تغییر کاراکتر جداکننده در توابع اکسل

کاراکتر جدا کننده پارامترها در توابع اکسل                                                                                      به صورت پیش فرض کاراکتر “;” یا semicolon هست. بعضی مواقع  که در سیستم این کاراکتر چیزی غیر از semicolon تعریف شده. در این حالت چون به کاراکتر “;” عادت کردیم این مساله خیلی آزار دهنده می شود  این مشکل به خصوص زمانیهب وجد می آید که تنظیمات علائم در سیستم عامل روی زبان فارسی باشد.

به عنوان مثال در بعضی از سیستم ها  که هنگام نصب سیستم عامل تنظیم زبان  روی گزینه Persian بوده این کاراکتر به جای “;” روی کاراکتر “؛” تنظیم شده که خیلی باعث اشتباه می شود. برای تغییر کاراکتر جدا کننده پارامترها در توابع اکسل به کاراکتر دلخواه می توانیم  از روش زیر استفاده کنیم.

ابتدا کنترل پانل سیستم رر باز می کنیم و  روی گزینه Change date, time or number formats کلیک می کنیم.

در پنجره ای که باز می شود  روی گزینه Additional settings…‎ کلیک می کنیم.

حالا در پنجره ای که باز می شود در قسمت list separator هر کاراکتری رو که دوست داشتیم به جای کاراکتر پیش فرض قرار دهیم.

با این کار کاراکتر جداکننده پارامترها به کاراکتری که ما تعریف کردیم تغییر می کند.

در آموزش های گذشته در مورد خطا های اکسل به صورت کامل توضیح داده ایم با آموزش اکسل  امروز همراه باشید تا با معانی خطاها نیز اشنا شویم                                                                                          

زمانی که ما در وارد کردن فرمول در سلول اکسل اشتباهی انجام دهیم  اکسل با قراردادن نمادهایی در سلول در مورد وجود خطا هشدار می دهد. دانستن خطاهای متدوال اکسل به ما در درک مشکل و تصحیح فرمول هایی که نوشتیم کمک می کند. لیست خطاهای فرمول نویسی اکسل و معنای اآنها راباهم مرور می کنیم 

!VALUE#: 
این خطا به این معنیاست که شما نوع اشتباهی از داده رو به عنوان ورودی فرمول استفاده کردید. به عنوان مثال ممکنن است د ر تابعی که پارامتری رو از نوع یک سلول می گیره یک محدوده رو وارد کرده باشید و یا در فرمول جایی که باید به عدد ارجاع داده شود متن به جای عدد وجود داشته باد. به عنوان مثال در فرمول A1/A2 شما مقدار موجود در سلول A2 یک متن باشه.  ?NAME#: 
این خطا زمانی رخ میده که شما نام تابعی رو در فرمولتون اشتباه نوشته باشید، مقادیر متنی استفاده شده در فرمول رو داخل علامت ” نگذاشته باشید و یا پرانتزهای خالی مربوط به تابع رو جا گذاشته باشید.

!NUM#: این خطا یعنی یکی از اعدادی که در فرمول شما وجود دار د مشکل دارد. به عنوان مثال عدد خیلی خیلی بزرگ یا خیلی خیلی کوچک هست.

DIV/0 #: این خطا نشان دهنده ی  این هست که  جایی از فرمولتون مقداری رابر صفر تقسیم کرده باشید. ممکنه مقدار یکی از سلول هایی که در فرمولتون استفاده کردید صفر باشه یا فاقد مقدار باشد. اکسل سلول هایی رو که فاقد مقدار هستند در محاسبات صفر در نظر می گیره و اگر جایی عددی رو بر اونها تقسیم کرده باشید این خطا نشون داده می شود.

!REF#: این خطا به معنی این است که شما در فرمول به سلولی اشاره کردید که وجود ندارد. این خطا معمولا زمانی رخ می دهد که شما سلول هایی رو پاک کنید یا به عنوان مثال فرمول را  که به صورت نسبی نوشته شده و در آن به سلول A3 اشاره شده، از سلول A4 اون شیت به سلول A2 شیت دیگه کپی کنید.

N/A#: این خطا معمولا زمانی نشان داده می شود که مقدار مورد نظر شما پیدا نشود. به عنوان مثال شما مقدار موردنظر شما در یک تابع LOOKUP در هیچ یک از سلول های محدوده ای که برای تابع تعریف کردید وجود نداشته باشه.

!NULL#: این خطا بیانگر این است که در فرمول جایی که باید از علایم ریاضی استفاده کنید از فاصل استفاده کردید. به عنوان مثال به جای فرمول  =A1+A2+A3  اشتباها مقدار  =A1+A2 A3 راوارد کردید. یکی از دلایل دیگری که باعث می شود  این فرمول نمایش داده شوند این است که  جایی در فرمول برای مشخص کردن یک محدوده بین دو سلول علامت: رو جا انداخته اید.

