ایجاد فرمت های عددی (دلخواه) اکسل

نقش اعداد در اکسل

وقتی از Format Cells استفاده می کنید، وسوسه نشوید که یک فرمت چپ، راست یا افقی مرکزی را انجام دهید! پیش فرض Excel این است که اعداد از راست به چپ و حروف از چپ به راست باشند. اگر این پیش فرض ها را تغییر ندهید، با یک نگاه می توانید متنی یا عددی بودن داده ی یک خانه را تشخیص دهید. همانطور که در مثال ابتدایی دیدیم، به نظر می رسد A1 متنی باشد اما در حقیقت شامل یک عدد است. هر بخش از یک فرمت داده شده، از کد های فرمت کردن خودش استفاده می کند. این کد ها، Excel را مجبور می کنند تا داده ها را مطابق خواسته ی شما نمایش بدهد. بنابراین، برای مثال، فرض کنیم، می خواهیم اعداد منفی داخل پرانتز و تمام اعداد مثبت، منفی و صفر، با دو رقم دهگانی نشان داده شوند. برای این کار از این فرمت استفاده کنید:
0٫00_ ;(-0٫00)
اگر می خواهید اعداد منفی قرمز باشند، از این فرمت استفاده کنید:
0٫00_ ;[Red](-0.00)
به استفاده از براکت در کد توجه کنید. این کد به Excel می گوید که اعداد را با رنگ قرمز نمایش بدهد.
شما می توانید از کدهای مختلفی در بخش های فرمت مورد نظرتان استفاده کنید. جدول های 1 تا 5 که از مدارک رسمی Microsoft انتخاب شده اند، این کد ها را تشریح می کنند. جدول 1، کدهای فرمت کردن، جدول 2، کد های متن، جدول 3، کدهای تاریخ، جدول 4، کدهای زمان و جدول 5، برخی کدهای مختلف دیگر را فهرست کرده است.
لازم است توجه ویژه ای به آخرین نوع کد های فرمت کردن لیست شده در جدول 5 داشته باشیم: عملگر های مقایسه ای. فرض کنیم می خواهیم از فرمت 0٫00_ ;[Red](-0.00) برای نشان دادن اعداد منفی کمتر از -100 به رنگ قرمز و داخل براکت استفاده کنید. برای این کار از کد زیر استفاده کنید:
0٫00_ ;[Red][
کد های [Red] [
اغلب، کاربران می خواهند مقادیر دلار را با حروف نشان دهند. برای انجام این کار، از فرمت زیر استفاده کنید:
0 «Dollars and».00 «Cents»
با استفاده از این فرمت، برای مثال، عدد 55٫25 به شکل
55 Dollars and.25 Cents
نشان داده می شود. اگر می خواهید اعداد را به دلار و سنت تبدیل کنید،

  می توانید از یک فرمت تغییر داده شده برای نمایش کلمات Low، Average یا High (به معنی پایین، متوسط و بالا) در کنار اعداد وارد شده استفاده کنید. به سادگی از کد فرمت زیر استفاده کنید:
[20]»High»* 0;»Average»* 0
به استفاده از * توجه ویژه ای داشته باشید. این کد، کاراکتر بعدی فرمت را برای پر کردن عرض ستون تکرار می کند که باعث می شود متن های Low، Average یا High به قسمت راست بروند در حالی که اعداد به سمت چپ برده می شوند.

 در نرم افزار اکسل برای تعریف یک تیبل به عنوان header در اکسل راه‌های زیادئی وجود دارد با ما همراه باشید تا باهم چند راه کار را مورد بررسی قرار دهیم

روش اول: تقسیم تعیین سطرهایی از جدولی که دارید به عنوان سربرگ "header"  در اکسل به این ترتیب سطرهای مربوطه در تمام صفحات بعدی به عنوان سربرگ درج خواهد شد.

تعریف header در یک جدول در exel

تعریف header در یک جدول مراحل زیر را دنبال کنید:فرض کنید فایل اکسل  را بازکرده‌اید و در sheet جدول هستید و مراحل را از آن به بعد شروع می کنم.
1. سطرهایی که میخواهید به عنوان سرتیر header باشند را انتخاب کنید سپس در بالای صفحه به تب Page Layout بروید و روی Print Titles کلیک کنید.
 
در صفحه بازشده که Page setup نام دارد ردیف سوم rows to repeat at top را انخاب کنید و روی فلش کنار کادر کلیک کنید در صفحه بازشده مثل سایر کادرهای محاوره اکسل با انتخاب سطرهای مورد نظر مقدار دهی کنید 

برای اینکه یک سطر همواره در بالای صفحه باقی بماند راه های دیگری نیز هست از جمله دو روش زیر البت در صورت استفاده از این روشها تنها در نرم افزار اکسل این سطرها بالای صفاحات دیده می‌شوند و در صورت چاپ تنها در صفحه اول خواهند آمد:
برای این منظور شما می توانید از Freeze Panes استفاده کنید. با استفاده از Freeze Panes می توانید تعدادی از سطرها یا ستونها و یا هردو را همزمان Freeze کنید و به این ترتیب مقادر Freeze شده همواره در محل قرارگری فعلی در صفحه باقی خواهند ماند و اصطلاحا سایر سطرها و ستونها در صورت Scroll کردن سطرها یا ستونها، سطرها یا ستونها به زیر سطرها و ستونهای Freeze شده می‌روند. برای Freeze کردن سطرها یا ستونها من فرض می کنم شما یک جدول مثل جدول زیر در اختیار دارید:
برای Freeze سطر اول آن کافی است طر اول را انتخاب "select" کنید سپس به تب View رفته روی Freeze Panes کلیک کنید تا منوی آبشاری آن باز شود.Freeze Top Row را انتخاب کنید.
 
