لیست ها در اکسل

در نرم افزار اکسل برای وارد کردن یک لیست از نام های محدوده ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) در اکسل راهکار های زیادی وجدو دارد

برای استفاده آسان تر از کارپوشه ی خود، به ویژه برای افرادی که با نام هایی که تعریف کرده ایم آشنا نباشند، می توانیم لیستی از نام های محدوده کارپوشه را به یک کاربرگ وارد نماییم. این نیز برای یک کارپوشه ای که در برخی از زمان ها از آن استفاده نمی شود، مفید است. بررسی لیستی از نام های محدوده می تواند به ما کمک کند که یک بار دیگر با مطالب مندرج در کارپوشه خود آشنا شویم.

لیست جاسازی شده شامل دو ستون است: یکی برای نام محدوده و یکی برای مختصات محدوده مرتبط با هر نام.

 پس از باز کردن کارپوشه ای که محدوده ای که می خواهیم اسم های آن را در یک لیست وارد نماییم در آن قرار دارد،پس از انتخاب محل قرار گرفتن لیست نام ها از گزینه وارد کردن نام ها (Paste Names) در ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) از گروه تعریف نام ها (Define Names) در سربرگ فرمول ها (Formulas) استفاده می نماییم و بعد از باز شدن کادر محاوره ای وارد کردن نام ها (Paste Names) می توانیم یک لیست از اسم های محدوده را داشته باشیم.

کارپوشه ای را که شامل محدوده ای است که می خواهیم نام های آن را در یک لیست وارد کنیم (از سلول B2 تا سلول E8) را باز می نماییم.

 

سلولی که می خواهیم لیست نام محدوده ها در آن نمایان شود (سلول G3) را انتخاب می نماییم.

نکته: اکسل داده های جدید را بر روی داده های موجود می نویسد، بنابراین یک مکانی را انتخاب می نماییم که در آن هیچ داده ای وجود ندارد یا اینکه اگر داده های موجود حذف شدند مشکلی نداشته باشد.

 

بر روی سربرگ فرمول ها (Formulas) کلیک می نماییم.

 

بر روی ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) کلیک می نماییم.

 

منوی مربوط به ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) برای ما باز می شود.

 

از منوی باز شده گزینه وارد کردن نام ها (Paste Names) را انتخاب می نماییم.

 

کادر محاوره ای وارد کردن نام ها (Paste Names) نمایان می شود.

 

بر روی کلید وارد کردن لیست (Paste List) کلیک می نماییم.

 

اکسل کادر محاوره ای وارد کردن نام ها (Paste Names) را می بندد و لیستی از اسم های محدوده های کارپوشه را وارد می نماید.

 

در نرم افزار اکسل پیرامون ویرایش ونحوه ی کار با سلول هاراهکار های زیادی موجود می باشد.

با ما همراه باشید تا با چند نمونه از این راه کارها آشنا شویم

ویرایش سطر و ستون در اکسل

اضافه کردن سطر:

روش اول:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Row را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود کلیک راست می کنیم.

2- از منوی باز شده Insert را انتخاب می کنیم.

نکته:

سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند.

اضافه کردن ستون:

روش اول:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Column را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست کلیک می کنیم.

2- گزینه Insert را انتخاب می کنیم.

نکته: ستون قبلی به جلو رانده می شود.

اصطلاح: از Insert Row برای اضافه کردن سطر و از Insert Column برای اضافه کردن ستون استفاده می شود.

تغییر ارتفاع سطر:

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل کرد:

روش اول:

کافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر درآید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می کنیم. در حین Drag کادر کوچکی ظاهر می شود که اندازه سطر را نشان می دهد.

روش دوم:

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Format
2- انتخاب زیر منوی Row

3- انتخاب گزینه Height

4- در کادر باز شده اندازه دلخواه را وارد می کنیم.

نکته: به طور پیش فرض ارتفاع سطر 12.75 می باشد.

تغییر پهنای ستون:

برای تغییر پهنای ستون به یکی از دو روش زیر عمل می کنیم:

روش اول:

کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت فلش دو سر درآید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می کنیم.

روش دوم:

در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می کنیم. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه Width

4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می کنیم.

نکته:

به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43 می باشد.

تغییر پهنای استاندارد ستون:

می دانیم که پهنای استاندارد ستونها 8.43 می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل می کنیم:

(فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال می شود که پهنای آنها را تغییر نداده باشیم.)

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه standard Width

4- در کادر باز شده پهنای باند را وارد می کنیم.

مخفی کردن ستون یا سطر:

می توانیم یک سطر یا ستون را مخفی کنیم تا محتویات آن و کلا خود سطر مشخص نباشد. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

3- انتخاب گزینه Hide

نمایان ساختن سطر یا ستون مخفی شده:

اگر بخواهیم سطر یا ستون مخفی شده را از حالت مخفی خارج کنیم مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفی شده

2- انتخاب منوی Format

3- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

4- انتخاب گزینه Unhide

تغییر اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن در اکسل:

ممکن است اطلاعاتی که در سلول تایپ می کنیم از عرض سلول بیشتر باشد و در هنگام تایپ ظاهرا سلول بعدی را می کیرد. برای رفع این مشکل مراحل زیر را اانجام می دهیم.

1- کلیک بر روی سلولی که می خواهیم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

قالب بندی سلولها:

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم.

روش اول:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهای مورد نظر

2- راست کلیک روی سلولهای انتخابی

3- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یکی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای tab های زیر است:

الف – Number:

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:

– Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد. (حالت پیش نمایش را دارد)

– Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:

1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد.

2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

– Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم. (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)

– Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند)

– Use 1000 separator: اگر در کنار این گزینه تیک بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،) می گذارد.

3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

– Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

– Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد که عبارتند از:

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود. در نتیجه پول همیشه در یک ستون عمودی و در هم قرار می گیرد که در مقایسه با Currency، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است. Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلا مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا …

7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته: در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8- Fraction: مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد کسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد را بنویسیم، پس از enter کردن مقدار سلول می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.

9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد. (e به … Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد.)

10- Text: مقادیر به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند. در درسهای قبلی گفتیم که برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ”، ‘ و ^ و = استفاده کنیم. همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل کنیم.

11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد که عبارتند از:

* Zip code: (کدپستی) برای قالب بندی کدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد.

* zip code 4: (کدپستی 4 رقم): کدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4 رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number: اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد. یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد. قسمت داخل پرانتز کد شهرستان، سه رقم بعد، کد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است.

* Social security number: (تامین اجتماعی) اعداد را در قالب کد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد. با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد.

12-Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.

ب- Alignment:

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:

* general: هم ترازی پیش فرض

* Left: هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام) (چپ چین)

* Center: هم ترازی داده ها در مرکز

* Right: هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.

* Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می کیرد. معمولا برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:

* Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول

*Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)

3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است: * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.

* Degrees: زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلیدهای Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:

* Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.

* Shrink to fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font:

توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:

1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.