########: این علامت در واقع نشان دهنده خطای فرمول نویسی نیست. وقتی این علامت نشان داده می شود  بدین معناست که  که اکسل  با موفقیت فرمول را محاسبه کنه اما  مقدار محاسبه شده رادر سلول نمایشدهد. برای حل این مشکل معمولا نیاز دارید که کمی عرض ستون راافزایش دهید تا مقدار محاسبه شده در ستون قابل نمایششود  و یا اینکه فرمت سلول را به گزینه مناسبی تغییر دهید. 

 فایل های اکسل بزرگ که تعداد زیادی شیت و فرمول های پیچیده دارندد ممکن است  بعد از مدتی حس کنید حجم فایل اکسل خیلی زیاد است و سرعت فایل پایین آمده است. این مشکل   خیلی آزار دهنده می شود و عملاً  کار با فایل مشکل می شود

 برای رفع این مشکلات در اکسل راهکار های زیادی وجود دارد                                                             درآموزش امروز با ما همراه باشید

1. استفاده بیش از حد از توابع Volatile  در اکسل: توابع Volatile توابعی هستند که با هر بار محاسبه مجدد ورکبوک آنها هم مجدداً محاسبه می شوند. برخی از این توابع شامل RAND، RANDBETWEEN،NOW،TODAY،OFFSET،CELL،INDIRECT می شود. حالا اگر از این توابع در فایل زیاد استفاده کرده باشید احتمالاً می توانید حدس بزنید با هر بار تغییر دادن مقدار یک سلول چه بلایی سر فایلتون میا ید. بنابراین بهتراست تا حد امکان از این توابع زیاد استفاده نشود و از توابع   Index، Sumif در اکسل  و … استفاده شود
2. استفاده زیاد از Conditional formatting در EXCEL  : فرمول های موجود در Conditional formatting ها هم با هر بار محاسبه ورکشیت دوباره محاسبه می شود. بنابراین باید در استفاده از آنها هم دقت زیادی کرد.
3. وجود سلول های بدون استفاده در شیت ها: گاهی ممکن است  سلول هایی که توسط اکسل به عنوان سلول های فعال یک شیت لحاظ می شود با سلول هایی که در شیت فعال هستند متفاوت باشد.
   
   برای اینکه متوجه شویم اکسل کدام سلول را به عنوان آخرین سلول فعال شیت در نظر گرفته است می توانیم از کلید ترکیبی ctrl+end استفاده کنیم. اگر سلولی که اکسل به عنوان سلول آخر در نظر گرفته اشتباه باشد باعث می شود حجم فایل بدون دلیل بالا رود.                                            برای حل این مشکل  باید سطرها و ستون های اضافه را انتخاب و پاک کنید. بعد فایل را ذخیره نماییم. این مساله بخصوص در مورد افزایش حجم فایل ها خیلی اثرگذار است.
4. لینک کردن به سایر ورکبوک ها: لینک کردن یک ورکبوک به ورکبوک های دیگر باعث کاهش سرعت می شود. بهتراست تا جایی که امکان دارد اطلاعات را در یک ورکبوک قرار دهید یا تا جایی که امکان دارد به ورکبوک های خارجی کمتری لینک کنید.
5. وجود شیت های بیش از حد: بهترست  تا حد ممکن ورکبوک هایی که می سازیم تعداد شیت های کمتری داشته باشد. این مساله هم در افزایش سرعت فایل اکسل بی تاثیر نیست.

رعایت موارد بالا در تهیه فایل های اکسل به خصوص موارد 1 و 3 تا حدود زیادی می تواند به افزایش سرعت فایل های اکسل و کاهش حجمبسیار تاثیر گذار باشد.

  در نرم افزار اکسل اگر بخواهید سطر یا ستون‌های خالی اکسل را حذف کنید واضح است که راست کلیک روی هر سطر و انتخاب گزینه‌ی Delete معقول نیست.

 باماهمراه باشید تا با روش سریعتری آشنا شویم

در ابتدا به روش حذف سطرهای خالی توجه کنید. روش حذف ستون‌های خالی شبیه سطرها است که آن را ادامه بررسی می‌کنیم.

مراحل حذف سطرهای خالی  در اکسل

در ابتدا قسمتی از صفحه را که می‌خواهید سطرهای خالی آن را حذف کنید انتخاب کنید تا هایلایت شود. فقط دقت کنید پس از اولین سطر خالی و بعد از آخرین سطر خالی حتماً باید سطری باشد که در آن متن موجود باشد. 

