چطور یک فایل PDF را در اکسل قرار دهیم؟

اکسل این امکان را فراهم می‌کند که داده‌ها را به صورت یک شکل به نمایش درآوریم. این ابزار مایکروسافت امکان درج فایل PDF را فراهم می‌آورد.

کلیک – فرض کنید یک لیست از محصولات داریم که می‌خواهیم همراه با توضیحات دیگری درباره محصول و مشخصات آن به اشتراک بگذاریم. در این مورد اکسل می‌تواند کمک بزرگی به ما کند. به نظرتان چگونه می‌توان آن را انجام داد؟
شما باید اطلاعات مربوط به هر محصول را در یک فایل PDF داشته باشید و نام محصولات را در یک ستون قرار دهید و فایل‌های PDF را در یک ستون دیگر قرار دهید. به این صورت مساله قابل حل است. در این آموزش، روش انجام کار را مشاهده می‌کنید.

درج فایل PDF در صفحه اکسل
به تب Insert بروید و در گروه Text بروی Object کلیک کنید.

در جعبه محاوره‌ای Object، در تب Create New، زیر قسمت Object Type گزینه Adobe Acrobat Document را انتخاب کنید. برای انجام این کار نیاز دارید که Adobe Acrobat را از قبل بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. در غیر این صورت در لیست Object Type این گزینه را مشاهده نخواهید کرد.
ممکن است شما نرم‌افزارهایی که امکان باز کردن و خواندن فایل PDF را فراهم می‌کند بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. می‌تواند آن را انتخاب کنید. مطمئن باشید که گزینه Display as Icon را انتخاب کرده باشید.

گزینه Ok را انتخاب کنید و یک جعبه محاوره‌ای باز می‌شود. فایل PDF موردنظرتان را انتخاب کنید و گزینه Open را کلیک کنید. اکنون فایل PDF باز می‌شود و شما باید آن را ببندید.
اکنون فایل PDF به اکسل اضافه شده است. می‌توانید آن را درگ کنید و یا تغییر اندازه دهید. این مراحل را برای درج سایر فایل‌های PDF تکرار کنید.

تنظیم فایل PDF در سلول اکسل
می‌توان اندازه فایل PDF را به گونه‌ای که کاملا متناسب با سلول باشد تغییر داد. فایل PDF مخفی نمی‌شود و با سلول‌های دیگر فیلتر نمی‌شود. یک راه وجود دارد که می‌توان مطمئن شد که فایل متناسب با سلول‌ باشد.

بر روی فایل درج شده راست کلیک کنید و Format Object را انتخاب کنید. اگر چندین فایل PDF دارید، می‌توانید همه فایل‌ها را انتخاب کنید، راست کلیک کنید و در آخر Format Object را انتخاب کنید.

جعبه‌ Format Object را باز کنید. تب Properties را انتخاب کنید و گزینه Move and size with cells را انتخاب کنید. Ok را کلیک کنید.

تغییر نام فایل PDF
اگر توجه کرده باشید، فایل PDF همان نام پیش‌فرض خود را دارد. شما می‌توانید نام دیگری به فایل بدهید.

برای تغییر نام بر روی فایل PDF راست کلیک کنید و گزینه Convert را انتخاب کنید.

در جعبه Convert بر روی Change Icon کلیک کنید.

در جعبه متن Caption نامی که مدنظرتان است را تایپ کنید و Ok را انتخاب کنید.

یکی از قابلیت‌های نرم‌افزار اکسل جستجو و جایگزینی کلمات و عبارت‌ها است. اما فرض کنید که فایل اکسلی با 1000 ردیف و 20 ستون دارید که می‌خواهید بیش از 20 کلمه یا عدد را به طور همزمان با 20 کلمه یا عدد دیگر جایگزین کنید. شاید به ذهنتان برسد که عملیات جستجو و جایگزینی را برای تک تک این کلمات یا اعداد بصورت جداگانه انجام دهید. اما این کار بسیار زمان‌بر و همراه با خطا است. پس چاره کار چیست؟ در ادامه مطلب با آموزش اکسل امروز  همراه باشید تا با نحوه انجام اینکار آشنا شوید.