2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که نوشته ها کج (Italic) و یا توپر (Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.

3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.

4-Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می کنیم.

* None: خط نمی کشد.

* Single: خط تکی زیر متن می کشد.

* Double: دو خطی زیر متن می کشد.

* Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود. (یعنی تمام حروف بالای خط کشیده می شوند.)

* Accounting double: دو خطی زیر تمام حروف کشیده و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5- Color: در این قسمت رنگ متن را تعیین می کنیم.

6-Effect: شامل قسمتهای زیر است:

* Strike Through: بر روی متن خط می کشد.

* Super Script: برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال کنیم.

* Sub Script: برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود.

7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:

1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.

2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.

3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.

* None: حاشیه نمی گذارد.

* Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نکته:برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.

ه: Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است.:

* Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.

* Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشورها را تعیین کنیم.

پاک کردن قالب بندی سلولها  در اکسل:

برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم. با انجام این کار فقط قالب بندی سلل پاک می شود و اطلاعات داخل سلول پاک نمی شود. ولی اگر A11 را انتخاب کنیم هم قالب بندی پاک می شود و هم اطلاعات داخل سلول.

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم.

روش اول:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهای مورد نظر

2- راست کلیک روی سلولهای انتخابی

3- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یکی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای tab های زیر است:

الف – Number:

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:

– Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد. (حالت پیش نمایش را دارد)

– Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:

1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد.

2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

– Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم. (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)

– Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند)

– Use 1000 separator: اگر در کنار این گزینه تیک بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،) می گذارد.

3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

– Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

– Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد که عبارتند از:

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود. در نتیجه پول همیشه در یک ستون عمودی و در هم قرار می گیرد که در مقایسه با Currency، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است. Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلا مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا …

7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته: در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8- Fraction: مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد کسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد را بنویسیم، پس از enter کردن مقدار سلول می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.

9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد. (e به … Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد.)

10- Text: مقادیر به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند. در درسهای قبلی گفتیم که برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ”، ‘ و ^ و = استفاده کنیم. همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل کنیم.

11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد که عبارتند از:

* Zip code: (کدپستی) برای قالب بندی کدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد.

* zip code + 4: (کدپستی 4+ رقم): کدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number: اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد. یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد. قسمت داخل پرانتز کد شهرستان، سه رقم بعد، کد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است.

* Social security number: (تامین اجتماعی) اعداد را در قالب کد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد. با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد.

12-Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.

ب- Alignment:

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:

* general: هم ترازی پیش فرض

* Left: هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام) (چپ چین)

* Center: هم ترازی داده ها در مرکز

* Right: هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.

* Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می کیرد. معمولا برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:

* Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول

*Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)

3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است: * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.

* Degrees: زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلیدهای Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:

* Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.

* Shrink to fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font:

توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:

1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.

2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که نوشته ها کج (Italic) و یا توپر (Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.

3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.

4-Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می کنیم.

* None: خط نمی کشد.

* Single: خط تکی زیر متن می کشد.

* Double: دو خطی زیر متن می کشد.

* Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود. (یعنی تمام حروف بالای خط کشیده می شوند.)

* Accounting double: دو خطی زیر تمام حروف کشیده و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5- Color: در این قسمت رنگ متن را تعیین می کنیم.

6-Effect: شامل قسمتهای زیر است:

* Strike Through: بر روی متن خط می کشد.

* Super Script: برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال کنیم.

* Sub Script: برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود.

7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:

1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.

2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.

3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.

* None: حاشیه نمی گذارد.

* Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نکته:برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.

ه: Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است.:

* Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.

* Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشورها را تعیین کنیم.

پاک کردن قالب بندی سلول در اکسل :

برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم. با انجام این کار فقط قالب بندی سلل پاک می شود و اطلاعات داخل سلول پاک نمی شود. ولی اگر A11 را انتخاب کنیم هم قالب بندی پاک می شود و هم اطلاعات داخل سلول.

 

در نرم افزاراکسل اگر کاربرگ مورد رسیدگی تعداد زیادی سطر و ستون داشته باشد و تهیه کننده برخی از خانه‌ها را باهم ادغام کرده باشد کنترل محاسبات و محاسبه مجدد بدون دانستن اینکه کدام خانه‌ها باهم ادغام شده‌اند دردسرهایی زیادی را برای حسابرس و حسابدار بهمراه خواهد داشت البته ممکن است تاکنون با این مشکلات برخورد نداشته باشید که از خوش شانسی شما بوده است، برای اینکه با مشکلات عدیده‌ای که خانه‌های ادغام شده می توانند برایتان به وجود بیاورد آشنا شوید فرض کنید یک جدول دارید که در برخی از سطهای آن چند خانه با هم ادغام شده‌اند اگر بخواهید اطلاعات این جدول را بر اساس اطلاعات یکی از ستونها مرتب کنید اکسل اجازه این کار را به شما نمی‌دهد و به علت همساز نبودن خانه‌ها پیام خطا به شما خواهد داد و از شما میخواهد اندازه خانه‌ها را یکسان سازی نمایید.

یکسان سازی در اکسل

مشکل اینجاست که اکسل هنگام نمایش این خطا خانه مرجع را مشخص نمی کند برای همین شما باید دست بکار شوید و خانه مشکل ساز را بیابید.
در ادامه روشهایی را برای یافتن خانه‌های ادغام شده معرفی می‌شود که امیدوارم در پیشبرد کارهایتان شما را یاری دهد.

روش اول: استفاده از ابزار Find. 1. کلید میانبر Ctrl+F را فشاردهید (این ابزار در تب Home قسمت Find & Select قراردارد)
2. روی دکمه "Options" کلید کنید تا امکانات پیشرفته این ابزار برایتان به نماش درآید، کلید "Format" را یافته و روی آن کلیک کنید.

 

3. با فشردن کلید "Format" پنجره "Find Format" برایتان باز می‌شود، خوب در این قسمت شما قادر خواهید بود جستجوهای مختلفی بر اساس "Format" خانه‌ها ترتیب دهید که در اینجا من به دنبال خانه‌های ادغام شده هستم.
4. خوب در پنجره "Find Format" تب "Alignment" را باز کرده تیک "Wrap Text" و "Shrink to Fit" را برداشته و کادر "Merge Cells" را تیک کنید. و کلید "Ok" کلیک کنید.

 

5. اگر همه مراحل را قدم به قدم با من پیش رفته باشید هم اکنون در پنجره "Find" هستید می توانید برای یافتن اولین محدوده از خانه‌های ادغام شده روی کلید "Find Next" کلیک کنید و اگر مثل من بدنبال فهرستی از خانه‌های ادغام شده هستید روی کلید "Find All" کلیک کنید.

 

 

تمام برنامه های ویندوز،خصوصیتی دارند که به آن (بریدن و چسباندن)گفته می شود. اکسل هم این خصوصیات را دارد و در آن می توان محتویات هر سلول و یا هر منطقه از سلولها را به سادگی،از جایی از جدول برید و حذف کردوبه جای دیگری چسباند.نحوه ی عمل چنین است:

1-سلول یا منطقه ی مورد نظررا انتخاب می کنید.