انتخاب ناحیه‌ در اکسل

در تب Home  روی گزینه‌ی Find & Select کلیک کنید و روی لیست آبشاری ایجاد شده گزینه‌ی Go To Special را انتخاب کنید.

مرحله‌ی اول حذف سطرهای خالی

یک دیالوگ باکس باز می‌شود که در آن گزینه‌ی Blanks را انتخاب کرده و  روی دکمه‌ی OK کلیک می‌کنیم.

مرحله‌ی دوم حذف سطرهای خالی

حال مثل قبل تمام ناحیه‌ای که انتخاب کردیم هایلایت نیست و تنها خانه‌های خالی آن ناحیه به حالت انتخاب درآمده‌اند.

نمایش فیلدهای خالی

مجدداً وارد تب Home شده و در بخش Cells روی گزینه‌‌ی Delete کلیک کرده و در منوی آبشاری ایجاد شده گزینه‌ی  Delete Sheet Rows را انتخاب می‌کنیم.

مرحله‌ی آخر حذف سطرهای خالی

همه‌ی سطرهای خالی حذف می‌شوند و سطرهای باقی‌مانده مجاور یکدیگر قرار می‌گیرند.

سطرها در مجاورت یکدیگر قرار گرفته‌اند

مراحل حذف ستونهای خالی در excel

ابتدا ناحیه‌ی مورد نظر خود را مثل بخش قبلی انتخاب نمایید.

انتخاب ناحیه‌ در اکسل

سپس مثل قبل در تب Home  و در قسمت Editing روی گزینه‌ی Find & Select  کلیک کرده و در منوی آبشاری ایجاد شده Go To Special را انتخب می‌کنیم.

مرحله‌ی اول حذف ستون‌های خالی

حال در دیالوگ باکس باز شده Blanks  را تیک می‌کنیم.

مرحله‌ی دوم حذف ستون‌های خالی

مانند قبل تمام خانه‌های پر در ناحیه ی انتخاب شده از حالت انتخاب در می‌آیند. این بار از آنجایی که سطرهای خالی را در مرحله‌ی قبل حذف کردیم تنها ستون‌های خالی انتخاب می‌شوند.

نمایش فیلدهای خالی

در تب Home در قسمت Cells روی گزینه‌ی Delete کلیک می‌کنیم. سپس Delete Sheet Columns را از منوی ایجاد شده انتخاب می‌نماییم.

مرحله‌ی آخر حذف ستون‌های خالی

ستون‌های خالی حذف می‌شوند و ستون‌های باقی‌مانده در کنار یکدیگر قرار می‌گیرد                                  امید واریم از آموزش اکسل  امروز هم مثل همیشه لذت برده باشید                                                               آرزوی ما موفقیت روز افزون شماست

هنگامی که در نرم‌افزار اکسل مشغول کار هستید، می‌توانید با استفاده از کلیدهای میانبر یا همان شرتکات‌های اکسل، سریع‌تر به مقصود خود برسید.در این آموزش با کلیدهای ترکیبی که شامل کلید Ctrl هستند، آشنا می‌شویم.

CTRL+PgUp , CTRL+PgDn

بین محیط‌های کاری یا همان worksheet ها جابجا می‌شویم.

CTRL+SHIFT+(

تمام ردیف‌های ناحیه‌ی انتخاب که در حالت پنهان یا hide قرار دارند را به حالت عادی باز می‌گرداند.

CTRL+SHIFT+&

حاشیه‌ی ناحیه‌ی انتخابی را به رنگ مشکی در می‌آورد.در واقع دور ناحیه کادر می‌شکد تا با بقیه‌ی سلول‌ها تمایز داشته باشد.

CTRL+SHIFT+-

ابتدا ناحیه‌ای که در آن توسط شرتکات CTRL+SHIFT+& حاشیه (Border) ایجاد شده باشد را انتخاب می‌نماییم و با زدن CTRL+SHIFT+- بردرهای داخل و روی این ناحیه از بین می‌روند.

CTRL+SHIFT+$

قبل اعداد علامت $ قرار می‌دهد. ضمناً اعداد منفی را داخل پرانتز قرار می‌دهد.

دقت کنید که این شرتکات برای یک سلول یا یک ناحیه قابل انجام است.اگر بعد از رفتن روی یک سلول این کلید ترکیبی را بزنیم فرمت را فقط به همین سلول اعمال می‌کند. و برای سلول بعدی این فرمت اعمال نمی‌شود ولی اگر ناحیه انتخاب کنیم و کلید ترکیبی را بزنیم برای تمام سلول‌ها فرمت اعمال می‌شود.

CTRL+SHIFT+%

فرمت اعداد ناحیه را با درصد نمایش می‌دهد.

