ایجاد فرمول ریاضی در اکسل

ﺑﻪ ﻃﻮﺭ ﮐﻠﯽ ﺑﻪ ﺻﻔﺤﺎﺕ ﺟﺪﻭﻝ ﺑﻨﺪﯼ ﺷﺪﻩ ﺍﯼ ﮐﻪ ﻗﺎﺑﻠﻴﺖ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﻣﺤﺎﺳﺒﺎﺕ ﺭﻳﺎﺿﯽ ﺭﺍ ﺩﺍﺭﻧﺪ ﺻﻔﺤﻪ ﮔﺴﺘﺮﺩﻩ ﻣﯽ ﮔﻮﻳﻨﺪ. ﺍﮐﺴﻞ ﻳﮏ ﻧﺮﻡ ﺍﻓﺰﺍﺭ «ﺻﻔﺤﻪ ﮔﺴﺘﺮﺩﻩ» ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻧﻴﺪ ﺩﺍﺩﻩ ﻫﺎ ﺭﺍ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﺳﻄﺮ ﻭ ﺳﺘﻮﻥ ﺩﺭ ﺁﻥ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﻨﻴﺪ ﻭ ﺳﭙﺲ ﺑﺮ ﺭﻭﯼ ﺩﺍﺩﻩ ﻫﺎﯼ ﺗﺎﻥ ﻋﻤﻠﻴﺎﺗﯽ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﻣﺤﺎﺳﺒﺎﺕ ﺭﻳﺎﺿﯽ، ﻣﺮﺗﺐ ﺳﺎﺯﯼ، ﺩﺳﺘﻪ ﺑﻨﺪﯼ ﻭ… ﺭﺍ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﻫﻴﺪ. ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻧﻴﺪ ﺑﺮﺍﯼ ﺩﺭﮎ ﺑﻬﺘﺮ ﻋﻤﻠﻴﺎﺕ ﻭ ﻧﺘﺎﻳﺞ ﺭﻳﺎﺿﯽ، ﺩﺍﺩﻩ ﻫﺎﻳﺘﺎﻥ ﺭﺍ ﺑﺮ ﺭﻭﯼ ﻧﻤﻮﺩﺍﺭ ﻧﺸﺎﻥ ﺩﺍﺩﻩ ﻭ ﺩﺭ ﻧﻬﺎﻳﺖ ﺁﻥ ﭼﺎﭖ ﮐﻨﻴﺪ.

ﺁﺷﻨﺎﻳﯽ ﺑﺎ ﺍﻧﻮﺍﻉ ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ

ﭘﻴﺶ ﺍﺯ ﺁﻧﮑﻪ ﺑﻪ ﺑﺮﺭﺳﯽ «ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎ» ﺩﺭ ﺍﮐﺴﻞ ﺑﭙﺮﺩﺍﺯﻳﻢ، ﺑﻬﺘﺮ ﺍﺳﺖ ﺑﺎ ﺍﻧﻮﺍﻉ ﺍﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﮐﻪ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺩﺭ ﻳﮏ ﺳﻠﻮﻝ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ ﺁﺷﻨﺎ ﺷﻮﻳﻢ.

ﺍﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﮐﻪ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺩﺭ ﻳﮏ ﺳﻠﻮﻝ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ ﺍﺯ ﺩﻭ ﺣﺎﻟﺖ ﺧﺎﺭﺝ ﻧﻴﺴﺖ: ﻳﺎ ﻣﻘﺪﺍﺭ ﺍﺳﺖ ﻭ ﻳﺎ ﻓﺮﻣﻮﻝ.

ﻣﻘﺪﺍﺭ

ﺩﺭ ﺯﻳﺮ ﺑﻪ ﺑﺮﺭﺳﯽ ﺍﻳﻦ ﻣﻘﺎﺩﻳﺮ ﻣﯽ ﭘﺮﺩﺍﺯﻳﻢ.

 ﺩﺭ ﻫﺮ ﺳﻠﻮﻝ، ﺑﻪ ﺟﺰ ﺍﻋﺪﺍﺩ ﻭ ﺭﻗﻢ ﻫﺎ «ﮐﻪ ﻣﺘﺸﮑﻞ ﺍﺳﺖ ﺍﺯ 0 ﺗﺎ 9»، ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﻧﻤﺎﺩﻫﺎﯼ ﺧﺎﺹ ﻣﺎﻧﻨﺪ + ﻭ – ﻭ، ﻭ. ﻭ $ ﻭ % ﻧﻴﺰ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ.

ﺑﺎﻳﺪ ﺗﻮﺟﻪ ﺩﺍﺷﺖ ﺍﮔﺮ ﻋﺪﺩﯼ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ ﻭﺍﺭﺩ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﺪ، ﺍﺯ ﺍﻧﺪﺍﺯﻩ ﺳﻠﻮﻝ ﺑﺰﺭﮒ ﺗﺮ ﺑﺎﺷﺪ، ﺳﻠﻮﻝ ﻧﻴﺰ ﺑﺰﺭﮒ ﺗﺮ ﺷﺪﻩ ﺗﺎ ﻋﺪﺩ ﺩﺭ ﺁﻥ ﺟﺎﯼ ﺑﮕﻴﺮﺩ. ﺍﻣﺎ ﺍﮔﺮ ﻋﺪﺩ ﺑﺴﻴﺎﺭ ﺑﺰﺭﮔﯽ ﺭﺍ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﻨﻴﺪ، ﻋﺪﺩ ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻈﺮ ﻳﺎ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻧﻤﺎﺩ ﻋﻠﻤﯽ ﻧﺸﺎﻥ ﺩﺍﺩﻩ ﻣﯽ ﺷﻮﺩ، ﻳﺎ ﮔﺮﺩ ﻣﯽ ﺷﻮﺩ ﻭ ﻳﺎ ﺳﻠﻮﻝ ﺑﺎ ﻋﻼﻣﺖ # ﭘﺮ ﻣﯽ ﺷﻮﺩ.

ﻋﻼﻭﻩ ﺑﺮ ﺍﻋﺪﺍﺩ، ﺩﺭ ﻫﺮ ﺳﻠﻮﻝ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﻫﺮ ﻣﺘﻦ ﺩﻟﺨﻮﺍﻫﯽ ﺭﺍ ﺑﻪ ﺯﺑﺎﻥ ﻫﺎﻳﯽ ﮐﻪ ﺩﺭ ﻭﻳﻨﺪﻭﺯ ﻣﻮﺟﻮﺩ ﺍﺳﺖ، ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ. ﻣﺜﻼ ﺑﺮﺍﯼ ﺗﻮﻟﻴﺪ ﮐﺎﺭﻧﺎﻣﻪ ﻳﮏ ﮐﻼﺱ، ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎﻳﯽ ﺍﺯ ﺭﺩﻳﻒ ﺑﺎﻻ ﺑﺮﺍﯼ ﻧﻮﺷﺘﻦ ﻋﻨﻮﺍﻥ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ ﮐﺮﺩ ﻭ ﻣﻘﺎﺩﻳﺮ ﻣﺘﻨﯽ ﺍﯼ ﻫﻤﭽﻮﻥ «ﻧﺎﻡ ﺩﺭﺱ»، «ﻧﻤﺮﻩ»، «ﻣﻌﺪﻝ» ﻭ… ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ.

 ﺩﺭ  ﺳﻠﻮﻝEXCEL ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﻳﮏ ﺗﺎﺭﻳﺦ ﺭﺍ ﺑﻪ ﻓﺮﻡ DD-MM-YY ﻳﺎ DD/MM/YY (ﺑﻪ ﻣﻌﻨﺎﯼ ﺳﺎﻝ- ﻣﺎﻩ- ﺭﻭﺯ) ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ. ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺻﻮﺭﺕ ﻗﺎﻟﺐ ﺳﻠﻮﻝ ﺑﻪ ﻃﻮﺭ ﺧﻮﺩﮐﺎﺭ ﺗﺒﺪﻳﻞ ﺑﻪ ﺗﺎﺭﻳﺦ ﻣﯽ ﺷﻮﺩ.

 ﻫﻤﺎﻧﻨﺪ ﺗﺎﺭﻳﺦ، ﺯﻣﺎﻥ ﺭﺍ ﻧﻴﺰ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺑﻪ ﻓﺮﻡ H:M:S (ﺑﻪ ﻣﻌﻨﺎﯼ ﺳﺎﻋﺖ- ﺩﻗﻴﻘﻪ- ﺛﺎﻧﻴﻪ) ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ. ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺻﻮﺭﺕ ﻗﺎﻟﺐ ﺳﻠﻮﻝ ﺑﻪ ﻃﻮﺭ ﺧﻮﺩﮐﺎﺭ ﺗﺒﺪﻳﻞ ﺑﻪ ﺯﻣﺎﻥ ﻣﯽ ﺷﻮﺩ.

ﻓﺮﻣﻮﻝ

ﺩﺭ ﻳﮏ ﺳﻠﻮﻝ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﻳﮏ «ﻣﻘﺪﺍﺭ» ﻳﺎ ﻳﮏ «ﻓﺮﻣﻮﻝ» ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ. ﺗﺎﮐﻨﻮﻥ ﺑﺎ ﻣﻘﺎﺩﻳﺮ ﻣﺨﺘﻠﻔﯽ ﮐﻪ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺩﺭ ﻳﮏ ﺳﻠﻮﻝ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩ، ﺁﺷﻨﺎ ﺷﺪﻳﻢ. ﺍﮐﻨﻮﻥ ﺑﻪ ﺑﺮﺭﺳﯽ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﻧﻮﻳﺴﯽ ﺩﺭ ﻳﮏ ﺳﻠﻮﻝ ﻣﯽ ﭘﺮﺩﺍﺯﻳﻢ.

ﻳﮏ ﻋﻤﻠﻴﺎﺕ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮﺭ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﻣﺤﺎﺳﺒﺎﺗﯽ ﮐﻪ ﺩﺭ ﻧﺘﻴﺠﻪ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺁﻥ ﻳﮏ ﻣﻘﺪﺍﺭ ﺑﺪﺳﺖ ﻣﯽ ﺁﻳﺪ ﺭﺍ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﻣﯽ ﮔﻮﻳﻨﺪ. ﺍﻳﻦ ﻣﻘﺪﺍﺭ ﻧﻴﺰ ﻣﻤﮑﻦ ﺍﺳﺖ ﻋﺪﺩ، ﺗﺎﺭﻳﺦ، ﻣﺘﻦ ﻭ ﻳﺎ ﺳﺎﻋﺖ ﺑﺎﺷﺪ.

ﻋﻼﻭﻩ ﺑﺮ ﺩﺍﺩﻩ ﻫﺎﯼ ﺑﺎﻻ ﮐﻪ ﺑﻪ ﺁﻧﻬﺎ ﺍﺷﺎﺭﻩ ﺷﺪ، ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺗﺼﻮﻳﺮ ﺭﺍ ﻧﻴﺰ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﻳﮏ ﺷﯽ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩﻩ ﻭ ﺩﺭ ﻫﺮ ﺟﺎﯼ ﺑﺮﮔﻪ ﻗﺮﺍﺭ ﺩﺍﺩ.

ﻫﻤﺎﻧﻄﻮﺭ ﮐﻪ ﻣﯽ ﺩﺍﻧﻴﺪ، ﺑﺮﺍﯼ ﻧﻮﺷﺘﻦ ﻳﮏ ﻓﺮﻣﻮﻝ، ﻧﻴﺎﺯ ﺑﻪ «ﻋﻤﻠﮕﺮ» ﺩﺍﺭﻳﺪ. ﻋﻤﻠﮕﺮﻫﺎﯼ ﺍﺻﻠﯽ ﺭﻳﺎﺿﯽ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺻﻔﺤﻪ ﮐﻠﻴﺪ ﻧﻴﺰ ﻗﺮﺍﺭ ﺩﺍﺭﻧﺪ ﻋﺒﺎﺭﺗﻨﺪ ﺍﺳﺖ + (ﺑﺮﺍﯼ ﺟﻤﻊ)، – (ﺑﺮﺍﯼ ﺗﻔﺮﻳﻖ)، * (ﺑﺮﺍﯼ ﺿﺮﺏ)، / (ﺑﺮﺍﯼ ﺗﻘﺴﻴﻢ)، ^ (ﺑﺮﺍﯼ ﺗﻮﺍﻥ) ﻭ % (ﺑﺮﺍﯼ ﺩﺭﺻﺪ).

