تغییر سبک سلول ها در اکسل

نکاتی پیرامون تغییر سبک سلول ها در اکسل
 برای این کار از منوی Format گزینه Style و سپس در منوی Style name سبک Normal را انتخاب کنیدو در ادامه دکمه Modify را برگزینید. حال پنجره Format Cells باز خواهد شد. اکنون باید سبک خود را با استفاده از گزینه های موجود در زبانه های این پنجره اعمال کنید و سپس OK را بزنید.

خواهید دید این سبک به تمام سلول ها، برگه های قبلی و برگه هایی که در آینده می سازید، اعمال می شود. اما ممکن است برای یک سلول یک سبک را تنظیم کرده باشید و بخواهید که آن را ذخیره کنید تا در آینده برای سلول های دیگر، از آن استفاده کنید.

 برای این کار ابتدا در نوار ابزار راست کلیک و Customize را انتخاب کنید. سپس در زبانه Commands  در اکسل از سمت چپ گزینه Format را انتخاب کنید و در سمت راست نوار ابزار باز شونده، Style را به کمک ماوس در کنار نوار ابزارهای دیگر قرار دهید.

فرض کنید که قصد دارید سبک سلول A1 را ذخیره کنید؛ ابتدا سلول A1 را انتخاب و سپس در نوار ابزار Style نام سبک را تایپ کنید و کلید Enter را بزنید تا سبک ذخیره شود. حال می توانید بعد از انتخاب سلولی دیگر، سبک موجود در این نوار ابزار را انتخاب کنید تا روی سلول بعدی اعمال شود.

امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز مانند گذشته لذت برده باشید

در اکسل گاهی امکان دارد   فایل هایی که در محیط اکسل ایجاد کرده اید توسط سود جویان نیز مورد استفاده قرار می گیرند. شما به عنوان مدیر لازم است بدانید که فایل های ایجاد شده توسط چه کسانی تغییر داده شده اند و چه تغییراتی درفایل ایجاد شده است. آنگاه تصمیم می گیرید که آیا این تغییرات قابل قبول هستند و یا نه. تنها در صورتی که اجازه تغییرات توسط شما داده شود این تغییرات اعمال شده و در صورتی که بخواهید می توانید فایل را به حالت قبل از تغییر برگردانده و اجازه تغییر فایل را ندهید.

ردیابی تغییرات در فایل های اکسل

برای انجام این کار ابتدا فایل مورد نظر را ایجاد کرده و آن را ذخیره نمایید. در سربرگ review گزینه track changes را انتخاب نمایید.

پس از انتخاب پنجره ای با عنوان highlight changes باز می شود. در این پنجره همه گزینه ها در حالت غیر فعال قرار دارند. تیک کنار گزینه track changes while editing. This also shares your workbook را فعال نمایید.

این گزینه امکان ردیابی تغییرات را برای شما فعال می کند. همچنین با فعال کردن این گزینه فایل ایجاد شده توسط شما برای استفاده دیگران به اشتراک گذاشته می شود.

پس از فعال کردن تیک این گزینه، سایر بخش های پنجره نیز فعال شده و می توانید تنظیمات مورد نظر را انجام دهید.

در زیر عنوان highlight which changes  سه گزینه با نام های when – who-where  قرار دارند. گزینه when به معنی” چه وقتی” که خود شامل تعدادی گزینه است به شما اجازه می دهد که تغییرات فایل را در زمانهای مشخصی پیگیری نمایید.

گزینه since I last saved در اکسل  تغییرات ایجاد شده بعد از آخرین ذخیره فایل را برای شما مشخص خواهد کرد. گزینه all هرگونه تغییر و در هر زمانی را مشخص می نماید. گزینه not yet reviewed  تغییراتی که تا کنون بررسی نشده اند را مشخص می کند. گزینه since date… از تاریخی که شما تعیین می کنید تغییرات را نمایش می دهد.

گزینه دیگر بخش “who”  به معنی چه کسی می باشد. در این قسمت می توانید لیست همکارانی که فایل را با آنها به اشتراک گذاشته اید ببینید و تغییرات توسط یکی و یا همه آنها را زیر نظر داشته باشد.

آخرین بخش این قسمت نیز “where” به معنی “کجا” می باشد و می توانید یک ناحیه از کاربرگ و یا کل آن را برای زیر نظر داشتن تغییرات انتخاب نمایید.