CTRL+SHIFT+^

اعداد را با نماد علمی نمایش می‌دهیم.

در نماد علمی یک عدد را به شکل ضرب دو عدد می‌نویسیم. عدد اول عددی بین 1 تا 10 است و عدد دومی توانی است برای عدد 10 تا با ضرب شدن در عدد اول، عدد اولیه به دست آید. مثلاً 11 به شکل 1٫1E+1 و در اکسل به صورت 1٫1E+1 نوشته می‌شود.

CTRL+SHIFT+#

فرمت اعداد به صورت روز، ماه، سال نوشته می‌شود.

CTRL+SHIFT+@

فرمت اعداد ناحیه‌ی انتخابی را به صورت ساعت در می‌آورد. با تایپ 15:20 برایتان 3:20PM نمایش داده می‌شود.

CTRL+SHIFT+!

اعداد را به صورت سه رقم، سه رقم جدا می‌کند. همچنین اعداد اعشاری را تا دو رقم نمایش می‌دهد و برای نمایش از روش گرد کردن استفاده می‌کند.

در گرد کردن اعداد و نمایش تا دو رقم اعشار، اگر رقم سوم از 4 بیشتر بود رقم دوم یکی اضافه می‌شود. در غیر این صورت رقم دوم تغییری نمی‌کند.

CTRL+SHIFT+*

هنگام زدن این شرتکات جدولی که توسط شرتکات‌های دیگر فرمت گرفته است و کنار سلول فعال (سلولی که هنگام زدن شرتکات در آن قرار داریم) است به حالت انتخاب در می‌آید.

CTRL+SHIFT+:

زمان فعلی سیستم را نمایش می‌دهد.

CTRL+SHIFT+”

مقدار سلول را از سلول بالایی خود کپی می‌کند.

CTRL+SHIFT+Plus (+)

دایلاگ‌باکس Insert را نمایش می‌دهد. با راست کلیک روی سلول و انتخاب Insert نیز می‌توان به این دایلاگ‌باکس رسید.

CTRL+Minus (-)

دایلاگ‌باکس Delete را نمایش می‌دهد. با راست کلیک روی ناحیه‌ی انتخابی و انتخاب گزینه‌ی Delete نیز می‌توان به این دایلاگ‌باکس رسید.

CTRL+;

تاریخ فعلی را نمایش می‌دهد.

CTRL+1

دایلاگ‌باکس فرمت سلول فعال را نمایش می‌دهد.

CTRL+2

فرمت ضخیم شدن یا همان Bold را حذف یا اعمال می‌کند.

CTRL+3

فرمت کج نوشته شدن متن یا همان Italic را حذف یا اعمال می‌کند.

CTRL+4

فرمت خط کشی زیر متن یا همان Underlining را حذف یا اعمال می‌کند.

CTRL+5

فرمت خط کشی روی متن را حذف یا اعمال می‌کند.

CTRL+8

گروه هایی که توسط تب Data و بخش Outline ایجاد شده است را آشکار می‌کند یا بالعکس.

CTRL+9

سطرهای انتخاب شده در اکسل را پنهان می‌کند. البته با دبل کلیک روی بین شماره‌ی سطرهای حذف شده، یکی یکی آشکار می‌شوند. حال اگر سطر بالای بازه‌‌‌‌ی انتخابی و سطر پایین آن را انتخاب کنیم و روی شماره‌ی بین این دو سطر دبل‌کلیک کنیم کل سطرها با هم از حالت hide یا مخفی در می‌آیند.

CTRL+0

ستون‌های انتخابی را پنهان می‌کند.

در تمام نرم افزار ها بعضا مشکلاتی رخ می دهد که کاربران آن را گیج می کند و می تواند ساعتها آنها را سردرگم کند. اکسل هم مستثنی نیست به موارد ذیل توجه کنید:

1- عدم نمایش تبها و شیتها در قسمت پائینی اکسل

بعضی وقتها فایل اکسلی رادر اختیار شما قرار می دهند و میخواهید شیت سوم اطلاعات مد نظر شما وجود دارد ولی وقتی فایل اکسل را باز می کنید می بینید که یک شیت بیشتر وجود ندارد و بقیه شیتها نمایش داده نمی شود و  جایی برای کلیک راست کردن و نمایش شیتهای مخفی هم وجود ندارد. برای حل مشکل مراحل ذیل را دنبال کنید.

• روی گزینه file کلیک کنید و به قسمت option بروید.
• در پنجره باز شده به تب Advanced بروید.
• در قسمت Display option for this workbook تیک گزینه Show Sheets Tab را بزنید.