مثال ساده‌ی زیر را در نظر بگیرید. می‌خواهیم در ستون زیر تمام اعداد به حروف تبدیل کنیم.

برای جستجو و جایگزینی گروهی کلمات در اکسل، 3 روش وجود دارد:

روش اول) ماکرونویسی دراکسل

برای ایجاد ماکرو، کلیدهای Alt + F11 را فشار دهید یا از تب Developer قسمت code گزینه Visual Basic را انتخاب کنید. پنجره Microsoft Visual Basic ظاهر می‌شود. در این پنجره از تب Insert گزینه Module را انتخاب نمائید.

پس از کلیک روی OK، باید محدوده‌ی جایگزینی (دو ستون واژه اصلی و واژه جایگزین) را انتخاب کنید.

فرض کنید چند ستون داده در اکسل دارید و به دلیلی قصد دارید تا بین ردیف‌های متوالی یا پشت سر هم این داده‌ها، ردیف خالی اضافه کنید یعنی ردیف‌ها بصورت یکی در میان خالی باشند. معمولا برای ایجاد یک ردیف خالی از ابزار Insert در اکسل استفاده می‌کنیم. ولی اینکار برای تعداد زیادی داده بسیار زمان‌بر و خسته کننده است. در ادامه با آموزش اکسل پیشرفته امروز همراه باشید تا با روش سریعتر و آسانتری برای انجام اینکار آشنا شوید.

برای اینکار 3 روش وجود دارد:

روش اول) روش آسان‌تر ولی غیرمستقیم

برای مثال اگر داده‌ها بصورت زیر باشد، طبق مراحل زیر عمل کنید:

1) در کنار داده‌ها به یک ستون خالی نیاز داریم. بطور مثال برای داد‌های بالا از ستون F استفاده می‌کنیم.

2) در سلول F1 عدد 1 و در سلول F2 عدد 2 را درج می‌کنیم.

3) اعداد 1 و 2 را انتخاب می‌کنیم و روی علامت fill handle دو بار کلیک می‌کنیم. 

اکسل بطور خودکار سلول‌های ستون F را پر می‌کند. بطور مثال از 1 تا 9

4) سپس از سلول‌های پر ستون F (از F1 تا F9) کپی می‌گیریم و در سلول F10 پیست می‌کنیم.

5) اکنون سلول‌های ستون F (از F1 تا F18) را انتخاب می‌کنیم و از تب Data روی دکمه Sort A to Z کلیک می‌کنیم.

6) پس از کلیک پیغام زیر ظاهر می‌شود گزینه Expand the selection راتیک می‌زنیم.

7) در پایان روی دکمه Sort کلیک کنیم. نتیجه زیر حاصل می‌شود.

* اگر می‌خواهید بجای یک ردیف خالی، 2 یا 3 ردیف خالی اضافه کنید باید 2 یا 3 بار اعدادی که در ابتدا در ستون F درج کردید را کپی کنید.

روش دوم) با استفاده از ماکرو نویسی در اکسل (قابل استفاده برای حالت ستونی)

1) کلیدهای Alt + F11 را فشار دهید یا از تب Developer قسمت code گزینه Visual Basic را انتخاب کنید. پنجره Microsoft Visual Basic ظاهر می‌شود. در این پنجره از تب Insert گزینه Module را انتخاب نمائید.

) روی کلید F5 را فشار دهید. با انجام اینکار پنجره زیر ظاهر می‌شود. سپس داد‌ه‌های مدنظرتان را انتخاب کنید.

3) در پایان روی ok کلیک کنید تا مشابه روش قبل بین تمام ردیف‌ها یک ردیف خالی ایجاد شود.