2-در نوار ابزار اکسل،روی نشانه برش (cut)،کلیک می کنید در این هنگام به دور منطقه ی انتخاب شده مرز متحرک ظاهر می شود که نشان می دهد،منطقه ی مورد نظر بریده شده است.  

 

 

بریدن و چسباندن در اکسل   

تمام برنامه های ویندوز،خصوصیتی دارند که به آن (بریدن و چسباندن)گفته می شود. اکسل هم این خصوصیات را دارد و در آن می توان محتویات هر سلول و یا هر منطقه از سلولها را به سادگی،از جایی از جدول برید و حذف کردوبه جای دیگری چسباند.نحوه ی عمل چنین است:

1-سلول یا منطقه ی مورد نظررا انتخاب می کنید.

2-در نوار ابزار اکسل،روی نشانه برش (cut)،کلیک می کنید در این هنگام به دور منطقه ی انتخاب شده مرز متحرک ظاهر می شود که نشان می دهد،منطقه ی مورد نظر بریده شده است.  

 

 

 

3-در سلول مورد نظر برای انتقال کلیک کنید تا انتخاب شود.

4-روی نشانه چسباندن (paste) در نوار ابزار اکسل،کلیک کنید.منطقه ی سلول مورد نظر،در مکان جدید چسبانده واز جای قبلی ناپدید می شود. 

 

کپی کردن در اکسل   

 

    بریدن و چسباندن باعث می شود که محتوای سلول ها از جای اولیه خود کنده و در جای جدیدی چسبانیده شوند. اما موارد بسیاری هست که نمیخواهید محتوای سلول ها دست بخورد و تنها میخواهید در جای دیگر، یک نسخه دیگر از آنها را داشته باشید. در این حالت، باید ابتدا سلول های مورد نظر را به تخته برش ویندوز کپی کنید و بعد در جای جدید بچسبانید.

برای این کار، به روش زیر عمل کنید:

1-سلول یا منطقه مورد نظر را انتخاب کنید.

2- در نوار ابزار اکسل، روی نشانه برش (copy)، کلیک کنید. در این هنگام، به دور منطقه انتخاب شده مرز متحرکی ظاهر می شود که نشان می دهد منطقه مورد نظر، در تخته برش(clipboard) ویندوز، قرار داده شده است. 

  

 

  

 

3- دور سلول مورد نظر برای انتقال، کلیک می کنید تا انتخاب شود.

4- روی نشانه چسباندن در نوار ابزار کلیک کنید تا یک نسخه از محتویات منطقه انتخاب شده در مکان جدید قرار داده شود. داده های اصلی دست نمی خورند و سر جای خود می مانند.  

 

مرجع مطلق و مرجع نسبی در اکسل   

    

 در فرمول ها و توابع اکسل، همواره از محتوای سلول ها و مناطق دیگر، استفاده می شود. در واقع، فرمول ها و توابع، به سلول های دیگر که مرجع آنها هستند مراجعه می کنند.

      در اکسل دو نوع مرجع سلول وجود دارد: مرجع نسبی(relative reference) و مرجع مطلق (absolute reference). وقتی فرمولی را از یک سلول به سلول دیگر کپی کنید، متوجه تفاوت این دو مرجع خواهید شد. برای مشاهده این تفاوت تمرین زیر را انجام دهید.

 

   

 

       مرجع مطلق، همواره دقیقا به سلول های خاصی مراجعه می کند و تفاوت ندارد که فرمول را در کجای جدول اکسل، کپی کرده باشید.

برای اینکه مرجع مطلق رابه اکسل بشناسانیم بایداز علامت (($))استفاده کنیم.

علامت دلاررا درنشانی سلول یامنطقه،می توان پیش ازحرف نشانی،پیش از

عدد نشانی وهم پیش ازحرف وهم پیش ازعددنشانی به کاربردودرهرحالت،

نتیجه فرق خواهدکرد.جدول زیرتفاوت هارا نشان می دهد.

 

 

 

اگرفرمول مثلابه این شکل واردشود	وقتی فرمول به جای دیگری کپی شوداتفاق زیرمی افتد.
C1	هم ستون وهم سطرعوض می شود.
C1$	ستون عوض نمی شودولی عرض عوض می شود.
C$1	ستون عوض می شودولی سطرعوض نمی شود.
C$1$	ستون وسطر،هیچ یک عوض نمی شوند.

 

 

 

 

 

شمامی توانید درحین وارد کردن نشانی سلول یامنطقه،مستقیماّ علامت $راتایپ کنیدویا می توانید پس ازتایپ آن،با زدن کلیدf4نشانی رابه صورت مطلق درآورید.

 

وقتی نشانی سلول راتایپ کردید،باهربارفشار دادن کلید f4درصفحه کلید،یکی از انواع مرجع جدول فوق درنشانی فرمول اعمال خواهدشد.هروقت به نوع مرجع موردنظر رسیدید،می توانید کار راادامه دهید.

 

 

 

در این جدول سطر هشتم جمع سطرهای بالا و ستون E جمع ستون های سمت چپ آن است.

 

بنابراین،کافی است فروش های فروردین،اردیبهشت و خرداد را وارد کنیدو از  طریق تابع SUM،سطر 8 و ستون E،را پر نمایید.

 

2-سلول B8 را در سلول B9،سلول C8 را در سلول C9 و سلول D8 را در سلول D9 کپی کنید.چه اتفاقی افتاد؟

 

3-روی سلول B9 دو بار کلیک کنید.آیا منطقه ی تابع جمع آن درست است؟روی سلول C9 و D9 هم دو بار کلیک کنید.آیا منطقه ی تابع جمع آن ها درست است؟چرا غلط است؟

 

سلول های B9،C9،D9 را پاک کنید.

 

4-اکنون روی سلول B8 کلیک کنید و در نوار فرمول، کل فرمول آن را انتخاب کنید.کلید F4 را فشار دهید.در نوار فرمول چه تغییری در فرمول مشاهده می کنید.چند بار کلید F4 را بزنید و تغییرات فرمول را مشاهده کنید.اکنون به قدری کلید F4 را بزنید تا فرمول به شکل کاملاً مطلق =SUM($B$5:$B$7) درآید.حالا کلید ENTER را بزنید.

 

5-اکنون سلول B8 را در سلول B9 کپی کنید.محتوای سلول B9 را با B8 مقایسه نمایید،نتیجه را شرح دهید.

 

6-روی سلول B9 دو بار کلیک کنید.منطقه یاب کدام منطقه را نشان می دهد؟حال روی سلول B8 دو بار کلیک کنید.منطقه یاب کدام منطقه را نشان می دهد؟علت چیست؟

 

7-فرمول های موجود در سلول های C8 و D8 را هم نسبی و در سلول های C9 و D9 کپی کنید.اگر این عمل را درست انجام دهید،محتوای سلول های بالا،با سلول های پایین باهم برابر خواهند بود.فایل را برای استفاده ی بعدی ذخیره کنید.اگر تمام فرمول را انتخاب کنید،F4 روی تمام آن عمل می کند اما اگر بخشی از فرمول را برگزینید،F4 روی همان بخش انتخاب شده عمل می کند.  