در پایین پنجره نیز دو گزینه وجود دارند. گزینه highlight changes on screen تغییرات صورت گرفته در فایل را روی خود ناحیه تغییر یافته مشخص نموده و گزینه list changes on a new sheet لیست تغییرات رادر یک صفحه  جدید برای شما مشخص می کند.

پس از تنظیم کادر ردیابی تغییرات، زیر عنوان track changes گزینه دیگری به نام accept/reject changes فعال می شود که با کلیک بر روی آن می توانید تغییرات را پذیرفته و یا آنها را نادیده بگیرید.

با کلیک بر روی گزینه accept/reject changes کادر دیگری ظاهر می شود که مانند کادرپنجره قبلی گزینه های when – who-where در آن قرار دارد و می توانید تغییرات دریک تاریخ مشخص، توسط  یک فرد مشخص و در یک ناحیه مشخص را پذیرفته و یا آن را نپذیرید.

جدول مقدار فروش سه نفر درفصل های مختلف سال آورده شده است. ردیابی تغییرات برای ناحیه داده ها توسط هر شخصی و در هر زمانی تنظیم می کنیم.

ابتدا تغییرات دلخواهی درفایل انجام داده و آن را ذخیره کرده و آن را می بندیم. بعد از باز کردن مجدد فایل و کلیک بر روی highlight changes همانطور که در شکل می بینید سلول های B3 و E5 با حاشیه آبی رنگ و یک مثلث آبی رنگ در گوشه آنها نشان می دهد که مقادیر این دو سلول تغییر یافته اند.

برای رد یا قبول تغییرات بر روی  track changes و سپس accept/reject changes کلیک کرده و کلید ok را فشار می دهیم. پنجره دیگری باز شده و اولین سلول تغییر یافته و مقادیر تغییر یافته و همچنین نام کاربری که این تغییرات را ایجاد کرده نمایش داده می شود. برای قبول تغییرات دکمه accept و یا accept all و یا برای رد و عدم پذیرش دکمه reject و یا reject all را فشار می دهیم.

امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز لذت برده باشید

 در نرم افزار اکسل در نگاه اول ممکن است که فرمول SUMPRODUCT خیلی مفید به نظر نرسد اما یک بار که روش کار اکسل را در کار با لیست ها یا آرایه ای از داده ها را درک کنید، اهمیت آن برای شما آشکار می گردد.

ساختار فرمول SUMPRODUCT و روش استفاده از آن

این فرمول ساختار بسیار ساده ای دارد

=SUMPRODUCT(list1,list2,…)

این فرمول عناصر نظیر به نظیر در یک لیست را گرفته و پس از ضرب آنها، مجموع این ضرب ها را محاسبه می کند.

برای درک این مطلب به مثال ساده زیر توجه نمایید.

اگر شما دارای داده هایی به شکل {2,3,4} در یک لیست و {5,10,20} در لیست دیگر باشید و فرمول SUMPRODUCT را روی این لیست ها به کار ببرید نتیجه تابع عدد 120 خواهد بود (زیرا 2*5+3*10+4*20 برابر 120 خواهد شد)

SUMPRODUCT (A1:A3,B1:B3)

=2*5+3*10+4*20

=10+30+80=120

در اینجا نیز به نظر می رسد که این تابع کارایی زیادی نداشته باشد. اما اگر به خواندن ادامه دهید، نظر شما عوض خواهد شد.

فرمول SUMPRODUCT و آرایه ها در excel

فرض کنید شما جدولی از اطلاعات فروش دارید و ستونها با عنوان های  (نام – منطقه –  مقدار فروش) نامگذاری شده اند. شما قصد دارید بفهمید که تعداد محصولات فروخته شده توسط فروشنده ای به نام “رضا” چقدر است؟

این یک مسئله ساده است. برای این کار می توانید از یک فرمول SUMIF استفاده کنید به طوری که در آن criteria range برابر “نام” و sum range آن برابر “مقدار فروش” باشد.

اگر با فرمول SUMIF آشنایی ندارید به جمع شرطی در اکسل مراجعه نمایید.

اما اگر بخواهید مقدار فروش فروشنده ای به نام “سعید” را در منطقه غرب پیدا کنید چکار خواهید کرد؟

شما در اینجا دو راه دارید.

