نکاتی پیرامو ن ایجاد و ویرایش نمودار در اکسل

برای اینکار ابتدا داده ها را در صفحه گسترده وارد کرده و آنها را انتخاب می کنیم. سپس از زبانه Insert و از بخش Chart، نمودار مورد نظرمان را انتخاب می کنیم. همانطور که می دانید، در ریاضی می توان برای داده ها نمودارهایی از قبیل میله ای، دایره ای، خطی، ستونی و... درج کرد. اکسل نیز این نمودارها را پشتیبانی می کند. ما برای این مثال از یک نمودار ستونی (Column) استفاده می کنیم.

با کلیک بر روی دسته نمودارهای Column کادری باز می شود که در آن انواع نمودارهای ستونی دیده می شود. این نمودارها عبارتند از: نمودارهای ستونی دو بعدی، ستونی سه بعدی، استوانه ای، مخروطی و هرمی.

با کلیک بر روی نخستین نمودار ستونی دو بعدی، نمودار شکل زیر روی صفحه ظاهر می شود.

بعد از درج نمودار، سه زبانه به زبانه های اکسل اضافه می شوند. این زبانه ها عبارتند از: Design و Layout و Format.

در زیر به بررسی مهمترین گزینه های این زبانه ها می پردازیم.

بررسی گزینه های زبانه  Design در اکسل

گزینه Change Chart Type برای تغییر نمودار درج شده به کار می رود.

گزینه Save as Templates نمودار درج شده را در پوشه ای به نام Templates ذخیره می کند تا در صورتی که دفعات بعدی مجددا به این نمودار احتیاج پیدا کردید، از آن استفاده کنید.

گزینه Switch Row/Columns جای سطرها و ستون های نمودار را با یکدیگر عوض می کند.

با استفاده از گزینه Select Data می توان اطلاعات مندرج در ستون ها را انتخاب، حذف و اضافه کرد. به عنوان مثال، با استفاده از دکمه Add، می توان ستون های دیگری به ستون های موجود اضافه کرد. همچنین با استفاده از دکمه Remove می توان ستون های موجود را پاک کرد.

گزینه Chart Layout ساختار نمودار درج شده را تغییر می دهد. به معنای اینکه محل عنوان نمودار، شکل ستون ها، محل قرارگیری داده ها و... به شکل های مختلفی تغییر پیدا می کند که بسته به سلیقه، می توان یک نمونه از آنها را انتخاب کرد. با کلیک بر ساختارهای موجود، می توان تغییرات را در نمودار درج شده مشاهده کرد. در تصویر زیر یک نمونه از نمودارها، نشان داده شده است:

گزینه Chart Style رنگ و ظاهر نمودار را تغییر می دهد و تغییری در ساختار آن نمی دهد. یک نمونه از رنگ بندی نمودار در این گزینه را در تصویر زیر می بینید.

بررسی زبانه Layout  در اکسل

بخش Current Selection

دو گزینه Format Selection و Reset to match style در این بخش وجود دارد.

با کلیک بر روی گزینه Format Selection، پنجره ای باز می شود که با استفاده از آن می توان ساختار نمودار را به شکل دلخواه نمایش داد. در پنجره باز شده، گزینه های Fill و Border Color و Border Style و Shadow و 3D Format وجود دارند که برای تغییرات در رنگ و شکل نمودار به کار می روند.

به عنوان مثال در بخش Fill می توان درون نمودار را به رنگ دلخواه تغییر داد.

گزینه Reset to Match style نیز زمانی به کار می رود که در گزینه قبلی (Format Selection) تغییراتی بر روی نمودار اعمال کرده باشید اما در نهایت از تغییرات انجام داده شده پشیمان شوید. در این صورت، این گزینه نمودار را به حالت اولیه باز می گرداند.

درج متن بر روی نمودار در excel

در زبانه Layout گزینه ای به نام Text Box وجود دارد که امکان درج متن بر روی نمودار را می دهد. با کلیک بر روی این گزینه می توانید با ماوس، یک چارگوش  بر روی نمودار رسم کنید و پس از آن، عبارت مورد نظرتان را درون آن بنویسید. باید توجه داشته باشید که پس از درج عبارت، شکل چارگوش از بین می رود و فقط متن نوشته شده شما باقی خواهد ماند.

اضافه کردن عنوان

هر نمودار رسم شده در اکسل به طور پیش فرض دارای یک عنوان است که بالای آن نمایش داده می شود. اگر می خواهید این عنوان را از نمودار حذف کنید و یا وضعیت نمایش آن را تغییر دهید، بر روی گزینه Chart Title کلیک کنید. در این صورت کادر کوچکی زیر آن باز می شود.

گزینه None برای عدم نمایش عنوان، گزینه Centered Overlay Title برای نمایش عنوان به صورت شناور بر روی نمودار و گزینه Above Chart نیز برای نمایش عنوان در بالای نمودار به کار می رود. حالت پیش فرض نرم افزار، گزینه Above Chart است.