 

 

 

 

 

کپی کردن سلولها با استفاده از

 

 دستگیره ی پر کردن در اکسل    

 

 

 

یک راه دیگر برای کپی کردن داده های یک سلول در سلول های دیگر این است که دستگیره ی پر کردن آن را با ماوس بگیرید و به هر تعداد سلول که می خواهید،بسط دهید.طرز استفاده از دستگیره ی پر کردن را قبلاً دیده ایم.با تمرینی،مطلب را خواهیم آموخت:

 

1 – در تمرین قبل، در سلول B3، کلمه فروش را تایپ کنید که با سلول پایین آن فروش فروردین خوانده شود.

 

2 – اکنون دستگیره ی پرکردن سلول B3 را بکشید و تکمه ی ماوس را رها کنید. چه اتفاقی افتاد؟ شرح دهید.   

 

 

 

استفاده از عمل «کشیدن و رها کردن»

 

 (Drag & Drop)در ویرایش داده ها  

 

 

 

یکی از راههای دیگر انتقال داده ها در کاربرگ،به کار گرفتن عمل «کشیدن و رها کردن»داده ها با ماوس است.در این عمل،نقش اصلی را با ماوس بر عهده دارد.

 

برای جابه جا کردن داده ها (مشابه بریدن و چسباندن)باید به طریق زیر عمل کنید:

 

1-منطقه مورد نظر را با ماوس یا صفحه کلید،انتخاب کنید.

 

2-مکان نمای ماوس را روی مرز منطقه انتخاب شده قرار دهید و کلید ماوس را فشار دهید و در همان حالت نگه دارید.

 

3-مکان نما را حرکت دهید و به جایی که می خواهید داده ها به آن منتقل سشوند بیاورید و کلید ماوس را رها کنید.

 

برای کپی کردن همان منطقه به جای جدید،فقط کافی است که در مرحله 3،به هنگام حرکت مکان نمای ماوس،کلید Ctrl را نیز پایین نگه دارید.

 

سلول هایی که با شیوه کشیدن و رها کردن منتقل یا کپی می کنید، باید به هم چسبیده باشند،یعنی مناطق گسسته را با این روش نمی توانید حرکت دهید. 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«لغو کردن» [Undo] و «انجام مجدّد 

 

 عمل [Redo] در اکسل  

 

 

 

اکسل، هر کاری را که شما انجام می دهید، یادداشت می کند. بنابراین همیشه می داند که در اثر کدام عمل شما،چه تغییری در کار برگ حاصل شده است.پس،همیشه می توانید آخرین عمل خود را لغو کنید و به محض انجام کار، همه چیز به یک مرحله قبل بر می گردد.به این خصوصیّت اکسل «لغو عمل»[Undo] می گویند.

 

اما اکسل،هر عملی را که شما لغو کنید دور نمی اندازد و فراموش نمی کند؛ بلکه آن را در جای دیگری یادداشت می کند.

 

بنابراین، اگر شما پشیمان شدید و خواستید عملی را که لغو کرده بوده اید دوباره انجام دهید،می توانید این کار را از طریق خصوصیّت«انجام مجدّد عمل»[Redo] صورت دهید. نشانه های «لغو عمل» و«انجام مجدّد عمل»،در نوار ابزار استاندارد اکسل قرار گرفته است. 

 

 

 

 

 

  

 

    

 

در منوی Edit هم فرمان UndoوRedo وجود دارد. 

 

    

 

 

 

  

 

 

 

چاپ   

 

اکسل می تواند به سادگی کاربرگ شما را چاپ کند. اما همیشه توصیه می شودذ پیش از چاپ چیزی را که میس خواهید چاپ شود، پیش نگری (Preview) کنید.

 

در پیش نگری چاپ متوجه می شوید که در هر صفحه چاپ شده، چه بخشهایی از کاربرگ چاپ می شود. در ضمن، تمام خصوصیات آرایشی را کهبرای صفحه چاپی در نظر گرفته اید در پیش نگری آن می بینید. همچنین می توانید تعیین کنید.

 

برای پیش نگری چاپ  با ماوس روی کلید «پیش نگری» یا همان Preview print در نوار ابزار استاندارد کلیک کنید. بالافاصله کاربرگ به صورتی که چاپ خواهد شد در   صفحه، نمودار خواهد شد.     

 

 

کاربرگ در پنجره ی پیش نگری، به نمایش در می آید و به اندازه ای کوچک می شود که در یک صفحه جا بگیرد. و شکل صفحه چاپ را کاملا به شما نشان می دهد. اما در این نوع نمایش نمی توانید، صفحه چاپی را بخوانید. برای این کار باید با استفاده از کلید Zoom تصویر را بزرگ و قابل خواندن کنید. وقتی روی نشانه ی بزرگ نمایی کلیک کنید، ابزار بزرگ نمایی، به شکل یک ذره بین ظاهر می شود. با این ذره بین، هر کجا که یک بار کلیک کنید،  بزرگ نمایی از آنجا شروع می شود. اگر یک بار دیگر با همین نشانه، کلیک کنید، بزرگ نمایی به حالت قبلی خویش باز می گردد.   

 

 

 

  

 

 

 

در بالای پنجره پیش نگری چند نشانه ی دیگر هست که بر نحوه ی چاپ یا پیش نگری، تاثیر می گذارد. و بدین شرح اند.  

 

  نشانه ی Next (صفحه بعدی): با کلیک کردن روی آن، به صفحه ی قابل چاپ بعدی خواهیم رفت.

 

  نشانه ی Previous    (صفحه ی قبلی):  با کلیک کردن روی این نشانه، به صفحه ی قابل چاپ قبلی خواهیم رفت.

 

  نشانه ی  Margins  (حاشیه ها): با کلیک کردن روی این نشانه، خطوط حاشیه ی صفحه چاپ و نیز فاصله های جدول چاپی را می توانید تنظیم کنید. خطوط و علایمی کهذ پس از زدن این کلید، در صفحه چاپی ظاهر می شوند، همگی با استفاده از ماوس جابه جا می گردند در این روش می توانید تنظیم های گوناگونی به عمل آورید.

 

  نشانه ی Page break preview (پیش نگری مجزا شدن صفحات): با کلید زدن روی این نشانه، نمای کوچک شده ای از کاربرگ، ظاهر می شود که خطوط برش  چاپ در آن ترسیم شده است. و صفحات از هم مجزا شده اند. در زمینه ی صفحه هم شماره صفحه گذاشته شده است. 

 

  نشانه   Close  (بستن): این نشانه پنجره ی پیش نگری چاپ را می بندد.

 

  نشانه ی Help   (کمک): با زدن این نشانه، امکسل در زمینه ی چاپ به شما کمک می کند.  