حال با اتفاده از ماوس یا صفحه کلید جدول خود را به سمت سطرهای پایین مرور کنید خوب به این ترتیب هنگام Scroll کردن صفحه روبه پایین سطر انتخاب شده شما همواره بالای صفحه خواهد ماند.

• Freeze First Column: که برای ثابت کردن سطر و ستون به صورت همزمان استفاده می‌شود.
• Freeze Top Row: که برای ثابت کردن سطرهای بالای سطر انتخاب شده استفاده می‌شود.
• Freeze First Column: که برای ثابت کردن ستونهای ماقبل ستون انتخاب شده استفاده می‌شود.

 در هنگام کار با نرم افزار اکسل شاید شما هم با سوالات زیر روبه رو شده باشید:

• اکسل برای چه استفاده هایی مناسب است و برای چه کارهایی طراحی شده است و چه محدودیت هایی دارد؟
• اشتباه های رایج در استفاده اکسل چیست و چطور از آنها پرهیز کنیم؟
• دیگران چه تجربیاتی از کار با اکسل دارند و آیا نمونه کارهای انها را جهت الگوبرداری می توان یافت؟

در حال حاضر می توان گفت بیشترین کاربردهای این به اصطلاح صفحه گسترده در تجزیه و تحلیل اعداد و صورتهای مالی، ترسیم نمودارها، تهیه لیستهای مختلف، تهیه داشبورهای مدیریتی، تهیه گرافها و نمودارهای مختلف و خودکار کردن برخی فعالیتهای تکراری می باشد. این ابزار هم همانند دیگر ابزارها و نرم افزارهای دیگر مزایا و معایب خود را دارد و که فقط با شناخت کامل از آن و انطباق ان با نیازها و اهداف خود می توان به درستی از مزایایش برخوردار شد. در این جا میخواهیم نگاهی اجمالی به لیست مزایا و معایب استفاده از اکسل بیاندازیم تا شاید از این به بعد قبل از تصمیم گیری به استفاده از نرم افزارهای مختلف و انتخاب ابزار کمی به محدودیت ها و مخاطرات نرم افزارها بیاندیشیم.

1. مزایای استفاده از اکسل:

1. امکان برقراری ارتباط بابقیه نرم افزارهای مجموعه آفیس:

مایکروسافت Microsoft Excel به خوبی توان ارسال و دریافت اطلاعات به دیگر نرم افزارها مانند

Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access و همچنین SQL Microsoft و بقیه پایگاههای داده را دارد.

2. انعطاف پذیری بالا و قابلیت تطابق بالا:

اکسل کاملا انعطاف پذیر است و شما می توانید آن را مطابق نیازهای سازمانی و الزامات گزارش گیری پروژه خود منطبق کنید.

3. توان بالا در تجزیه و تحلیل داده ها:

با استفاده از توابع آماری و محاسباتی و همچنین نمودارهای مختلف می توان به خوبی ارتباط بین داده ها را پیدا کرد حتی از برخی قابلیت های پیش بینی روند های مالی پروژه و شبیه سازی تاثیر ریسکهای پروژه را دارد.

4. قابلیت استاندارد سازی و فرموله کردن فرآیندها در اکسل:

با استفاده از توابع موجود و قابلیت فرمول نویسی می توان با اطمینان محاسباتی مانند محاسبه میزان دستمزد بر اساس ساعات کاری پرسنل پروژه را استاندارد سازی کرد با سرعت و دقت بالا محاسبات را بروز کرد.

5. قابلیت بی نظیر ساخت نمودارها:

با شناخت انواع نمودارها و کاربرد آنها شما می توانید تمامی داده های خود را به صورت گرافیکی به معرض نمایش درآورید و تجزیه و تحلیل کنید مانند گزارشات پیشرفت پروژه.

6. فرمت بندی متغیر Conditional formatting  در excel:

وقتی با تعداد زیادی داده سرو کار دارید تغییر رنگ ویا فرمت دادهایی که شرایط خاصی دارند قابلیت بسیار جالب و مفیدی است و باعث افزایش کارایی و راندمان و همچنین جلوگیری از خطا می شود.

7. استفاده آسان و در دسترس بودن:

معمولا در اکثر کامپیوترها و نوت بوک ها که از سیستم عامل ویندوز استفاده می کنند شما یک نسخه از اکسل را خواهید داشت و با حداقل شناخت از اکسل می توانید به اطلاعات فایلها دستیابی پیدا نمایید.

8. هوشمندی کافی در کمک به کاربر:

اکسل به میزان مناسبی می تواند در انجام کارهایی تکراری با پیش بینی رفتار کاربر به کاربران کمک نماید.

9. قابلیت ماکرو نویسی و صرفه جویی در زمان:

انجام کارهای تکراری اگر میخواهید کارهایی تکراری زیادی بر روی تعداد زیادی فایل مشابه انجام دهید نگران نباشید ماکرو ابزار قدرتمند وسریعی است برای انجام این کار در چند لحظه

10. قابلیت برنامه نویسی به کمک ویژوال بیسک:

برای اضافه کردن توابع جدید خودتان و یا افزودن امکانات خاص زبان برنامه نویسی ویژوال بیسک این قابلیت را به شما می دهد.