درجه بندی محورهای نمودار در اکسل

برای نمایش درجه بندی محورهای نمودار از گزینه Gridlines از بخش Axes استفاده می شود. نمودارهای رسم شده ممکن است به طور پیش فرض دارای Gridlines باشند. به طور مثال، نمودار بارندگی که ما در این درس استفاده کردیم، دارای درجه بندی بود. برای اینکه درجه های این نمودار را بردارید، کافیست که از گزینه Gridlines و از بخش Primary Horizontal Gridlines گزینه None را انتخاب کنید.

گزینه های Major Gridlines و Minor Gridlines به ترتیب برای نمایش خطوطی که نماینگر درجه بندی با محور بزرگ و نمایش خطوطی که نماینگر درجه بندی با محور کوچک هستند به کار می روند.

قالب بندی سری داده و محورهای نمودار در اکسل

همانطور که می دانید، سری داده ها در یک نمودار در اکسل، توسط عناصر گرافیکی مانند نقطه، خط، میله و... نمایش داده می شوند. در نمودار ستونی، سری داده ها را توسط ستون هایی که اغلب مستطیل شکل هستند مشاهده می کنیم.

اکنون قصد داریم به قالب بندی این ستون ها بپردازیم. هدف از قالب بندی داده ها اعمال تغییرات ظاهری برای نمایش بهتر آنهاست. برای این منظور، ابتدا روی یکی از ستون های نمودار راست کلیک کنید و از منوی باز شده، گزینه Format Data Series را انتخاب کنید. در این صورت پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود.

در پنجره فوق از گزینه های بخش Series Option به منظور تعیین اندازه و وضعیت همپوشانی سری ها، از گزینه های بخش Fill برای رنگ آمیزی سری ها، از گزینه های بخش Border Color برای رنگ آمیزی دور خط سری ها، از گزینه های بخش Border Styles برای تعیین مدل خط دور سری ها، از گزینه های بخش Shadow برای تنظیمات سایه و از گزینه های بخش 3-D Format نیز برای تنظیمات سه بعدی مانند جنس، مقطع، عمق، نورپردازی و... استفاده می شود.

قالب بندی محورهای نمودار

قالب بندی محورهای نمودار، شامل نمایش یا عدم نمایش برچسب داده ها و مقادیر و یا چگونگی نمایش  آنهاست. برای این منظور پس از انتخاب نمودار، در زبانه Layout گروه Axes بر روی گزینه Axes کلیک کنید.

تنظیمات دو محور افقی و عمودی به صورت جدا در گزینه های این منو دیده می شود.

در بخش Primary Horizontal Axis گزینه None برای عدم نمایش محور افقی، گزینه  Show Left to Right Axis برای نمایش محور افقی از چپ به راست، گزینه Show Axis Without labeling برای نمایش محور افقی بدون برچسب متنی و گزینه Show Right to Left Axis نیز برای نمایش محور افقی از راست به چپ به کار می رود.

بررسی گزینه های زبانه Format

این زبانه از 5 بخش تشکیل شده است که در زیر به کاربرد برخی از آنها اشاره می کنیم.

بخش Shape Style برای تغییر رنگ درون و شکل نمودار به کار می رود. با استفاده از گزینه های Shape fill و Shape Outline و Shape Effect نیز می توان به ترتیب: رنگ نمودار را تغییر داد؛ خط دور نمودار را پررنگ تر کرد و یا تغییر رنگ داد؛ به نمودار «سایه» اعمال کرد.

بخش Word Art Style

با استفاده از این بخش می توان نوشته های روی نمودار را به صورت «هنری» تغییر داد. این گزینه بیشتر برای حروف انگلیسی کاربرد دارد اگرچه بر روی حروف فارسی هم تغییرات را اعمال می کند. اما به نظر می رسد برای زیباتر کردن حروف انگلیسی این حروف «هنری» ایجاد شده است. با انتخاب یکی از Word Artها، تغییرات را بر روی اطلاعات نوشته شده در نمودار مشاهده می کنید.

در بخش Size نیز می توان اندازه نمودار را تغییر داد.

روش اول: کلیک بر روی آیکون New

روش دوم: Ctrl + N (یک Book خالی) Blank Work Book – Task Pam ظاهر می شود – New – File

بستن یک Book باز:

روش اول: کلیک بر روی آیکون Close موجود در انتهای نوار منو

روش دوم: File – Close

ممکن است با بستن یک فایل ظاهر شود که می پرسد می خواهید فایل را ذخیره کنید یا نه اگر No را بزنید فایل را دخیره نمی کند. آن را می بندد. اگر Yes را بزنیم فایل را ذخیره می کند و آن را می بندد که در درسهای بعد با ذخیره کردن فایل آشنا می شویم.

خروج از محیط Excel:

1- کلیک بر روی آیکون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File – Exit

3- Alt+f4
ذخیره کردن Book ایجاد شده
1- به یکی از سه روش زیر Save را انتخاب می کنیم:
الف) Icon Save

ب) File – Save

ج) Ctrl+ S
2- پنجره ای باز شده که شامل قسمتهای زیر است:

الف) در سمت چپ صفحه تابلوی دیده می شود که برای دسترسی سریع به قستهای اصلی Win، مثل My Computer , My Document, Desktop است. کافی است بر روی گزینه مورد نظر کلیک کرده تا در صفحه سفید رنگ مقابل محتویات آن پوشه را ببینیم.