 

 

 

 

 

مشخص کردن نحوه ی چاپ در اکسل

 

 

 

یکی از نشانه های منوی پیش نگری preview، که Page set up   است، منویی با همین نام را بر صفحه ظاهر می کند که از طریق آن نیز برخی از پارامترهای چاپ، تعیین می شود. در اینجا به آن منو پرداخته می شود.   

 

 

 

تعیین جهت صفحه:

 

با کلیک کردن روی عنوان portrait، صفحه چاپ به شکل ایستاده خواهد بود. اگر روی عنوان landscape کلید بزنید، صفحه، در جهت خوابیده چاپ خواهد شد. 

 

 

 

 

 

 

 

تعیین دقیق حاشیه های چاپ:

 

دیدیم که می توان خطوط تعیین حاشیه ها را با ماوس حرکت داد و حاشیه های چهارگانه صفحه را مشخص کرد، اما این کار زیاد دقیق نیست. با این همه اگر میخواهید این حاشیه ها را به دقت تعیین کنید، زبانه دوم منویpage set up یعنی زبانه margins(حاشیه ها) را فعال کنید تا منو به شکل زیر در آید.  

 

 

 

  

 

 

 

اکنون می توانید، اندازه حاشیه ها را در منوهای با عنوان top(بالا)،bottom (پایین)،left(چپ)،right(راست) تعیین کنید. اندازه حاشیه سر صفحه و پا صفحه را نیز می توانید با تعیین عدد دقیق در زیر عنوان header(سر صفحه) وfooter (پا صفحه) تعیین کنید. 

 

 

 

 

 

  

 

وسط در وسط کردن منطقه چاپی:  

 

 

 

وقتی چیزی در صفحه چاپ می شود از سمت راست حاشیه چپ تراز می شود. اگر میخواهید فاصله راست و چپ چیزی که چاپ می شود از گوشه راست و چپ صفحه به یک فاصله باشد، در قسمت center on pageاز زبانه margins، گزینه horizotally(به طور افقی) را انتخاب کنید. اگر میخواهید فاصله بالا و پایین صفحه با آنچه در آن چاپ می شود مساوی باشد، در همین زبانه، از منو گزینه vertically (به طور عمودی) را انتخاب کنید. بلافاصله در شکل کوچک موجود در منو، تاثیر این انتخاب ها دیده خواهد شد و در صفحه چاپی نیز، به هنگام چاپ اعمال خواهد شد.  

 

 

 

 

 

 

 

تعیین سر صفحه و پا صفحه چاپی در اکسل: 

 

 برای تعیین سر صفحه و پا صفحه چاپی در منوی page set up، زبانه header/footer را فعال می کنیم.  

 

 

 

  

 

 

 

همان طور که ملاحظه می کنید دو خانه سفید خالی در بالا و پایین منو داریم که نماینده سر صفحه و پا صفحه چاپی هستند و باز، همان طور که مشاهدا می کنید، در خانه زیر عنوان header(سر صفحه) و در خانه زیر عنوانfooter (پا صفحه) کلمهnone (هیچ چیز) به چشم میخورد. حالا اگر منوی footer یاheader را، از طریق کلید زدن روی کلید پیکان دار سمت راست آن، فعال کنید، گزینه هایی را می بینید که خود اکسل، برای سر صفحه  یا پا صفحه پیشنهاد می کند و با انتخاب هر کدام،آنها بلافاصله مورد استفاده قرار می گیرند.از آن جملهد اند:شماره ی صفحه،شماره ی صفحه وتعداد کل صفحات نام فایل و شماره ی صفحه وغیره.

 

شما می توانید یکی از این گزینه ها را انتخاب کنید ویا،ااگر هیچ یک را نپذیرفتید،خودتان سر صفحه وپا صفحه تیین کنید.برای این کار،دو کلید در این منو موجود است که یکی CUSTOM HEADER (سر صفحه ی سفارشی)ودیگریCUSTOM FOOTER (پا صفحه سفارشی)ست.هر یک از این دو کلید را بزنید،منوی مشابهی ظاهر خواهد شد که فقط در نام متفاوت است

 

  

 

 

 

اکسل،هر یک از سر صفحه و پا صفحه را به سه منطقه ی مجزا تقسیم می کند،که با نام ها ی LEFT SECTION (بخش وسط)و RIGHT SECTION (بخش راست)در منو، مشخص می شوند.در خانه های سفید پایین هریک ازاین عنوان ها می توان چیز های متفاوتی گذاشت.

 

ابتدا باید بگوییم که در این سه بخش از سر صفحه و پا صفحه،هر چه میل دارید می توانید تایپ کنید.از این کلمه تا هر چه درآن جای گرفت.اما چیز ها ی دیگری هم می توانید به سر صفحه و پا صفحه بیفزایید که از طریق نشانه های منو امکان پذیر است.

 

 

از چپ به راست،این نشانه ها به شرح زیر عمل می کنند:

 

هر بخش از متنی را که در سر صفحه یا پا صفحه تایپ کرده اید،انتخاب کنید.سپس،با استفاده از این کلید می توانید برای آن بخش انتخاب شده،نوع قلم حروف،اندازه و شیوه ی نگارش تعیین کنید.

 

 کلیک کردن روی این نشانه،باعث می شود که کد &(PAGE) به سر صفحه یا پا صفحه ی شما افزوده شود. اکسل،به جای این کد شماره ی صفحهد چاپی می گذارد.

 

 کلیک کردن روی این نشانه،باعث می شود،کد &(PAGE) به سر صفحه یا پا صفحه ی شما افزوده شود.اکسل به جای این کد،تعداد کل صفحات چاپی را می گذارد.

 

 کلیک کردن روی این نشانه،به سر صفحه یا پا صفحه ی شما،کد &(DATE) را می افزاید و در چاپ باعث می شود که تاریخ روز به جای آن چاپ شود.

 

وقتی روی این نشانه کلیک کنید،کد &(TIME) به سر صفحه یا پا صفحه افزوده می شود واکسل به جای این کد در هنگام چاپ،ساعت چاپ شدن را قرار می دهد.زمان چاپ از وقت سیستم عامل گرفته می شود.

 

 وقتی این نشانه را کلیک کنید،کد &(FILE) به سر صفحه یا پا صفحه اضافه می شود.در هنگام چاپ به جای این کد،نام فایل چاپ خواهد شد.

 

با زدن این نشانه،کد &(TAB) به سر صفحه یا پا صفحه افزوده می شود ودرهنگام چاپ،نام کاربرگ به جای آن چاپ می شود.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  تکرار سطر ها و ستون ها در نسخه  های  چاپی  در اکسل

 

 

 

بیشتر وقت ها، کاربرگ بزرگ است ودر چند صفحه کنار هم چاپ می شود.در این مواقع،ممکن است بخواهید برخی سطر ها و ستونها در تمام نسخه های چاپی از کلیه ی مناطق کاربرگ چاپ شود. برای این کار از زبانه ی چهارم منوی page setup که زبانه ی sheet(صفحه) است استفاده می کنید.  