1. معایب استفاده از اکسل:

1.امنیت پایین:

اکسل برای حفاظت از داده ها از امنیت مناسبی برخوردار نیست و یک فرد نه چندان حرفه ایی با کمی صبر و حوصله از تمامی لایه های امنیتی آن رد خواهدشد هرچند با رعایت چند نکته و شناخت ابزارهای امنیتی می توان تا حد قابل قبولی از داده های پروژه خود محافظت نمایید.

2. امکانات تحت شبکه ضعیف:

اگر تیم پروژه شما می خواهد به طور همزمان از یک فایل تحت شبکه استفاده کند حتما باید منتظر مشکلاتی ناخواسته و برخی دوباره کاریها باشید اگر میخواهید به صورت اشتراکی از یک فایل استفاده کنید شاید بهتر است با کمی تغییرات آنرابه چند فایل مجزای مرتبط تبدیل کنید این راه کار بعضی اوقات کمک می کند.

3.دشواری خطایابی در فرمولهای طولانی:

مشکل واقعی و قتی بوجود می آید که بخواهید در یک فایل حجیم و سلولهای پر از فرمول بدنبال پیدا کردن ریشه خطای بوجود آمده باشید شاید مجبور به صرف زمان زیادی شوید البته این مشکل هم با کمی استاندارد سازی و نامگذاری درست سلولها و قفل کردن آنها تا حد زیادی قابل حل است.

4.بالا بودن امکان بروز خطاهای سهوی کاربران:

اگر سلولهای حاوی فرمولها قفل نباشند به سختی بتوان به خروجی این فایل اطمینان کرد زیرا کاربر در هر بار ورود اطلاعات به صورت نا خواسته می تواند محتوی سلولهای محاسباتی را جابه جا کند و مثلا حقوق پرداختی به نیروهای پروژه را جابه جا محاسبه نمایند.

5.عدم دستیابی کامل به امکانات اکسل در گوشی های همراه:

امکان کاربری راحت و آسان در گوشی های همراه وجود ندارد و بیشتر جهت خواندن اطلاعات قابل استفاده است تا ورود اطلاعات و تهیه فایلهای جدید.

6.نیاز به تسلط بالا در کاربری های پیچیده:

اگر پروژه شما پروژه به نسبه بزرگی باشد و شما تصمیم داشته باشید که برخی کارها را با اکسل انجام دهید به یک متخصص اکسل نیاز دارید تا بتواند فایلهای کاربردی و بدون مشکلات جانبی فراهم کند.

7.احتمال بالای از دست رفتن اطلاعات:

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از ساعتها وقت و زمانی که فکر می کردید کار شما به پایان رسیده است ناگهان می بینید که فایل شما دیگر قابل استفاده نیست و همه چیز را باید از اول شروع کنبد، تهیه فایلهای پشتیبان مرحله به مرحله و استفاده از پشتیبان گیری خودکار اکسل می تواند راهگشا باشد.

8.امکانات ضعیف کنترلی:

کنترل بر روی کار کا ربر و یا پیدا کردن کسی که محتوای برخی سلولها را تغییر داده است به راحتی امکانپذیر نیست وکاربری تحت شبکه مشکلات فوق را چند برابر می کند.

9.عدم سازگاری با سیستم عامل های دیگر:

اگر بخواهید در سیستم عاملهای دیگر از فایلهای اکسل استفاده کنید به تمامی قابلیتهای آن دسترسی ندارید و شاید به مشکلاتی بر خورد نمایید.

10.قابلیت نه چندان کارآمد معتبر سازی داده ها در  اکسل.

قابلیت بررسی صحت داده های ورودی در حالت عادی بر روی سلولهای اکسل فعال نیست هرچند با شناخت برخی ابزارها می توان این مشکل را کمی برطرف کرد.

درنهایت اینکه بدانیم اکسل همانند شمشیر دولبه ای است که در صورت عدم شناخت نقاط قوت و ضعف و برنامه ریزی درست شاید به جای ابزاری مناسب باعث برخی دوباره کاریها مشکلات جانبی گردد.

در  کاربرگهای مختلف در اکسل باید به نسبت نوع داده ای که کاربر درون کاربرگ وارد می نماید بخشهای مختلف جدول یا کاربرگ خود را فرمت بندی نماییم.

این موضوع هم به بهتر شدن ساختار کاربرگ کمک کرده و هم خطای انسانی را در جهت وارد کردن اطلاعات کم خواهد کرد.

به طور مثال در هنگام وارد کردن مواردی مانند مبالغ پولی در صورتی که کاربر خود اقدام به وارد کردن واحد مورد نظر کند باعث ایجاد خطا در کاربرگ خواهد شد اما اگر فرمت لازم تنظیم شده باشد در هنگام  وارد کردن مقدار پولی توسط کاربر  به صورت اتوماتیک واحد  پولی وارد شده که این واحد چون در ساختار اکسل ایجاد شده در محاسبات بعدی خطایی ایجاد نمی نماید.

مثال برای این موارد زیاد می باشد اما بهتر است به سراغ تنظیمات قالب بندی خانه ها برویم

. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم:

ابتدا محدوده مورد نظر خود را  که دارای یک فرمت یکسان هستند در اکسل انتخاب می  نماییم به طور مثال در یک کاربرگ فاکتور محدوده تعداد کالا را انتخاب نموده ایم.

سپس با یکی از روش های زیر عمل می نماییم.

روش اول:

1- انتخاب منوی Format از تب home
2- انتخاب گزینه Cells format

روش دوم:

بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و از منوی باز شده گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.