ب) Save in: در این قسمت مسیر ذخیره مکردن فایل را مشخص می کنیم، به طور پیش فرض فایلها در My Document ذخیره می شوند.

ج) File Name: نام فایل را تایپ می کنیم. به طور پیش فرض فایلها با اسامی Book1، Book2 و … ذخیره می شوند.

د) Create New Folder: ممکن است بخواهیم فایل ها را در پوشه جدیدی قرار دهیم برای این کار ابتدا یا Save in مسیر مورد نظر را انتخاب کرده سپس برروی این آیکون کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود و نام پوشه را می خواهد. نام پوشه را تایپ کرده و Ok می کنیم. پس از انجام تنظیمات بالا بر روی دکمه Save پنجره کلیک می کنیم.

ذخیره کردن Book ذخیره شده با نام دیگر  در excel:

در منوی File علاوه بر Save گزینه save as هم وجود دارد. تفاوت این دو گزینه چیست؟

برای بار اول ذخیره سازی یک Book این در هیچ تفاوتی با هم ندارند. بر روی هر کدام که کلیک کنیم پنجره Save as باز می شود. ولی برای دفعات بعد (بعد از اینکه Book را ذخیره کردیم) اگر Save را انتخاب کنیم، دیگر پنجره ای باز نمی شود، و تغییرات بر روی فایل با همان نامی که انتخاب کرده ایم ذخیره می شود ولی اگر Save as را انتخاب کنیم مجدداً پنجره Save as باز شده و می توانیم فایل را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا با نام دیگر و در مسیر دیگر ذخیره کنیم.

تذکر: وقتی فایلی را با نامی ذخیره می کنیم این فایل در نوار عنوان ظاهر می شود.

ذخیره کردن Book روی دیسکت:

برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیکست باید در پنجره Save as، در قسمت Save in،:3.5 floppy A را انتخاب کنیم.

ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب:

اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی File

2- انتخاب گزینه as a web page save

نکته:

در این حالت فایل با پسوند.htm ذخیره می شود.
بازسازی  Recovery Documentدر اکسل
اگر Excel با مشکلی مواجه شود، در صدد ذخیره کردن کارپوشه های باز در هنگام برخورد با مشکل بر می آید در این حالت اگر دوباره اکسل را شروع کنیم پنجره Document Recovery باز شده و کلیه کارپوشه هایی که باز بوده اند را نمایش می دهد. کافی است بر روی کارپوشه مورد نظر کلیک کرده تا باز شود. در مقابل نام کار پوشه دو عبارت ممکن است دیده شود:
1- [Recover]: اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که Excel موفق به ذخیره کردن فایل شده است.

2- [original] اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که این فایل، فایل با آخرین نسخه ذخیره شده است. و Excel در هنگام بروز مشکل آن را ذخیره نکرده است زیرا یا بعد از آخرین ذخیره، تغییری نکرده است و یا تغییرات انجام شده ولی نتوانسته ذخیره کند.

تذکر: ممکن است با هر دو عنوان فایل دیده شود می توانیم حالت Recovery را باز کرده و با فایل اصلی مقایسه کنیم و سپس ذخیره کنیم.
باز کردن صفحه ذخیره شده  در اکسل
می خواهیم فایلی را که قبلا ذخیره کرده ایم دوباره بیاوریم برای این کار:
1- پنجره Open را به یکی ار روشهای زیر باز می کنیم:

الف: Icon Open

ب: File – Open

ج: Ctrl + o

2- پنجره ای باز می شود که پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهای زیر است:

الف: Look in در این قسمت مسیری که فایل را در آن ذخیره کرده ایم انتخاب می کنیم.

ب: Icon View: کلیک بر روی این Icon منویی ظاهر می شود که حالتهای مختلف نمایش فایلها و پوشه های موجود در مسیر انتخاب شده را نمایش می دهد و شامل حالت های زیر است:

1- Thumbnails: این حالت مناسب فایلهای تصویری بوده و تصویر را نمایش می دهد.

2- Tiles: پوشه ها و فایلهای موجود را به صورت کاشی وار در دو ستون نمایش می دهد.

3- Icons: پوشه ها و فایلهای موجود را در 6 ستون نمایش می دهد.

4- List: پوشه ها و فایلهای موجود را در 15 سطر نمایش می دهد.

5- Details: پوشه ها و فایلهای موجود را با جزئیاتشان نمایش می دهد. در حالتهای قبل فقط نام فایلها نمایش داده می شود ولی در این حالت علاوه بر نام فایل، سایز آن، نوع و تاریخ ویرایش آن نمایش داده می شود.

6- Properties: با انتخاب این گزینه پنجره ی Open به دو تابلو تقسیم شده در تابلو سمت چپ نام فایل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصیات فایل مثل شخص ایجاد کننده آن، تاریخ تغییرات، نام کمپانی و … نمایش داده می شود.