 

 

 

 

 

 

 

در این منو بخشی بنام print titles وجود دارد که در شکل بالا مشخص است.دراین بخش دو گزینه داریم که یکی rowz to repeat at top(سطرهایی که در بالا تکرار می شوند) و دیگریcolumns to repeat at edge(ستونهایی که در لبه تکرار می شوند)است.

 

در خانه ی خالی مقابل این دو عنوان می توانید سطرها یا ستون های مورد نظر برای تکرار در کلیه صفحات را مشخص کنید برای این کار:

 

1-پس از فعال کردن این بخش از منو در خانه ی مقابل عنوان rowz to repeat at top[ کلیک می کنید تا فعال شود.

 

2-روی نشانه ی کنار این خانه نشانه ی پنهان کردن موقت منو کلید می زنید تا منو موقتا پنهان شود وبیشتری از جدول اکسل که زیر ان پنهان است اشکار گردد.

 

3-در این منو روی سطر هایی که میخواهید در بالای هر صفحه ی چاپی تکرار شود کلیک می کنید.می توانید یک یا چند سطر را انتخاب کنید.

 

4-اکنون روی تکمه کناری این منو که در شکل بالا نشان داده شده است کلید می زنید تا کل منو دوباره ظاهر شود

 

5-برای گزینه ی columns to repeat at edge نیز به همین ترتیب کار می کنید.

 

6-با استفاده از print preview حاصل کار را می بینید و اگر مناسب تشخیص دادید چاپ می کنید. 

 

 

 

 

 

 

 

مشخص کردن ترتیب چاپ

 

 

 

وقتی یک کاربرگ بزرگ داشته باشید می توانید دستور بدهید که اکسل این کاربرگ بزرگ را به چه ترتیبی قطعه قطعه و چاپ کند. برای این کار:

 

1-      در منوی page set up زبانه ی sheetرا فعال می کنید.

 

2- در بخشpage order دو انتخاب است:اگر مقابل گزینه یdown then over(اول ستون،بعد سطر)را بزنید، ابتدا کاربرگ به شکل عمودی می برد و بعد،هر ستون را تکه تکه چاپ می کند و به سراغ ستون بعد می رود.حال،اگر گزینه ی،over then down(اول سطر،بعد ستون) را انتخاب کنید، کاربرگ را به شکل افقی تکه تکه می کند و بعد از چاپ هر تکه،ان را جداگانه چاپ می کند. 

 

 

 

 

 

 

 

چاپ منطقه ی خاصی از یک کاربرگ در اکسل     

 

 

 

بیشتر مواقع متوجه می شوید که به چاپ تمام کاربرگها نیازی نیست. و تنها چاپ بخشی از انها کفایت می کند. در اکسل می توانید دقیقا تعیین کنید که کدام منطقه را می خواهید چاپ کنید. برای این کار:

 

1 – در منوی page set up زبانه ی sheetرا فعال کنید.

 

2 – حالا در خانه ی مقابل عنوان print areae (محدوده ی چاپ) را کلیک کنید تا فعال شود. 

 

3 – روی نشانه ی پنهان کردن موقت منو، در کگوشه ی راست، خانه ی کذکور، کلیک کنید تا منو موقتا پنهتان شود .

 

4 – حالا منطقه ی مورد نظر را با ماوس یا صفحه کلید، انتخاب کنید و مجدداً  روی همان نشانه کلیک کنید.

 

5 – با زدن نشانه ی   Preview print نتیجه را ببینید.

 

 زمانی که  برنامه اکسل را باز می کنید با محیط این نرم افزار و کاربرگ محیطی که متشکل از ستون های شماره گذاری شده توسط حروف و سطر هایی شماره گذاری شده با اعداد مواجه خواهید شد. چیدمان سطرها و ستون ها در این کاربرگ می تواند از چپ به راست و همچنین از راست به چپ باشد بدین صورت که در حالت چپ به راست (چپ چین سلول ها) ستون A که اولین ستون می باشد در سمت چپ کاربرگ قرار خواهد گرفت و در حالت راست به چپ (راست چین سلول ها) سلول A در سمت راست کاربرگ قرار می گیرد و امتداد آن به سمت چپ می باشد.

تغییر نحوه راست چین و چپ چین کردن ستون های کاربرگ اکسل بسیار ساده می باشد و کاربر براحتی قادر خواهد بود تا این تغییر را بر روی کاربرگ مورد نیاز خود اعمال نماید. برای چگونگب نحوه تغییر چینش ستون ها در کاربرگ اکسل همراه ما باشید با:

نحوه راست چین و چپ چین کردن ستون ها در کاربرگ اکسل

نحوه تغییر چینش سلول ها (ستون ها) بسیار ساده می باشد. برای این کار کافیست ابتدا کاربرگ مورد نظر و یا برنامه اکسل را باز کنید.

حال از سربرگ Page Layout  به کاربرگ Sheet option بروید. در این کاربرگ گزینه Sheet-Right-to-Left قرار داده شده است.

در حالتی که کاربرگ چپ چین باشد این گزینه در حالت غیر فعال می باشد.

اما برای راست چین کردن برگه کافیست بر روی این گزینه کلیک کنید. با این کار این گزینه به حالت هایلایت تغییر پیدا می کند و برگه شما نیز راست چین خواهد شد.

در این قسمت بخش  کوچک از کاربرگ های راست چین و چپ چین را مشاهده می نمایید.

اکسل پیرامونمشخص کردن سطرهای تکراری در اکسل با یک ترفند ئ ساده و جالب به کار میبرد.

با ما همراه باشید

ویژگی Conditional Formatting در اکسل این امکان را به شما می دهد که بتوانید مقادیر تکراری را در یک محدوده با رنگ دلخواه مشخص کنید.

حال فرض کنید که در لیست زیر می خواهید سطرهای تکراری را با رنگ زرد مشخص کنید.

 

برای انجام این کار باید کمی فرمول نویسی کنید!

ابتدا محدوده لیست را انتخاب کنید و سپس در روبان Home گزینه Conditionam Formatting را باز کرده و گزینه New Rule را انتخاب کنید.

سپس در پنجره باز شده گزینه آخر (Use a formula to) را انتخاب کرده و فرمول زیر را در آن بنویسید:

=COUNTIFS($B$3:$B$19;$B3;$C$3:$C$19;$C3;$D$3:$D$19;$D3)>1

 

و در پایان روی دکمه Format کلیک کرده و رنگ زمینه زرد را برای آن انتخاب کنید و با OK نهایی پنجره را ببندید.

مشاهده خواهید کرد که سطر های با محتوای کاملا تکراری با رنگ زمینه زرد مشخص می شوند.

 

در ماکرو های اکسل مراجعه به آخرین خانه در یک سطر یا ستون به روشهای مختلفی امکانپذیر است.

یکی از این روشها استفاده از متد End از شیئ Range می باشد.