ﻳﮏ ﭘﺮﻭﮊﻩ ﺳﺎﺩﻩ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﻧﻮﻳﺴﯽ

ﺍﮐﻨﻮﻥ ﻭﻗﺖ ﺁﻥ ﺍﺳﺖ ﮐﻪ ﺩﺳﺖ ﺑﻪ ﮐﺎﺭ ﺷﻮﻳﺪ ﻭ ﻧﺨﺴﺘﻴﻦ ﭘﺮﻭﮊﻩ ﺍﮐﺴﻞ ﺭﺍ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﻫﻴﺪ! ﻓﺮﺽ ﮐﻨﻴﺪ ﻣﯽ ﺧﻮﺍﻫﻴﻢ ﺩﺭ 4 ﺳﻠﻮﻝ، 4 ﻋﺪﺩ ﻣﺘﻔﺎﻭﺕ ﺑﻨﻮﻳﺴﻢ ﻭ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ ﭘﻨﺠﻢ، ﻣﺠﻤﻮﻉ ﺍﻳﻦ ﺍﻋﺪﺍﺩ ﺭﺍ ﻧﻤﺎﻳﺶ ﺩﻫﻴﻢ.

 ﻳﮏ ﺻﻔﺤﻪ ﮔﺴﺘﺮﺩﻩ ﺍﻳﺠﺎﺩ ﮐﻨﻴﺪ ﻭ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﺼﻮﻳﺮ ﺯﻳﺮ، 4 ﻋﺪﺩ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎﯼ A1 ﻭ A2 ﻭ A3 ﻭ A4 ﻭﺍﺭﺩ ﮐﻨﻴﺪ. ﺳﻠﻮﻝ A5 ﺭﺍ ﻓﻌﻼ ﺧﺎﻟﯽ ﺑﮕﺬﺍﺭﻳﺪ! ﻗﺮﺍﺭ ﺍﺳﺖ ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺳﻠﻮﻝ ﻳﮏ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﺩﺭﺝ ﮐﻨﻴﻢ. ﺍﻣﺎ ﭘﻴﺶ ﺍﺯ ﺁﻥ ﺑﺎ ﺭﻭﺵ ﻫﺎﯼ ﺍﻳﺠﺎﺩ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﺁﺷﻨﺎ ﺧﻮﺍﻫﻴﻢ ﺷﺪ.

ﺭﻭﺵ ﺍﻳﺠﺎﺩ ﻳﮏ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﺭﻳﺎﺿﯽ

ﺭﻭﺵ ﻧﺨﺴﺖ: ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺭﻭﺵ، ﺍﺑﺘﺪﺍ ﺳﻠﻮﻟﯽ ﮐﻪ ﻣﯽ ﺧﻮﺍﻫﻴﻢ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﺭﺍ ﺩﺭ ﺁﻥ ﺩﺭﺝ ﮐﻨﻴﻢ، ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﻢ (ﺳﻠﻮﻝ A5). ﻓﺮﺽ ﮐﻨﻴﺪ ﻣﯽ ﺧﻮﺍﻫﻴﻢ 4 ﻋﺪﺩ ﺑﺎﻻ ﺭﺍ ﺑﺎ ﻳﮑﺪﻳﮕﺮ ﺟﻤﻊ ﮐﻨﻴﻢ ﺑﻪ ﻃﻮﺭﯼ ﮐﻪ ﻧﺘﻴﺠﻪ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ A5 ﻧﻤﺎﻳﺶ ﺩﺍﺩﻩ ﺷﻮﺩ. ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺻﻮﺭﺕ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ A5 ﻋﻼﻣﺖ = ﺭﺍ ﺗﺎﻳﭗ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﻢ. ﺳﭙﺲ ﺁﺩﺭﺱ ﺳﻠﻮﻝ ﺍﻭﻝ ﺭﺍ ﺗﺎﻳﭗ ﮐﺮﺩﻩ ﻭ ﺑﻌﺪ ﺍﺯ ﺁﻥ ﻋﻤﻠﮕﺮ ﺭﺍ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺍﻳﻨﺠﺎ ﺟﻤﻊ (+) ﺍﺳﺖ ﻭﺍﺭﺩ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﻢ. ﻫﻤﻴﻦ ﮐﺎﺭ ﺭﺍ ﺗﺎ ﻭﺍﺭﺩ ﮐﺮﺩﻥ ﺁﺩﺭﺱ ﺳﻠﻮﻝ ﭼﻬﺎﺭﻡ ﺍﺩﺍﻣﻪ ﻣﯽ ﺩﻫﻴﻢ. ﺑﺪﻳﻦ ﺗﺮﺗﻴﺐ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ ﭘﻨﺠﻢ، ﻋﺒﺎﺭﺕ ﺯﻳﺮ ﺭﺍ ﺗﺎﻳﭗ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﻢ:

=A1+A2+A3+A4

 ﺩﺭ ﺻﻮﺭﺗﯽ ﮐﻪ ﮐﻠﻴﺪ Enter ﺭﺍ ﻓﺸﺎﺭ ﺩﻫﻴﺪ، ﻓﺮﻣﻮﻝ ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻈﺮ ﺍﻋﻤﺎﻝ ﺷﺪﻩ، ﻭ ﺳﻠﻮﻝ A5 ﺟﻤﻊ ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎﯼ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ ﺷﺪﻩ ﺭﺍ ﻧﺸﺎﻥ ﺧﻮﺍﻫﺪ ﺩﺍﺩ.

 ﺭﻭﺵ ﺩﻭﻡ: ﺍﻳﻦ ﺭﻭﺵ ﻧﻴﺰ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺭﻭﺵ ﻧﺨﺴﺖ ﺍﺳﺖ (ﻳﻌﻨﯽ ﻋﻼﻣﺖ = ﺭﺍ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ A5 ﺩﺭﺝ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﻢ) ﺑﺎ ﺍﻳﻦ ﺗﻔﺎﻭﺕ ﮐﻪ ﺍﻳﻦ ﺑﺎﺭ ﺑﻪ ﺟﺎﯼ ﺗﺎﻳﭗ ﺁﺩﺭﺱ، ﺑﺮ ﺭﻭﯼ ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎﯼ ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻈﺮﻣﺎﻥ ﺭﺍ ﮐﻠﻴﮏ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﻢ. ﺍﻳﻦ ﮐﺎﺭ ﺯﻣﺎﻧﯽ ﮐﺎﺭﺑﺮﺩ ﺩﺍﺭﺩ ﮐﻪ ﺷﻤﺎ ﻣﻘﺎﺩﻳﺮ ﺯﻳﺎﺩﯼ ﺳﻠﻮﻝ ﺩﺭ ﻳﮏ ﺻﻔﺤﻪ ﮔﺴﺘﺮﺩﻩ ﺩﺍﺭﻳﺪ ﺍﻣﺎ ﻣﯽ ﺧﻮﺍﻫﻴﺪ ﺑﻌﻀﯽ ﺍﺯ ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎﯼ ﺧﺎﺹ ﺍﺯ ﺑﺨﺶ ﻫﺎﯼ ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺭﺍ ﺍﻧﺘﺨﺎﺏ ﮐﻨﻴﺪ.

ﺩﺭ ﻫﺮ ﺻﻮﺭﺕ ﻫﻢ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻧﻴﺪ ﺁﺩﺭﺱ ﺭﺍ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﺩﺳﺘﯽ ﺗﺎﻳﭗ ﮐﻨﻴﺪ ﻭ ﻫﻢ ﺍﻳﻨﮑﻪ ﺑﺮ ﺭﻭﯼ ﺳﻠﻮﻝ ﻫﺎﯼ ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻈﺮﺗﺎﻥ ﮐﻠﻴﮏ ﮐﻨﻴﺪ.

ﺗﻘﺪﻡ ﻋﻤﻠﮕﺮﻫﺎﯼ ﺭﻳﺎﺿﯽ در اکسل

ﺑﺮﺍﯼ ﮐﺎﺭ ﺑﺎ ﺍﮐﺴﻞ، ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺎ ﺩﺍﻧﺶ ﺭﻳﺎﺿﯽ ﺗﺎ ﺣﺪﻭﺩ ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻴﺎﺯ ﺁﺷﻨﺎﻳﯽ ﺩﺍﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﻴﺪ. ﺣﺘﻤﺎ ﻣﯽ ﺩﺍﻧﻴﺪ ﮐﻪ ﺩﺭ ﻳﮏ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﺭﻳﺎﺿﯽ، ﻋﻤﻠﮕﺮﻫﺎ ﺩﺍﺭﺍﯼ «ﺗﻘﺪﻡ» ﻭ «ﺗﺎﺧﺮ» ﻫﺴﺘﻨﺪ. ﺑﺪﻳﻦ ﻣﻌﻨﯽ ﮐﻪ ﺑﺮﺧﯽ ﻋﻤﻠﮕﺮﻫﺎ ﺩﺍﺭﺍﯼ ﺍﻭﻟﻮﻳﺖ ﺯﻭﺩﺗﺮﯼ ﺑﺮﺍﯼ ﻣﺤﺎﺳﺒﻪ ﻧﺴﺒﺖ ﺑﻪ ﺑﺮﺧﯽ ﺩﻳﮕﺮ ﻫﺴﺘﻨﺪ. ﺍﻳﻦ ﺗﻘﺪﻡ ﻫﺎ ﺩﺭ ﻧﺮﻡ ﺍﻓﺰﺍﺭ ﺍﮐﺴﻞ ﻧﻴﺰ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﺯﻳﺮ ﺩﺍﺭﺍﯼ ﺗﻘﺪﻡ ﻫﺴﺘﻨﺪ. ﻳﻌﻨﯽ ﺍﮐﺴﻞ ﻧﺨﺴﺖ ﻋﻤﻠﻴﺎﺕ ﺩﺍﺧﻞ ﭘﺮﺍﻧﺘﺰ ﺭﺍ ﺑﺮﺭﺳﯽ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ، ﺳﭙﺲ ﻋﻼﻣﺖ ﻫﺎﯼ ﻣﻨﻔﯽ، ﭘﺲ ﺍﺯ ﺁﻥ ﺩﺭﺻﺪﻫﺎ ﺭﺍ ﻣﺤﺎﺳﺒﻪ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ، ﺳﭙﺲ ﺗﻮﺍﻥ ﺭﺍ ﺣﺴﺎﺏ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ ﻭ ﭘﺲ ﺍﺯ ﺁﻥ ﻋﺒﺎﺭﺍﺕ ﻣﻮﺭﺩ ﻧﻈﺮ ﺭﺍ ﺩﺭ ﻳﮑﺪﻳﮕﺮ ﺿﺮﺏ ﻭ ﻳﺎ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ ﻭ ﺩﺭ ﻧﻬﺎﻳﺖ ﻫﻢ ﻋﻤﻠﮕﺮﻫﺎﯼ ﺟﻤﻊ ﻭ ﺗﻔﺮﻳﻖ ﺭﺍ ﺍﻋﻤﺎﻝ ﻣﯽ ﮐﻨﺪ.