1. استفاده از فرمول های آرایه ای
2. استفاده از جدول محوری
   

اما راه سومی نیز وجود دارد. استفاده از تابع SUMPRODUCT

تابع SUMPRODUCT یک راه حل خوب برای این مسئله و موارد خیلی  بیشتری ازاین  قبیل می باشد.

استفاده از SUMPRODUCT به عنوان یک فرمول آرایه ای

فرض کنید اطلاعات فروش ما در ناحیه A1:C10 قرار داشته باشند. در ستون A اسم فروشنده، در ستون B نام منطقه و در ستون C مقدار فروش قرار دارند.

فرمول SUMPRODUCT به صورت زیر نوشته می شود.

=SUMPRODUCT(–(A1:A10=”سعید“),–(B1:B10=”غرب“),C1:C10)

توضیح روش کار فرمول

 (–(A1:A10=”سعید“)

این قسمت در ستون نام فروشنده به دنبل کلمه “سعید” می گردد. در صورتی که آن را پیدا کند نتیجه عدد 1 در غیر این صورت عدد 0 خواهد بود.

(–(B1:B10=”غرب“)

این قسمت نیز عملی مشابه مرحله قبل را انجام می دهد. اما این بار روی ناحیه B1:B10 به دنبال عبارت “غرب” می گردد.

C1:C10

قسمت سوم نیز مقدار فروش را محاسبه می کند.

این سه قسمت باهم کار می کنند و به صورت مجزا کاری انجام نمی دهند.

 در نرم افزار excel فهرست شماره تلفن، کد ملی، نام و نام‌خانوادگی افراد و… 

از جمله فهرست‌هایی است که تکراری بودن اطلاعات در آنها اشکال اساسی دارد.

گاهی اوقات اطلاعات تکراری در این فهرست‌ها نباید وجود داشته باشد و گاهی اوقات نیز ممکن است نیازمند اطلاعات منحصر به‌فرد در یک فهرست باشید.

  اکسل  یکی از بهترین برنامه‌ها برای مدیریت این‌گونه اطلاعات به‌شمار می‌رود و این نرم‌افزار امکانات مختلفی را نیز برای پیدا کردن سلول‌های دارای مقادیر تکراری یا منحصر‌به‌فرد در اختیار شما قرار می‌دهد که برخی آنها با به‌کارگیری فرمول‌های پیچیده قابل دسترسی‌اند و برخی دیگر به روش‌های بسیار ساده همچون روشی که در ادامه معرفی می‌کنیم:

اطلاعات تکراری در اکسل:

1 برای مشخص کردن اطلاعات تکراری در هر ستون یا سطر از نرم‌افزار اکسل باید ابتدا سلول‌های موردنظر (کل ستون یا سطر موردنظر) را به‌حالت انتخاب درآورید.

2 از ریبون بالای نرم‌افزار به تب Home بروید و روی گزینه Conditional Formatting کلیک کنید.

3 از منوی به‌نمایش درآمده گزینه Highlight Cells Rules را انتخاب کرده و در نهایت روی duplicate Values کلیک کنید.

4 در پنجره به‌نمایش درآمده دو گزینه قابل انتخاب است. در کادر اول از سمت چپ، مقدار Duplicate را انتخاب کرده و در کادر دوم، یکی از مقادیر را برای ایجاد تمایز بین سلول‌های عادی و سلول‌های دارای مقادیر تکراری انتخاب کنید.

5 با کلیک روی گزینه OK مشاهده می‌کنید که سلول‌های دارای مقادیر تکراری با توجه به علامت تمایزی که در مرحله 4 مشخص کرده‌اید، از سلول‌های دیگر جدا شده‌اند.

اطلاعات منحصر‌به‌فرد در excel:

1 روش مشخص کردن این اطلاعات نیز همچون مراحل قبل است. تنها تفاوت این قابلیت در مرحله 4 است که باید در کادر اول از سمت چپ گزینه Unique را انتخاب کنید

امید واریم از آموزش اکسل نیز  لذت برده باشید

تابع Right در اکسل:

از این تابع به منظور استخراج تعداد خاصی از کاراکترهای سلول از سمت راست استفاده می شود. فرمول استفاده از این تابع به صورت زیر است:

= RIGHT(address or text, number of characters)

به عنوان مثال عبارت I Love ITPro را در سلول A1 وارد می کنیم. حالا به منظور استخراج کلمه ITPro،  از فرمول Right استفاده می کنیم، بدین معنی که از سمت راست سلول A1، تعداد 5 کاراکتر را استخراج می کند:

تابع Left در excel:

از این تابع به منظور استخراج تعداد خاصی از کاراکترهای سلول از سمت چپ استفاده می شود. فرمول استفاده از این تابع به صورت زیر است:

=LEFT(address or text, number of characters)

به عنوان نمونه اگر المانهای مثال فوق را در این تابع به کار ببریم؛

نکته: در این توابع Space یا فضاهای خالی نیز یک کاراکتر محسوب می شوند.