روش سوم)  ابزار Kutools for Excel

از توابع پر کاربرد اکسل که بسیار به آن مواحه خواهید شد دو تابع Count و Sum است. در این مطلب به شرح و آموزش استفاده از این توابع و سایر توابع مشابه که کاربردی شبیه به این ها دارند، می پردازیم.

تابع Countدر اکسل  

این تابع در خروجی خود تعداد خانه هایی که شامل عدد هستند را به شما نشان می دهد، یعنی در ورودی آن یک رنج به آن می دهید و می خواهید که تعداد خانه هایی که در این رنج شامل عدد هستند را به شما در خروجی بدهد

البته دقت کنید که گاهی ممکن است یک عدد در یک خانه باشد ولی اکسل آن را عدد حساب نکند، یعنی متن در نظرش می گیرد در این صورت در گوشه سلول مربوطه یک فلش سبز رنگ خواهید دید. اگر بخواهید در خانه این عدد به این مدل بنویسید باید ابتدا کاراکتر ‘ را وارد کنید و سپس عدد را وارد کنید.

تابع Countifدرexcel

در این تابع دو ورودی باید وارد کنید، ورودی اول همان رنج که گفته شد و در تابع قبلی داشتید و در ورودی دوم هم باید یک criteria مشخص کنید، criteria به معنی شاخص است که در اکسل به معنی آن است که شرطی را تعیین کنیم،مثلا اینجا می گوییم تعداد خانه هایی که شامل عدد است را بده به شرط این که آن عدد بزرگتر از 9 باشد

تابع Countifs

این تابع مانند تابع Countif است اما چندین شرط بر چندین رنج می توانید وارد کنید، یعنی بگویید خانه هایی که در رنج فلان هستند با شرط فلان و در رنج بهمان هستند با شرط بهمان.

در مثال زیر ما می گوییم سبز و بزرگتر از 9

در واقع موارد یافته شده باید در یک ردیف باشند، مثلا 10 هم شرط دوم را دارد اما هم ردیفش red شرط یک را ندارد.

در واقع فکر کنید، در ستون اول نام فرد و ستون دوم سمت و ستون سوم نمره هر فرد ذخیره شده، برای اینکه بفهمیم مدیر هایی که نمره بالای ده داشتند چند نفر هستند یا آبدارچی هایی که نمره بالای 11 داشتند چند نفر هستند از این تابع باید استفاده کنیم.

تابع Sum

برای بدست آوردن حاصل جمع اعداد یک رنج از تابع SUM استفاده می کنیم.

تابع Sumif

اگر بخواهیم همه ی خانه های آن رنج را جمع نکند و فقط برخی از آنهایی که فلان شرط را دارند را جمع کند از تابع Sumif استفاده می کنیم.

اگر میخواهید شرط را روی یک ستون بگزارید اما جمع ها روی یکستون دیگر انجام شود به این گونه انجام دهید:

جمع روی ستون B زده می شود اما شرط در تابع روی دو ورودی اول مشخص شده است، یعنی ستون A جایی که نوشته شده باشد green.

تابع Sumifs

شاید بخواهید از جندین شرط استفاده کنید، مثلا ردیف هایی که دو شرط فلان و بهمان را دارند رو ستون سومشان را جمع کن. در ورودی اول تابع مشخص می کنیم که ستونی که میخواهیم روی آن عملیات جمع صورت پذیرد کجاست…. در ورودی دوم ستونی که قرار است شرط در آن چک شود، و وردی سوم شرط و به همین صورت شرط ها و ستون های بعدی.

سلول ها در اکسل  به کاربر  این قابلیت را می دهد که با دادن مقادیر مختلف به آن انواع و اقسام نمودار ها را در ظاهر های مختلف برای خود تولید کنید، رسم این نمودار ها نکاتی دارد که در این آموزش اکسل  به آن ها خواهیم پرداخت.

ساخت نمودار ساده

برای تهیه یک نموار خطی مراحل زیر را دنبال کنید.

ابتدا مقادیری را باید به عنوان داده های مورد نظر خود وارد حداول اکسل کنید و سپس آن ها را انتخاب کنید، مثلا در شکل زیر رنج A1 7 را  انتخاب کنید.