2- حل مشکل اعدادی که به صورت متن وارد شده اند

فرض  کنید در ستون A1 الی A12 مجموعه ای از اعداد را وارد کرده اید و در A13 فرمولی می نویسید که A1:A12 را جمع کند و  می بینید جواب اشتباه است و با کمی دقت متوجه می شوید که در گوشه بالا سمت راست برخی از سلولها رنگ سبزی جلب توجه می کند که می خواهد یادآوری کند که در این سلول داده عددی با قالب متن وارد شده و در نتیجه در حاصلجمع محاسبه نمی شود. راه حل چیست؟

• شما می توانید تک تک سلولهایی که این مشکل را دارند انتخاب کرده و گزینه Convert to number را بزنید که راه خسته کننده با درصد خطای بالایی است.
• راه دوم این است که در یک سلول که مطمئن هستید از نوع عددی است عدد 1 را وارد کنید و روی سلول کلیک راست کرده و Copy را بزنید و سپس محدوده ای که مشکوک هستید در آن اعداد به صورت متنی ذخیره شده باشند راست کلیک کرده و گزینه Paste Special را بزنید و مانند تصویر زیر گزینه Multiply را انتخاب کرده و ok کنید.

3- حذف فضای خالی ما بین نوشته ها در excel

بعضا فاصله های ناخواسته ای بین نوشته در اول یا آخر و یا وسط آنها وجود دارد که شما می خواهید آنها را حذف کنید.راه حل:

از فرمول Trim به شکل زیر استفاده کنید. که در فیلم آموزشی نیز مشخص است.

=Trim(a1)

4- حذف سلولهای خالی موجود در محدوده در اکسل و یا تغییر نام آنها

محدوده مورد نظر که دارای سلولهای خالی هست را انتخاب نمائید.

• کلیدهای ترکیبی Ctrl+G را بزنید
• روی گزینه Special کلیک کنید تا پنجره Go To Special باز شود.
• حال گزینه Blank را انتخاب کرده و OK کنید.
• می بینید که سلولهای خالی به حالت انتخاب در آمده است که می توانید آنها را حذف کنید.
• اگر خواستید آنها را تغییر نام دهید در همان حالت انتخاب متن مورد نظر خود را تایپ کرده و کلیدهای ترکیبی Ctrl+Enter را بزنید.

5- جدا کردن نام و نام خانوادگی که در یک ستون وارد شده و تقسیم به دو ستون

فرض می کنیم ستونی داریم که در آن وارد شده    “نادر بحری تهران” و شما می خواهید این ستون به سه ستون   “نادر” “بحری” “تهران” تبدیل شود.

• ستون مورد نظر خود را انتخاب کرده و کلیدهای ترکیبی Alt+A+E بزیند
• پنجره Convert Text To Column نمایش داده خواهد که مانند فیلم آموزشی عمل کنید

6- مشاهده داده های تکراری در محدوده

قبلا دوره کامل و مفصلی در مورد جلوگیری از ورود داده های تکراری داشته ایم ولی راهی ساده و خلاصه معرفی می کنیم.

• محدوده مورد نظر را انتخاب نمائید و کلیدهای ترکیبی Alt+H+L+H+D را بزنید (در تب Home روی Conditional Formatting کلیک کنید) که منوی مربوط به Conditional Formatting باز می شود که باید Duplicate values را انتخاب کرده و نتیجه را ببینید.

7- جایگزین کردن عدد صفر با سلول خالی

• محدوده مورد نظر را انتخاب نمائید روی گزینه File کلیک کنید
• به Option بروید  و از تب Advanced بروید
• در قسمت Display Option for this worksheet تیک گزینه Show a Zero in cells… را بزنید

8- پاک کردن فرمت و تغییراتی که در شیت اعمال کرده اید.

• محدوده مورد نظر را انتخاب نمائید و به تب Home بروید
• در قسمت Editing روی Clear کلیک کنید و گزینه Clear Formatting را انتخاب کنید.

ابتدا فضایی را که می خواهید سطرهایش یکی در میان رنگی شود را انتخاب کنید. (البته می توانید کل شیت اکسلتان را انتخاب کرده و عملیات را برای کل صفحه انجام دهید)

سپس به مسیر Home → Styles → Conditional Formatting → New rule رفته تا پنجره New Formatting Rule برای شما باز شود. در این پنجره بر روی گزینه آخر یعنی Use a formula to determine which cells to format  کلیک کنید.

حال می خواهیم از دو فرمول استفاده کنیم.

تابع ([Row([reference شماره سطر مرجعی که درون پرانتز به آن معرفی می شود را نشان می دهد. البته مشخص کردن مرجع برای آن اختیاری است و در صورت خالی گذاشتن درون پرانتز (()Row) شماره سطر همان سلولی که درون آن این فرمول تایپ شده است را بر می گرداند.

