرور، تایید و یا رد کنید، در عوض کلیه تغییرات اعمال شده بصورت اتوماتیک پذیرفته می شوند. بنابراین هر گاه که می خواهید گزینه ردیابی تغییرات در اکسل را غیر فعال کنید، حتما یکبار تغییرات را مرور کنید و سپس این گزینه را غیر فعال کنید.

نقش اکسل در رد یابی تغییرات وثبت توضیحات

گاهی وقتها، ممکن است بخواهید بجای ویرایش یک سلول برای آن توضیحاتی را درج کنید که در واقع بازخوردها نسبت به آن را نمایش می دهد. اگر چه این ویژگی درج توضیحات برای سلولها معمولا با ویژگی ردیابی تغییرات همراه است، اما برای استفاده از آن الزامی ندارید که ردیابی تغییرات را فعال کنید.

افزودن توضیحات در اکسل

➊ سلولی را که قصد درج توضیحات برای آن را دارید، انتخاب کنید. در اینجا ما سلول D17 را انتخاب می کنیم.



➋ در تب Review دستور New Comment را کلیک کنید.



➌ یک کادر برای وارد کردن توضیحات نمایان می شود. توضیحاتتان را تایپ کنید، سپس در هر جایی به غیر از داخل کادر توضیحات کلیک کنید تا کادر توضیحات بسته شود.



➍ توضیحاتی که تایپ کرده اید به سلول اضافه می شود. وقتی یک سلول دارای توضیحات باشد در سمت راست و بالای آن یک مثلث قرمز کوچک نمایان می شود.



➎ اگر سلول را دوباره انتخاب کنید توضیحات را خواهید دید.

ویرایش توضیحات در اکسل

➊ ابتدا سلول دارای توضیحات را انتخاب کنید.

➋ در تب Review بر روی دستور Edit Comment کلیک کنید.



➌ کادر توضیحات نمایان می شود. توضیحات مورد نظرتان را وارد کنید و سپس در هر جایی از صفحه به غیر از کادر توضیحات کلیک کنید.

نمایش یا مخفی کردن توضیحات در اکسل

➊ ابتدا تب Review و سپس دستور Show All Comments را انتخاب کنید. اجرای دستور Show All Comments باعث می شود تا همه توضیحات نمایان شوند.



➋ برای مخفی کردن توضیحات مجددا بر روی همان دستور Show All Comments کلیک کنید تا همه توضیحات مخفی شوند.

همچنین اگر هر سلول را انتخاب کنید دستور Show/Hide Comment توضیحات مربوط به آن را نمایان یا مخفی می کند.

 حذف توضیحات درEXCEL

➊ ابتدا سلولی که دارای توضیحات باشد و قصد حذف توضیحاتش را دارید انتخاب نمایید. در اینجا ما سلول E13 را انتخاب می کنیم.


➋ حالا ابتدا تب Review و سپس دستور Delete را در گروه Comments کلیک کنید.



➌ توضیحات مربوطه حذف می گردد.

در اکسل گاهی امکان دارد در حال کار بر روی یک سند بزرگ اکسل هستید و نیاز دارید تا متون چند سلول را با یکدیگر ترکیب کرده و در سلول دیگری درج نمایید نیاز نیست نیست تمام آنها را تایپ کنید. به عنوان  مثال فرض کنید که یک ستون برای نام و ستون دیگری برای نام خانوادگی اختصاص داده اید و هم اکنون قصد دارید تا نام کامل فرد را در ستون جداگانه ای درج نمایید. بنابراین نیاز دارید تا نام و نام خانوادگی را از دو ستون نخست برداشته و در کنار هم قرار دهیددر اکسل قادر خواهید بود با یک ترفند ساده، متون سایر سلول ها را با یکدیگر ادغام کرده و تا حد زیادی در زمان خود صرفه جویی نمایید. در ادامه مطلب آموزش اکسل امروز همراه باشید تا این ترفند کاربردی را بصورت کامل برایتان شرح دهیم.

در ابتدا سلولی که قصد دارید متن ترکیب شده را در آن درج نمایید، انتخاب کنید. در داخل آن، شروع به تایپ فرمول زیر کنید. توجه داشته باشید که تابع مربوطه با حرف مساوی (=) شروع می شود.

=CONCATENATE(

، بعد ازخواندن تابع وقت آن رسیده که ورودی های آن را مشخص کنیم. قصد داریم ابتدا نام (ستون B) و سپس نام خانوادگی (ستون A) درج شوند. پس دو ورودی تابع برای این سلول به ترتیب B2 و A2 خواهند بود.

برای شناسایی این سلول ها به تابع دو راه خواهید داشت. اول اینکه آدرس دو سلول را تایپ کرده و با علامت کاما (,) از یکدیگر جدا کنید. یعنی در آخر، تابع نوشته شده در سلول بصورت زیر خواهد بود:

=CONCATENATE(B2,A2)

 همچنین می توانید بدون نیاز به تایپ و تنها با کلیک روی سلول های موردنظر خود آنها را انتخاب کنید. بنابراین در این مثال ما ابتدا پس از نوشتن نام تابع و علامت پرانتز باز، به ترتیب بر روی ستون های B2 و A2 کلیک کرده ایم. بعد از اضافه کردن سلول های خود، دکمه ی Enter را فشار دهید.

مشاهده می کنید که ترکیب مورد نظر شما ساخته شده است. اما نکته ای که وجود دارد عدم درج فاصله بین دو کلمه است زیراکه تابع بصورت پیش فرض چنین فاصله ای را در نظر نمی گیرد و نیاز است تا شما آن را برای تابع تعریف کنید.

برای درج فاصله می توانید بدین صورت عمل کنید که ابتدا آدرس سلول اول،یک کاما، سپس عبارت " "، یک کاما و سپس آدرس سلول دوم را تایپ کنید. یعنی دستور تابع بصورت زیر خواهد بود:

=CONCATENATE(B2," ",A2)

بعد از فشار دادن کلید Enter مشاهده می کنید که یک فاصله نیز در میان دو کلمه درج شده است که ظاهر بهتری دارد.

حتماً  این سوال برایتان پیش آمده که آیا باید برای هر کدام از سلول ها بصورت جداگانه تابع مربوطه را تایپ کرد؟ خوشبختانه شما قادر هستید تنها با یک ترفند بسیار ساده ی دیگر تابع ترکیب موردنظر خود را برای تمام سلول های یک ستون اعمال کنید. 

بدین منظور وقتیکه سلول حاوی تابع را انتخاب کرده اید، نشانه گر موس را بر روی مربع کوچک در کنار بردار سلول مربوطه برده تا به شکل مثبت در آید. سپس بر روی آن کلیک کرده و نشانه گر را به سمت پایین بکشید.

مشاهده می کنید که تابع مربوطه بر روی تمام سلول های ستون انتخاب شده توسط شما اعمال خواهد شد

توجه داشته باشید که می توانید همچنین از عملگر & برای ترکیب کلمات سلول ها استفاده کنید. یعنی از دستور =B2&" "&A2 به جای =CONCATENATE(B2,” “,A2) استفاده کنید.