در منوی Insert و در گروه Chart گزینه Line را انتخاب کنید و سپس Line with Markers را انتخاب کنید، ظاهر تمامی موارد از شکل یا آیکن آن ها پیداست.

ستون های جدول هر یک نموداری جدا شدند، ردیف های جدول در محور افقی نمودار قرار گرفتن و مقادیر داخل جدول نیز در ستون عمودی نمودار قرار گرفتند.

تغییر نوع جدول دراکسل

این امکان به راحتی در دسترس است. چارت ایجاد شده را با کلیک کردن بر روی آن انتخاب کنید، در این حالت رنج مربوطه هم رنگی می شود، و سپس به منوی نمودار ها رفته و نمودار دلخواه را انتخاب کنید

ار به رنج انتخاب دقت کنید به سه قسمت تقسیم شده که هر یک با کادر هایی با رنگ های متفاوت نشان داده شده اند، این سه قسمت در واقع محور افقی(در این شکل به رنگ بنفش)، نمودار مجزا(در این شکل به رنگ سبز)، و محتوای نقاط یا ارتفاع خطوط(در این شکل به رنگ آبی) در جدول می باشند. در جدول ایجاد شده هم رنگ های به همین صورت است

خب ممکن است دوست نداشته باشید ترتیب محور های نمودار شما به این شکل باشد و میخواهید محور افقی حیوانات باشند و نمودار هر ماه مجزا باشد.

تغییر مبنای جدول در excel

نمودار خود را پس از ساخته شدن انتخاب کنید.

منو هایی به نوار ریبون اضافه می شوند.

در تب Design روی دکمه Switch Row/Column کلیک کنید تا مقادیر جا به جا شوند.

تیتر جدول در اکسل

نمودار خود را پس از ساخته شدن انتخاب کنید. و سپس وارد تب Layout شوید و روی Chart Title کلیک کنید، و مطابق آیکون های نشان داده شده مکانی برای نمایش تیتر خود انتخاب کنید.

نمایش راهنمای نمودار (رنگ بندی نمودار)

برای اینکه مشخص کنید راهنمای رنگ بندی نمودار در کجا نمایش داده شود یه تب Layout مطابق انتچه بالا تر ذکر شود وارد شوید و سپس روی Legend کلیک کنید و مطابق آیکن هر گزینه یک مورد به دلخواه خود انتخاب کیند، ب

برچسب داده ها (Data Labels)

شما می توانید با نمایش مقادیر هر ستون روی آن به کاربر خواننده ی جدول کمک بیشتری کنید، برای اینکار مطابق آنچه گفته شد وارد تب Layout  شوید و سپس Data Labels را انتخاب منید و حالا باز هم مطابق آیکن های نمایش داده شده هر کدام را که می پسندید را انتخاب کنید.

=COUNTA(value1,[value2],...)

=COUNTA(a,100,ش)

=COUNTA(range)

=COUNTA(B2:B10)

=COUNT(value1,[value2],...)

=COUNT(range)

3- توابع COUNTIF و COUNTIFS: شمارش شرطی در اکسل 

=COUNTIF(range, criteria)

=COUNTIF(B2:B7,200)

=COUNTIF(B2:B7,E2)

=COUNTIF(B2:B7,">200")

=COUNTIF(E2:E7,")

=COUNTIF(E2:E7,">"&B7)

=COUNTIF(E2:E7,"&B7)

=COUNTIF(B2:B25,"Excel")

=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1,[criteria_range2, criteria2]…)

=COUNTIFS(E2:E7,100,E2:E7,300)

=SUM(COUNTIF(E2:E7,{100,300}))

=COUNTIF(E2:E7,100)+COUNTIF(E2:E7,300)

=COUNTBLANK(range)