()

ﻋﻼﻣﺖ ﻣﻨﻔﯽ (-)

%

^

* ﻭ /

+ ﻭ –

ﺑﺮﮔﺮﺩﺍﻥ ﻭ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﻣﺠﺪﺩ (Undo and Redo)

ﻭﻗﺘﯽ ﻳﮏ ﻣﻘﺪﺍﺭ ﻳﺎ ﻳﮏ ﻓﺮﻣﻮﻝ ﺭﺍ ﺩﺭ ﻳﮏ ﺳﻠﻮﻝ ﺗﺎﻳﭗ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﺪ ﻭ ﺳﭙﺲ ﺁﻥ ﺭﺍ ﭘﺎﮎ ﻣﯽ ﮐﻨﻴﺪ، ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻧﻴﺪ ﻣﻘﺪﺍﺭ ﻭﺍﺭﺩ ﺷﺪﻩ ﺭﺍ ﺑﺎ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﻋﻤﻠﯽ ﮐﻪ ﺑﻪ ﺁﻥ «Undo» ﻣﯽ ﮔﻮﻳﻨﺪ، ﺑﺎﺯﮔﺮﺩﺍﻧﻴﺪ. ﺑﻪ ﻋﻨﻮﺍﻥ ﻣﺜﺎﻝ ﺍﮔﺮ ﺩﺭ ﺳﻠﻮﻝ A1 ﻋﺪﺩ 12 ﺭﺍ ﺗﺎﻳﭗ ﮐﻨﻴﺪ ﻭ ﺳﭙﺲ ﭘﺎﮎ ﮐﻨﻴﺪ، ﺑﺎ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﺍﺯ ﮔﺰﻳﻨﻪ Undo ﮐﻪ ﺩﺭ  Access Toolbar ﻧﻤﺎﻳﺶ ﺩﺍﺩﻩ ﺷﺪﻩ، ﻣﺠﺪﺩﺍ ﻋﺪﺩ 12 ﺭﺍ ﺑﻪ ﺳﻠﻮﻝ A1 ﺑﺎﺯ ﮔﺮﺩﺍﻧﻴﺪ. ﺍﻳﻦ ﺩﺳﺘﻮﺭ ﺭﺍ ﺑﺎ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﺍﺯ ﺩﻭ ﮐﻠﻴﺪ Ctrl+Z ﺩﺭ ﻭﻳﻨﺪﻭﺯ ﻳﺎ Cmd+Z ﺩﺭ ﻣﮏ ﻧﻴﺰ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩ.

 ﺑﻌﺪ ﺍﺯ ﺁﻧﮑﻪ ﺍﺯ ﮔﺰﻳﻨﻪ Undo ﺑﺮﺍﯼ ﻟﻐﻮ ﺁﺧﺮﻳﻦ ﺩﺳﺘﻮﺭ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺷﺪﻩ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﮐﺮﺩﻳﺪ، ﻣﻤﮑﻦ ﺍﺳﺖ ﺑﺎﺯ ﭘﺸﻴﻤﺎﻥ ﺷﻮﻳﺪ ﻭ ﺑﺨﻮﺍﻫﻴﺪ ﻋﻤﻠﯽ ﺭﺍ ﮐﻪ ﻟﻐﻮ ﮐﺮﺩﻩ ﺍﻳﺪ ﺭﺍ  ﻣﺠﺪﺩﺍ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﻫﻴﺪ. ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺻﻮﺭﺕ ﺍﺯ ﮔﺰﻳﻨﻪ Redo ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﮐﻨﻴﺪ. ﺍﻳﻦ ﺩﺳﺘﻮﺭ ﺭﺍ ﺑﺎ ﺍﺳﺘﻔﺎﺩﻩ ﺍﺯ ﺩﻭ ﮐﻠﻴﺪ Ctrl+Y ﺩﺭ ﻭﻳﻨﺪﻭﺯ ﻳﺎ Cmd+Y ﺩﺭ ﻣﮏ ﻧﻴﺰ ﻣﯽ ﺗﻮﺍﻥ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺩﺍﺩ.

بعضی مواقع در صفحات اکسل سطرها و ستون‌های خالی زیادی به چشم می‌خورد که عمداً برای خوانا تر شدن داده‌ها ایجاد می‌شوند. ولی در برخی موارد نیز، این سطرها و ستون‌های خالی به صورت ناخواسته در میان داده‌ها ظاهر می‌شوند. حذف سطرها و ستون‌های خالی در اکسل راهکارهای گوناگونی دارد. بسته به حجم داده‌ها، تعداد سطر و ستون‌های خالی، تعداد دفعات تکرار عملیات حذف و سطح توانایی کاربر، یکی از این راهکارها استفاده می‌شود.

ضرورت حذف سطرها و ستون‌های خالی در اکسل

اگر می‌خواهید داده‌های خود را که در اکسل دارای سطر و ستون خالی هستند به نرم‌افزار دیگری مانند Access منتقل کنید یا اگر قصد دارید بر روی این داده‌ها عملیات محاسباتی طولانی و پیچیده‌ای انجام دهید، با وجود سطرها و ستون‌های خالی کارتان دشوار می‌شود و بعضاً نتیجه مطلوب را از کار بر روی این گونه داده‌ها، به دست نخواهید آورد. از سویی دیگر در ارائه گزارش کاغذی از صفحات اکسل، چاپ کردن داده‌هایی که دارای سطر و ستون خالی هستند چندان رضایت بخش نیست. لذا در این موقعیت ها مجبور به حذف سطرها و ستون‌های خالی در اکسل خواهید شد.

برای حذف سطرها و ستون‌های خالی در اکسل 4 روش گوناگون وجود دارد:

حذف سطرها و ستون‌های خالی در اکسل با انتخاب مستقیم

زمانی که تعداد سطرها و ستون‌های خالی کم باشد، به سادگی می‌توان آنها را تک تک انتخاب کرده و در منوی راست کلیک با انتخاب گزینه Delete حذف کرد.

حذف سطرها و ستون‌های خالی در اکسل با Go To Special

برای انجام این کار، ابتدا تمامی محدوده داده‌ها را انتخاب کنید. از منوی HOME به زیر منوی Editing بروید. در بخش Find & Replace کلیک کنید. در منوی کرکره‌ای باز شده گزینه Go To Special را انتخاب کنید (یا کلید میانبر Ctrl+G را زده و Special را انتخاب کنید). سپس در پنجره باز شده دکمه رادیویی Blank را زده و OK کنید. سطرها و ستون‌هایی که دارای سلول خالی هستند انتخاب می‌شوند.

برای حذف کردن سطرها و ستون‌های خالی به زیر منوی Cells از منوی HOME بروید. در بخش Delete کلیک کنید. در این قسمت بسته به نحوه پراکندگی سلول‌های خالی در میان داده‌ها، سناریو‌های مختلفی در پیش روی شما قرار خواهد گرفت.

• اگر سلول‌های خالی فقط در سطرها باشند، یعنی سطرهایی که دارای داده هستند هیچ سلول خالیی نداشته باشند، (سلول خالی دیگری در ستون‌ها نباشد)  با انتخاب گزینه Delete Rows قادر خواهید بود تمام سطرهای خالی را حذف کنید

• اگر سلول‌های خالی فقط در ستون‌ها باشند، یعنی ستون‌هایی که دارای داده هستند هیچ سلول خالیی نداشته باشند، (سلول خالی دیگری در سطرها نباشد) با انتخاب گزینه Delete Columns قادر خواهید بود تمام ستون‌ها خالی را حذف کنید

• اگر سلول‌های خالی به صورت شطرنجی (سطرها و ستون‌ها یکی در میان پر و خالی) باشند. از ترکیب دو مورد بالا استفاده کنید. به عنوان مثال ابتدا گزینه‌ Delete Rows را انتخاب کنید. سط‌رهای خالی حذف خواهند شد. در مرحله بعد با انتخاب دوباره محدوده داده‌ها، همان فرآیند را تکرار کرده و اینبار با انتخاب گزینه Delete Columns اقدام به حذف ستون‌های باقی مانده کنید

• اگر سلول‌های خالی الگوی خاصی نداشته باشند، مسئله دیگر حذف سطرها یا ستون‌های خالی نخواهد بود (خارج از موضوع این پست).

حذف سطرها و ستون‌های خالی درexcel با عملکرد Find

برای این کار نیز ابتدا کل محدوده داده‌ها را انتخاب نمایید. از منوی HOME به زیر منوی Editing بروید. در بخش Find & Replace کلیک کنید. در منوی باز شده گزینه Find را انتخاب کنید (یا کلید میانبر Ctrl+F را بزنید). در پنجره باز شده بر روی دکمه Options کلیک نماید. پنجره گسترده تر خواهد شد. در قسمت کرکره‌ای Look in مقدار Values را انتخاب نمایید و در قسمت Find What چیزی ننویسد و دکمه Find All را بفشارید. با اینکار جاهای خالی را بر حسب مقدار جستجو کرده‌اید. نتایج جستجو در قسمت پایین پنجره نمایش داده می‌شود. بر روی آدرس یکی از سلول‌ها که در ستون Cell دیده می‌شود کلیک کنید. کلید میانبر Ctrl+A را از صفحه کلیدتان بفشارید. تمامی سطرها یا ستون ها خالی انتخاب خواهند شد. بسته به پراکندگی سلول‌های خالی با یکی از روش‌ها گفته شده در بالا، سطرها و ستون‌های خالی را حذف کنید.

حذف سطرهای خالی در اکسل با عملکرد Filter

برای حذف سطرهای خالی در این روش کل محدوده داده‌ها را انتخاب نمایید. از منوی HOME به زیر منوی Editing بروید. در بخش Sort & Filter کلیک کنید. در منوی باز شده گزینه Filter را انتخاب کنید (یا کلید میانبر Ctrl+Shift+L را بزنید). تمامی ستون‌ها فیلتر خواهند شد.

پس از فیلتر کردن ستون‌ها، بر روی علامت فیلتر در سر ستون یکی از ستون‌ها کلیک کنید. پنجره فیلتر باز خواهد شد. تیک کنار Select All را بردارید تا هیچ یک از گزینه‌ها در انتخاب نباشند. به قسمت پایین کادر رفته و تیک کنار Blank را بزنید تا فقط سلول‌های خالی انتخاب شوند. به روش گفته شده در بالا از زیر منوی Cell سطرهای خالی را حذف کنید.

توجه داشته باشید که با این روش فقط سطرهای خالی را می‌توان حذف کرد.

حذف سطرهای خالی در اکسل با ماکرو نویسی

گرچه ماکرو نویسی از پیچیده ترین قسمت های اکسل است، ولی با استفاده از این ابزار،  تقریباً هر عملیاتی در اکسل قابل انجام است. در کل اگر عملیاتی به دفعات زیاد و به صورت تکراری انجام می‌شود، پیشنهاد می‌شود از یک کد ویژوال بیسیک در قالب ماکرو استفاده کنید.

کد ماکرو برای حذف سطرهای خالی در اکسل به صورت زیر است:

 
Sub DeleteBlankRows()
 Dim Rw As Range
 If WorksheetFunction.CountA(Selection) = 0 Then
 MsgBox "No blank rows found", vbOKOnly
 Exit Sub
 End If
 With Application
.Calculation = xlCalculationManual
.ScreenUpdating = False
 Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select
 For Each Rw In Selection.Rows
 If WorksheetFunction.CountA(Selection.EntireRow) = 0 Then
  Selection.EntireRow.Delete
 End If
 Next Rw
.Calculation = xlCalculationAutomatic
.ScreenUpdating = True
 End With
 MsgBox "Blank Rows Removed"
End Sub

در فایل اکسل مورد نظر به برگه‌ای که سطرهای خالی در آن قرار دارند منتقل شوید. کلید Alt+F11 را بفشارید. محیط ویژوال بیسیک اکسل باز خواهد شد. از منوی Insert ‌بخش Module را انتخاب کنید تا یک ماژول جدید ایجاد شود. کد بالا را کپی کرده و در ماژول جدید paste کنید.

پس از نوشتن کد مورد نظر در محیط ویژوال بیسیک آن را ذخیره کرده و به برگه ذکر شده برگردید. محدوده سطرهای خالی را انتخاب کنید. کلید Alt+F8 را بفشارید تا فهرست ماکروهای موجود را ببینید. از بین این ماکروها، ماکروی  DeleteBlankRows را انتخاب و اجرا کنید.