روش سوم:

فشردن کلیدهای ctrl 1

با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای Tab های مختلفی است بر روی تب number کلیک می نماییم

و به نسبت داده درون سلول یکی از فرمت های عددی ذیل را انتخاب و تنظیم می نماییم.

• General

  این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان می دهد.

• Number 

   

  یا عدد مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر می شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

  1. – Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.

  2. – Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود.یا به رنگ قرمز.یا سیاه با علامت منفی. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند.)

  3. – Use 1000 Separator: با انتخاب این گزینه اعداد وارد شده از سمت راست سه رقم سه رقم با علامت کاما (,) جدا می نماید.

      

• Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

  1. Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.

  2. Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

  3. – Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

      

• Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در منتهاالهیه سمت چپ آن نوشته می شود. تفاوت عمده آن با currency در این است که بخش Negative Number در این فرمت وجود ندارد چون در حسابداری ماهیت اعداد هستند که باعث کاهندگی آن ها می شود نه منفی بودن آنها به طور مثال هزینه ها اعداد مثبتی هستند که بخاطر ماهیت آنها از درآمد کسر می شوند نه بخاطر منفی بودن آنها

   

• Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد. و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم.

در این فرمت دو امکان فعال می باشد

• انتخاب منطقه جغرافیایی یا location وجود دارد و با انتخاب منطقه جغرافیایی مورد نظر فرمتهای مختلف در بخش بعدی فعال می گردد

• در بخش TYPE با انتخاب منطقه جغرافیایی در بخش location انواع فرمت تاریخی در این بخش فعال شده و به دلخواه می توانید یکی از آنها را انتخاب نمایید 

   

6. Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد

   در این قالب بندی نیز 2 امکان در دسترس می باشد.

• انتخاب منطقه جغرافیایی یا location  که با انتخاب منطقه جغرافیایی مورد نظر فرمتهای مختلف در بخش بعدی فعال می گردند

• در بخش TYPE با انتخاب منطقه جغرافیایی در بخش location انواع فرمت زمان  در این بخش فعال شده و به دلخواه می توانید یکی از آنها را انتخاب نمایید

  
  7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

باامکان انتخاب تعداد اعشار در بخش decimal places

نکته

در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

7. Fraction: مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند

8. Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد

   باامکان انتخاب تعداد اعشار در اک در بخش decimal places

    

8. Text: مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آنرا محاسبه نمی کند

    

10. Special

    در بعضی منااطق جغرافیایی بعضی از اعداد دارای قالب بندی خاصی می باشند  مانند کد پستی، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی).

    که با انتخاب منطقه جغرافیایی خاص از بخش location در صورتی که آن منطقه فرمت بندی خاصی برای موارد گفته شده وجود داشته باشد در بخش type فعال شده و می توانید آن را انتخاب نمایید.

• Custom: در صورتی که فورمت های گفته شده پاسخ گوی نیاز های ما نباشند می توانیم در این بخش با استفاده از علائم و نشانه های قابل شناسایی برای اکسل فرمت های دلخواه خود را ایجا نموده یا فرمت انتخاب شده را تغییر دهیم.

  مثال در صورتی که در واحد پولی ریال قصد تغییر واخد به تومان را داشته باشیم بعد از انتخاب واحد ریال و تایید آن در سلول دوباره با فعال کردن پنجره format cells   و انتخاب گزینه custom  می توانیم کد نوشته شده برای واحد ریال را مشاهده نموده و به راحتی کلمه ریال را به تومان تغییر دهیم.

   

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات در کار با  Excel این است که تا این لحظه که سال 2013 است در این نرم افزار امکان خروجی گرفتن با پسوند csv که در آن حروف فارسی پشتیبانی شود هنوز تعبیه نشده!

1- استفاده از Google Docs:

داده‌های فارسی خود را در اکسل تایپ کنید و با پسوند xls یا xlsx (همان پسوند پیش‌فرض) ذخیره کنید.

- یک فایل SpreadSheet ایجاد کنید.

- از منوی File گزینه import را انتخاب کنید و فایل اکسل را انتخاب و وارد کنید.

- پس از لود شدن فایل، از منوی File گزینه Download as را انتخاب کنید و فرمت csv را انتخاب کنید...

- همین!

2- استفاده از Open Office در اکسل:

روش اول به خاطر لود نشدن Google Docs و نیاز به اینترنت ممکن است چندان کاربردی نباشد.

- سپس فایل اکسلی که طراحی کرده‌اید را در Calc که همان اکسل اما برای Open Office است، باز کنید.

- از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید.

- یک پنجره باز خواهد شد، که باید Keep current settings را انتخاب کنید.

-  Character set را Unicode UTF-8 انتخاب کنید.

- و بقیه را بدون دستکاری رها کنید و OK کنید.

- همین!

خواهید دید که یک فایل csv با کاراکترهای فارسی خواهید داشت ;)

  در  اکسل جهت طراحی خطوط یک جدول راهکار های متعددی موجود می باشید

باما همراه باشید تا با دو روش از آن آشنا شویم

روش اول

1- جدول مورد نظر رو انتخاب کنید
2- روی منوی Home کلیک کنید
3- در قسمت Font ابزار Border رو پیدا کنید
4- روی فلش کنار ابزار کلیک کنین
5- روی فلش کنار گزینه‌ی Line Style کلیک کنید
6- خط نقطه چین مورد نظر رو انتخاب کنید
7- دوباره روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
8- گزینه‌ای که همه‌ی خطوط جدول رو مشخص می‌کنه (All Borders) رو انتخاب کنید
9- دوباره روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
10- روی فلش کنار گزینه‌ی Line Style کلیک کنید
11- خط دوتایی رو انتخاب کنید
12- دوباره روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
13- گزینه‌ای که خط دور جدول رو بدن خطوط داخلی رامشخص می‌کند (Outside Borders) را انتخاب کنید