7- Preview: پیش نمایش از فایل، نمایش داده می شود.

نکته:

برای بعضی از فایلها با انتخاب این گزینه در تابلو سمت راست پیام Preview not available نمایش داده می شود. برای رفع این مشکل باید بر روی فایل باز عملیات زیر را انجام دهیم:

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عملیات بالا، مجددا برروی آیکن Save، کلیک کنید.

تذکر: در صورتی که بخواهیم هر روز از کار پوشه ای استفاده کنیم و بخواهیم به طور خودکار با باز کردن Excel این کار پوشه باز شود و کافی است آن را در پوشه XL start قرار دهیم. این پوشه در هنگام نصب Excel ساخته می شود و مسیر آن یکی از دو مسیر زیر است.

C:/document and setting\ئی که در آن هستیم User \application data \ یا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start

2- Tab: داده پذیرفته شده و سلول جاری سلول بعدی می شود.

نکته:

سلول بعدی در زمانی که محیط فارسی باشد سمت راست و زمانی که محیط انگلیسی باشد سلول سمت چپ می شود.

Arrow key: داده پذیرفته شده و سلول با توجه به جهت دکمه فشرده شده یکی از سلولهای اطراف می شود.

داده ها در Excel

داده ها در محیطExcel می توانند اعداد، حروف، تاریخ، زمان و یادداشت باشند که در زیر به شرح تک تک آنها می پردازیم:

(توجه داشته باشید که با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا می شوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد.)

انواع داده ها:

1- اطلاعات عددی

کارکردن با اعداد:

Excel تمام اعداد را یکسان فرض می کند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش می توان وارد نمود:

1- با استفاده از کلیدهای عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از کلیدهای موجود در سمت راست صفحه کلید (در صورتی که اعداد این قسمت کار می کنند که کلید Num Lock روشن باشد.)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 نمادهای خاص + و – و، و. و $ و % و E و e را وارد نمود. که در آینده با مفهوم هر یک از این علائم بیشتر آشنا شویم.

عکس العمل Excel نسبت به عدد تایپ شده:

1- اگر طول عدد از سلول کوچکتر باشد تغییری در سلول داده نمی شود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهای بعدی را اشغال می کند ولی بعد از Enter کردن یکی از اتفاقات زیر روی می دهد:

الف – اعداد در نماد علمی نمایش داده می شوند.

ب- عدد گرد می شود.

ج- سلول با علامت # پر می شود. این حالت زمانی اتفاق می افتد که فرمت سلول General نباشد.

تبدیل داده عددی به متنی:

اگر اعدادی که رقم اول آنها صفر است مثل (01234) تایپ کنیم Excel، صفر را حذف می کند زیرا صفر قبل از عدد معنی ندارد و یا اگر عدد مثبت را به همراه آن تایپ کنیم (مثل 23 +)، Excel، + آن را حذف می کند. همچنین اگر 2/6 را تایپ کنیم سلول 6 مارس را نمایش نمی دهد یعنی آن را تبدیل به فرمت تاریخ می کند برای رفع این مشکلات باید عدد را تبدیل به متن کنیم برای این کار می توانیم یکی از علائم زیر را قبل از عدد بنویسیم:

‘ (آپستروف): این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

”: این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود.

^: این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

=: این علامت باعث می شود سلول با عدد تایپ شده پر شود.

1- داده های متنی: می توانیم هر نوع داده متنی را در سلولهای Excel وارد کنیم.

2- داده های نوع تاریخ: می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع تاریخ در سلولهای Excel وارد کنیم، کافی است در سلول تاریخی با فرمت yy/mm/dd یا yy-mm-dd وارد کنیم، در آینده با قالب بندی های تاریخ آشنا می شویم. با انجام این کار (-) تبدیل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمی (19yy) نمایش داده می شود.

3- داده های نوع زمانی: می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع زمان در سلولهای Excel وارد کنیم، کافی است در سلول تاریخی با فرمت hh:mm:ss وارد کنیم، در آینده با قالب بندی های زمان آشنا می شویم.

2- اطلاعات متنی:

می توانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم.

توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن:

اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم، پس از Enter کردن، Excel، 6 مارس را نمایش می دهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر می گیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (‘) آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم (‘6/2)

3- اطلاعات از نوع تاریخ:

اگر در سلول Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به (/) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می شود.

4- اطلاعات از نوع زمان:

می توانیم در سلول Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان می شود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت:

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می دهند. در مباحث بعدی با نحوه ایجاد توضیحات آشنا می شویم.

توجه:

(کارآموزان گرامی دقت فرمایید که این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد و با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا خواهید شد.)

فرمول نویسی در Excel

عملگرها در Excel:
1- عملگرهای محاسباتی: از عملگرهای ریاضی + (برای جمع)، – (برای تفریق)، * (برای ضرب) و / (برای تقسیم)، ^(برای توان) و % (برای درصد) در Excel استفاده کنیم.