هنگام فرمول ­نویسی، با یک اشتباه کوچک به جای نمایش نتیجه فرمول با پیغام خطا مواجه می­شویم. اکسل برای محاسبه فرمول، ابتدا آن را بررسی می­کند و اگر اشکالی در آن باشد و نتواند نتیجه را نمایش دهد، با توجه به نوع خطا، یکی از علائم جدول پایین را نشان می­دهد که با توجه به توضیحات جدول و دلیل مربوطه، می­توان خطا را رفع کرد .                                                                                                                                                                                                                                                                                    

برای یافتن سل­های دارای خطا در یک کاربرگ اکسل، گزینه Find & Select در قسمت Editing منوی Home انتخاب و از منوی باز شده، گزینه Go to Special برگزیده می­شود. از پنجره نمایش­یافته، گزینه Formulas  و از گزینه­ های آن Errors انتخاب می­شود. سپس، با فشردن دکمه Ok به اولین سلول  دارای خطا منتقل می­شویم.

1- ابتدا ستون یا محدوده مورد نظر خود را انتخاب کنید.

2- در سربرگ Home از   Excel  (به این نوار در Excel 2007 به بعد Ribbon می‌گویند) گزینه Conditiona Formatting را بزنید.

3- در لیست باز شده، گزینه Highlight Cell Ruls را بزنید.

4- در این لیست گزینه Duplicate Value  را بزنید.

5 – در پنجره آخر، از شما پرسیده می‌شود که سلولهای تکراری چه رنگی شوند.

جلوگیری از ورود اعداد یا مقادیر تکراریدر اکسل

همانطور که شاید از قبل بدانید، شما می‌توانید روی سلولهای Excel ابزار Validation را فعال کنید، ابزار Excel Validation مقادیری را که شما در سلول وارد می‌کنید چک می‌کند و در صورتیکه که معتبر باشد آنرا قبول می‌نماید.

معتبر بودن با شرطی که شما قبلا روی این سلول گذاشته اید سنجیده می‌شود.

ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب نمایید.

1- دقت نماید که آدرس سلول فعال شما چیست، مثلادر شکل زیر سلول فعال A1 است.

2- از Ribbon به سربرگ Data بروید و سپس گزینه Validation را اتابع  COUNTIF(A:A,A1) در اکسل مشخص می کند که در ستون A، چند بار مقادیر سلول A1 تکرار شده است و هدف ما این است که این مقدار تکراری نباشد، بنابراین باید این تعداد برابر با یک باشد، که تکراری نشود.                                                      3-تابع  COUNTIF در اکسل مشخص می کند که در ستون A، چند بار مقادیر سلول A1 تکرار شده است و هدف ما این است که این مقدار تکراری نباشد، بنابراین باید این تعداد برابر با یک باشد، که تکراری نشود.

برنامه اکسل به دلیل قدرت بالایی که دارد، قابلیت های فراوانی را در اختیار کاربران با سلایق متفاوت می دهد.

یکی از این اکسل امکانات ساخت لیست کشویی در اکسل است  که  که در اموزش اکسلا پیشرفته اموز  قصد داریم  تا این روش را  به شما آموزش دهیم.

مرحله اول:

در اکسل متن هایی که میخواهید به صورت کشویی قرار بگیرد را در سلول های زیر هم وارد نمایید.

مرحله دوم:

ابتدا سلولی که میخواهید منوی کشویی شود را انتخاب و از سربرگ Data  گزینه Data validation  را انتخاب و Data Validation… را اجرا نمایید.

مرحله سوم:

در پنجره باز شده منوی کشویی Allow را بر روی List  قرار داده و از قسمت Source  بر روی روی Icon  انتخاب سلول  کلیک نمایید.

مرحله چهارم:

سلول هایی که محتویات کشویی شما هست را انتخب نمایید و بر روی close پنجره انتخاب کلیک نمایید.

مشاهده می کنید که در منوی Source سلول های انتخابی شما قرار دارد. حال بر روی OK کلیک نمایید.

لیست کشویی شما ساخته شد. و با هر تغییری در متن سلول های اصلی، متن سلول های کشویی شما نیز تغییر می کند.