نام گذاری محدوده در اکسل اغلب کاری اضافی و وقت گیر تلقی می‌شود. اگر با حجم انبوهی از داده‌های جدول بندی شده مواجه شوید و اگر در فرمول‌هایتان مجبور به استفاده از این داده‌ها باشید، ارزش نام گذاری محدوده در اکسل بیش از پیش برایتان روشن خواهد شد.

در اکسل هر سلول به صورت پیش فرض نامی مخصوص به خود (آدرس) دارد.                                              (هر سلول از تقاطع یک ستون و یک سطر تشکیل شده و نام سلول نیز برگرفته از همین سطر و ستون ها است،). استفاده از نام یا آدرس سلول ها و محدوده ها در فرمول نویسی کاری است که تقریباً از مبتدی ترین تا حرفه‌ای ترین افراد به صورت مکرر انجام می‌دهند.

مزایای نام گذاری محدوده در اکسل

گنجاندن آدرس سلول‌ها و کنترل صحت آنها در فرمول، کار دشواری است و نیاز به دقت زیادی دارد. برای راحتی در این امر امکانی در اکسل وجود دارد که به کمک آن می‌توانید روی سلول‌ها و محدوده ها اسم گذاشته، و به جای قید آدرس سلول‌ها، از نامی که خودتان به آنها اختصاص داده‌اید استفاده کنید. نام گذاری محدوده در اکسل راهکاری است که در فرمول نویسی های گسترده باعث کاهش خطاهای رایج در آدرس دهی می‌شود. چه بسا زمان زیادی را برای نوشتن فرمول های پیچیده صرف می‌کنید ولی به دلیل وجود تعداد زیاد داده‌های ورودی و عدم کنترل در صحت ورود آنها، نتیجه دلخواه خود را بدست نمی‌آورید. در صورتی که نام‌هایی معنی دار برای سلول‌ها و محدوده‌ها انتخاب کنید، فرمول هایتان زیبا و قابل فهم تر بوده و در حقیقت فرمول نوشته شده‌تان در اکسل، تفاوت آنچنانی با فرمول‌های روی کاغذ نخواهد داشت!

برای نام گذاری سلول‌‌ها و محدوده‌ها در اکسل، دو روش وجود دارد:

نام گذاری محدوده در اکسل با استفاده از Name Box

اگر بر روی یک سلول کلیک کنید در گوشه سمت چپ Formula bar  نام آن دیده می‌شود. این قسمت که Name Bax نام دارد به طور پیش فرض آدرس هر سلول یا تعداد سطر و ستون انتخابی یک محدوده را نشان می‌دهد.

ساده ترین روش نام گذاری محدوده در اکسل با استفاده از این ابزار است. برای این منظور ابتدا محدوده یا سلول مورد نظر را انتخاب کرده و سپس به قسمت Name Bax بروید، در این قسمت نامی که می‌خواهید اختصاص بدهید را نوشته و کلید Enter را بزنید.

برای نام گذاری در این روش همواره باید ابتدا محدوه و یا سلول مورد نظر را انتخاب کرده و سپس به قسمت نام گذاری بروید.

نام گذاری محدوده در اکسل با استفاده از  Define Name

به منوی FORMULAS  رفته و در زیر منوی Defined Names در بخش Define Name کلیک نمایید. قسمتهای مختلف این بخش را مطابق شکل تکمیل نمایید. در این روش نام گذاری، می‌توان از دو ترتیب کاری استفاده کرد:

ترتیب اول اینکه ابتدا محدوه و یا سلول مورد نظر را انتخاب کرده و سپس به منوی نام گذاری رفت و ترتیب دوم اینکه ابتدا به منوی نام گذاری رفته و سپس محدوه و یا سلول مورد نظر را انتخاب کنید. این دو ترتیب کاری (انتخاب سلول یا منو) در بسیاری از عملیات اینچنینی در اکسل به چشم می‌خورد ولی در کل نتیجه کار همواره یکسان است.

در قسمت Scope  دو انتخاب پیش روی شماست، این قسمت به صورت پیش فرض بر روی Workbook تنظیم شده و اگر این گزینه انتخاب شود، نامی که به محدوده خاص اختصاص می‌دهید در تمامی برگه های این فایل (Workbook) قابل استفاده خواهد بود. گزینه دیگری که می‌توانید انتخاب کنید عنوان برگه‌ها است. بدیهی است که با انتخاب عنوان هر یک از برگه های موجود در فایلتان، نام اختصاصی برای محدوده، فقط در برگه انتخاب شده قابل استفاده خواهد بود. در بخش Comment می‌توانید توضیحی برای محدوده و نامش بنویسید که هم راهنمای خودتان در مراجعات بعدی خواهد بود و هم به دیگر استفاده کنندگان فایل شما، کمک می‌کند. علامت‌های دلار در کادر مربوط به Refers to، نشان دهنده مطلق بودن آدرس دهی در اکسل برای نام گذاری محدوده ها است.

قسمت‌های مختلف زیر منوی Defined Names

• Use in Formula

اگر در بخش Use in Formula در زیر منوی Defined Names کلیک نمایید، نام های اختصاص داده شده و گزینه‌‌ای با عنوان Paste Names دیده می‌شود. با کلیک بر روی هر کدام از نام های اختصاص داده شده این نام به فرمول شما اضافه خواهد شد، این قسمت زمانی مفید خواهد بود که شما تعداد زیادی نام تعریف شده دارید و املای دقیق نام مورد نظر را فراموش کرده‌اید. اکسل به شما کمک خواهد کرد تا سریعاً محدوده مورد نظر را فراخوانی نمایید. قسمت Paste Names، تمامی نام های اختصاص داده شده را به صورت ستونی، برای شما الحاق خواهد کرد.

• Create from Selection

شما می‌توانید جدولی را تنظیم کرده و با استفاده از گزینه‌های موجود در بخش Create from Selection در زیر منوی Defined Names،  از بخش‌های مختلف جدولتان برای نام گذاری محدوه‌هایتان استفاده کنید. برای اینکار لازم است تمامی جدولتان (که شامل عنوان ستون‌ها نیز است) را انتخاب کنید. اگر تیک کنار Top Row را بزنید، اکسل از عنوان های موجود در سطر بالایی جدولتان برای نام گذاری هر یک از ستون‌ها استفاده می‌کند.           با زدن تیک دیگر گزینه‌ها، اکسل از دیگر بخشهای جدولتان برای نام گذاری محدوده استفاده خواهد کرد.

در بخش 

نام گذاری محدوده در اکسل و استفاده در ایجاد ضریب ثابت نامدار  Named Constant

علاوه بر نام گذاری محدوده در اکسل ضرایب ثابت هم می‌توانند دارای نام باشند و در فرمول‌ها استفاده شوند. به منظور ایجاد یک ضریب ثابت نامدار، مطابق شکل زیر در بخش Define Name از زیر منوی Defined Names یا بخش New از Name Manager اقدام به نام گذاری جدید نمایید. پس از نوشتن نام دلخواه در کادر مربوطه، در قسمت Refers to مقدار ضریب ثابت را وارد نمایید.

برای مثال در محاسبه مقدار کل مصرف سیمان در کارهای ساختمانی، علاوه بر آنچه که مستقیماً در اعضا و بخشهای سازه‌ای (فونداسیون، ستون، تیر، سقف و …) و غیر سازه‌ای (آجرچینی، کاشی و سرامیک، کف‌سازی و …) استفاده می‌شود، باید مقدار سیمانی را که به هدر می‌رود نیز، در نظر گرفت. در جدول زیر مقدار مصرف سیمان در بخش‌های سازه‌ای، با استفاده از احجام کاری و عیار سیمان مصرفی در کارهای ساختمانی محاسبه شده است. در این جدول، با بررسی مراجع (فهرست بهاء) مقدار 6% برای هدر رفت (پرت) سیمان در نظر گرفته شده است. پرت سیمان به عنوان ضریب ثابت نامدار، در جمع کل مقدار سیمان مصرفی هر ماه ضرب شده و در ستون مربوطه نوشته شده است. مقدار پرت شده سیمان بعلاوه  آنچه که در بخش‌های سازه‌ای استفاده شده است، مقدار کل سیمان مصرفی است.

نام گذاری محدوده در اکسل و نکات

اعداد نمی‌توانند در نام گذاری محدوده در اکسل استفاده شوند. در جایی که نیاز به استفاده از نام های دو یا چند سیلابی دارید، از “_” (آندرلاین)، نقطه و نیم فاصله برای جداسازی کلمات استفاده کنید. چرا که در نام گذاری محدوده ها از فاصله نیز نمی‌توان استفاده کرد. در کل یک نام می‌تواند تا 255 کاراکتر طول داشته باشد.

کاربرد ثانویه نام گذاری محدوده در اکسل

پس از نام گذاری محدوده در اکسل، از نام هایی که تعریف کرده‌اید، می‌توانید برای لینک سازی نیز استفاده کنید. برای این منظور ابتدا سلولی که می‌خواهید به عنوان لینک عمل کند را انتخاب کنید. متنی که می‌خواهید به عنوان لینک باشد را در این سلول بنویسید. (برای متنی که می‌خواهید لینک شود از قسمت Text to display پنجره باز شده نیز می‌توانید استفاده کنید) از منوی INSERT زیر منوی Links را انتخاب کنید. چون نام گذاری انجام شده در فایل حاضر قرار دارد، در پنجره باز شده ابتدا از ستون سمت چپ گزینه Place in This Document را انتخاب کنید و سپس روی نام محدوده مورد نظر کلیک کرده و در پایان عملیات را OK کنید!

با کلیک کردن روی لینک ساخته شده اکسل داده‌های لینک را فراخوانی می‌کند و این داده‌ها را به شما نشان می‌دهد. بعضاً در کارهیتان با جداول بزرگی سر و کار دارید که حجم عظیم داده‌ها را در خود جای داده‌اند. این جدول‌ها معمولاً به صورت کامل در صفحه نمایش دیده نمی‌شوند و شما در استفاده از آنها، به صورت مداوم به ابتدا و انتهای آن حرکت می‌کنید. با ساخت لینک می‌توانید به راحتی به بخش‌های مختلف جدول‌هایتان دسترسی سریع داشته باشید. این تکنیک در نوشتن فرمول‌های طولانی و پیچیده کاربرد زیادی دارد.               امیدواریم آموزش اکسل امروز برایتان مفید بوذه باشد

کاربردی ترین گزارشات سازمانی گزارشاتی هستند که به مدیران اجازه می دهند عارضه های سازمان خود را بخوبی بشناسند و بر مبنای آن تصمیم گیری نمایند. اما چه رویکردهایی مناسب تهیه گزارشات مدیریتی هستند؟ آیا جلسات تصمیم گیری زمان ارایه همه معضلات سازمان است؟ بطور مثال اگر میخواهید در خصوص افزایش هزینه های سازمان، افت فروش، کاهش میزان انگیزه پرسنل و … صحبت نمایید تمامی مسایل را مرور می کنید؟ مطمناً مهمترین مسایل در اولویت هستند. یکی از این رویکردها و مهمترین آنها اصل پارتو می باشد. (می توانید در مورد اصل پارتو در ویکی پدیا بخوانید. مقاله ای جالب تحت عنوان “این بیست درصد نفرین شده” نیز در وبسایت گروه متمم وجود دارد.)

اما چطور می توان نمودار پارتو را در اکسل رسم کرد؟درآموزش اکسل امروز با ما همراه باشید:

گام اول: دیتاهایتان را بدرستی تنظیم نمایید.

فرض کنید جدولی شامل دیتاهای مراکز هزینه در احتیار دارید و میخواهید عمده مراکز هزینه را مشخص نمایید.

گام اول این است که داده هایتان را از بیشترین به کمترین مرتب نمایید. سپس دو ستون کمکی به جدولتان اضافه نمایید. اولین ستون درصد هر داده از کل و ستون دوم درصد تجمعی. مانند تصویر زیر:

گام دوم:  از جدول داده هایتان یک نمودار ستونی بسازید.