تابع (ISODD(number در اکسل بررسی می کند که عدد درون آن یک عدد فرد است یا نه. اگر فرد باشد مقدار  True و اگر نباشد مقدار False را بر می گرداند.

حال اگر از فرمول ترکیبی (()ISODD(Row استفاده کنیم، بررسی می شود که آیا شماره سطر سلولی که در آن این فرمول تایپ می شود فرد است یا نه، که اگر فرد باشد True و اگر نباشد پاسخ آن False  خواهد بود.

به Conditional Formatting بر می گردیم. همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می کنید، باید فرمول (()ISODD(Row= را در قسمت  :Format values where this formula is true تایپ کنیم. در این قسمت بررسی می شود که آیا پاسخ این فرمول True هست یا نه، اگر باشد Format مشخص شده به آن اختصاص داده می شود.

در قسمت Format به طور مثال در زبانه Fill یک رنگ دلخواه را انتخاب کنید و در نهایت Ok

مشاهده می کنید که برای تمام فضای انتخابی شما (یا کل شیت) سطرها یکی در میان رنگی شده اند.

 در نرم افزار اکسل به دلیل   صفحه گسترده بودن و امکان فرمول نویسی در سلول های اکسل، کاربران در حوضه های متفاوت از اکسل برای رفع نیازهای خود استفاده می نمایند. در این میان اکسل با داده های متفاوتی سر و کار دارد که ابزارهای گوناگونی به منظور کار با این داده ها در اختیار کاربران قرار داده شده است. اما شاید این سوال پیش بیاید که دلیل اهمیت شناخت انواع داده در اکسل چیست، در آینده با فرمول نویسی ها و توابع در اکسل آشنا می شویم، هر تابعی در اکسل ارگومان های مخصوص به خود را دارد که بنا به نوع آن تابع و ماموریت آن، نوع آرگومان های آنها متفاوت می باشد. برخی توابع دارای آرگومان های عددی می باشند و برخی تنها آرگومان های متنی را میپذیرند. شناخت انواع داده در اکسل به ما کمک می کند درک درستی از فرمول نویسی ها و کاربرد توابع داشته باشیم.                                                                                                                        

شناخت انواع داده ها در اکسل به کاربران کمک می نماید که از طرفی توابع پیش فرض اکسل را به درستی استفاده نمایند و از طرف دیگر فایل های اکسل خود را حرفه ای تر و آراسته تر آماده نمایند.

آشنایی با انواع داده در اکسل

نمودار شاخه ای زیر انواع داده هایی که کاربران می توانند در سلول های اکسل وارد نمایند را معرفی می نماید.

اعداد در اکسل

اعداد در اکسل از اهمیت بسیاری برخوردارند، در مراتب حرفه ای تر کار با اکسل و مخصوصاً در یادگیری و استفاده از برنامه نویسی ویژوال بیسیک در اکسل، به اهمیت شناخت و تفکیک انواع داده در اکسل و کار با اعداد پی خواهیم برد. حتی اعداد نیز خود به چند دسته تعریف می شوند که در توصیف نوع متغیرها در ماکرو نویسی در اکسل بسیار مهم می باشد. داده های عددی در اکسل ممکن است حتی به فرمت متنی نیز ذخیره شوند که انجام اینکار گاهی لازم می باشد. برای توضیحات بیشتر فیلم آموزشی قرار داده شده در انتهای این مقاله را مشاهده نمایید. توابع ریاضی و مثلثاتی در اکسل (Math & Trig Functions) از جمله توابعی هستند که بر روی داده های عددی عملیات انجام می دهند.

اجمالاً لازم به ذکر است در ابتدای کار با اکسل نیاز به تعریف نوع داده ها برای اکسل خود ندارید و اکسل بنا به تابعی که شما استفاده می کنید نوع داده ی مورد استفاده را تعیین می نماید.

شما می توانید در اکسل نحوه نمایش اعداد خود را نیز تعیین نمایید، مانند تعداد اعشار، نمایش عدد به صورت درصد یا به صورت عدد علمی، در مباحث بعدی بیشتر به این مورد اشاره خواهیم نمود.

مالی و حسابداری در اکسل

برای کاربران در حوزه های مالی، اکسل یکی از مفید ترین و کاربردی ترین ابزار ها می باشد. امکانات فراوانی در اکسل برای این دسته از کاربران قرار داده شده است که از آن جمله می توان به تعریف متداول ترین توابع کاربردی در حوزه های مالی و حسابداری در اکسل اشاره نمود. کاربران می توانند داده های مالی خود را با ذکر واحد پولی در اکسل وارد نموده و بر روی آن ها عملیات انجام دهند. در آینده در مورد داده های پولی بیشتر صحبت خواهیم نمود و مقالات متعددی در مورد حسابداری در اکسل منتشر خواهیم نمود.