ایجاد یک فرمول ریاضی

برای ایجاد یک فرمول ریاضی به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم.

روش اول: در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود یا در خط فرمول علامت = را تایپ کرده، سپس آدرس عملوند اول را تایپ کرده عملگر را می نویسیم و بعد آدرس عملوند دوم و بهمین ترتیب ادامه می دهیم.

روش دوم: در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود علامت = را تایپ کرده، سپس بر روی سلولی که حاوی اولین عملوند است کلیک کرده، سپس عملگرد را تایپ کرده و بعد بر روی سلول حاوی در بین عملوند کلیک می کنیم و به همین ترتیب ادامه می دهیم.

* تقدم عملگرهای ریاضی در اکسل:

اگر در یک فرمول چندین عملگر ریاضی داشه باشیم، این عملگرها دارای تقدم هستند که عبارتند از:

()

^

%

* و /

+ و –

می بینیم که * و / در یک خط نوشته شده اند زیرا این دو دارای تقدم یکسان هستند و اگر در فرمولی هر دو عملگر بودند از سمت چپ اولین عملگر انجام می شود.

2- عملگر متنی: برای عبارتهای متنی می توانیم از عملگر & (الحاق) استفاده کنید. با قرار دادن این عملگر بین دو متن آن دو را به هم پیوند می دهید.

3- عملگر آدرس: برای بیان محدوه ای از آدرس می توانیم از عملگر: استفاده کنیم. کافی است آدرس ابتدای محدوده را نوشته، سپس عملگر آدرس را تایپ کنیم و بعد آدرس انتهای محدوده

تابع Count تحت عنوان‌های: COUNTA-COUNT-COUNTIFS -COUNTIF – COUNTBLANK. به‌صورت کلی تابع Count به‌منظور شمارش تعداد سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص، استفاده می‌شود.

کاربرد تابع Count

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص‌شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع صرفاً سلول‌های حاوی اعداد را می‌شمارد. مثلا با درج تابع:

=COUNT(A1:A7)

از بین سلول A1 تا A7، تعداد سلول‌هایی که حاوی مقادیر عددی باشند را می‌شمارد.

کاربرد تابع COUNTA

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد کل سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع، تمامی سلول‌ها به‌غیر از سلول‌های خالی را شمارش می‌کند. مانند تابع:

=COUNTA(A1:A7)

که تمام سلول‌های حاوی کارکتر را می‌شمارد.

کاربرد تابع  در excel COUNTBLANK

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌های خالی در ناحیه‌ای مشخص شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع، هیچ‌یک از سلول‌های دارای مقدار را شمارش نمی‌کند. مانند:

=COUNTBLANK(A1:A7)

کاربرد تابع  COUNTIF در  اکسل

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌های دارای شرط خاص در ناحیه‌ای مشخص‌شده می‌باشید. نکته‌ای که وجود دارد این است که برای استفاده از این تابع، می‌بایست شرطی تعریف کنید، شکل کلی تابع به‌صورت زیر می‌باشد:

COUNTIF(range;"criteria")

در قسمت Range، همانند توابع بالا، محدوده سلول‌ها جهت شمارش مشخص می‌شود و در قسمت criteria شرط خود را برای شمارش سلول‌ها درج می‌کنید. مثلاً می‌توانید مشخص کنید که صرفاً سلول‌های حاوی یک مقدار خاص (یک عدد، کلمه و…) شمارش شوند، یا صرفاً سلول‌هایی که ابتدا یا انتهای آنها یک مقدار خاص باشد، شمارش شود. مثلا:

جهت یافتن سلول‌هایی که مقداری برابر با 20 دارند، از فرمول زیر استفاده می‌کنیم:

=COUNTIF(A1:A7;"20")

جهت یافتن سلول‌های حاوی مقداری بزرگ‌تر از 18، از فرمول زیر را استفاده می‌کنیم:

=COUNTIF(A1:A7;">18"

برنامه ی undo   به کاربر اجازه می دهد که کارهای قبلی را برگردانده یا در صورت انجام هر عمل اشتباه، به سادگی آن را اصلاح کند. متاسفانه، مراحل انجام Undo به صورت پیش فرض، 16 مورد است. با استفاده از روش (هک کردن) توضیح داده شده در این قسمت، می توانید با تغیر registry، تا 100 مرحله Undo را انجام دهید.

در زمان استفاده از ویژگی Undo در برنامه ی  Excel و زمانی که نیاز به برگرداندن بیش از 16 عمل انجام شده داریم، برگرداندن آخر به عنوان مرحله ی 17 اُم در نظر گرفته شده و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند. همچنین بعد از ذخیره (Save) کردن، امکان برگرداندن وجود ندارد.