تابع  MID در EXCEL:

از این تابع به منظور استخراج تعداد خاصی از کاراکترهای سلول استفاده می شود که در آن، با شروع از یک کارکتر خاص، به تعداد چند کاراکتر که ما مشخص می کنیم، استخراج می شود. فرمول استفاده از این تابع به صورت زیر است:

=MID(address or text, start number, number of characters)

به عنوان نمونه، کارکتر 8 از سلول A1، حرف I از کلمه ITPro است که با مشخص نمودن تعداد 5 کاراکتر، کلمه ITPro با استفاده از تابع MID استخراج می گردد:

امیدواریم از این آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

لحظه هایتان آسمانی

ایجاد چک باکس در اکسل بسیار آسان است گزینه چک باکس در تب Developer و قسمت Tools option موجود است. چک باکس و موارد دیگر موجود در این قسمت مانند لیست کشویی، ابزار های مفیدی در هنگام طراحی یک فرم در اکسل می باشد.

این ابزار به کاربران اجازه می دهد که یک عمل را فقط با گذاشتن یک تیک انجام دهند.

 ایجاد یک چک باکس در اکسل:

 ابزار چک باکس در تب Developer موجود است اما این تب به صورت پیش فرض در اکسل پنهان می باشد جهت نمایش این تب (زبانه) میبایست مراحل زیر را دنبال کنید:

• پس از باز کردن یک صفحه اکسل به ترتیب این مراحل را دنبال کنید. File > Options > Customize Ribbon tab.

• سپس به صورت نمایش داده شده در شکل فوق تیک مربوط به تب Developer را بگذارید.

• پس از ظاهر شدن این تب آن را فعال کرده و با انتخاب گزینه Insert  از لیست باز شده چک باکس را انتخاب نمایید. توجه داشته باشید که از گزینه های زیر مجموعه Form Controls استفاده نمایید.

• اکنون می توانید چک باکس خود را در هرکجای صفحه که میخواهید ترسیم نمایید

• سپس روی چک باکس ایجاد شده کلیک راست کرده و گزینه Format Control را انتخاب نمایید.

• در پنجره Format Control می توانید حالت پیش فرض را برای فعال یا غیر فعال بودن چک باکس در اکسل  مشخص نمایید.همچنین در قسمت Cell link می توانید سلولی که میخواهید نتیجه فرمان تیک گذاشتن در آن نمایش داده شود را مشخص نمایید. نتیجه فعال بودن تیک عبارت True و نتیجه غیر فعال بودن آن عبارت False خواهد بود.

ابزار استفاده از چک باکس در اکسل

چک باکس می توانید برای ساختن فرم های مختلف استفاده شود.در زیر ما یک مثال برای مشخص کردن در دسترس بودن و یا بیرون از انبار بودن کالاهای مشخص شده با گذاشتن یک تیک، داریم.

یک لیست با عناوین اقلام انبار (Grocery Items) با یک چک باکس جلوی هر آیتم آن ایجاد شده است. این چک باکس تأیید کننده در دسترس بودن (Available) یا خارج از انبار بودن (Out of Stock) اقلام ذکر شده می باشد. به محض این که تیک مربوطه گذاشته شود عبارت در دسترس (Available) جلوی آیتم ظاهر می شود و اگر بدون تیک باشد نشان دهنده خارج از انبار بودن (Out of Stock) اقلام خواهد بود و این عبارت نشان داده خواهد شد.

در ادامه طریقه انجام این کار را توضیح می دهیم.

برای انجام این کار ابتدا باید برای هر یک از سطرها یک چک باکس به صورتی که توضیح داده شد ایجاد کنیم. و در Cell link آن را به سلول وضعیت آن (Abailability) که برای هر سطر خانه مجاور آن می باشد، مرتبط کنیم.