آموزش اکسل را با مثال آغاز می کنیم

مثال های زیر را ملاحظه فرمایید:

 

مثال 1: ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در ستون A (از خانه A1 به پایین قبل از اولین خانه خالی) را انتخاب می کند:

Sub LastCellBeforeBlankInColumn() Range("A1").End(xldown).Select End Sub

1 2 3 4 5

SubLastCellBeforeBlankInColumn()   Range("A1").End(xldown).Select   EndSub

 

 

مثال 2 : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در ستون A را انتخاب می کند:

<b>Sub LastCellInColumn()</b> Range("A1048576").End(xlup).Select <b>End Sub</b>

1 2 3 4 5

b>Sub LastCellInColumn()/b>   Range("A1048576").End(xlup).Select   b>EndSub/b>

 

 

 

مثال 3 : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در سطر 1 (از خانه A1 به جلوقبل از اولین خانه خالی) را انتخاب می کند:

<b>Sub LastCellBeforeBlankInRow()</b> Range("A1").End(xlToRight).Select <b>End Sub</b>

1 2 3 4 5

b>Sub LastCellBeforeBlankInRow()/b>   Range("A1").End(xlToRight).Select   b>EndSub/b>

 

 

مثال 4 : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در سطر 1 را انتخاب می کند:

<b>Sub LastCellInRow()</b> Range("XFD1").End(xlToLeft).Select <b>End Sub</b>

1 2 3 4 5

b>Sub LastCellInRow()/b>   Range("XFD1").End(xlToLeft).Select   b>EndSub/b>

 

 

ابزار GoTo Special در اکسل گزینه برای مراجعه به آخرین خانه دارد:

 

 

همین کار را می توان با استفاده از ماکرو و با دستور زیر انجام داد:

Range("A1").SpecialCells(xlCellTypeLastCell).Select

1	Range("A1").SpecialCells(xlCellTypeLastCell).Select

 

 

 

یک تابع در نرم افزار EXCEL در واقع یک فرمول از پیش نوشته شده است که مقادیر خاصی را در ترتیب خاصی مورد محاسبه قرار می دهد. اکسل توابع عمومی خیلی زیادی دارد که با استفاده از آنها می توانید مجموع، میانگین، تعداد، بیشترین مقدار و کمترین مقدار یک دسته از سلولها را محاسبه کنید. برای استفاده صحیح از توابع اکسل لازم است تا قسمتهای مختلف یک تابع را بشناسید و همینطور نحوه ارسال پارامترها به تابع را بدانید.

قسمتهای مختلف توابع اکسل

برای اینکه توابع اکسل درست کار کنند باید آنها را به شکل خاصی بنویسید که در واقع املاء دستور می باشد. ساده ترین املاء نوشتاری توابع به این شکل است که ابتدا یک علامت برابری (=) قرار می دهید، سپس نام تابع را می نویسید و در ادامه یک یا چند پارامتر را برای آن معرفی می کنید. پارامترها حاوی اطلاعاتی هستند که شما می خواهید روی آنها محاسبه انجام بگیرد.

کار با پارامترهادر EXCEL

پارامترهای توابع می توانند به یک سلول اکسل و یا به یک مجموعه سلول در اکسل اشاره داشته باشند. پارامترها باید داخل پرانتز محصور شوند. تعداد پارامترها با توجه به املاء تابع مشخص می شود.

برای مثال، تابع زیر میانگین دامنه سلولی B1:B9 را محاسبه می کند. این تابع تنها یک پارامتر دارد.

=AVERAGE(B1:B9)

اگر یک تابع دارای چندین پارامتر باشد، پارامترها را باید با علامت ویرگول (comma) از یکدیگر تفکیک کنید. برای مثال، تابع زیر مجموع تمامی سلولهایی را که در پارامترهای تابع مشخص شده است را محاسبه می کند.

=SUM(A1:A3, C1:C2, E1)

ایجاد توابع

توابع خیلی متنوعی در اکسل وجود دارند. در ادامه برخی از پرکاربردترین های آنها را ذکر می کنیم:

• SUM: این تابع مقادیر سلولها را با هم جمع می زند و حاصلجمع را نمایش می دهد.
• AVERAGE: این تابع میانگین سلولها را محاسبه می کند. در واقع ابتدا مقادیر کلیه سلولها را با هم جمع می کند و حاصل جمع بدست آمده را بر تعداد سلولها تقسیم می کند.
• COUNT: این تابع تعداد سلولها را محاسبه می کند.
• MAX: این تابع سلولی را که بیشترین (بزرگترین) مقدار را دارد به عنوان خروجی نمایش می دهد.
• MIN: این تابع سلولی را که کمترین (کوچکترین) مقدار را دارد به عنوان خروجی نمایش می دهد.

 

ایجاد یک تابع با استفاده از دستورAutoSum در اکسل

دستور AutoSum به شما این امکان را می دهد تا خیلی سریع پر کاربردترین توابع اکسل شامل SUM،AVERAGE،COUNT،MIN و MAX را بتوانید استفاده نمایید، در مثال زیر ما با استفاده از ویژگی AutoSum تابع SUM را ایجاد می کنیم.

➊ ابتدا سلولی را که می خواهید تابع را در آن ایجاد کنید را انتخاب کنید. در این مثال ما سلول D13 را انتخاب می کنیم.



➋ در تب Home و در قسمت Editing، بر روی فلش کوچکی که کنار دستور AutoSum قرار دارد کلیک کنید. سپس از گزینه های باز شده تابع مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مثال ما تابع Sum را انتخاب می کنیم.



➌ اکسل بصورت اتوماتیک تابع مربوطه را در سلول انتخاب شده ایجاد می کند. همینطور یک دامنه سلولی را بصورت اتوماتیک انتخاب می کند و از آن بعنوان پارامتر تابع استفاده می کند. اگر پارامترهایی را که اکسل انتخاب کرده است مد نظر شما نباشد می توانید پارامترهای مد نظرتان را به صورت دستی وارد نمایید.



➍ دکمه اینتر را بفشارید. تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شود. در مثال ما مجموع دامنه سلولی D3 12 مقدار $765.29 می باشد.

دستور AutoSum در تب Formulas نیز موجود است و از آن طریق نیز می توانید به آن دسترسی داشته باشید.

 

وارد کردن توابع بصورت دستی در اکسل

اگر نام تابع را بدانید خودتان می توانید مستقیما آن را تایپ کنید. در مثال زیر ما از تابع AVERAGE بصورت دستی استفاده خواهیم کرد.

➊ سلولی را که می خواهید تابع را در آن ایجاد کنید، انتخاب نمایید، در این مثال ما سلول C10 را انتخاب می کنیم.



➋ ابتدا علامت مساوی (=) و سپس نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید. همچنین درهنگام تایپ یکسری نام بصورت اتوماتیک ظاهر می شود که به جای تایپ می توانید از بین آن گزینه ها نیز تابع مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مثال ما عبارت زیر را تایپ می کنیم:

=AVERAGE

➌ دامنه سلولی مورد نظر را در بین دو پرانتر وارد کنید. در این مثال ما دامنه سلولی (C3:C9) را وارد می کنیم.