روش دوم

1- جدول مورد نظر رو انتخاب کنید
2- روی منوی Home کلیک کنید
3- در قسمت Font ابزار Border را پیدا کنید
4- روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
5- گزینه‌ی More Borders را انتخاب کنید
6- در قسمت Line و Style خطوط دوتایی رااتخاب کنید
7- از قسمت Presets گزینه‌ی Outline را انتخاب کنید
8- حالا از قسمت Line و Style خطوط نقطه چین رو انتخاب کنید
9- از قسمت Presets گزینه‌ی Inside را اتنخاب کنید
10- OK کنین و تغییرات را ببینید

چگونگی تغییر  خطوط جدول در اکسل

جدول، انعطاف پذیری زیادی دارد. شما می‌توانید خطوط جدول را تنظیم کنید و نیز رنگ آن را تغییر دهید. برای کل جدول، یک رنگ انتخاب کنید و یا دو رنگ انتخاب کنید، یکی برای خطوط داخلی و یکی برای خطوط خارجی تا به این صورت، یک جلوه سه بعدی ایجاد کنید.

جدول را انتخاب کنید  

نقطه درج را در جدول قرار دهید تا جدول برای ویرایش انتخاب شود.

 Table Properties را باز کنید

روی جدول کلیک راست کنید و گزینه ‏Table Properties را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Table Properties باز شود.

 اندازه خطوط جدول را مشخص کنید  

در قسمت Borders اندازه خطوط جدول را بر حسب پیکسل در کادر متنیSize وارد کنید. برای خطوط رنگی، باید حداقل یک پیکسل، در نظر بگیرید وگرنه نمی‌توانید رنگ خطوط را مشاهده کنید.

 انتخاب رنگ در excel

از منوی Color، یک رنگ برای خطوط جدول انتخاب کنید. برای ایجاد خطوط دو رنگی، از منوهای Light Border و Dark Border استفاده کنید. بعد از اتمام کار، روی OK کلیک کنید بخاطر داشته باشید که اگر از یک زمینه برای صفحه استفاده کنید، این رنگ‌ها بصورت خودکار تنظیم می‌شوند.

 خطوط سلول را تغییر دهید  

همچنین می‌‌توانید خطوط تک تک سلول‌ها را تغییر دهید. برای این کار، داخل سلول مورد نظر کلیک کنید.

 Cell Properties را انتخاب کنید  

روی سلول انتخاب شده کلیک راست کنید و Cell Properties را انتخاب کنید. کادر محاوره‌ای Cell Properties که شبیه کادر محاوره‌ای Table Properties در مرحله 3 است باز می‌شود.

 تغییر دادن خطوط جدول در اکسل

در قسمت Borders، منوهای رنگ، درست مانند منوهای رنگ در مرحله 4 کار می‌کنند. برای اینکه خطوط، فقط یک رنگ داشته باشند یکی از رنگ‌های منوی Color را انتخاب کنید. و برای اینکه خطوط، دو رنگی شوند، رنگ‌های منوهای Light Border و Dark Border را انتخاب کنید. بعد روی OK کلیک کنید.

نحوه ورود تاریخ در سلولهای اکسل
در اکسل برای ورود تاریخ باید بین اعداد روز، ماه و سال کاراکتر “/” و یا “-” آورده شود. برای وارد کردن ساعت هم از کاراکتر “:” استفاده می شود.  می توانید در یک سلول هم تاریخ و هم ساعت را وارد کنید.

تابع YEAR در اکسل

اگر بخواهیم از عدد سال یک سلول تاریخی استفاده کنیم باید از تابع YEAR کمک بگیریم. به همین ترتیب توابع DAY و month عدد روز و ماه را بر می گردانند.

تابع date در اکسل


این تابع برای افزودن و یا کم کردن عددی از یک تاریخ خاص استفاده می شود. این تابع سه آرگومان ورودی دارد یعنی عدد سال، عدد ماه و عدد روز. توجه کنید که نرم افزار در صورتیکه در ماه آگوست باشد تعداد روز را 31 روز در نظر می گیرد

تابع HOUR در excel

این تابع مقدار ساعت را بر می گرداند. توابع MINUTE عدد دقیقه و SECOND عدد ثانیه را برمی گرداند.

تابع TIME در اکسل


در صورتیکه قصد داشته باشیم به ساعت عددی را تفریق یا اضافه نماییم باید از تابع TIME استفاده کنیم.


امید است از آموزش اکسل امروز نیز لذت برده باشید

باما همراه باشید تا در ادامه با روش غیر فعال کردن آن آشنا شوید
Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی می کنیم:
1-    انتخاب منوی Tools
2-    انتخاب منوی Options
3-    انتخاب: Edit Tab
4-    کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال می کنیم
 
آدرس دهی:
آدرس دهی نسبی:
فرض کنید سلولهای Excel را به صورت زیر پر کرده ایم:
در سلول B1 فرمول A1 A2 را می نویسیم. اگر این فرمول را copy کرده و در سلول B2. Paste کنیم و یا با استفاده از Auto fill محتوای سلولهای B2 تا B4 را پر کنیم.اعداد 5و7و4 به ترتیب برای سلولهای B2 تا B4 ظاهر می شوند. حال میخواهیم بدانیم این اعداد از کجا بدست آمده اند. وقتی ما در سلول B1 فرمول A1 A2 را تایپ می کنیم، در حقیقت سلول سمت چپی و یک سلول پایین آن با هم جمع می شوند. پس برای سلول B2، سلول سمت چپی (A2) و سلول پایینی آن (A3) با هم جمع می شوند که جواب 5 می شود. برای سلولهای بعدی هم به همین ترتیب محاسبات انجام می شود. به این نوع آدرس دهی، آدرس دهی نسبی گفته می شود چون نسبت به مکان هر سلول، فرمول سلول عوض می شود و در حقیقت فرمول درون سلول B2، A2 A3 می شود.
 