به عنوان مثال برای Cell link مربوط به چک باکس سطر دوم (B2)، میبایست سلول متناظر در ستون E انتخاب گردد. و برای بقیه سطرها نیز همین روال را می توانید ادامه دهید. این بدان معنی است که وقتی تیک چک باکس گذاشته می شود باید عبارت True در همان سطر در ستون E نمایش داده شود و در صورتی که تیک گذاشته نشود عبارت False نشان داده شود.(به صورتی که در تصویر مشاهده می کنید).

پس از انجام این کار برای ستون C می بایست از یک فرمول شرطی IF استفاده کنید. مانند فرمول زیر:

 =IF(E2=TRUE,"Available","Out of Stock")

این فرمول بدان معنی است که در صورتی که در ستون E که خود از طریق گذاشتن و برداشتن تیک ستون B تغییر می کند، اگر عبارت True بود در نتیجه در ستون C عبارت “Available” و در غیر این صورت عبارت “Out of Stock” نمایش داده شود.

برای مثال همانطور که در شکل زیر می بینید با گذاشتن تیک مربوط به سطر دوم در نتیجه عبارت True در ستون E ظاهر شده و همچنین با توجه به فرمول IF که قرار داده ایم در ستون C  عبارت Available ظاهر می شود.

سپس با استفاده از فرمول COUNTIF به صورتی که در زیر نمایش داده می شود می توانید تعداد اقلام در دسترس (Items Available) و تعداد اقلامی که در دسترس نیست (Unavailable) را مشخص کنید.همچنین تعداد کل اقلام (Total Items) نیز با استفاده از تابع ساده Count مشخص خواهند شد.

فرمول مربوط به سلول D14:

=COUNT(C2:C11)

فرمول مربوط به سلول D15:

=COUNTIF(C2:C11,"Available")

فرمول مربوط به سلول D16:

=COUNTIF(C2:C11,"Out of Stock")

نکات مهم:

• برای ایجاد چک باکس در چندین سطر این کار را در یک سلول انجام دهید و سپس با استفاده از ابزار Fill تا محدوده ای که میخواهید آن را بسط دهید. فقط دقت کنید که پس از این کار میبایست Cell link هر چک باکس را جداگانه آدرس دهی کنید.
• برای حذف همزمان چندین چک باکس می توانید مراحل زیر را دنبال کنید.

‘Home’ تب> ‘Find and Select’ > ‘Go To Special’> ‘Objects’> Delete

نکته: برای حذف چند مورد از چک باکس ها می بایست به صورت زیر عمل نمایید:

‘Home’ تب> ‘Find and Select’ > ‘Selection Pane’. > انتخاب موارد> delete

ابزار Data Tables در اکسل

شما با استفاده از این ابزار درخواست ساخت یک جدول میدهید و میخواهید به ازای سطر و ستون های این جدول که هر یک تماینده یک مقدار هستند خروجی ها را مشخص کنید

خانه B12 را انتخاب کنید و آن را به خانه نارنجی رنگ متصل کنید، یعنی درون آن بنویسید =D10

در ستون a شروع به نوشتن درصد های دلخواه کنید!

سپس  A12:B17 را انتخاب کنید

 روی Data Table کلیک کنید:

پنجره باز شده دو پارامتر میخواد!

از آنجایی که شما درخواست ساخت یک جدول دادید. این جدول سطر هایی دارد و ستون هایی هم دارد! از آنجایی که جدول ما یک بعدی است به سر ستون های آن کار نداریم و فقط از اکسل میخواهیم به ازای ستون اول جدول(یعنی سر ردیف ها) خروج را به ما بدهد!

از اکسل میخواهیم مقادیری که در ستون اول جدول وارد کرده ایم را درون C4 قرار دهد و خروج را به ما نشان دهد! اما خروجی چیست؟!؟ کدام خروجی! همان چیزی که در خانه B12 گذاشتیم! به عنوان سر ستون! اکسل خودش اتوماتیک مقادیر هر ردیف را در C4 قرار می دهد و می بینید سر ستون چه تغییر می کند و آن را رو بروی هر ردیف می نویسد!

جدول دو بعدی در excel

خب ما می توانید کار را توسعه داده و از سطر و ستون خود در Data Table استفاده کنیم! در سطر ها درصد کتاب های گران را تغییر می دادیم و حالا در ستون ها میخواهیم میزان سود کتاب های گران را تغییر دهیم و به صورت دو بعدی آنالیز کنیم!