گام سوم:  ستون سهم تجمعی را copy کرده و روی نمودار paste نمایید تا سری اعداد تجمعی نیز به نمودار اضافه گردد. سپس به منوی Change Chart Type بروید و تیک قسمت Secondary Axis مربوط به سری تجمعی را بزنید. ضمنا نوع نمودار مربوط به سهم تجمعی باید به صورت Line باشد.

در Excel 2016 نمودار Treemap جدید راه های جالب بصری برای سلسله مراتب داده ها پیشنهاد  می کند. با این ویژگی شما می توانید اطلاعات را از دسته بندی های مختلف در یک نگاه با هم مقایسه کنید همانند درآمد یک کتابخانه بر اساس ژانر کتاب ها و زیرمجموعه های آن یا فروش لپ تاپ بر اساس تولید کننده و مدل.

در این آموزش نحوه ساخت یک Treemap را فقط با چند کلیک برای شما خواهیم گفت.

1 – اطلاعات مورد نظر خود را که می خواهید در Treemap استفاده کنید انتخاب کرده و آن ها را به صورت Highlight در بیاورید.
2 – بر روی زبانه Insert کلیک کنید.

3 -بر روی دکمه Insert Hierarchy و سپس Treemap کلیک کنید. Excel یک نمودار Treemap بر روی spreadsheet شما ایجاد می کند.

4 – بر روی نمودار دو بار کلیک کنید تا حالت آن را مشخص کنید. شما می توانید موارد مختلف نمودار را مشخص کنید برای مثال عنوان نمودار را مشخص کنید رنگ بندی آن را مشخص کنید. و ….

زمانی که داده های شما به صورت منطقی مرتب سازی شد شما می توانید به آسانی از نمودار Treemap برای پیدا کردن الگو ها استفاده کنید.

همانطور که در درس های قبل اشاره شد، یکی از کاربردهای مهم نرم افزار اکسل، مدیریت و ویرایش ساده تر داده ها است.

یکی از امکانات اکسل، ایجاد و مدیریت لیست ها است. منظور از لیست، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا سطرهای آن را «رکورد» و ستون های آن را «فیلد» می نامند.

منظور از «رکورد» مجموعه داده های وارد شده در یک سطر  و منظور از فیلد نیز مجموعه داده های وارد شده در ستون ها است.

برای ایجاد یک لیست نیاز نیست عملیات خاصی انجام دهید. تنها باید هنگام ورود داده ها نکاتی را رعایت کنید تا اکسل مجموعه اطلاعات وارد شده را یک لیست در نظر بگیرد.

به طور مثال، سطر اول را عنوان لیست درنظر گرفته و تیتر فیلد‌ها را در آن وارد کنید. رکورد‌ها را زیر هم وارد کرده و دقت کنید که سطر خالی بین داده ها وجود نداشته باشد.

در هنگام ایجاد لیست، اکسل دو قابلیت مفید دارد که برای سهولت در وارد کردن اطلاعات کاربرد دارند.

قابلیت نخست که AutoComplete نام دارد، برای وارد کردن داده های متنی تکراری یا مشابه به کار می رود. به عنوان مثال، در لیست زیر و در هنگام پر کردن داده ها، با وارد کردن حرف «م» اکسل کلمه «مرد» را که قبلا تایپ کرده اید، پیشنهاد می دهد. کافیست که کلید Enter را فشار دهید تا این کلمه در سلول درج شود.

قابلیت دیگر، کاربرد گزینه Pick From Drop-down List است. از این گزینه برای وارد کردن اقلام تکراری استفاده می شود. به عنوان مثال در تصویر زیر هنگام پرکردن سلول B6 بر روی آن کلیک راست می کنیم و سپس بر روی گزینه Pick From Drop-down List کلیک می کنیم. در این صورت منویی باز می شود که کلیه اقلامی که تاکنون در این ستون وارد شده، نشان داده می شود. با انتخاب گزینه مورد نظر از این منو داده مربوطه در سلول انتخاب شده وارد خواهد شد.

ایجاد فرم ورود اطلاعات
منظور از فرم ورود اطلاعات، امکانی است که اکسل برای سهولت در وارد کردن داده های لیست ارایه می دهد. برای استفاده از این قابلیت، باید از دستور Form استفاده کنید. این دستور از جمله دستوراتی است که در نوارهای اصلی اکسل وجود ندارد و باید یک دکمه میانبر از آن را در نوار Quick Access اضافه کرد. برای این منظور با کلیک راست بر روی Quick Access، گزینه  Customize Quick Access Toolbar را کلیک کنید. سپس از منوی باز شده گزینه More commands را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره Excel Option باز می شود:

اکنون از منوی Choose commands from گزینه Commands Not in the Ribbon را انتخاب کنید تا دستوراتی که در نوار اکسل نیستند، در لیست نمایش داده شوند.

از لیست باز شده، گزینه Form را انتخاب کرده و روی دکمه Add کلیک کنید.

اکنون روی دکمه OK کلیک کنید. در این صورت دکمه Form به دکمه های نوار Quick Access اضافه می شود.

بازمی گردیم به مثال لیست. یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و روی دکمه Form کلیک کنید تا فرم ورود اطلاعات باز شود.

همانطور که مشاهده می کنید، فرم ورود اطلاعات به ازای هر فیلد، دارای یک کادر متنی یا عددی است که به راحتی می توان اطلاعات رکورد را در آن وارد کرد. در این فرم گزینه New برای ایجاد یک رکورد جدید، گزینه Delete برای حذف رکورد فعلی، گزینه Find Prev برای نمایش رکورد قبلی، گزینه Find Next برای نمایش رکورد بعدی، گزینه Criteria برای مرور رکوردهای خاص و گزینه Close برای بستن فرم ورود اطلاعات استفاده می شود.

مرتب کردن سطر‌ها و ستون های لیست
در اکسل می توان داده های لیست را بر حسب هر یک از فیلدهای ستون ها مرتب کرد. این مرتب سازی می تواند براساس حروف الفبا یا براساس نوع فیلد باشد. فرض کنید می خواهیم لیست زیر را براساس ستون «نام خانوادگی» به ترتیب حروف الفبا مرتب کنیم.

برای مرتب کردن این لیست بر اساس ستون نام خانوادگی، ابتدا یکی از سلول های این ستون را انتخاب کرده و سپس زبانه Data و در بخش Sort & Filter روی دکمه Sort A to Z کلیک می کنیم.

از آنجا که اکسل به خوبی ساختار لیست را تشخیص می دهد، رکوردهای آن را براساس ستون «نام خانوادگی» از «الف» تا «ی» مرتب می کند و نتیجه آن لیست زیر خواهد بود. همانطور که در تصویر زیر می بینید، دکمه Sort Z to A نیز حروف را از «ی» تا «الف» مرتب می کند.

حال فرض کنید لیست فوق را به شکلی نیاز داریم که ابتدا رشته آیتی، و سپس رشته کامپیو‌تر را صورت مرتب شده (براساس نام خانوادگی) نشان دهد. به این ترتیب لازم است لیست را بر اساس دو ستون مرتب کنیم: ابتدا بر اساس ستون رشته تحصیلی و سپس براساس ستون نام خانوادگی.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه تب Data گروه Sort & Filter روی دکمه Sort کلیک می کنیم تا کادر Sort باز شود.

در تصویر فوق بخش Sort by ستونی است که مرتب سازی براساس داده های آن انجام می شود. بخش Values نیز به عنوان مبنای مرتب سازی (مقدار سلول، رنگ سلول و…) در نظر گرفته می شود و از بخش Order نیز برای صعودی یا نزولی بودن مرتب سازی استفاده می شود.

اکنون در بخش Sort by ستون مبنای مرتب سازی را مشخص می کنیم. در این منو به دلیل تشخیص لیست توسط اکسل، عناوین ستون ها دیده می شود. گزینه «رشته تحصیلی» را از منوی باز شده انتخاب می کنیم.

برای تعیین ستون دوم که باید مبنای مرتب سازی قرار گیرد، روی دکمه Add Level کلیک می کنیم. ردیف جدیدی با عنوان Then by به کادر Sort اضافه می شود

بار دیگر منوی Column را از ردیف Then by باز کرده و این بار گزینه «نام خانوادگی» را انتخاب می کنیم.

یک سلول می تواند یک «مقدار» یا یک «فرمول» را بپذیرد. برای وارد کردن داده در یک سلول، کافیست که بر روی آن سلول کلیک چپ کنید و سپس داده مورد نظر را تایپ کنید. برای اینکه داده مورد نظر را در نهایت به سلول اختصاص دهید، باید پس از وارد کردن، یکی از کلیدهای Enter یا Tab از صفحه کلید را فشار دهید.

در صورتی که کلید Enter را انتخاب کنید، بعد از اینکه داده به سلول اختصاص داده شد، مکان نما در سلول زیرین قرار می گیرد. در صورتی که کلید Tabرا انتخاب کنید، داده به سلول اختصاص داده شده و مکان نما در سلول بعدی قرار می گیرد.

ویرایش سلول ها
در درس اول گفتیم که از نوار فرمول برای نشان دادن محتوای سلول استفاده می شود. این نوار برای ویرایش یک سلول نیز کاربرد دارد. برای ویرایش سلول، کافیست که بر روی سلول کلیک کنید و با استفاده از نوار فرمول، داده موجود در سلول را تغییر دهید

روش دیگر ویرایش سلول این است که بر روی یک سلول دو بار کلیک کنید و داده جدید را مستقیما در سلول، جایگزین داده قبلی نمایید.

انتخاب سلول ها
انتخاب سلول ها برای کارهای دسته جمعی از عملیات مهمی است که در درس های آینده بیشتر با آن آشنا خواهید شد. اما پیش از آن باید نسبت به انتخاب سلول ها چه با صفحه کلید و یا با ماوس تسلط لازم را پیدا کنید.

همانطور که می دانید، با کلیک بر روی هر سلول، می توانید آن را انتخاب کنید و عملیات مورد نظر را بر روی آن انجام دهید. اما برای اینکه دسته ای از سلول های هم سطر آن سلول را انتخاب کنید، کافیست کلید Shift را نگه داشته، و با علامت مکان نما در صفحه کلید، سمت راست (یا چپ) حرکت کنید تا سلول های هم سطر آن انتخاب شوند.

به همین ترتیب می توانید با استفاده از کلید Shift یکسری سلول را به صورت ستونی انتخاب کنید.

باید توجه داشت که علاوه بر استفاده مستقیم از صفحه کلید برای انتخاب سلول ها، می توان از ماوس نیز برای انتخاب دسته ای سلول استفاده کرد. کافیست با نگه داشتن کلید چپ و حرکت بر روی سلول ها و در پایان با رها کردن کلیک چپ، عملیات انتخاب تعدادی از سلول ها را آزمایش کنید. به این روش Drag کردن نیز می گویند.

انتخاب دسته ای از سلول های غیرمجاور
برای انتخاب دسته ای از سلول هایی که در کنار یکدیگر نیستند، باید هم از ماوس استفاده کنید و هم از صفحه کلید. برای اینکار باید کلید Ctrl را نگه داشته و روی خانه هایی که می خواهید انتخاب کنید، تک تک کلیک کنید و در پایان کلید Ctrl را رها کنید. خواهید دید که سلول های مورد نظرتان انتخاب شده و می توانید عملیاتی خاص بر روی آنها انجام دهید.

رونویسی، جایگزینی و انتقال سلول ها
رونوشت (Copy) یک سلول
گاهی لازم است یک سلول را از بخشی از صفحه گسترده، کپی و آن را در بخش دیگری جایگزین کنید.

برای رونویسی (کپی کردن) یک سلول، ابتدا آن را انتخاب کنید، سپس بر روی سلول انتخابی کلیک راست کنید و از گزینه های موجود، گزینه Copy را انتخاب کنید.