 
آدرس دهی مطلق در اکسل:
فرض کنید میخواهیم حقوق افراد یک اداره را حساب کنیم. حقوق با استفاده از فرمول زیر حساب می شود: حقوق پایه * 7% - حقوق پایه = حقوق حقوق پایه را در ستون B مینویسیم. برای محاسبه حقوق می توانیم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنویسیم و برای تمام افراد Auto fill کنیم. در این حالت در حقیقت از آدرس دهی نسبی استفاده کرده ایم.
ولی فرض کنید که درصد مالیات عوض شده و 10% شود. حالا باید دوباره فرمول جدیدی در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill کنیم. برای اینکه نخواهیم در هر بار عوض شدن درصد مالیات فرمول را عوض کنیم می توانیم درصد مالیات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده کنیم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مینویسیم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مینویسیم حال Auto fill می کنیم. ولی می بینیم که برای بقیه سلولها جواب همان حقوق پایه می شود. چرا؟ چون با آدرس دهی نسبی میخواهد عمل کند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده، برای C2 فرمول B2-B2*A2 می شود که مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پایه می شود. برای رفع این مشکل باید سلول A1 ثابت شود. یعنی در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پایه ضرب شود. در این حالت از آدرس دهی مطلق استفاده می کنیم. برای ثابت کردن سطر یا ستون در کنار حرف ستون یا عدد سطر علامت $ می گذاریم. اگر بخواهیم سلول را ثابت کنیم در کنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ می گذاریم. یعنی در سلول C1 مینویسیم: B1-B1*$A$1
 
قالب بندی خانه‌ها در Excel
در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا.... کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آنرا عوض کنیم.
برای قالب بندی خانه‌ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم:
روش اول:
1-    انتخاب منوی Format
2-    انتخاب گزینه Cells
روش دوم:
بر روی خانه‌های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.
روش سوم:
فشردن کلیدهای ctrl 1
با اجرای یکی از سه روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای Tab‌های زیر است:
 
الف - Number:
توسط این Tab می توانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه‌های زیر می باشد:
Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد.
 
الف) Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:
1- General:       این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان می دهد.
2- Number:       مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر می شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:
�      Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
�      Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند.)
�      Use 1000 Separator: اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست این گزینه می گذارد.
3- Currency:     مقادیر را همراه با سمبل جدا کرده و علامت (،) پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:
�      Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
�      Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.
4- Accounting:    مانند حالت Currency است. این قالب بندی، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در انتهای سمت چپ آن نوشته می شود.
5- Date:           تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد. و ما می توانیم انواع قالب بندی‌های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.
6- Time:           زمان را با قالب بندی‌های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. و یا....
7- Percentage:   عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.
 
نکته: در تمام قالب بندی‌ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.
8- Fraction:       مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک‌ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.
9- Scientific:      مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد.
10- Text:         مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آنرا محاسبه نمی کند.
11- Special:      مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص (مانند کد پستی، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان می دهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن (در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد می کنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311)) و می فهمیم که 311 کد شهرستان، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT می باشد.
12- Custom:     برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.
 
ب) Alignment: توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:
1-     Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه‌های زیر است:
�      General: هم ترازی پیش فرض
�      Left: هم ترازی داده‌ها را به سمت چپ (استفاده برای ارقام)
�      Center: هم ترازی داده‌ها در مرکز
�      Right: هم ترازی داده‌ها به سمت راست (برای متون)
�      Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.
�      Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می گیرد. معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
�      Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.
2-     Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:
�      Bottom: هم ترازی داده‌ها در پایین سلول
�      Top: هم ترازی داده‌ها در بالای سلول
�      Center: هم ترازی داده‌ها در وسط یا مرکز سلول
�      Justify: داده‌ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده‌ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)
 
3-     Orientation: شامل قسمتهای زیر است:
�      زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.
�      Degrees: زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلید‌های Increase و Decrease تعیین کرد.
 
4-     Text Control: شامل قسمتهای زیر است:
�      Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
�      Shrink to Fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
�      Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول‌ها بهم پیوسته و یک سلول شون

1. استفاده از میانبر Ctrl + PgDn و Ctrl + PgUp برای رفتن از یک کاربرگ (worksheet) به کاربرگ دیگر د ر اکسل

2. با استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl بین سلول‌ها جابه جا شوید

البته واضح است که تنها با کلیدهای جهت دار می‌توانید از یک سلول به سلول دیگری حرکت کنید. اما استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl این روند را سریع‌تر می‌کند.

3. برای انتخاب داده‌ها از کلید Shift استفاده کنید

کلیدهای ترکیبی Ctrl + Shift+ و کلیدهای جهت دار کمک می‌کند محدوده‌ی داده‌ها را تا آخرین سلول دارای داده انتخاب کنید.

4برای کپی دوبار کلیک کنید

برای کپی یک فرمول لازم نیست حتما آن را تا آخرین سلول درگ کنید. فقط کافی است روی گوشه‌ی پایین سمت راست سلول فرمول دو بار کلیک کنید.