➍ دکمه اینتر را بفشارید. تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شوند. در مثال ما تابع میانگین سلولها را محاسبه می کند.

اگر فرمول شما دارای خطایی باشد اکسل همیشه این خطا را به شما یادآوری نمی کند، پس این مسئولیت با شما است تا در نوشتن فرمول ها و همینطور توابع دقت کافی را داشته باشید.

 

کتابخانه توابع اکسل

اگر چه صدها تابع در اکسل وجود دارد، توابعی که شما استفاده می کنید بستگی به نوع داده اطلاعات شما نیز دارد. لازم نیست تا تک تک توابع را حفظ کنید، اما مرور کلی آنها به شما کمک می کند تا در مواقع لزوم یادتان باشد که چنین توابعی وجود دارند و می توانید از آنها استفاده نمایید. همچنین در تب Formulas کتابخانه توابع بصورت دسته بندی شدی در اختیار شما قرار دارد.

افزودن یک تابع با استفاده از کتابخانه توابع اکسل

در مثال زیر ما از تابع COUNTA استفاده می کنیم تا تعداد سلولها را بدست بیاوریم. برخلاف تابع COUNT که برای محاسبه تعداد سلولهای با نوع داده عددی کاربرد داشت، تابع COUNTA تعداد سلولهای هر نوع داده ای را محاسبه می کند.

➊ سلولی را که قصد ایجاد تابع در آن را دارید انتخاب کنید، در این مثال ما سلول B17 را انتخاب می کنیم.



➋ تب Formulas را انتخاب کنید تا به کتابخانه توابع دسترسی داشته باشید.

➌ در کتابخانه توابع دسته بندی مورد نظر و سپس تابع مورد نظر را انتخاب نمایید. در این مثال ما دسته بندی More Functions را انتخاب می کنیم و سپس نشانگر ماوس را بر روی گزینه Statistical می بریم.



➍ تابع مورد نظرتان را از لیست انتخاب کنید. در این مثال ما تابع COUNTA را انتخاب می کنیم، این تابع تعداد سلولهایی که مقدار داشته باشند را محاسبه خواهد کرد، صرفنظر از اینکه نوع داده آن سلول چه نوعی باشد.



➎ پنجره پارامترهای تابع نمایش داده می شود. ابتدا فیلد Value1 را انتخاب کنید و سپس سلولهای مورد نظرتان را تایپ و یا انتخاب کنید. در این مثال ما دامنه سلولی A3:A12 را وارد می کنیم. شما ممکن است بخواهید با وارد کردن مقادیری در فیلد Value2 پارامترها را بیشتر کنید اما ما در این مثال به همان دامنه سلولی A3:A12 اکتفا می کنیم.

➏ وقتی پارامترها را وارد کردید OK کنید.



➐ تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شود.

استفاده از دستور Insert Function

اگر چه کتابخانه توابع یک محل فوق العاده برای جستجوی توابع اکسل می باشد، بعضی اوقات شما ممکن است ترجیح بدهید که نام یک تابع را از طریق جستجوی آن پیدا کنید. این کار را می توانید با استفاده از دستور Insert Function عملی کنید. بسته به نوع فانکشنی که به دنبالش هستید شاید اوایل کار کمی آزمون و خطا داشته باشید، البته آنهم با کمی تمرین و ممارست حل می شود و بعد از آن خواهید دید که دستور Insert Function یک ابزار قدرتمند و فوق العاده برای یافتن سریع توابع در اکسل می باشد.

روش استفاده از دستور Insert Function در اکسل

در مثال زیر ما میخواهیم از توابع محاسباتی تاریخ در اکسل استفاده کنیم.

➊ سلول مورد نظر برای ایجاد تابع را انتخاب کنید، در این مثال ما سلول G3 را انتخاب می کنیم.



➋ تب Formulas و سپس دستور Insert Function را انتخاب کنید.



➌ صفحه دستور Insert Function باز می شود.

➍ کلمه کلیدی که نمایانگر دستور مورد نظرتان است را تایپ کنید، در این مثال ما عبارت count days را تایپ می کنیم. و سپس دکمه Go را می زنیم.



➎ در بین نتایج دنبال نتیجه مورد نظرتان باشید، آن را انتخاب کنید و سپس OK کنید. در این مثال ما تابع NETWORKDAYS را انتخاب می کنیم، که تعداد روزهای کاری (غیر تعطیل) بین دو تاریخ را محاسبه می کند.



➏ پنجره Function Arguments باز می شود. در این پنجره باید پارامترهای تابع را تعیین نمایید. در این مثال ما برای پارامتر Start_date سلول E3 و برای پارامتر End_date سلول F3 را وارد می کنیم.

➐ وقتی پارامترها را وارد کردید OK کنید.



➑ تابع محاسبه شده و نتایج آن نمایش داده می شود.

درست مانند فرمولها، توابع نیز می توانند به سلولهای مجاورشان کپی شوند. شما می توانید با استفاده از ویژگی fill handle  این کار را انجام بدهید.

 

اگر بخواهیم با عملکردتابع Offset بیشتر آشنا شویم باید بیان کردکه  آدرس یک سلول رابه تعدادی که مشخص می کنید محدوده داده اید را به شما نشان مید هد .

برای آشنایی بیشتر با ما همراه باشید.

آرگومانهای فرمول   Offset در اکسل  به شرح زیر است:

 

Reference

آدرس سلول مبدأ را میخواهد.

Rows

سوال می کنداز چند تا سطر بالاتر یا پائینتر از آدرسی که در آرگومان اول داده اید  محاسبه کند.مثلا اگر آرگومان اول B5 را انتخاب کنبد و در آرگومان دوم عدد 2 را وارد کنید نقطه شروع  را B7 در نظر می گیرد و اگر -2 قرار دهید دو سطر به عقب بر می گرده و B3 راملاک قرار می دهد .

Cols

اگر آرگومان اول B5 را انتخاب کنبد و در آرگومان دوم عدد 0 را وارد کنید و آرگومان سوم را 1 قرار دهید نقطه شروع شما به C5 تغییر می کند

یعنی اکسل از C5 شروع به محاسبه می کند اگر هم عدد منفی قرار دهید به  ستون عقبتر  و از A5 محاسبه می کند 

نکته:3 آرگومان اول اجباری است و حتما باید مفدار را وارد  کنید و می توانید آرگومان های بعدی را براساس  قرار دهید.

 Height در اکسل

 ارتفاع داده ای را مشخص می کند   یعنی اگر ما آرگومان اول را A1 انتخاب کنیم و آرگومان دوم و سوم را 0 قرار دهییم و آرگومان چهارم که ارتفاع است را عدد 3 در نظر بگیریم.  اکسل رنج A1:A3 را در نظر می گیرد و مقدارهایش رو برمی گرداند.

Width

مشابه آرگومان چهارماست ولی در عرض محاسبه می کند
OFFSET(A1,0,0,0,3)