شاید با این مشکل مواجه شده باشید که 16 مرحله برای برگرداندن تغییرات کافی نیست. شما می توانید با ویرایش registry در  Windows، این مشکل را برطرف کنید. برای این کار، ابتدا به طور کامل از برنامه ی اکسل خارج شوید. از منوی Start، به قسمت Run رفته، Regedit.exe را تایپ و روی OK کلیک کنید. وقتی Regedit شروع شد، فولدر مربوط به HKEY_CURRENT_USER را باز کنید. در این قسمت، فولدر Software، سپس فولدر Microsoft، فولدر Office و فولدر 10.0 را باز کنید (این عدد ممکن است متفاوت باشد اما برای Excel 2002، همان 10.0 است). فولدر Excel را باز کرده و در آخر روی فولدر Options کلیک کنید.
با دنبال کردن مسیر Edit → New → DWORD، کلمه ی UndoHistoryرا وارد کرده و Enter را فشار دهید. روی UndoHistory که ایجاد کرده اید، دو بار کلیک کرده و عددی بین 16 و 100 را وارد کنید.
به احتمال زیاد و به نظرِ تعداد زیادی از کاربران، 100 مرحله برگرداندن کافیست اگرچه با ذخیره کردن، امکان برگرداندن وجود نخواهد داشت.

امید واریم از این آموزش اکسل نیز  لذت برده باشید

نحوه انجام بازیابی برای اکسل اسناد

برای بازیابی اکسل اسناد از سطل زباله و یا سطل کاملا ساده است. شما فقط باید آنها را به محل اصلی بازیابی. برای بازیابی فایل های اکسل که بر روی کامپیوتر، شما نیاز به یک ابزار بازیابی اکسل. Wondershare Data Recovery می تواند انتخاب خوبی است که به طور کامل اسناد اکسل از دست رفته خود را به راحتی و سریع بدون از دست دادن کیفیت بهبود می یابند. یا Wondershare Data Recovery for Mac، اگر شما با استفاده از سیستم عامل. هر دو آنها را 100% تضمین امن هستند. می توانید نسخه آزمایشی رایگان برای اسکن و نمایش فایل های اکسل از دست رفته خود را قبل از شما آن را پرداخت کنید.

با این ابزار بازیابی داده های قابل اعتماد.xlsx بهبود می یابند و.xls فرمت فایل اکسل و بدون توجه به چگونه شما را از دست داده آنها، تصادفی حذف ویروس عفونت سطل یا تخلیه زباله، قدرت شکست و فساد دیسک و بیشتر. علاوه بر این، اکسل بازیابی اسناد از کامپیوتر، USB دیسک، دیسک های سخت خارجی، تلفن همراه، دوربین های دیجیتال، و بیشتر پشتیبانی.

علاوه بر بازیابی برای اکسلWondershare Data Recovery (برای مک) نیز به فیلم، عکس، موسیقی و اسناد و مدارک دیگر مانند ورد، PPT، پی دی اف، متن، بایگانی، ایمیل، HTML و بازیابی را قادر می سازد.

3 مرحله برای بازیابی حذف اسناد اکسل

را انتخاب کنید نسخه حق دانلود و نصب آن بر روی کامپیوتر شما. سپس آن را راه اندازی. بعد، بیایید اکسل بازیابی فایل در ویندوز را با هم امتحان کنید.

 انتخاب حالت بازیابی

زیر پنجره اصلی Wondershare Data Recovery برای ویندوز نرم افزار است. اینجا چند گزینه بازیابی را برای شما انتخاب کنید. شما می توانید یک توصیف بهترین برای وضعیت شما.

بیایید "از دست رفته بازیابی فایل" اول امتحان کنید.

 دیسک را انتخاب کنید و اسکن آن

در اینجا، همه دیسک یا پارتیشن بر روی کامپیوتر شما خواهد شناسایی شده و نمایش داده شده. نیاز به تعیین محل که در آن شما از دست رفته فایل اکسل اسکن آن.

تا زمانی که آنها می تواند توسط کامپیوتر شما شناسایی شده علاوه بر این، این نرم افزار بازیابی اکسل نیز شما را به بازیابی داده ها از دیگر دستگاه های قابل حمل را قادر می سازد.

چک کردن و بازیابی فایل های اکسل

پس از اسکن، تمام فایل های recovable در نتیجه اسکن نشان داده می شوند. شما می توانید آنها را یک به یک چک کنید. به فایل اکسل، شما می توانید مطالب قبل از بازیابی پیش نمایش. کسانی که می خواهند و کلیک کنید "بازیابی ذخیره آنها با یک کلیک کنید" را علامت بزنید.

توجه: فایل های اکسل بهبود در محل اصلی ذخیره مجدد نیست. یافتن دیگری پارتیشن یا دیسک های خارجی به آنها را ذخیره برای بررسی ایمنی.

در نرم افزار اکسل با راه کارهای زیر می توان به ویرایش سطر وستون پرداخت 

اضافه کردن سطر:

روش اول:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Row را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود کلیک راست می کنیم.

2- از منوی باز شده Insert را انتخاب می کنیم.

نکته:

سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند.

اضافه کردن ستون در اکسل:

روش اول:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Column را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست کلیک می کنیم.

2- گزینه Insert را انتخاب می کنیم.

نکته: ستون قبلی به جلو رانده می شود.