5.  تغییر فرمت سلول با استفاده از کلیدهای میانبر در erxcel

با استفاده از کلیدهای ترکیبی!+Ctrl + Shift می‌توانید فرمت عدد را به دو رقم اعشار تبدیل کنید. برای تبدیل به فرمت دلار کافی است از کلیدهای ترکیبی $+Ctrl + Shift و برای تبدیل به درصد از کلیدهای ترکیبی %+Ctrl + Shift استفاده کنید.

6. برای قفل سلول‌ها از کلید F4 استفاده کنید

گاهی اوقات برای کپی داده‌ی یک سلول می‌خواهید فرمول آن هم کپی شود. گاهی هم می‌خواهید که این کپی صورت نگیرد. وقتی می‌خواهید ورودی سلول را قفل کنید می‌توانید یک علامت $ قبل از اسم سلول (مثلا B1) قرار دهید. تایپ کردن $ قبل از نام هم سلول کار وقت‌گیر و آزاردهنده‌ای است. در عوض می‌توانید به جای تایپ $ از کلید F4 استفاده کنید تا علامت $ ایجاد شود. با هر بار فشار دادن F4 حالت‌های قفل سلول، قفل ردیف، قفل ستون و حالت بدون قفل فعال می‌شود.

7. خلاصه کردن داده‌ها با توابع CountIF و  SumIF در اکسل

تابع CountIF تعداد دفعات تکرار یک داده را در محدوده‌ی انتخاب شده مشخص می‌کند. اولین ورودی این تابع محدوده‌ی مورد نظر و دومین ورودی مربوط به شرط مورد نظر ما است. برای مثال در حالت زیر اسم چند نویسنده به نام‌های سانسا، اریا، راب، جان، ریکون و برن آورده شده است. هر کدام از آن‌ها چند داستان نوشته‌اند که هر داستانی تعدادی بازدیدکننده داشته است. برای مرتب کردن داده‌ها در یک سلول خالی دستور CountIF را نوشته تا از ستون اسم نویسنده‌ها اسم آریا را شمارش کند. پس اولین ورودی تابع ستون B4 تا B50 است و دومین ورودی آن سلول G4‌ است که اسم آریا در آن نوشته شده است.

حالا می‌خواهیم کل بازدیدکنندگان هر داستان را شمارش کنیم. در این حالت از تابع SumIF استفاده می‌کنیم. این تابع سه ورودی دارد. ورودی اول ستون B4 تا B50 است. ورودی دوم سلول مربوط به اسم نویسنده است و ورودی سوم ستون مربوط به تعداد بازدیدکنندگان است. حاصل این تابع به عنوان مجموع کل بازدیدکنندگان آثار یک نویسنده در مقابل اسم وی نمایش داده می‌شود.

8. استخراج داده‌ها با تابع VLOOKUP در excel

فرض کنید لیستی طولانی از نام چند دانشگاه در اختیار داریم که رتبه‌ی هر یک از آن‌ها در سلول مقابلش درج شده است. برای این که بتوانیم در این لیست طولانی، 5 دانشگاه اول را پیدا کنیم از تابع VLOOKUP استفاده می‌کنیم.

تابع VLOOKUP چهار ورودی دارد. ورودی اول مربوط به داده‌ی مورد نظر است. در این مثال ما به دنبال عدد 1 که رتبه‌ی دانشگاه است، هستیم. ورودی دوم مربوط به محدوده‌ی داده‌ها است که در این مثال کل ردیف A تا F انتخاب شده است. ورودی سوم مربوط به شماره ستون داده‌ی مورد نظر است. چون ما به دنبال اسم دانشگاه هستیم ورودی را ستون 2 در نظر می‌گیریم. ورودی آخر مربوط به وقتی است که داده‌ی مورد نظر (مثلا عدد 1) پیدا نشود که به جای آن عدد 0 یا عبارت False را قرار می‌دهیم.

9. استفاده از & برای ترکیب رشته‌های متنی

در اینجا دو ستون داریم که یکی شامل نام و دومی شامل نام خانوادگی است. با استفاده از علامت & می‌توان ستونی ایجاد کرد که نام و نام خانوادگی را در کنار هم داشته باشد. در نرم‌افزار اکسل با کمک & می‌توانید دو قسمت از متن را با هم ترکیب کنید. البته دقت کنید که بین نام و نام خانوادگی حتما فاصله قرار دهید. روش کار به این صورت است: [انتخاب سلول نام خانوادگی]& ” ” & [ّانتخاب سلول نام].

10. پاک کردن متن با توابع LEFT، RIGHT وLEN  در اکسل

این فرمول‌های متنی مخصوص پاک کردن داده‌ها است. برای مثال در حالت زیر اسم چند ایالت آمریکا را داریم که حروف اختصاری هر یک با یک خط فاصله در کنار اسامی قرار گرفته است. با استفاده از تابع LEFT می‌توانیم فقط دو حرف اختصاری هر نام را داشته باشیم. LEFT بر اساس تعداد کاراکترهای در نظر گرفته یک رشته‌ی متنی را به صورت خروجی تحویل می‌دهد. اولین ورودی این تابع سلول مربوط به رشته‌ی متنی و دومی تعداد حروف مورد نظر است.

چنانچه بخواهید نام ایالت را به صورت کامل داشته باشید و خبری از حروف اختصاری نباشد از تابع RIGHT استفاده کنید. RIGHT تعداد کاراکترها را از سمت راست رشته‌ی متنی جدا می‌کند.