برای کار با توابع حسابداری و انجام امور مالی در اکسل لازم است کاربران با داده های نوع Currency آشنا باشند، لذا این نکته اهمیت این نوع داده ها را آشکارتر می نماید.

تاریخ و زمان در اکسل

از جمله پر کاربردترین ابزارهای اکسل در حوزه های امور اداری، حسابداری و مستند سازی، توابع تاریخ و زمان (Date & Time Functions) می باشند، برای یادگیری کار با توابع تاریخ و زمان و البته انجام عملیات بر روی سلول های حاوی تاریخ و زمان، لازم است کاربران درک درستی از داده های نوع تاریخ و زمان داشته باشند. در مقالات آینده توابع تاریخ و زمان در اکسل مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

 متن در اکسل

استفاده از توابع و داده های متنی چه در محیط اکسل و چه در زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک در اکسل همواره در سطوح بالاتر و حرفه ای تر قرار گرفته و این موضوع برای فایل های اکسل با زبان فارسی یادگیری مهارت های بیشتری را می طلبد. توابع متنی در اکسل (Text Functions In Excel) از جمله توابع بسیار مهم و عمومی در اکسل به شمار میروند که ماموریت آنها انجام عملیات بر روی داده های متنی می باشد. لذا شناخت داده های متنی و روش تعریف آنها از اهمیت بسیاری برخوردار است.

در مقالات آینده با خطاها و یا توابعی در اکسل سر و کار خواهیم داشت که ما را مجاب می ساند در تعریف نوع داده های خود بیشتر محتاط باشیم.

داده های Boolean در اکسل

داده های Boolean در اکسل داده هایی هستند که صرفاً می توانند یکی از دو حالت True و False باشند. لازم به ذکر است در اکسل و ویژوال بیسیک، همواره عبارت False برابر با عدد صفر و عبارت True برابر با عدد یک می باشد. پس داده های Boolean داده هایی با دو مقدار صفر یا یک می باشند. البته داده ی نوع Null هم وجود دارد که به معنی Not True و Not False است. در آینده در مورد این نوع داده ها بیشتر اطلاعات کسب خواهیم کرد.

توابع منطقی در اکسل (Logical Functions) که از ارکان اکسل به شمار میروند و توابع اطلاعات در اکسل (Information Functions) از جمله توابعی هستند که با داده های نوع Boolean سر و کار دارند.

در نرم افزار اکسل ترفند های متفا وت وجالبی وجود دارد                                                              درآموزش اکسل  امروز باما همراه با شید با دو مورد از این ترفند ها آشنا شویم 

پنهان کردن فرمو ل در اکسل

همان طور که می دانید برای محاسبات در اکسل می توان به راحتی فرمول هایی را تعریف کرد؛ اما برای پنهان کردن این فرمول ها در ظاهر برنامه ابتدا تمام سلول هایی را که قصد پنهان کردن فرمول های موجود در آن را دارید، انتخاب کنید.

سپس در سربرگ Home روی Format کلیک و format cells را انتخاب کنید. در ادامه به سربرگ Protection بروید و تیک گزینه Hidden را بزنید و ok کنید. دوباره به سربرگ Home برگردید و در format این بار گزینه Protect sheet را انتخاب کنید.

یک رمز در کادر Password to unprotect sheet وارد کنید و ok بزنید و رمز را وارد کنید. خواهید دید که دیگر اثری از فرمول ها در ظاهر برنامه نیست. برای برگشت به حالت اولیه در format گزینه unprotect را انتخاب کنید.

طراحی چارت در اکسل

برای طراحی چارت می توانید یک سلول را میان جدولی که می خواهید اطلاعات آن به شکل چارت رسم شود انتخاب کنید. سپس کلید f11 را بفشارید و دیگر تنظیمات را طبق روش معمول انجام دهید.

برای کپی کردن Chart Formats مورد نظرتان نیز ابتدا لازم است چارتی که فرمت دلخواهتان را دارد، انتخاب و سپس آن را با استفاده از کلیدهای ctrl + c کپی کنید. چارتی را که قصد تغییر فرمت آن را دارید، انتخاب و سپس Paste Special را از منوی edit بالای صفحه انتخاب کنید. Formats را انتخاب کنید و ok را بزنید.

در یک صفحه گسترده اکسل بخش‌های متعددی وجود دارد و هر بخش می‌تواند به چندین طریق پنهان شود. با ما همراه باشید تا روش‌هایی مناسب برای پنهان کردن اجزا بیاموزیم.