اینبار باید خانه A12 را به خانه نارنجی رنگ وصل کنیم! چرا A12؟ چون این خانه طلاقی بین سطر ها و ستون های جدول ماست و اکسل مبنای خروجی را آن خانه میداند و با قرار دادن مقادیر سطر و ستون در خانه هایی که ما به او می گوییم مقدار خانه A12 را آنالیز می کند و در جدول قرار می دهد.

رنج دلخواه را پس از نوشتن مقادیر سطر و ستون انتخاب می کنیم و مطابق قبل عمل می کنیم:

اینبار در پنجره باز شده باید معرفی کنیم که هر کدام از ستون ها و هر کدام از ردیف ها جای چه خانه ای قرار بگیرد تا خروجی A12 آنالیز شود

ستون اول جدول را درون خانه C4 میریزیم و ردیف اول جدول (یا همان سر ستون ها را) درون خانه D7 که میزان سود کتاب های گران بود می ریزیم

در اکسل پیرامون ایجاد و استفاده از PivotTableها  راهکار های متنوعی وجود دارد باماهمراه باشید تاباهم با آنها آشنا شویم

1. یک جدول یا تعدادی سلول (شامل عناوین ستون ها) را که میخواهید در PivotTable شما باشند را انتخاب کنید.

2. ازتب Insert بر روی فرمان PivotTable کلیک کنید. 

3. کادر محاوره ای Create PivotTable ظاهر خواهد شد. تنظیمات مد نظرتان را انتخاب کنید و بر روی OK کلیک کنید. در اینجا ما از نام Table1 به عنوان منبع داده هایمان استفاده می کنیم و PivotTable را با کلیک بر روی new worksheet در یک ورک شیت جدید قرار می دهیم. 

4. یک PivotTable و یک Field List بر روی ورک شیت جدید ظاهر خواهند شد. 

5. پس از آنکه یک PivotTable را انتخاب کردید باید تصمیم بگیرید که قصد دارید کدام فیلدها را اضافه کنید. هر فیلد (field) عنوان یکی از ستون های منبع داده ها است. در PivotTable Field List، کادری را که میخواهید فیلد آن به PivotTable شما اضافه شود را تیک بزنید. در این مثال ما می خواهیم مقدار کل فروش هر فروشنده را پیدا کنیم در نتیجه کادرهای مربوط به فیلدهای Salesperson و Order Amount را تیک بزنید. 

6. این فیلدها به یکی از چهار قسمت زیر اضافه خواهند شد. در این مثال  می خواهیم  فروشنده (Salesperson) به قسمت سطرها اضافه کنیم و مقدار سفارش را به قسمت مقادیر اضافه کنیم. در نتیجه Salesperson را به Rows و Order Amount را به Values می کشیم و رها (درگ اند دراپ) می کنیم. 

7. PivotTable فیلد های انتخاب شده را خلاصه و محاسبه می کند. در این مثال PivotTable مقدار فروش هر فروشنده را نشان می دهد. 

*دقیقا مانند صفحه گسترده های معمولی می توانید با استفاده از فرمان Sort & Filter بر روی تب Home داده هارا دسته بندی کنید. همچنین می توانید ازهرنوع قالب عددی استفاده کنید. مثلا می توانید فرمت (قالب) اعداد را به Currency تبدیل کنید. با این حال در نظر داشته باشید که بعضی از انواع قالب بندی ها ممکن است در زمان تغییر PivotTable ها ناپدید شوند. 

* اگر در ورک شیت منبع داده ها را تغییر دهید PivotTable بصورت خودکار آپدیت نمی شود و برای آپدیت کردن آن PivotTable را انتخاب کنید و سپس به Analyze Refresh بروید. 

یکی از بهترین ویژگی های PivotTable ها این است که به سرعت می توانند Pivot (یا سازمان یافته) شوند تا بتوانید ورک شیت خود را به روش های مختلف امتحان کنید. Pivot کردن داده ها می تواند برای پاسخ به سوال های مختلف به شما کمک کند و می توانید با امتحان کردن روش های مختلف، روندها و الگوهای مختلف داده ها را کشف کنید. 

اضافه کردن ستون ها در اکسل

تا کنون PivotTable ما تنها یک ستون را نشان می دهد. اما برای داشتن ستون های مختلف باید یک ستون را به قسمت Columns اضافه کنید. 