(اینکار به راحتی از طریق office button>Prepare>Encrypt document و سپس دادن پسورد امکانپذیر است.)
می توان از worksheet ها و سلولهای خاص و نمودارها، اشیای گرافیکی، نمودارها، سناریو ها، پنجره ها را نیز محافظت کرد.
فرض کنید در برخی سلول ها فرمول دارید و نمی خواهید کسی به آنها دسترسی داشته باشد و یا فرمول شما را بببیند و یا تغییر دهید، بنابراین نیاز دارید که سلول های خاصی را غیرقابل ویرایش یا غیر قابل انتخاب یا غیرقابل رویت نمایید.



محافظت سلولها در برابر تغییرات در اکسل
1- قفل کردن یا از حالت قفل خارج کردن (lock / unlock) سلولهای مورد نظردر شیت

به صورت پیش فرض تمامی سلولهای یک شیت بصورت قفل شده هستند. و تنها لازم است که سلولهای مورد نظر خود را از این حالت خارج کنیم. برای اینکار لازم است مراحل زیر صورت گیرد:


ناحیه مورد نظر یا سلول مورد نظر را انتخاب کنید و کلیک راست کنید.

به مسیر format cell>protection>lock بروید

تب lock * را تیک بزنید.

اینکار زمانی موثر است که مرحله بعدی هم انجام شود. وگرنه سلول همچنان قفل نشده است.


2- انجام عملیات محافظت شیت (Protect Sheet)در excel
در excel 2007 برای اینکار باید ابتدا به منوی review بروید.(در اکسل 2003 به منوی tools بروید) protect sheet را انتخاب کنید

برای اینکه بعدا بتوانید از حالت protect sheet(unprotect)خارج شوید می توانید پسورد بگذارید
گزینه هایی در زیر عبارت Allow all user of this worksheet وجود دارد که عملیات را درباره سلولهای قفل شده نمایش داده می شود و می توانید آنها را هم با توجه به سلولهای قفل شده یا نشده انتخاب کنید و کاربر را محدود کنید.

نکته: اگر در یک شیت محافظت شده چند سلول باز باشند و به عباریی قفل نشده باشند خیلی راحت می توان با کلید تب بین آنها حرکت کرد.

دستیابی به سل های خاص با استفاده از کلمه عبور
می توان برای یک فایل اکسل پسورد گذاشت. همین کار را می توان برای یک سلول هم انجام داد.
برای اینکار ابتدا برای سلولهای مورد نظر به روش زیر پسورد می گذاریم.


به مسیر review>protection> allow users to edit range می رویم.(در excel 2003 اینکار از منوی tools امکانپذیر است)

با استفاده از گرینه new مناطقی را که میخواهیم اضافه می کنیم

و درنهایت password *میدهیم

هنوز کار تمام نشده و مثل حالت قبلی باید sheet * را محافظت کنیم.

برای دسترسی به این سلول از ما پسورد خواسته می شود.

محافظت فایلهای اکسل workbook می توانید review /protection/protect workbook (در اکسل 2003 tools/protection/protect را انتخاب کنید تا از فایلهای اکسل نیز محافظت کنید


محافظت از یک workbook با استفاده از کلمات عبور
وقتی که protect workbook, protect sheetیاprotect and share workbook را انتخاب می کنید یک کلمه عبور برای غیرفعال کردن محافظت(unprotect) باید استفاده شود. می توانید از تنها ازی یک کلمه عبور برای هر workbook یا worksheet که محافظت کرده اید استفاده کنید.
قفل کردن یک workbook در 2 حالت structure و window انجام می گیرد




در حالت structure قابلیتهای زیر(درو اقعی بیشتر عملیات کار با شیت) از یک شیت گرفته می شود:



جابجا کردن sheet
تغییر نام و رنگ تب sheet
حذف و اضافه کردن sheet
hide و unhide کردن sheet



در حالت window protect کلید close (ضربدر) بالای worksheet حذف می شود