پنهان کردن یک برگه در اکسل

برای پنهان شدن یک شیت، کافی است بر روی آن راست کلیک کرده و Hide را بزنید.
سپس برای بازگرداندن، روی یک صفحه راست کلیک کنید و Unhide را انتخاب کنید. سپس تمامی برگه های پنهان شده آشکار خواهند شد و سپس می‌توانید آن‌هایی را که نمی‌خواهید دوباره مخفی کنید.

پنهان کردن یک سلول از جدول 

پنهان شدن یکی از چهار خانه‌های جدول (Cell) مثل یک برگه نیست که آن را پنهان کنید و سپس هر گاه خواستید آن را بازگردانید. اما واقعاً راهی ندارد چون اگر مخفی شود چیزی جای آن قرار نمی گیرد؟
در پایین بیشتر می آموزید اما بدانید شما می‌توانید هر تعداد ردیف یا ستون را که می‌خواهید خالی نمایش دهید در حالتی که آن‌ها واقعاً خالی نیستند.
برای این کار روی یک یا چند سلول راست کلیک کنید و Format Cells را انتخاب کنید.
در بخش Number، گزینه Custom را از پایین کلیک کنید و سه سمیکالن (,,,) بدون پرانتز در فضای Type وارد کنید.
سپس OK را بزنید و در کمال تعجب می‌بینید که همه بخش‌های انتخابی خالی شده اند! با کلیک کردن بر روی آن‌ها همچنان خالی هستند اما در نوار فرمول ها محتوای آن دیده خواهند شد.
برای دوباره نمایان کردن اطلاعات کافی است مراحل بالا را طی کرده و به جای Custom، گزینه Original را انتخاب کنید. دقت داشته باشید اگر در سلول‌ها هر متنی نوشته شده باشد، با زدن اینتر محو خواهد شد. همچنین با تایپ بر روی سلول‌های مخفی، هر چه پنهان کرده‌اند با متن جدید تایپ شده جایگزین خواهند شد.

پنهان کردن خطوط در اکسل

برای پنهان شدن خطوط فاصل، کافی است زبانه VIEW را انتخاب کرده و تیک Gridlines را بردارید. همچنین می‌توانید به Page Layout رفته و تیک View زیر بخش Gridlines را نیز بردارید.

پنهان کردن ستون‌ها و ردیف ها

اگر می‌خواهید یک ردیف یا ستون را کلاً پنهان کنید، بر روی سر برگ (Header) آن راست کلیک کرده و Hide را بزنید. برای مخفی کردن چندین ردیف نیاز به راست کلیک کردن بر روی شماره ردیف آن‌ها در سمت چپ دارید. برای مخفی کردن چند ستون این عمل را در بالای سربرگ آن‌ها انجام دهید.

البته پنهان شدن آن‌ها کاملاً مشخص است چرا که اکسل تماماً شماره گزاری شده و دارای ترتیب حروف الفبایی است.
برای بازگشت آن‌ها می‌توانید بر روی شماره یا حرف قبل یا بعد آن‌ها کلیک کرده و Unhide را کلیک کنید.

پنهان کردن فرمول ها در excel

پنهان کردن فرمول ها کمی دشوار تر از بقیه مراحل است. اگر می خواهید فرمولی را پنهان کنید ابتدا باید آن را پنهان کنید و سپس از آن محافظت کنید.
برای این کار ابتدا، بر روی ستون F، راست کلیک کرده و Format Cells را انتخاب کنید.
اکنون روی زبانه Protection کلیک کنید و تیک گزینه Hidden را بزنید. سپس برای محافظت از سلول، بر روی Review کلیک کرده و Protect Sheet را انتخاب کنید.
اگر مایل هستید تا همه نتوانند فرمول های شما را از پنهانی خارج کنند، می‌توانید برای آن گذرواژه ای تعیین کنید. با فشردن دکمه های Ctrl+~ (همان پ بالای تب)  با کلیک بر روی Show Formulas در تب Formulas دیگر قابل مشاهده نخواهند بود.

پنهان کردن کامنت ها

کامنت ها یا همان اطلاعات اضافی مربوط به هر سلول، به طور خودکار با نوشته شدن،  به صورت یک نشانه قرمز در گوشه راست هر سلول قرار خواهند گرفت. برای تغییر حالت خودکار بر روی  File  و سپس Option،  و زبانه Advanced، روی No comments or indicators کلیک کنید. برای نمایش دادن کافی است Comments and indicators را مجدداً بزنید یا از Show All Comments استفاده کنید.

اگر هم در یک سلول یک متن بلند بالا نوشتید و به نوعی از اندازه خود خارج تر بود، کافی است روی آن راست کلیک کرده و Format Cells را بزنید. سپس از Alignment، در زیر Horizontal، گزینه Fill را انتخاب کنید. اکنون می بینیم که مشکل طولانی بودن برطرف شده است.