اصطلاح: از Insert Row برای اضافه کردن سطر و از Insert Column برای اضافه کردن ستون استفاده می شود.

تغییر ارتفاع سطر:

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل کرد:

روش اول:

کافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر درآید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می کنیم. در حین Drag کادر کوچکی ظاهر می شود که اندازه سطر را نشان می دهد.

روش دوم:

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Row

3- انتخاب گزینه Height

4- در کادر باز شده اندازه دلخواه را وارد می کنیم.





نکته: به طور پیش فرض ارتفاع سطر 12.75 می باشد.

تغییر پهنای ستون در اکسل :

برای تغییر پهنای ستون به یکی از دو روش زیر عمل می کنیم:

روش اول:

کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت فلش دو سر درآید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می کنیم.

روش دوم:

در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می کنیم. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه Width

4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می کنیم.

 

نکته:

به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43 می باشد.

تغییر پهنای استاندارد ستون  در اکسل:

می دانیم که پهنای استاندارد ستونها 8.43 می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل می کنیم:

(فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال می شود که پهنای آنها را تغییر نداده باشیم.)

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه standard Width

4- در کادر باز شده پهنای باند را وارد می کنیم.

مخفی کردن ستون یا سطر:

می توانیم یک سطر یا ستون را مخفی کنیم تا محتویات آن و کلا خود سطر مشخص نباشد. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

3- انتخاب گزینه Hide

نمایان ساختن سطر یا ستون مخفی شده در  excel:

اگر بخواهیم سطر یا ستون مخفی شده را از حالت مخفی خارج کنیم مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفی شده

2- انتخاب منوی Format

3- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

4- انتخاب گزینه Unhide

تغییر اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن:

ممکن است اطلاعاتی که در سلول تایپ می کنیم از عرض سلول بیشتر باشد و در هنگام تایپ ظاهرا سلول بعدی را می کیرد. برای رفع این مشکل مراحل زیر را اانجام می دهیم.

1- کلیک بر روی سلولی که می خواهیم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

قالب بندی سلولها در excel:

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا... کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم.

روش اول:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهای مورد نظر

2- راست کلیک روی سلولهای انتخابی

3- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یکی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای tab های زیر است:

الف – Number:

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:

- Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد. (حالت پیش نمایش را دارد)

- Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:

1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد.

2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

- Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم. (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)

- Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند)

- Use 1000 separator: اگر در کنار این گزینه تیک بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،) می گذارد.

3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

- Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

- Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد که عبارتند از:

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود. در نتیجه پول همیشه در یک ستون عمودی و در هم قرار می گیرد که در مقایسه با Currency، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است. Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلا مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا...

7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته: در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8- Fraction: مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد کسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد را بنویسیم، پس از enter کردن مقدار سلول می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.

9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد. (e به... Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد.)

10- Text: مقادیر به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند. در درسهای قبلی گفتیم که برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم "، ' و ^ و = استفاده کنیم. همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل کنیم.

11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد که عبارتند از:

* Zip code: (کدپستی) برای قالب بندی کدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد.

* zip code + 4: (کدپستی 4+ رقم): کدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number: اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد. یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد. قسمت داخل پرانتز کد شهرستان، سه رقم بعد، کد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است.

* Social security number: (تامین اجتماعی) اعداد را در قالب کد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد. با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد.

12-Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.

ب- Alignment:

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:

* general: هم ترازی پیش فرض

* Left: هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام) (چپ چین)

* Center: هم ترازی داده ها در مرکز

* Right: هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.

* Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می کیرد. معمولا برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:

* Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول

*Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)

3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است: * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.

* Degrees: زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلیدهای Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:

* Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.

* Shrink to fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font:

توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:

1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.

2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که نوشته ها کج (Italic) و یا توپر (Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.

3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.

4-Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می کنیم.

* None: خط نمی کشد.

* Single: خط تکی زیر متن می کشد.

* Double: دو خطی زیر متن می کشد.

* Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود. (یعنی تمام حروف بالای خط کشیده می شوند.)

* Accounting double: دو خطی زیر تمام حروف کشیده و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5- Color: در این قسمت رنگ متن را تعیین می کنیم.

6-Effect: شامل قسمتهای زیر است:

* Strike Through: بر روی متن خط می کشد.

* Super Script: برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال کنیم.

* Sub Script: برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود.

7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:

1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.

2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.

3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.

* None: حاشیه نمی گذارد.

* Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نکته:برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.

ه: Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است.:

* Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.

* Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشورها را تعیین کنیم.

پاک کردن قالب بندی سلولها  در اکسل:

برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم. با انجام این کار فقط قالب بندی سلل پاک می شود و اطلاعات داخل سلول پاک نمی شود. ولی اگر A11 را انتخاب کنیم هم قالب بندی پاک می شود و هم اطلاعات داخل سلول.

برای رسم نمودار وقایع پروژه در اکسل باید مراحل زیر را طی کنید:

گام اول:  دیتاهایتان را آماده کنید.

دیتاهایتان باید بصورت جدول عمودی شامل دو سری اطلاعات باشد. یکی برحسب زمان و دیگری وقایع پروژه.