جایگزینی (Paste) یک سلول دراکسل
برای جایگزینی یک سلول کپی شده، کافیست سلول جدید را انتخاب، سپس با کلیک راست از گزینه های موجود، گزینه Paste را انتخاب کنید

انتقال سلول ها
گاهی نیاز است یک سلول را از محلی به محل دیگر منتقل کرد. این عمل را اصطلاحا بریدن یا Cut کردن یک سلول می گویند. روال این کار درست مانند روال کپی کردن است، با این تفاوت که پس از کلیک راست بر روی بخش انتخابی، به جای گزینه Copy، گزینه Cut را انتخاب می کنیم.

نکته: برای انجام عملیات بالا، می توان از صفحه کلید نیز استفاده کرد. برای کپی کردن از کلیدهای Ctrl+C در ویندوز (Cmd+C در مک)، برای جایگزین کردن از کلیدهای Ctrl+V در ویندوز (Cmd+V در مک) و همچنین برای برش و انتقال یک سلول از گزینه های Ctrl+X در ویندوز (Cmd+X در مک) استفاده می شود.

استفاده از گزینه های Copy و Cut و Paste در زبانه Home
اگر به گزینه های زبانه Home توجه کنید، اولین بخش، بخشی است به اسم Clipboard که می توان عملیات رونویسی، برش و جایگزینی را از این طریق نیز انجام داد.

پاک کردن محتوا و حذف سلول ها
در نرم افزار Excel از دو مفهوم برای حذف یک سلول استفاده می شود. نخست پاک کردن محتویات یک سلول است و دیگری حذف کامل یک سلول. در حالت اول، هر آنچه درون یک سلول نوشته شده باشد پاک می شود و سلول باقی خواهد ماند. اما در حالت دوم، سلول انتخاب شده به همراه محتویاتش به طور کامل حذف می شود.

برای حذف محتویات یک سلول کافیست بر روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده، و از گزینه های موجود، گزینه Clear Contents را انتخاب کنیم

اما اگر بخواهیم سلول انتخاب شده به همراه محتویاتش را به طور کامل حذف کنیم، از گزینه های موجود که در تصویر بالا نشان داده شده، به جای گزینه Clear Contents، گزینه Delete را انتخاب می کنیم. وقتی یک سلول را به طور کامل حذف می کنیم، به جای سلول مورد نظر یک حفره ایجاد می شود که باید سلول های اطراف جایگزین این فضای خالی شوند. برای پرکردن این فضای خالی، نرم افزار اکسل پیش از حذف سلول از ما می پرسد که سلول های اطراف چگونه جایگزین این فضای خالی شوند. به عبارت دیگر همزمان با انتخاب گزینه Delete پنجره ای مانند تصویر زیر نیز باز می شود. در زیر به بررسی گزینه های این پنجره می پردازیم:

گزینه Shift Cell Left سلول سمت  راست را جایگزین سلول پاک شده می کند.

گزینه Shift Cells Up سلول زیرین را جایگزین سلول پاک شده می کند.

گزینه Entire Row سطر زیرین سلول پاک شده را به جای سطری که سلول پاک شده در آن قرار دارد، منتقل می کند.

گزینه Entire Column ستون سمت راست سلول پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد، منتقل می کند.

قابلیت رونویسی سلول ها در سلول های همسایه
با کلیک بر روی هر سلول، یک مربع سیاه کوچک در گوشه سمت راست سلول دیده می شود. این مربع دستگیره Auto Fill نام دارد. اگر ماوس را بر روی این علامت نگه دارید، اشاره گر ماوس به شکل علامت مثبت دیده خواهد شد. در صورتی که این دستگیره را به جهت های مجاور (چپ- راست، بالا و پایین) بکشید (Drag کنید)، خواهید دید که محتویات سلول در در سلول های انتخاب شده کپی خواهند شد. این قابلیت زمانی کاربرد دارد که بخواهید داده های تکراری در سلول های مجاور وارد کنید.

دستگیره Auto Fill در مورد اعداد قابلیت ویژه ای دارد. از این قابلیت برای افزایش و یا کاهش عددها در یک صفحه گسترده استفاده می شود. اگر هنگام کشیدن دستگیره Auto Fill کلید CTRL را هم نگه دارید، این قابلیت اجرا خواهد شد. در صورتی که دستگیره را به سمت راست یا پایین بکشید، عددها افزایش پیدا خواهند کرد. در صورتی که دستگیره به سمت سلول های قبلی (سمت چپ) یا بالا کشیده شود، عددها کاهش می یابند.

آدرس دهی سلول ها
هر سلول دارای یک آدرس منحصر به فردی است که برای مراجعه به محتویات سلول ها از این آدرس ها استفاده می شود. همانطور که می دانید در صفحه گسترده اکسل، ستون ها با حروف انگلیسی و سطرها با شماره مشخص شده اند. آدرس یک سلول عبارت است از نام ستون و شماره سطری که سلول از برخورد آنها ایجاد شده است.

آدرس سلول در یک فرمول به دو شکل استفاده می شود: شکل نسبی و شکل مطلق. البته با آدرس دهی مطلق در بخش کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد. اما دانستن تعاریف آنها خالی از لطف نیست.

آدرس دهی نسبی: در این روش آدرس دهی، ابتدا نام ستون و سپس شماره سطر قرار می گیرد. به طور نمونه سلولی که از برخورد ستون F و سطر 9 ایجاد می شود دارای آدرس نسبی  F9 است.

آدرس دهی مطلق: در این نوع آدرس دهی، پیش از نام ستون و سطر به طور مجزا علامت $ قرار می گیرد. به طور نمونه سلولی که از ستون F و سطر 9 ایجاد می شود دارای آدرس مطلق F$9$

ویرایش سلول ها
یک سلول را می توان به سه روش ویرایش کرد. روش اول این است که بر روی سلول دو بار کلیک کنید. در این صورت محتویات درون آن آماده تغییر می شود و می توانید داده ها را ویراش کنید. دومین روش استفاده از نوار فرمول است. برای کاربرد نوار فرمول رجوع کنید به در درس اول و شماره 5 از بخش «معرفی بخش ها و زبانه های اصلی»؛ محتویات هر سلول را می توانید در نوار فرمول مشاهده کنید و آن را ویرایش کنید.

سومین روش ویرایش سلول ها، استفاده از کلید F2 است. اگر این کلید را فشار دهید، سلول مورد نظر در حالت ویرایش قرار می گیرد.

اضافه کردن سطر و ستون
برای اضافه کردن سطر و ستون از زبانه Home و در بخش Cells بر روی گزینه Insert کلیک می کنیم. عبارت Insert Sheet Rows برای اضافه کردن سطر و عبارت Insert Sheet Columns برای اضافه کردن ستون به کار می رود.

حذف کردن سطر و ستون
برای حذف کردن سطر و ستون از زبانه Home و در بخش Cells بر روی گزینه Delete کلیک می کنیم. عبارت Delete Sheet Rows برای حذف کردن سطر و عبارت Delete Sheet Columns برای حذف کردن ستون به کار می رود.

توجه داشته باشید که در روش فوق، پس از حذف سلول ها، آدرس سطرها و ستون های بعدی تغییر می کنند. در صورتی که بخواهید فقط محتویات سطر یا ستون را حذف کنید اما خود سطر و ستون ها در جای خود باقی باشند، کافیست که آنها را انتخاب کرده و دکمه Delete از صفحه کلید را فشار دهید.

تغییر عرض ستون ها و ارتفاع سطرها
برای تغییر عرض ستون ها و ارتفاع سطرها می توانید از دو روش دستی و عددی استفاده کنید. در روش دستی شیوه کار به این صورت است که ابتدا ماوس را در مرز بین دو شماره سطر (یا دو حرف ستون) قرار دهید و سپس زمانی که اشاره گر ماوس به شکل علامت مثبت دیده شد، آن را به سمت بالا، پایین، چپ یا راست می کشید.

در روش عددی، ابتدا بر روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک راست کنید. از گزینه های موجود، گزینه Row Height در excel را برای تغییر سطر و یا گزینه Column Width را برای تغییر ستون انتخاب کنید. در هر دو حالت پنجره ای باز می شود که اندازه فعلی را نشان می دهد. می توانید اندازه جدید را که دقیق تر از حالت قبلی خواهد بود، وارد کنید.

ذخیره پرونده اکسل
در پایان این درس به شیوه ذخیره سازی یک پرونده می پردازیم.

برای ذخیره یک پرونده بر روی دکمه Office «گوشه بالا و سمت چپ» کلیک کنید و از پنجره باز شده، و با کلیک بر روی گزینه Save as مکانی که می خواهید پرونده مورد نظرتان را ذخیره کنید  را انتخاب کنید. (از گزینه های مقابل Save as، نخستین گزینه را انتخاب کنید.)

از بخش File name نیز می توانید یک نام برای سند خود انتخاب کنید و در پایان گزینه Save را کلیک کنید.

توجه: کلیدهای میانبر ذخیره سازی در اکسل Ctrl+S در ویندوز و Cmd+S در مک هستند.

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا.... کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آنرا عوض کنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم:

روش اول:

1- انتخاب منوی Format
2- انتخاب گزینه Cells

روش دوم:

بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.
با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای Tab های زیر است:

روش سوم:

فشردن کلیدهای ctrl +1

الف - Number:

توسط این Tab می توانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:
- Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد.
- Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:

1- General: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان می دهد.

2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر می شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:
- Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
- Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند.)
- Use 1000 Separator: اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،)این گزینه می گذارد.

3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:
- Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
- Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در منتهاالهیه سمت چپ آن نوشته می شود.

5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد. و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. و یا....

7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته
در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8- Fraction: مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.

9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد.

10- Text: مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آنرا محاسبه نمی کند.
(کاردرکارگاه 7 تمرین 8 تا 13)

11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص (مانند کد پستی، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان می دهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن (در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد می کنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311)) و می فهمیم که 311 کد شهرستان، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT می باشد.

12- Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.

ب- Alignment:

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:
1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:
• General: هم ترازی پیش فرض
• Left: هم ترازی داده ها را به سمت چپ (استفاده برای ارقام)
• Center: هم ترازی داده ها در مرکز
• Right: هم ترازی داده ها به سمت راست (برای متون)
• Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.
• Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می گیرد. معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
• Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:
• Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول
• Top: هم ترازی داده ها در بالای سلول
• Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول
• Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)

3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است:

• زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.
• Degrees: زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلید های Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:

• Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
• Shrink to Fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
• Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول ها بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font:

توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:

1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.
2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که خط کج (Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.
3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.
4- Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه. و نوع خط را تعیین می کنیم.
• None: خط نمیکشد.
• Single: خط تکی زیر متن میکشد.
• Double: دو خطی زیر متن میکشد.
• Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.(یعنی تمام حروف بالای خط نوشته می شوند.)
• Double Accounting: دو خطی زیر تمام حروف و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5- Color: در این قسمت رنگ خطوط را متن را تعیین می کنیم.

6- Effect: شامل قسمتهای زیر است:
• Strike Through: بر روی متن خط میکشد.
• Super Script: برای بالا نویسی استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته. سپس 2 را انتخاب کنیم و این گزینه را فعال کنیم.
• Sub Script: برای زیر نویسی استفاده می شود.

7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.
د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:
1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.
2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.
3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.
• None: حاشیه نمیگدارد.
• Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.
• Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.
4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول حاشیه داشته باشد.

نکته
برای انداختن حاشیه در اکسل ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.
ه - Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است:
• Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.
• Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشور را تعیین کنیم.

حذف قالب بندی سلولها:

همانطور که در فصل سوم گفته شد برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم.