اما سوال این است که چه تعداد کاراکتر را باید از سمت راست انتخاب کنید؟ چرا که تعداد حروف ایالت‌ها با هم برابر نیستند. در اینجا استفاده از تابع LEN کارگشا خواهد بود.

تابع LEN کل کاراکترهای یک رشته‌ی متنی را شمارش می‌کند و تنها یک ورودی دارد که آن هم سلول مربوط به رشته‌ی متنی است.

حالا با کمک تعداد کاراکترهای به دست آمده از تابع LEN می‌توانید از تابع RIGHT استفاده کنید.

از آن جا که ما می‌خواهیم حروف اختصاری و خط فاصله را حذف کنیم، وردی تابع RIGHT را عدد تابع LEN منهای 3 قرار می‌دهیم.

11. ایجاد اعداد تصادفی با تابع   RANDدر اکسل

تابع ()RAND می‌تواند اعداد تصادفی بین صفر تا 1 ایجاد کند. این تابع هیچ گونه ورودی لازم ندارد و داخل پرانتز خالی است. با هر بار فشردن کلید F9 این تابع عدد جدیدی تولید می‌کند. دقت داشته باشید که با ایجاد هر گونه تغییر در فضای کار، یک عدد جدید ایجاد خواهد شد.

یکی از بهترین راه ها به منظور ارئه بهتر و سریع تر اطلاعات و گزارشات نمودارها هستند. نرم افزارهای مختلفی برای رسم نمودار وجود دارند. یکی از ساده ترین و فراگیرترین نرم افزارهای موجود برنامه Excel است که حتما همه شما عزیزان با این برنامه آشنا هستید. با توجه به اینکه کار با نمودارها و ترسیمات آماری برای هر فرد و در هر شغلی ممکن است مورد نیاز باشد رسم نمودار در اکسل کمک می کند تا اطلاعات به شیوه ای بصری و ملموس تر قابل رویت باشد و تحلیل آن ها نیز راحت تر صورت پذیرد. در این در ایم آموزش اکسل قصد داریم  روش رسم نمودار اکسل را آموزش داده و سپس دو نمودار پرکاربرد اکسل یعنی نمودار ستونی اکسل و نمودار خطی اکسل را مورد بررسی قرار دهد.

” برای رسم نمودار در اکسل نمی توانید از توابع استفاده کنید زیرا اکسل برای رسم نمودار نیاز به اعدادی تحت عنوان مقدار سطر و مقدار ستون متناظر با آن دارد. “

انواع نمودار در اکسل

1- نمودار ستونی (Column): در این نمودار می توانید عنصری را با عنصر دیگر مقایسه کنید. مثلا میزان بارش باران در یک سال در ماه های مختلف.
2-نمودار خطی (Line): برای نشان دادن تغییرات یک متغیر نسبت به زمان استفاده می شود، مثلا میزان رشد قد یک کودک در یک سال.
3- نمودار دایره ای (Pie): برای نشان دادن متغیرهای یک هدف خاص به کار می رود، مثلا نشان دادن حجم استفاده شده درایوها در یک کامپیوتر.
4- نمودار میله ای (Bar): همان نمودار ستونی است با این تفاوت که ستون ها به صورت سطری استفاده می شوند.
5- نمودار مساحتی (Area): بیشتر برای حساب کردن انتگرال بین دو بازه زمانی کاربرد دارد.
6- نمودار پراکندگی (Scatter): به نمودار (X-Y) معروف است و برای نشان دادن تاثیرات دو متغیر روی هم کاربرد دارد. مثل نمودار فشار بر حسب دما.

روش رسم نمودار ستونی در اکسل

نمودار ستونی و نمودار میله ای در اکسل شبیه به هم هستند و کاربرد یکسانی دارند و تفاوت عمده آن ها در عمودی و افقی بودن نمودارها می باشد. به عنوان مثال می خواهیم نمودار ستونی میزان بارندگی در شهرهای مختلف را رسم کنیم. برای رسم نمودار ستونی در اکسل:

 
1- ابتدا داده ها را در اکسل وارد کرده و آن ها را انتخاب می کنیم.
2- از تب Insert و از قسمت Charts نمودار ستونی یعنی Column را انتخاب می کنیم.
3- در پنجره باز شده انواع نمودارهای ستونی دیده می شوند.
4- بر روی نخستین نمودار ستونی دو بعدی کلیک کنید.
5- بعد از رسم نمودار سه زبانه  Format، Layout، Design به زبانه های اکسل اضافه می شوند.

” نمودار خطی اکسل برای مقایسه تغییرات یک متغیر در چند زمان نیز می تواند استفاده شود. مثلا روند فروش در دو سال متوالی و در ماه های مختلف. “

نحوه رسم نمودار خطی در اکسل

نمودار خطی در اکسل برای نشان دادن تغییرات یک متغیر نسبت به زمان مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان مثال در این مقاله نمودار روند فروش یک سال یک شرکت در ماه های مختلف را رسم می کنیم. برای رسم نمودار خطی در اکسل:
1- داده ها را در اکسل وارد کنید.

2- داده های وارد شده را انتخاب کنید. از منوی INSERT نمودار Line را از قسمت D-2 انتخاب کنید.

3- پس از این مرحله می توانید تنظیمات گرافیکی دلخواه را اعمال کنید.

همانطور که ملاحظه کردید رسم نمودار در نرم افزار اکسل بسیار ساده است. فقط کافی است بدانید چه نوع نموداری با توجه به اطلاعات خود می خواهید رسم کنید.