1. یک فیلد را از Field List به قسمت Columns اضافه کنید. در این مثال ما از فیلد Month استفاده می کنیم. 

2. PivotTable شما شامل چند ستون خواهد شد. در این مثال برای فروش ماهیانه نیز یک ستون داریم که جمع کل را هم نشان می دهد. 

تغییر یک سطر یا ستون در    PivotTable در اکسل

با تغییر یک سطر یا ستون می توانید یک تصویر کاملا متفاوت از داده هایتان داشته باشید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که فیلدی که در مورد آن سوال دارید را حذف کنید و سوال دیگری را به جای آن قرار دهید. 

1. فیلدی را که می خواهید حذف کنید از قسمتی که در آن قرار دارد درگ کنید. همچنین می توانید در Field List تیک کادر مقابل آن فیلد را بردارید. در این مثال ما فیلدهای Month و Salesperson را حذف می کنیم. 

2. یک فیلد جدید را به قسمت های مد نظرتان اضافه کنید. در این مثال ما Region را در قسمت Rows قرار داده ایم. 

3. PivotTable برای نشان دادن داده های جدید تنظیم خواهد شد. در این مثال، مقدار فروش در هرناحیه نشان داده می شود. 

برای این کار پس از باز کردن اکسل روی File در گوشه بالا، سمت چپ صفحه کلیک و آخرین گزینه یعنی Options را انتخاب کنید تا پنجره Excel Option ظاهر شود. در قسمت سمت چپ این پنجره، عنوان Customize Ribbon را انتخاب کنید.

هنگام قراردادن توضیحات در سلول های اکسل (insert comment) همیشه یک مستطیل ساده ظاهر می شود، اما شما با دنبال کردن ترفندی ساده، می توانید ظاهر این کادر را تغییر دهید.

برای این کار پس از باز کردن اکسل روی File در گوشه بالا، سمت چپ صفحه کلیک و آخرین گزینه یعنی Options را انتخاب کنید تا پنجره Excel Option ظاهر شود. در قسمت سمت چپ این پنجره، عنوان Customize Ribbon را انتخاب کنید.

در کادر سمت چپ تعدادی از دستورات و ابزارهای اکسل فهرست شده است و در بالای این کادر عبارت Popular Commands دیده می شود. روی مثلث کوچک سمت راست این کادر کلیک و عبارت All Commands را انتخاب کنید. نوار لغزنده این کادر را درگ کنید تا به دستور Change Shape برسید.

اکنون باید این دستور را به کادر سمت راست با استفاده از دکمه Add اضافه کنید. قبل از این که بتوانید هر دستور یا ابزاری را به کادر سمت راست اضافه کنید، باید در یکی از زیرگروه های منوهای فعلی (مثل Home-Insert-Design) یک گروه با تب جدید اضافه کنید.

برای انجام این کار در قسمت پایین کادر سمت راست چند دکمه وجود دارد. برای قرار دادن دستور در گروه Home ابتدا از کادر سمت راست روی علامت + کنار گزینه Home کلیک کنید تا این گروه بسط داده شود.

سپس روی دکمه New Group در پایین همین صفحه کلیک کنید تا یک گروه جدید در منوی Home ایجاد شود؛ در ادامه روی دکمه Add که بین 2 کادر قرار گرفته است، کلیک کنید تا گروه ابزار Change Shape به انتهای منوی Home اضافه شود و سپس دکمه Ok را انتخاب کنید تا اکسل بسته شود.

اکنون مشاهده می کنید که عبارت Change Shape در قسمتی به نام New Group در انتهای منوی Home قرار گرفته است.

تغییر شکل و رنگ زمینه در اکسل 

حال برای تغییر شکل و رنگ زمینه توضیحات روی یک سلول دلخواه راست کلیک و از کادر ظاهر شده عبارت Insert Comment را انتخاب کنید. عبارتی به عنوان توضیح را وارد و سپس روی سلول دیگری کلیک کنید. مثلث کوچک قرمز رنگ، نشان می دهد که سلول دارای توضیحات است. دوباره روی این سلول راست کلیک و این بار عبارت Edit Comment را انتخاب کنید.

روی کادر مستطیل توضیحات کلیک کنید و از گروه جدید که در منوی Home به نام Change Shape ایجاد کردید، کلیک کنید و شکل دلخواه را برگزینید.