توسط این دستور می توانیم اعمال ریاضی، منطقی و دیگر توابع را بر روی داده ها داشته باشیم. برای استفاده از توابع به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم:

روش اول:

1- بر روی Paste Function , Icon ()کلیک می کنیم.
2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص می کنیم. کلیه توابع در 8 دسته طبقه بندی شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعی که به تازگی از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانیم می توانیم آنرا در All پیدا کنیم.
3- در قسمت Function name تابع را مشخص می کنیم.
4- در پنجره ای که باز می شود به دو طریق می توانیم عمل کنیم:

الف: در کادر Number 1،محدوده آدرس اعداد را وارد کنیم. برای وارد کردن محدوده آدرس کافی است ابتدا آدرس اولین خانه محدوده را وارد کرده سپس عملگر آدرس (:) را تایپ کنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد کنیم. همچنین می توانیم بر روی Collapse Dialog این کادر کلیک کرده و محدوده را با Drag انتخاب کنیم.
ب: در هر کادر یک آدرس وارد کنیم. برای این کار در کادر اول آدرس اولین سلول را تایپ کرده. بر روی کادر دوم کلیک کرده،آدرس دومین سلول را تایپ می کنیم. و الی آخر.... معمولاً زمانی از این روش استفاده می کنیم که سلولها پراکنده باشند.

5- OK را می زنیم.

روش دوم:

1- منوی Insert را انتخاب می کنیم.
2- زیر منوی Function را انتخاب می کنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:

1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهای آن تایپ می کنیم. (توابع و آرگومانهایش در قسمت بعد توضیح داده شده اند.)
2- اگر قبل از آن = گذاشته باشیم که Enter می کنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می کنیم.

روش چهارم:

1- در یک خانه (خانه ای که می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می کنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم.
2- در کادر اول نوار فرمول (Name Box) توابع ظاهر می شوند، کافی است بر روی drop down آن Click کنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می کنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحله 4 به بعد روش اول است.

چند تابع معروف

1- تابع مجموع (SUM): برای فعال کردن این تابع یا آنرا تایپ کرده یا به یکی از روشهای گفته شده در بالا عمل می کنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می کنیم و در پنجره Function name،SUM را انتخاب می کنیم فرمت کلی این دستور به شکل زیر است: (از این دو فرمت زمانی که بخواهیم فرمول را تایپکنیم استفاده می کنیم.)

1- SUM -number 1: number 2
2- SUM -number 1;number2;..

نکته
معمولاً برای زمانی که اطلاعات در سلولهای مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهای غیر مجاور و پراکنده باشند از فرمول دوم استفاده می کنیم.

2- تابع میانگین(Average): از این تابع برای محاسبه میانگین استفاده می شود.این تابع جزء گروه Statistical است. شکل کلی آن بصورت زیر است:
1- Average - number 1 ; number 2 ;...
2- Average - number 1: number 2

3- تابع ماکزیمم (Max) در اکسل: ‌از این تابع برای پیدا کردن ماکزیمم چند مقدار استفاده می کنیم: این تابع نیز جزء گروه Statistical است. و شکل کلی آن به صورت زیر است:
1- Max - number 1 ; number 2 ; ….
2- Max - number 1: number 2

4- تابع مینیمم (Min): از این تابع برای محاسبه میانگین اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Statistical می باشد. شکل کلی آن به صورت زیر است:
1- Min - number 1 ; number 2 ; ….

2- Min - number 1: number 2

5- تابع شمارنده (Count): از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده می شود. این تابع نیز جز توابع گروه Statistical می باشد و فرم کلی آن به صورت زیر است:
1- Count - value 1 ; value 2 ; ….
2- Count - value 1: value 2

6- تابع Round: از این تابع برای گرد کردن اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Math & Trig می باشد و شکل کلی آن به صورت زیر است:
Round - number 1 ; num_digits
قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامی است که باید گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد کردن نگاه به اولین رقم بعد از رقم حذفی می کند اگر کوچکتر از 5 بود که خود اعداد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از 5 بود یک رقم به آخرین رقمی که میماند اضافه می کند.

Auto sum در اکسل:

توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع کنیم در این حالت کافی است در خانه ای Click کنیم، Excel خانه های در محدوده خانه انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آنها را حساب می کند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد. اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می کنیم. برای فعال کردن این دستور کافی است آیکون Auto sum () را از نوار ابزار Standard انتخاب کنیم.

در برخی موارد داده‌هایی که در اکسل فراخوانی می‌کنید در بعضی از سطرها تکراری هستند. داده‌های تکراری حجم و فضای زیادی از فایل اکسل شما را اشغال می‌کنند. مدت زمان محاسباتی صفحاتی با داداه‌های تکراری نیز زیاد است. پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها به صورت دستی، در مواجهه با فایل هایی که حجم انبوهی از داداه‌ها را در خود دارند، کار طاقت و فرسا و بعضاً ناممکنی است. استفاده از ابزارهای اکسل و چند ابزار اختصاصی، شما را در این امر یاری خواهد کرد. این فرایند در دو مرحله پیدا کردن و حذف کردن انجام  می‌شود.

برای افرادی که با داده‌های حجیم یا پایگاه‌های داده کار می‌کنند، یکی از کنترل‌ها، پیدا کردن سطرهای تکراری و حذف آنها است. مقادیر تکراری در میان داده‌های شما، به دلایل مختلفی ظاهر می‌شوند. اگر می‌خواهید در میان کل داده‌هایتان مقادیر تکراری را پیدا کنید، باید مطمئن شوید که در کدام ستون ها باید مقادیر غیر تکراری وجود داشته باشد. تکراری بودن مقادیر در تمامی ستون ها همیشه خطا محسوب نمی‌شود. از چندین روش گفته شده می‌توانید یکی را برای انجام کارتان انتخاب کنید. روش‌های گفته شده تقریباً متفاوت از هم بوده و هرکدام دارای محاسن و معایب خاص خود است.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها با تابع داده DATA FUNCTION

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• نیاز به حذف سریع داده‌های تکراری از کل جدولتان دارید.
• اگر داده‌های تکراری به صورت اتوماتیک و بدون اینکه شما آنها را ببنید حذف شوند، مشکل ساز نخواهد بود.
• داده‌های بسیار زیادی دارید که پیدا کردن چشمی و حذف دستی آنها بسیار طاقت فرسا است

استفاده از این روش بسیار ساده و راحت است. عیب این روش این است که قبل از حذف، نمی‌توانید هیچ گونه آنالیزی بر رو داده‌ها انجام دهید. وقتی کل محدوده را انتخاب کنید و از این تابع استفاده کنید، تابع از شما خواهد پرسید که بر اساس کدام ستون می‌خواهید سطرهای تکراری حذف شوند. اگر فقط یک ستون انتخاب کنید، تابع بدون توجه به مقادیر دیگر ستون ها، هر سطری که در آن ستون خاص داده تکراری داشته باشد را به کل حذف می‌کند. اگر چندین ستون را انتخاب کنید، تابع سطرهایی را که در تمامی ستون های انتخابی، دقیقاً همان مقادیر را داشته باشند حذف خواهد کرد.

در این پنجره اگر تیک My data has headers را بزنید، اکسل از عنوان ستون های شما در کادر مربوط به Columns استفاده خواهد کرد. در کادر Columns تمامی ستون هایی که باید تکراری بودن مقادیر آنها بررسی شود، لیست شده است. پس از اتمام عملیات، اکسل تعداد سطرهای تکراری و غیر تکراری را اعلام خواهد کرد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با قالب بندی شرطی

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• حجم داده هایتان کم است و در صورت نیاز می‌توان  با کنترل چشمی و به صورت دستی داده‌های تکراری را حذف کرد.
• اگر می‌خواهید قبل از حذف داده‌های تکراری، آنها را آنالیز کنید، و بر روی آنها کنترل داشته باشید.
• داده‌ها بسیار پیچیده هستند و برای تشخیص داده‌های تکراری از غیر تکراری قالب بندی شرطی کمکتان خواهد کرد

با استفاده از قالب بندی شرطی می‌توانید سطرهایی با داده های تکراری را به راحتی پیدا کرده و قالب آن را به دلخواه خود تغییر دهید. برای این منظور محدودهای که در آن داده‌های سطرها تکراری هستند را انتخاب کنید. از منوی HOME به زیر منوی Styles رفته در بخش Conditional Formatting کلیک کنید. در منوی باز شده قسمت Highlight Cells Rules را انتخاب کنید و در این قسمت به Duplicate Values بروید. در پنجره باز شده اگر مقدار Duplicate را انتخاب کنید، داده‌های تکرای قالب بندی خواهند شد و اگر Unique را انتخاب کنید، داده‌های بدون تکرار قالب بندی می‌شوند. قالب موردن نظرتان را از سمت راست و از منوی کره‌کره‌ای انتخاب کنید یا در Custom Format قالب دلخواه خود را تعریف کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از جدول های پاشنه‌ای

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• می‌خواهید لیستی از داده‌های بدون تکرار ایجاد کنید.
• در لیست اصلی داده‌هایتان دنبال داده‌های تکراری هستید و می‌خواهید مطمئن شوید که، همه داده‌ها غیر تکراری هستند.
• وجود داده‌های تکراری نادرست نیست و قصد جمع بندی و خلاصه کردن آنها را دارید

اگر می‌خواهید از داده‌های موجود به سرعت ستونی از داده‌های غیر تکراری تولید کنید، استفاده از جدول پاشنه‌ای مناسب است. برای ایجاد یک جدول پاشنه‌ای، از منوی INSERT به زیر منوی Tables رفته و روی Pivot Table کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کنید. OK نمایید تا جدولتان ایجاد شود. به طور پیش فرض جدول در برگه‌ای جدید ایجاد خواهد شد، اگر می‌خواهید جدولتان در همان برگه داده‌ها ایجاد شود، دکمه رادیویی Existing Worksheet را انتخاب کرده و سلول مورد نظر، برای درج جدول را انتخاب کنید. اگر داده‌های شما در جای دیگری به غیر از برگه فعلی قرار دارد، دکمه رادیویی Use an external data source  را انتخاب نموده و آنها را فراخوانی کنید.

 پس از ایجاد جدول پاشنه‌ای، از قسمت Choose filed to add report عنوان ستونی که اضافه کرده‌اید را به قسمت ROWS درگ کنید.                                                                                                      با تنظیم Value Filed Settings بر روی شمارنده، تعداد داده‌های تکراری را می‌توانید مشاهده کنید.

تنظیمات بیشتر بر روی جداول پاشنه‌ای در اکسل

بعضاً جدولی دارید که در آن وجود داده‌های تکراری به معنی نادرست بودن آنها نیست و شما قصد دارید با جمع بندی داده‌های تکراری، حجم داده ها را به حداقل برسانید. برای مثال در لیست خرید آرماتور برای یک کارگاه ساختمانی، خرید‌ها در چندین تاریخ مختلف اتفاق افتاده است و در هر یک از تاریخ ها چندین شماره آرماتور خرید شده است. تکراری بودن شماره آرماتور‌ها در کل جدول یا تکراری بودن تاریخ ها به منزله نادرست بودن داده‌ها نیست. جمع بندی این اطلاعات با جداول پاشنه‌ای به راحتی امکان پذیر است.

در یکی از جدول‌ها تعداد دفعات خرید شده از هر شماره آرماتور نشان داده می‌شود. و در جدولی دیگر، در تاریخ‌های مشخص، تعداد شماره آرماتور، تعداد بندیل‌ها و وزن کل خریداری شده نمایش داده می‌شود. به نظر می‌رسد با استفاده از اطلاعات خام گزارشات سودمند تری به دست آورده ایم!

در این تکنیک بدون اینکه سطری حذف شود، سطرهای تکراری و تعداد آن مشخص شده است. به خاطر داشته باشید که در استفاده از جداول پاشنه‌ای، اساساً یک مجموعه داده‌های جدید ایجاد می‌کنید. بنابراین اگر واقعاً می‌خواهید داده‌های اصلی را ویرایش کنید، از روش های دیگری استفاده کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از مرتب کردن داده ها Data Sort

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• تعداد داده‌هایتان کم است و می‌توانید با کنترل چشمی آنها را حذف کنید.
• می‌خواهید سطرهای تکراری را ببنید، آنالیز کنید و قبل از حذف، تکراری بودن آنها را تایید کنید.
• نوع داده‌هایتان ساده است و می‌توانید تکراری بودن آنها را تشخیص بدهید. (داده هایتان 15 رقمی و ترکیبی از عدد و حرف نیست!)