و از طرفی باید حداقل دو ستون کمکی برای این نمودار ایجاد کنید. یکی ستونی که اعداد مربوط به ارتفاع خطوط نمودار در آن باشد و دیگری برای ایجاد نقاط آبی رنگ پایین نمودار.

گام دوم:رسم نمودار در اکسل

حالا از ستون تاریخ و ستون کمکی که تماما اعداد صفر در آن است یک نمودار خطی با مارکرز بسازید. Line with Markers Chart

سپس ستون ارتفاع را کپی کرده و روی نمودار Paste می کنیم تا خودبخود به نمودار اضافه گردد.

گام سوم: سپس در تب Design در اکسل  روی نمودار گزینه Change Chart Type کلیک نمایید و نمودار مربوط به ستون ارتفاع را به نمودار ستونی تغییر دهید و گزینه Secondary Axis را نیز تیک بزنید.

سپس روی نمودار ستونی کلیک راست کرده و گزینه Format Data Series را انتخاب نمایید و تنظیمات را  انجام دهید.

گام چهارم: سپس تیک Error Bar را بزنید تا به نمودار اضافه گردد. مانند تصویر زیر:

سپس روی Error Bar کلیک راست نمایید و گزینه Format Error Bar را انتخاب نمایید. و تنظیمات را مطابق شکل زیر انجام دهید.

گام پنجم: حالا باید به نمودارتان Lable اضافه نمایید. برای اینکار کافیست در تنظیمات Lable گزینه Value From Cells را انتخاب نمایید و محدوده نام پروژه را انتخاب نمایید.

گام ششم: حالا زمان آن رسیده است که تنظیمات نهایی را انجام دهید. روی نمودار ستونی کلیک نمایید تا تب FORMAT  نمایان شود سپس روی گزینه Shape Fill کلیک کرده و گزینه No Fill را انتخاب نمایید.

جداول محوری در اکسل مبحث بسیار مفصلی است با آموزش امروز همرا ه باشید تا در ادامه  با کلیات جداول محوری در اکسل و کاربرد آن در حسابداری آشنا شویم

تحلیل اطلاعات برای تهیه گزارش

برای اماده سازی این اطلاعات جهت ساخت گزارش به تفکیک کد کل حساب و به تفکیک ماه به دو فیلد اطلاعاتی جدید نیاز داریم که در جدول موجود نیست در صورت آشنایی با فرمول نویسی در اکسل می توان این اطلاعات را از داده های موجود استخراج کرد.ما به کد کل حساب و ماه ثبت سند احتیاج داریم.

کد کل سه رقم سمت چپ کد معین است و شماره ماه شمسی نیز دو رقم سمت چپ ماه می باشد. می توان با استفاده از تابع left هر دو مورد را ایجاد کرد.

برای کپی کردن این اطلاعات در تمام سطر ها می توان بر روی گوشه چپ و پایین فیلد دوبار کلیک کرد. در صورتی که در جای درست ایستاده باشید نشانه موس به شکل علامت + خواهد شد.

همین کار را برای محاسبه ماه با فرمول (left(A2;2  در ستون G انجام دهید. برای ساخت جدول محوری در اکسل کلیه ستونهای اطلاعاتی شما باید نام داشته باشند پس در F1 و G1 نام هر ستون را وارد کنید.

نحوه ایجاد جداول محوری در اکسل

ابتدا کل ناحیه اطلاعات را انتخاب کنید برای اینکا می توانید بر روی یکی سلولهای داری اطلاعات قرار بگیرید و کلید Ctrl+A را بزنید. سپس از منو Insert در اکسل اولین گزینه Pivot Table را انتخاب کنید.

یک فرم مطابق  برای شما باز می شود که مختصات سلولهای اطلاعاتی شما را دارد برای ادامه کلید OK را بزنید. جدول محوری شما در یک sheet جدید ایجاد می شود. فقط کافی است سطر و ستون را مشخص کرده و مقادیری را که نیاز دارید در جدول قرار دهید. در این مثال ما کد کل را در ستون و کد ماه را در ردیف قرار دادیم و جمع مبالغ بستانکار را در قسمت مقادیر.

جدول محوری شما آماده است شما می توانید بر اساس آن نمودار رسم کنید

ایجاد لیست جدید خودکار در excel :

اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا کنیم، پر کردن خودکار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Options

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب New list در کادر Custom list

5- تایپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter می کنیم.)

6- انتخاب دکمه add

7- Ok

ایجاد یک لیست خودکار بر اساس لیست موجود در صفحه در اکسل :

اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- روی دکمه Collapse dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا پنجره مینیمایز شود.

5- انتخاب لیست در صفحه

6- روی دکمه Collapse Dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا Resizeشود.

7- انتخاب دکمه Import

8- OK

نکته:

اصطلاحا به icon ای که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. می توانیم بجای انجام مراحل 4و5و6 در کادر Import، آدرس سلولهایی که لیست در آنها قرار دارد را تایپ کنیم.