مرتب کردن داده‌ها از سریع ترین روش های پیدا کردن و حذف سطرهای تکراری در اکسل است. فرض کنید داده‌هایتان ساده و تعدادشان کم است، به سرعت آنها را مرتب کنید و تکراری ها را حذف نمایید. اگر داده‌هایتان پیچیده است از این روش استفاده نکنید و به سراغ قالب بندی شرطی بروید.

برای مرتب کردن داده‌ها، کل داده‌هایتان را انتخاب کرده و از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Sort کلیک کنید. در پنجره باز شده در قسمت Column ستونی را که می‌خواهید بر اساس آن مرتب سازی کنید، انتخاب نماید. OK کنید داده‌هایتان مرتب خواهند شد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از فیلتر پیشرفته Advanced Filter

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• فقط می‌خواهید داده‌های بدون تکرار را مشاهده کنید.
• قصد ندارید داده‌های تکراری را حذف کنید و پنهان کردن آنها کافی است.

ابزار فیلتر برای پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل، به انتخاب شما، تنها برخی از داده‌ها را پنهان خواهد کرد. توجه داشته باشید، که فیلتر پیشرفته صرفاً داده‌هایی که در کل یک سطر غیر تکراری هستند را نشان خواهد داد. به عبارت دیگر تنها سطرهایی که کل داده‌هایشان تکراری است، پنهان خواهند شد.

برای اعمال فیلتر پیشرفته بر روی داده‌ها، از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Advanced کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کرده و دکمه رادیویی Unique records only را بزنید. OK کنید. اگر می‌خواهید داده‌های اصلی بدون تغییر باقی بماند، دکمه رادیویی Copy to another location را بزنید تا اکسل داده‌هایتان را به جای دیگری کپی کرده و سپس فیلتر نماید.

معیار انتخاب ستون های بررسی سطرهای تکراری در اکسل

در برخی جداول به مانند جدول متره آرماتور فونداسیون، تکراری بودن شماره آرماتور ها به خودی خود، بی معنی است، یا تکراری بودن شماره آرماتور با شماره ردیف نیز کاملاً بی معنی است. ولی پیدا کردن سطرهایی که به طور همزمان شماره آرماتور و طول آرماتور تکراری دارند، مهم است.

پیدا کردن سطرهای تکراری می‌تواند بر اساس داده‌های یک ستون، دو ستون یا کل محدوده باشد. اگر کل داده‌های یک محدوده از یک جنس باشند (مثلا نام شهر، نام ماه سال، نام افراد، شماره ملی، شماره پرسنلی و …)، انتخاب کل محدوده معنی دار خواهد بود. ولی در جداولی به مانند جدول ذکر شده، که داده‌های هر ستون از یک جنس هستند، باید بر اساس ستون های خاص سطرهای تکراری را پیدا کرد.

در مواردی که تکراری بودن ترکیب دو یا چند ستون اهمیت دارد، برای پیدا کردن سطرهای تکراری از توابع ترکیب استفاده کنید. تابع CONCATENATE یک تابع ترکیب متنی است. در این مورد خاص شماره آرماتور با طول آرماتور را ترکیب کرده و در یک ستون کمکی بسازید.

ستون کمکی را انتخاب کرده و با قالب بندی شرطی، سطرهای تکراری برای آن ستون را مشخص نمایید.  پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل به این روش نیازمند کار بیشتر بر روی داده‌ها است و برای داده‌هایی با حجم زیاد توصیه نمی‌شود.

سطرهایی که داده‌های تکراری دارند را می‌توان در هم ترکیب کرد. بدین معنی که اگر شماره و طول آرماتور ها یکسان است، می‌توان تعداد آرماتورهای این دو سطر را با هم جمع کرده و داده‌های دو سطر را تنها در یک سطر نوشت. در ردیف 1 آرماتور با شماره 10 و طول 248 سانتیمتر با ردیف 9 تکراری است. تعداد آرماتور ردیف 1 و ردیف 9 را جمع کرده (135=23+112) و کلاً در یک سطر بنویسید.

اگر با اطلاعات زیادی سر وکار دارید و این اطلاعات به صورت ستون بندی شده دسته بندی شده اند و هر ستونی نامی دارد پس توصیه می کنم با آموزش اکسل امروز همراه باشید  تا ابزاری برای مدیریت داده ها در اکسل به شما معرفی کنیم.

افرادی که با داده های زیاد سروکار دارند و لازم هست تا گزارش گیری های متنوعی داشته باشند برای اینکه راحت تر بتوانند در بین این داده ها، داده خاصی را پیدا کنند ابزار TABLE، یکی از بهترین پیشنهادات نرم افزار اکسل به آنها خواهد بود.

طریقه ایجادTABLE در اکسل

برای تبدیل یک محدوده به جدول می توان به 2 طریق زیر عمل کرد:

1. محدوده ی سلول هایی که قصد تبدیل آنها به جدول دارید را انتخاب کنید. سپس از طریق Home > Styles > Format As Table با انتخاب یکی از حالات، استایلی برای محدوده انتخاب کنید. در اینجا پنجره ای باز خواهد شد و این سوال را از شما می پرسد که آیا این محدوده را تبدیل به جدول کنم که با زدن دکمه ok محدوده تبدیل به جدول خواهد شد.
2. محدوده را انتخاب کنید و از Insert > Tables > table ابزار table را انتخاب نمایید یا اینکه کلید ترکیبی Ctrl+T را فشار دهید.

چند تکنیک درباره جدولی که ایجاد کردیم:

1. برای جدول ایجاد شده به طور خودکار اکسل نامی در نظر می گیرد. از این نام در فرمول نویسی ها می توانیم استفاده کنیم.
2. اگر در زمان ایجاد جدول چک باکس مربوط به سربرگ را تیک زده باشید، ردیف اول داده ها به عنوان سربرگ جدول در نظر گرفته می شود. نام هر یک از ستون ها نیز با عنوان سربرگ شناخته می شود.
3. زمانی که به سمت پایین حرکت کنید دیگر حروف الفبایی مربوط به نام ستون ها نشان داده نمی شود و به جای آن عنوان سربرگ نمایان خواهد شد.
4. در پایین جدول می توانید ردیف خودکاری اضافه کنید که این ردیف می تواند جمع، شمارش تعداد سلول ها و… را به صورت خودکار انجام دهد. این ردیف با کلیک بر روی جدول و فعال شدن Table Tools از آدرس Design>Table Style Options>Total Row انجام می شود. با زدن تیک چک باکس Total Row ردیف Total اضافه خواهد شد. نوع خروجی که این ردیف قرار است نمایش بدهد از لیست مربوط به هر سلول قابل انتخاب می باشد.
5. جدول قابلیت بزرگ شدن دارد. زمانی که در آخرین سلول جدول مقداری را وارد کنید و بعد از آن بخواهید به ردیف بعدی بروید با نگارش داده ای در سلول، آن ردیف به جدول اضافه خواهد شد. حتی ردیف جمع که در شماره 4 بیان کردیم هم یک ردیف به سمت پایین جابجا می شود.
6. در صورتی می خواهید داده های تکراری را از جدول حذف کنید می توانید با کلیک بر روی سلولی از جدول و فعال شدن Table Tools از Design>Tools>Remove Duplicates حذف کردن داده های تکراری را فعال کنید. پنجره ای باز خواهد شد و این موضوع را باید در این پنجره مشخص کنید که داده ها از کدام ستون بررسی و حذف شوند.
7. فیلتر و مرتب سازی هوشمندانه تر در جدول قابل انجام می باشد. در جدولی که ایجاد کردیم سربرگ آن در حالت عادی به صورت فیلتر در خواهد آمد. با زدن هر کدام از این فیلترها و انتخاب نوع آن می توانیم مواردی که قصد فیلتر آنها را داریم انتخاب کنیم.
8. در صورتی که  خواهیم دکمه فیلتر در سربرگ نمایش داده نشود با فعال کردن table Tools و بعد از آن از Design>Table Style Options>Filter Button چک باکس بودن یا نبودن فیلتر در سربرگ را انتخاب می کنیم.
9. در جداول لازم نیست فرمولی که می نویسیم را برای بقیه سلول ها کپی کنیم بلکه با نوشتن فرمول برای اولین سلول و زدن کلید اینتر بقیه سلول های جدول به صورت خودکار تکمیل خواهند گشت.
10. ابزاری که در جدول خیلی مورد توجه هست، Structure Reference ها هستند. در زمان فرمول نویسی با انتخاب هر سلول، نام عادی آن در نظر گرفته نمی شود بلکه نامی از ستون آن انتخاب می شود که به این حالت خواهد بود:

=[@عنوان سربرگ ستون]

این موضوع باعث افزایش سرعت در فرمول نویسی خواهد شد. در صورتی که می خواهید از داده های جدول دیگری هم استفاده کنید می توانید فرمول را به این حالت بنویسید:

[عنوان سربرگ ستون] نام جدول=

Structure Reference از طرفی خوانایی برنامه و از سوی دیگر با جابجایی و انتقال سلول ها بازه های مشخص شده تغییر نخواهند کرد.

فرمول در کسل

این دو فرمول یک موضوع را بررسی می کنند ولی خوانایی فرمول اولیه به مراتب بهتر از فرمول مربوط به محدوده می باشد.

و آخرین نکته: در حالت عادی اگر شما فرمول مربوط به یک سلول از محدوده ای را تغییر بدهید برای اعمال این تغییر به بقیه سلول های محدوده باید فرمول آن را برای بقیه سلول ها کپی کنید. اما در جدول با تغییر فرمول یک سلول، فرمول بقیه سلول های آن ستون نیز تغییر خواهد کرد و به نوعی آپدیت خواهد گشت.

اگر SUMIF را یک پیچ گوشتی معمولی در نظر بگیریم که با آن فقط می توان یک مدل پیچ را باز کرد، پس  SUMIFS را می توان به مثابه یک پیچ گوشتی چند سر در نظر گرفت.

همه ما می دانیم که فرمول SUMIF برای جمع بستن چندین داده با قید یک شرط بکار میرود. برای مثال اگر شما داده های زیر را داشته باشید و بخواهید بدانید که در منطقه “تهران” مجموعاً چقدر فروش داشته اید؟ و از آنجاکه فقط یک شرط برای محاسبات جمع مد نظر است پس در نتیجه باید از فرمول SUMIF استفاده کنید. حاصل عدد 343 خواهد بود، یعنی:

 هنگام نوشتن هر فرمول یک نوار راهنما نمایش داده می شود. می توانید با کمک گرفتن از آن فرمولنویسی کنید. در اینجا نوار راهنما به این صورت است:

=sumif(range;criteria;[sum_range])

=sumif(محدوده ای که شرط در آن قرار دارد; خود شرط; محدوده ای که میخواهید اعدادش را جمع کنید)

اما همانطور که می­دانید این فرمول محدودیتهای خاص خودش را دارد. یعنی فقط می توانیم یک شرط برای آن تعیین کنیم.

حال اگر اطلاعاتمان به شکل زیر بود و در نظر داشتیم بدانیم که از محصول شماره 1 در تهران چقدر فروش داشته ایم باید از چه فرمولی استفاده می کردیم؟

تنها کافیست یک S جمع به فرمولتان اضافه نمایید یعنی SUMIFS. در نتیجه شما خواهید توانست شروط بیشتری برای فرمول جمع تان بکار ببرید.

توجه داشته باشید که وجود شرط دوم به بعد در این فرمول اختیاری است و شما می توانید از این فرمول بجای SUMIF هم استفاده نمایید.

در این فرمول نیز نوار کمکی را که با فلش قرمز رنگ مشخص شده است را مشاهده می کنید. با فرمول Sumif کمی متفاوت است. در فرمول Sumifs ترتیب نوشتن فرمول به این ترتیب است:

=sumifs(sum_range;criteria_range1;criteria1;criteria_range2;criteria2;…)